Verordening van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent de fractie (Verordening Fractieondersteuning 2016)

Ondertekening

Toelichting verordening Fractieondersteuning 2016

• 1.

  De basis voor de verordening

Op grond van de Provinciewet art. 33 is geregeld dat Provinciale Staten met betrekking tot de fractieondersteuning een verordening vaststellen. De verordening Fractieondersteuning bevat regels ten aanzien van de besteding en verantwoording van de fractievergoeding.

• 2.

  Uitgangspunten

Uitgangspunten voor de verordening zijn:

• 1.

  Deregulering van de besteding van de fractievergoeding, binnen het in de verordening genoemde kader. De fractievergoeding dient te worden aangewend ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel.

• 2.

  Openbare, snelle en maximaal transparante verantwoording van de uitgaven, uitgaande van de eigen verantwoordelijkheid van de fracties.

• 3.

  Een eenvoudige verantwoordingsmethodiek, met helder inzicht in de uitgaven van de fracties.

Deze uitgangspunten betekenen een aanzienlijke koerswijziging ten opzichte van de eerdere verordening. Er is niet gekozen voor vergaande en gedetailleerde regelgeving, inclusief beoordeling door een externe accountant, maar voor openbare, transparante en publieke verantwoording van de uitgaven in Provinciale Staten.

• 3.

  Relatie met de verordening Rechtspositie staten- en burgerleden en de gedragscode Integer handelen statenleden en burgerleden Provincie Flevoland

Statenleden en burgerleden ontvangen vergoedingen op grond van verschillende (landelijke) regelingen en verordeningen. Het betreft met name het (landelijke) Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden en de provinciale verordening Rechtspositie staten- en burgerleden. Deze regelgeving heeft in alle gevallen betrekken op vergoedingen voor individuele staten- en burgerleden. Dit in tegenstelling tot de uitgaven uit de fractievergoeding, die uitsluitend bestemd is voor of ten behoeve van activiteiten van de fractie als geheel.

Statenleden ontvangen op grond van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, een vaste onkostenvergoeding. Hieruit dienen de navolgende uitgaven te worden bekostigd:

• •

  vakliteratuur;

• •

  contributies, lidmaatschappen;

• •

  telefoonkosten;

• •

  bureaukosten, porti;

• •

  zakelijke giften;

• •

  bijdrage aan fractiekosten;

• •

  ontvangsten thuis;

• •

  individuele excursies.

Genoemde uitgaven mogen dus niet worden bekostigd uit de fractievergoeding.

Tevens schrijft landelijke regelgeving voor, dat

• -

  aan burgerleden geen aanvullende vergoedingen voor het werk als burgerlid mogen worden verstrekt, behoudens de presentievergoeding (inclusief reiskosten) die burgerleden van de provincie ontvangen

• -

  reis- en verblijfkosten van staten- en burgerleden uitsluitend door de provincie mogen worden vergoed en niet uit het fractiebudget mogen worden betaald. De fracties declareren daarom per kwartaal de uitgaven voor reis- en verblijfkosten bij de provincie.

De gedragscode Integer handelen statenleden en burgerleden Provincie Flevoland is een generieke gedragscode voor integer handelen als staten- of burgerlid. Om die reden is deze tevens van toepassing verklaard op de verordening Fractieondersteuning en op het handelen van de fracties. Bij de openbare verantwoording van de uitgaven, kunnen Provinciale Staten deze gedragscode mede als toetsingskader hanteren.

• 4.

  Richtlijn voor bestedingen

De verordening regelt uitsluitend dat het budget ten behoeve van de fractieondersteuning mag worden uitgegeven ‘ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel’. In deze toelichting wordt aangegeven waar het fractiebudget voor bestemd is, maar ook waar het niet voor bestemd is. Dit is een leidraad op grond van landelijke- en provinciale regelgeving (zie paragraaf 3), eerdere besluiten van Provinciale Staten en adviezen van de accountant over de bestedingen in het verleden. De rechtmatigheid van fractie uitgaven is ten alle tijden ter beoordeling aan Provinciale Staten.

