Notitie activerings- en afschrijvingsbeleid gemeente Ferwerderadiel 2016

Notitie activerings-

en afschrijvingsbeleid

2016

Gemeente Ferwerderadiel

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Inleiding

De nota activabeleid is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212) en bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Waardering en afschrijving vaste activa

Om uitvoering te geven aan de financiële verordening is het noodzakelijk om te komen tot een nota activabeleid voor de gemeente Ferwerderadiel.

De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastlegging van uniforme regels voor:

• -

  waardering van activa;

• -

  investeringen;

• -

  afschrijvingen;

• -

  kapitaallasten.

  Op deze manier kan er gekomen worden tot een duidelijk activabeleid en een verbeterd inzicht in de financiële positie en de resultaten van de gemeente Ferwerderadiel.

  Deze nota geeft een duidelijke en consistente gedragslijn voor de toekomst weer.

  Hoofdstuk 2. Waardering

  2.1 Inleiding

  De eerste stap in het administratieve proces voor het beheer van activa is de bepaling van de waarde die toegekend moet worden aan de activa.

  Meer specifiek gaat het dan om de volgende aspecten:

• -

  activeren investeringen;

• -

  waarderingsgrondslag;

• -

  vaststelling financiële waarde;

• -

  ondergrens.

  Aan de hand van deze aspecten kunnen regels worden opgesteld op basis waarvan nieuwe activa kunnen worden toegevoegd.

  2.2 Activeren investeringen

  In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering (artikel 62 lid 1). Daarnaast is expliciet bepaald welke investeringen wel en niet geactiveerd moeten worden (artikel 59).

  2.3 Waarderingsgrondslagen

  De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa, met name door waardevermindering.

  Anders geformuleerd: de gekozen systematiek voor de waardering van activa in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden.

  Hiervoor zijn in het BBV bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.

  De waarderingsgrondslag voor vaste activa wordt bepaald door de aanschaffings- of vervaardigingprijs (artikel 63 BBV). Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

  2.4 Vaststelling financiële waarde

  In het BBV is bepaald (artikel 62) dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering.

  In lid 2 en 3 van artikel 62 worden echter uitzonderingen gemaakt, namelijk:

• -

  bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen bij de waardering in mindering worden gebracht;

• -

  reserves mogen in mindering worden gebracht op investeringen in openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

  Genoemde uitzonderingen zijn optioneel, waardoor een tweetal benaderingswijzen ontstaan, te weten de bruto-benadering en de netto-benadering.

  Bruto-benadering

  De bruto-benadering houdt in dat de investering voor het investeringsbedrag wordt geactiveerd. Een eventuele bijdrage van derden (bijvoorbeeld een subsidie van het Rijk of een eenmalige bijdrage) wordt daartegenover als bestemmingsreserve opgenomen.

  Netto-benadering

  De netto-benadering houdt in dat een eventuele bijdrage van derden of een bestemmingsreserve (voor zover betrekking hebbend op een investering in openbare ruimte met een maatschappelijk nut) in mindering worden gebracht op de investering.

  In de gemeente Ferwerderadiel wordt de netto-benadering gehanteerd.

  2.5 Afwaarderen activa

  Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Het is niet voorzienbaar dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische

  levensduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.

  In het derde lid BBV (artikel 65) wordt voorgeschreven dat van een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde.

  Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd.

  Duurzame waardevermindering van vaste activa word onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

  2.6 Ondergrens

  Uit oogpunt van efficiency is het raadzaam om een ondergrens voor het activeren van vaste activa te hebben Deze ondergrens geldt tevens voor die vaste activa waarbij de gemeente vrij is om te kiezen tussen wel of niet activeren. Investeringen met een waarde beneden de vast te stellen ondergrens worden niet geactiveerd.

  Zij worden in het jaar van investering geheel ten laste van de exploitatie gebracht.

  Conform het vigerende beleid worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan

  € 500,- niet geactiveerd.

  Hoofdstuk 3. Investeringen

  3.1 Definitie

  Investeringen zijn uitgaven ter verwerving van een goed of ter bereiking van een doel waaraan een nuttigheid kan worden toegekend die langer duurt dan een jaar.

  In bedrijfseconomische termen wordt onder investeren verstaan het beleggen van geld of het aanschaffen van duurzame productiemiddelen met het oogmerk het verwerven van extra inkomsten of rendement. De gemeente Ferwerderadiel doet eveneens uitgaven voor duurzame zaken: aanleg van wegen, riolering, gebouwen, e.d. Het zijn zaken waarvan de nuttigheid zich uitstrekt over een langere periode dan één jaar.

