Regeling vervallen per 01-09-2008

Instructie voor de bode-conciërge

Geldend van 01-09-2008 t/m 31-08-2008

Intitulé

Instructie voor de bode-conciërge

Burgemeester en wethouders van Ferwerderadiel;

overwegende, dat het noodzakelijk is de “Instructie voor de bode-conciërge in het gemeentehuis van Ferwerderadiel en bijgebouwen”, welke werd vastgesteld op 11 april 2000, aan te passen;

gelet op de bepalingen van de Collectieve arbeidsvoorwaarden regeling/uitwerkingsovereenkomst;

besluiten:

ter vervanging van het besluit van 20 april 2000 vast te stellen de navolgende:

Artikel 1

  • 1.

    Voor de toepassing van deze instructie wordt verstaan onder gemeentehuis: gebouwen of vertrekken, waar organisatieonderdelen voor kortere of langere duur zijn ondergebracht;

  • 2.

    deze instructie is tevens van toepassing op de hulpbode.

Artikel 2

  • 1.

    De bode-conciërge verricht zijn dagelijkse werkzaamheden onder leiding van de coördinator interne aangelegenheden.

  • 2.

    Hij is verplicht nauwgezet te voldoen aan de opdrachten die hem worden verstrekt door of vanwege de burgemeester, de secretaris, het hoofd van de sector Middelen & Ondersteuning en de coördinator interne aangelegenheden.

  • 3.

    Hij is verplicht deze opdrachten persoonlijk uit te voeren, tenzij hem hiervan voor elk afzonderlijk ontheffing wordt verleend.

  • 4.

    Wanneer meerdere opdrachten gelijktijdig door verschillende opdrachtgevers worden verstrekt, is hij verplicht deze opdrachten naar rato van urgentie te vervullen. Indien hieruit moeilijkheden zouden kunnen ontstaan, wendt hij zich in eerste instantie tot de coördinator interne aangelegenheden.

Artikel 3

  • 1.

    De bode-conciërge zorgt er bij de indeling van zijn werktijd zoveel mogelijk voor dat de toegestane werkduur van maximaal 9 uur per dag of 10 uur per dag, gedurende maximaal éénmaal per week, niet wordt overschreden.

  • 2.

    Hij zorgt ervoor dat hij, over een langere periode beschouwd, uitkomt op het gemiddeld aantal uren dat overeenkomt met de betrekkingsomvang, waarvoor hij is aangesteld.

  • 3.

    Bij overschrijding van deze uren, over een langere periode bezien, overlegt hij met de coördinator interne aangelegenheden.

  • 4.

    Eventuele wijzigingen in de werktijden geschiedt in overleg met de coördinator interne aangelegenheden.

  • 5.

    De bode-conciërge werkt doorgaans niet op vrijdag en wordt op die dag vervangen door de hulpbode; hiervan kan in onderling overleg, zonodig in samenspraak met de coördinator interne aangelegenheden, worden afgeweken.

  • 6.

    De bode-conciërge woont doorgaans de raadsvergadering bij, terwijl de hulpbode de vergadering van de raadscommissie bijwoont. Hiervan kan in onderling overleg, zonodig in samenspraak met de coördinator interne aangelegenheden, worden afgeweken.

Artikel 4

  • 1.

    De bode-conciërge is verplicht gekleed te gaan in het hem vanwege de gemeente beschikbaar gestelde uniform, gedurende de tijd dat hij als bode-conciërge in functie is.

  • 2.

    In andere gevallen is hem niet geoorloofd dat uniform te dragen.

  • 3.

    Ingeval hij zijn betrekking verlaat, zal hij de hem vanwege de gemeente verstrekte kleding inleveren.

Artikel 5

  • 1.

    Bij afwezigheid wegens ziekte of ontstentenis wordt de bode-conciërge vervangen door de hulpbode of op de door burgemeester en wethouders te bepalen wijze.

  • 2.

    Hij geeft van verhindering tot het verrichten van zijn werkzaamheden terstond kennis aan de coördinator interne aangelegenheden, onder vermelding van de reden daarvan.

  • 3.

    Voor een afwezigheid anders dan wegens ziekte of ontstentenis, behoeft hij verlof van de coördinator interne aangelegenheden.

Artikel 6

De bode-conciërge is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hij uit hoofde van zijn betrekking verneemt of op ambtelijke wijze te zijner kennis komt.

Artikel 7

De bode-conciërge bevindt zich ter verrichting van zijn werkzaamheden ten gemeentehuize gedurende de overeengekomen werktijden en overigens op alle tijden waarop hij ingevolge de bepalingen van deze instructie aanwezig moet zijn.

Artikel 8

De bode-conciërge onthoudt zich ervan met de personen, die ter secretarie hun belangen komen bespreken, daarover gesprekken aan te knopen, inlichtingen te verstrekken of enige persoonlijke mening uit te spreken.