  Niet alle uitgaven die op de balans tot uitdrukking worden gebracht zijn te beschouwen als echte investeringen. Het verstrekken van een geldlening is geen investering, maar wordt door boeking op de balans verantwoord en daardoor behandeld als een investering.

  Er is sprake van een investering indien er wordt voldaan aan de volgende algemene voorwaarden:

• -

  het betreft materiële, immateriële of financiële vaste activa, zie 3.2 soorten investeringen;

• -

  de levensduur/het nut van de aan te schaffen activa dient langer dan 1 jaar te zijn.

  In principe dient de uitgaaf, die met de investering gepaard gaat, van enige omvang te zijn.

  Investeringen zijn relevant voor het bestuur en de besturing vanwege de betekenis, die een investering heeft op grond van met name:

• -

  de (mogelijke) invloed op het voorzieningenniveau voor de gemeenten;

• -

  de substantiële bedragen waar het meestentijds om handelt;

• -

  de lange termijn (de gevolgen voor de (meerjaren-)begroting);

• -

  de gevolgen voor het (kostendekkend) niveau van heffingen.

  3.2 Soorten investeringen

  Investeringen worden verantwoord op de balans onder de post vaste activa.

  Onder de vaste activa worden conform het BBV de volgende vaste activa onderscheiden:

  - immateriële vaste activa;

  - materiële vaste activa;

  - financiële vaste activa.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

  Immateriële vaste activa

  Overeenkomstig het BBV worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• -

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• -

  kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

• -

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden

  Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

  (Dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd.

  In artikel 63 lid 7 van het BBV is bepaald dat alle passiva – waaronder dus schulden – tegen nominale waarden moeten worden gewaardeerd.

  Dat houdt in dat de lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moet worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan naar keuze al dan niet worden geactiveerd. Indien het (dis)agio wordt geactiveerd vindt afschrijving plaats conform artikel 64 lid 5. Hierin is bepaald dat de afschrijvingsduur van de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening. Daarbij zij opgemerkt dat in de toelichting op het BBV wordt geadviseerd om de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio niet te activeren

  In de gemeente Ferwerderadiel worden de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, niet geactiveerd.

  De kosten van onderzoek en ontwikkeling

  De kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd indien (art 60 BBV):

• -

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• -

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast;

• -

  het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en

• -

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

  Indien hieraan wordt voldaan mag de afschrijvingstermijn maximaal 5 jaar bedragen.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• -

  er sprake is van een investering door een derde;

• -

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• -

  de derde zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• -

  de bijdrage kan worden terug gevorderd, indien de derde ingebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

  Indien hieraan wordt voldaan mag de afschrijvingstermijn maximaal 25 jaar bedragen.

  Materiële vaste activa

  Met als uitgangspunt het BBV worden voor provincies en gemeenten twee soorten materiële vaste activa onderscheiden (artikel 35), te weten:

• -

  investeringen met een economisch nut (uitsplitsing);

• -

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijke nut.

  Investeringen met een economisch nut:

  Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er is een markt voor), en/of indien ze kunnen bijdragen aan het verkrijgen van middelen. Bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges, prijzen of huren.

  Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat een gemeente ervoor kiest ergens geen of geen kostendekkend tarief voor te heffen, is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft.

  Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen, niet om de vraag of de gemeente het actief ook daadwerkelijk wil of kan verkopen. Dit betekent onder andere dat alle gebouwen een economisch nut hebben, er is immers een markt voor gebouwen.

  Software wordt als materieel vast actief met economische nut beschouwd, omdat het nut zich over meerdere jaren uitstrekt (cf. Notitie Software (2007), Commissie BBV).

  Investeringen met een economisch nut waarvoor heffing kan worden geheven:

  Voor een aantal investeringen met economisch nut kan een heffing worden geheven ter bestrijding van de kosten. Voor deze investeringen is met ingang van het jaar 2014, een afzonderlijke rubriek binnen de materiële vaste activa gemaakt.

  Onder deze rubriek vallen onder meer investeringen ten behoeve van de riolering, ten behoeve van het ophalen van huisvuil (afvalstoffen) en die inzake de gemeentelijke begraafplaats(en).