Artikel 9

Het is de bode-conciërge verboden:

a.

zonder overleg met de coördinator interne aangelegenheden bestellingen te doen en leveringen te doen plaatsvinden ten behoeve van de gemeente;

b.

onbevoegden ten gemeentehuize toe te laten;

a)

zonder kennisgeving aan de coördinator interne aangelegenheden het gemeente-huis tijdens de vastgestelde kantooruren, voor hem opgedragen dienstzaken te verlaten.

Artikel 10

De bode-conciërge is verplicht zich in bijzondere gevallen op de eerste aanzegging van de burgemeester of secretaris naar het gemeentehuis te begeven en daar gekomen alle aanwijzingen op te volgen die hem vanwege de burgemeester en secretaris worden gegeven.

Artikel 11

Tot de taak van de bode-conciërge behoort:

•

het ’s morgens tijdig ontsluiten van de daartoe bestemde deuren van het gemeentehuis;

•

het ’s middags afsluiten van deze deuren en het daarbij onderzoeken van de vertrekken van het gemeentehuis, of de verlichting is gedoofd, de ramen en buitendeuren zijn gesloten het alarmsysteem is ingeschakeld, de buitenzonwering omhoog is en zonodig, de verwarming op de nachtstand is gezet. Hij dient zich er van te overtuigen of alles zich in goede orde bevindt;

•

de zorg voor een schoon en verzorgd aanzien van het gemeentehuis, zowel van binnen als van buiten;

•

het zorgen voor het steeds aanwezig zijn van zeep en handdoeken bij de wasgelegenheden, alsmede toiletpapier etc. in de toiletten;

•

het zorgen voor het steeds aanwezig zijn van kaarten bij het kloksysteem;

•

het bewaken van het gemeentehuis en de daarin aanwezige meubelen en materiaal tijdens diensturen. Van het ontdekken van gebreken en/of beschadigingen en van het vermissen van goederen geeft hij terstond kennis aan de coördinator interne aangelegenheden;

•

het zorgen voor een doelmatige verwarming en ventilatie van de tot het gemeentehuis behorende vertrekken;

•

het zonodig tijdig aftappen van de waterleidingen bij vorst en het bestrijden van sneeuw en gladheid op de trappen en toegangen van het gemeentehuis;

•

het toezien dat er geen brandgevaar ontstaat door verwarming, verlichting of andere oorzaken;

•

het frankeren van de post en na het eindigen van de middagwerktijd van het secretariepersoneel bezorgen van de post aan het postkantoor;

•

het verzorgen van onderling verkeer van stukken en dossiers ten behoeve van de in het gemeentehuis werkende ambtenaren, uitzendmedewerkers enz.;

•

het bij spoedeisende gevallen aan huis bezorgen van stukken;

•

het tijdig in gereedheid brengen van de daarvoor aangewezen vertrekken van het gemeentehuis ingeval van vergaderingen, huwelijksvoltrekkingen etc. en het regelen van het gebruik van die vertrekken;

•

het weer tijdig in orde maken van de vertrekken voor een volgende activiteit;

•

het dienst doen bij vergaderingen van de raad, raadscommissie en burgemeester en wethouders, bij het voltrekken van huwelijken en andere gebeurtenissen waarbij hij diensten kan verlenen;

•

het aanwezig zijn bij vergaderingen van de raad en de raadscommissie, voor zover hem niet door de voorzitter is medegedeeld dat zijn diensten niet nodig zijn;

•

het aanwezig zijn bij andere vergaderingen, indien zulks verzocht wordt voor bijvoorbeeld het verstekken van consumpties. Vergaderingen van ambtenaren, buiten de openingstijden van het gemeentehuis, vinden zoveel mogelijk plaats in de fractiekamer, waardoor volstaan kan worden met het klaarzetten van koffie en thee;

•

het dienst doen bij huwelijksvoltrekkingen op zaterdag en zondag;

•

het controleren van de in het gemeentehuis aanwezige uurwerken;

•

het hijsen en strijken van vlaggen en er zorg voor dragen dat de vlaggen nimmer uitgestoken blijven tussen zonsondergang en zonsopgang;

•

het presenteren van verversingen ten behoeve van vergaderingen en bijeenkomsten, alsmede aan de burgemeester en de secretaris;

•

het zetten van koffie en thee, het ophalen van koppen en schotels en het afwassen daarvan;

•

het aandienen van personen, die burgemeester en wethouders, de burgemeester, de wethouders of de secretaris wensen te spreken;

•

het verrichten van eenvoudige administratieve werkzaamheden, welke hem door de coördinator interne aangelegenheden worden opgedragen;

•

het verrichtten van alle andere bode-conciërge diensten ten behoeve van het gemeentebestuur, welke hem door of vanwege de burgemeester, de gemeentesecretaris of de coördinator interne aangelegenheden worden opgedragen.

Artikel 12

Bij verschil over de uitleg van de bepalingen van deze instructie beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 13

  • 1.

    Deze instructie treedt in werking op 1 september 2008.

  • 2.

    Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie bode-conciërge”.

Ferwert, 19 augustus 2008.

Burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. R.M. Kammer

mr. W. van den Berg