  Ter bestrijding van deze kosten kan een heffing worden geheven in de vorm van rioolheffing, afvalstoffenheffing en begraafrechten.

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut:

  In het BBV is bepaald dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut mogen worden geactiveerd. Het gaat om activa die geen economisch, maar uitsluitend een maatschappelijk nut hebben. Voorbeelden van dergelijke activa zijn wegen, bruggen en openbaar groen.

  Hoofdstuk 4. Afschrijvingen

  4.1 Inleiding

  In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en welke niet. De lasten van de investeringen die geactiveerd worden bestaan uit afschrijving en rente. In dit hoofdstuk behandelen we de afschrijving.

  Een kenmerk voor vaste activa is dat ze hun nut over meerdere jaren afstaan. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd. Bij het bepalen van de afschrijving dient

  een aantal aspecten in ogenschouw genomen te worden, te weten de levensduur en de wijze van afschrijving.

  Afschrijving is dan ook een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van een kapitaalgoed wegens technische slijtage en economische veroudering verstaan. De gebruiks- of levensduur bepaalt de afschrijvingstermijn.

  4.2 Wettelijk kader

  Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen, wel zijn kaders gesteld.

  De belangrijkste zijn:

• -

  de methoden volgens welke de afschrijvingen zijn berekend worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn (artikel 51);

• -

  afschrijvingen vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. (artikel 64 lid 1);

• -

  slechts om gegronde redenen mag de afschrijvingswijze gewijzigd worden. De reden en de financiële consequenties van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. (artikel 64, lid 2);

• -

  op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64, lid 3);

• -

  op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kan extra op worden afgeschreven (artikel 64 lid 4);.

• -

  de afschrijvingstermijn voor kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio is gelijk aan de looptijd van de lening (artikel 64 lid 5);

• -

  de afschrijvingstermijn van kosten van onderzoek en ontwikkeling is ten hoogste 5 jaar (artikel 64 lid 6).

• -

  Indien er sprake is van duurzame waardevermindering of indien het actief eerder buiten gebruik gesteld wordt, is het mogelijk om resultaatafhankelijk extra af te schrijven (artikel 65 lid 1 en lid 3).

  4.3 Levensduur

  De afschrijvingstermijn van een actief is afhankelijk van de verwachte nuttigheids- oftewel gebruiksduur. De gebruiksduur van duurzame productiemiddelen wordt bepaald door technische slijtage en economische veroudering. De technische levensduur is de periode waarin het technisch mogelijk is de investering te gebruiken.

  De economische levensduur is de periode waarin het actief naar schatting economisch gezien gebruikt kan worden. Omdat de economische levensduur gebaseerd is op een schatting zullen hiervoor richtlijnen moeten worden opgesteld voor de diverse activa. Hierbij moet rekening gehouden met de wettelijk voorgeschreven termijn voor een aantal vaste activa.

  Dit zijn:

• -

  de afschrijvingstermijn voor kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio is gelijk aan de looptijd van de lening;

• -

  de afschrijvingstermijn van kosten van onderzoek en ontwikkeling is ten hoogste 5 jaar.

  Om te komen tot een uniform afschrijvingsbeleid is in bijlage 1 een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergeven waarover wordt afgeschreven.

  4.4 Methoden van afschrijving

  Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend.

  De belangrijkste methoden zijn:

• -

  vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijvingsmethode);

• -

  vast percentage van de boekwaarde (degressief afschrijven);

• -

  jaarlijks gelijkblijvende rente- en afschrijvingslasten (annuïtaire afschrijvings-methode).

  In de praktijk van de gemeente Ferwerderadiel wordt de lineaire methode gebruikt.

  Lineaire afschrijvingsmethode

  De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven op basis van een vast percentage van de investering (minus eventuele restwaarde) oftewel gedurende de levensduur van de investering.

  Daarbij is het bedrag van de investering gelijk aan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De afschrijvingslasten zijn jaarlijks gelijk, terwijl de rente jaarlijks afneemt (is gerelateerd aan de boekwaarde per 1 januari). Dit laatste betekent dat ook de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.

  Annuïtaire afschrijvingsmethode

  De annuïtaire afschrijvingsmethode is erop gericht dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks gelijk zijn. Daarbij neemt, in meerjarig perspectief, de afschrijvingscomponent toe en de rentecomponent af.

  4.5 Extra afschrijving

  In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa met een economisch nut en materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden bij voorkeur niet geactiveerd. Indien het toch noodzakelijk geacht wordt dergelijke investeringen te activeren, mag extra worden afgeschreven.

  4.6 Restwaarde

  De restwaarde van een investering is van tevoren veelal moeilijk in te schatten toch kan het gebeuren dat dit vooraf bekend is (bijvoorbeeld tijdelijke noodlokalen). Op grond van het voorzichtigheids-principe wordt er dan ook vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is tenzij expliciet bepaald Indien bij inruil van een productiemiddel sprake is van een restwaarde levert dit in de regel een boekwinst op.

  Overeenkomstig de wetgeving wordt de boekwinst ten gunste van de exploitatie gebracht. Hierdoor wordt een inzichtelijk beeld verschaft in de waardering van de vervangende investering.

  4.7 Afschrijving op gronden

  Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn. Er bestaat dan ook geen noodzaak tot afschrijven.

  4.8 Toerekeningsbeginsel

  Op basis van het toerekeningbeginsel worden afschrijvingen ten laste van de exploitatie gebracht. Het toerekeningbeginsel houdt in dat gezocht wordt naar het juiste moment om kosten te verantwoorden in de exploitatie. In het verlengde van het baten- en lastenstelsel betekent dit dat kosten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben.

  Voor activa betekent dit dat niet de gehele investeringslast in één jaar tot uitdrukking worden gebracht maar dat gedurende de hele periode dat de activa haar nut afgeven, de lasten tot uitdrukking komen in de exploitatie. Door activa af te schrijven over de jaren waaraan zij haar nut afstaat, wordt aan dit beginsel tegemoet gekomen.

  Hoofdstuk 5. Rente

  5.1 Inleiding

  Als laatste component in het activabeleid wordt stilgestaan bij het begrip rente in geval van geactiveerde uitgaven. Aangezien de rentelasten van de gemeentelijke organisatie worden verdeeld over producten, zal voor de rentelasten een verdelingsmethodiek moeten worden vastgesteld.

  Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen zijn in principe een tweetal mogelijkheden te weten:

• -

  een vooraf bepaald vast percentage;

• -

  een omslag (het zogenaamde renteomslag percentage).

  5.2 Renteomslag

  In het geval van toepassing van een renteomslag percentage wordt gebruik gemaakt van het jaarlijks door de gemeente vast te stellen tarief voor de verdeling van de rentelasten. Op basis van de rentelasten en de omvang van de activa wordt het percentage van de renteomslag berekend.

  5.3 Vast percentage

  In het geval van toepassing van het vast percentage wordt aan elke investering deze rente toegerekend.

  In de gemeente Ferwerderadiel wordt voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen gebruik gemaakt van het renteomslag percentage.

  Hoofdstuk 6. Kapitaallasten in de begroting en rekening

  6.1 Inleiding

  In de uitgangspunten voor het opstellen van de gemeentelijke financiële producten (begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) komt het beheer van activa in administratief opzicht ook naar voren. Deze uitgangspunten zijn voor deze nota van belang.

  De basis van deze uitgangspunten is opgenomen in het BBV. Deze zijn: “De begroting, de meerjarenbegroting, de jaarrekening en de toelichting geven volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten.”(artikel 3 BBV).

  6.2 Kapitaallasten in begroting

  Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte kapitaallasten (rente en afschrijving) in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat (activa die reeds in bezit zijn) en een deel waarvan dit nog niet bekend is (lopende en nieuwe investeringen).

  In het jaar van investering moet geen rentecomponent in de begroting worden opgenomen omdat de rente wordt toegerekend naar de stand per 1 januari. De afschrijvingscomponent wordt in het jaar van investering voor het gehele bedrag opgenomen.

  6.3 Kapitaallasten in rekening

  Op realisatiebasis wordt op de volgende wijze met kapitaallasten om gegaan. Voor bestaande investeringen wordt conform begroting de gehele afschrijving en rente toegerekend. Voor investeringen die in het rekeningjaar hebben plaatsgevonden zal de rente worden bepaald op basis van de stand per 1 januari. De afschrijving start in het jaar waarin de investering heeft plaatsgevonden.

  Bijlage I

  Gronden en terreinen

  Materieel sector III

  Zie lijst bijlage XI bij de begroting (overzicht materieel Sector Grondgebied).

  Vorengenoemde opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld indien de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de in deze bijlage genoemde afschrijvingstermijnen.