Richtlijn voor uitgaven waarvoor het fractiebudget bestemd is:

• -

  Kosten voor personele ondersteuning van de fractie;

• -

  Reis- en verblijfskosten die niet onder de verordening Rechtspositie vallen en derhalve rechtstreeks bij de provincie moeten worden gedeclareerd;

• -

  Bureaukosten voor fractiemedewerkers;

• -

  Aanschaf en onderhoud van technische hulpmiddelen zoals pc’s, tablets en printers t.b.v. fractiemedewerkers;

• -

  Bel- en internetkosten van fractiemedewerkers;

• -

  Kosten voor het verrichten van onderzoek door derden (dat wil zeggen geen staten- of commissieleden);

• -

  Kosten van fractievergaderingen, -bijeenkomsten, -trainingen en –werkbezoeken t.b.v. de fractie als geheel;

• -

  Kosten van het organiseren van bijeenkomsten door de fractie;

• -

  Kosten voor het maken en onderhouden van een website en anderszins informatievoorzieningen van de fractie aan derden, waaronder kosten voor drukwerk, behoudens campagneactiviteiten;

Richtlijn voor uitgaven waarvoor het fractiebudget niet bestemd is:

• -

  Uitgaven in strijd met landelijke en provinciale wet- en regelgeving

• -

  Giften

• -

  Bijdragen aan politieke partijen

• -

  Bijdragen aan campagnes (bij verkiezingen/referenda)

• -

  Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de verordening Rechtspositie staten- en burgerleden toekomen;

• -

  Betalingen aan bedrijven waarover statenleden of commissieleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

• -

  Betalingen aan partners en familieleden tot en met de derde graad van bloed- en aanverwantschap;

• -

  Kosten voor kantoorruimte buiten het provinciehuis;

• -

  Uitgaven die bij de provincie kunnen worden gedeclareerd of door de provincie worden betaald en dus niet uit de fractievergoeding dienen te worden bestreden.

• 5.

  Verantwoording van uitgaven

Bij de verantwoording wordt het kasstelsel gehanteerd. Dat wil zeggen, dat het jaarverslag uitsluitend betrekking heeft op alle ontvangsten en uitgaven in het betreffende kalenderjaar. De betaal- of boekingsdatum is hiervoor leidend.

Verantwoording van uitgaven vindt uitsluitend plaats met gebruikmaking van de app Verantwoording fractievergoedingen. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een bon of factuur van de uitgave beschikbaar is. Dit bewijsmiddel dient immers in de app te worden geupload. Uitgaven waarvan de bewijsmiddelen niet in de app zijn aangemeld, maken geen deel uit van de verantwoording in het jaarverslag van de fractie en worden, na vaststelling van de verantwoording door PS, teruggevorderd.

Bij iedere uitgave moet een bon of factuur gevraagd worden, die na de transactie zo spoedig mogelijk geadministreerd in de app. Via de tablet of desktop wordt door de fractie:

• -

  een melding van een uitgave gemaakt, voorzien van de relevante gegevens (uitgave type (personeelskosten, bureaukosten, etentjes, lief & leed, reis & verblijf, cursus/congres/teambuilding, overig), datum en onderbouwing van de uitgave)

• -

  een duidelijk leesbare foto of afbeelding van de bon/faktuur gemaakt, via de ingebouwde optie in de app,

• -

  de oorspronkelijke bon bewaard voor de eigen administratie,

• -

  het invoeren van de uitgave in de app bevestigd.

De app biedt de mogelijkheid om een overzicht van alle tot dan toe gedane uitgaven te genereren.

Ten aanzien van het verantwoorden van de personeelskosten voor fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie, afhankelijk van het type arbeidscontract of inhuur. Bij een fractiemedewerker in dienst van de fractie, zou volstaan kunnen worden met het aan het einde van het jaar éénmalig uploaden van het (geanonimiseerde) arbeidscontract. Dit ter vervanging van de verantwoording van de maandelijkse betalingen, waarbij de NAW gegevens niet zichtbaar mogen zijn. In het geval wordt ingehuurd via bijvoorbeeld een uitzendbureau of ZZP-constructie, kunnen de facturen worden geüpload. Ook ten aanzien van eventuele reserveringen voor de uitkering van vakantiegeld aan fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie. Een deel van deze reservering vindt immers plaats in het jaar voorafgaand aan het jaar van uitkering (uitgaande van uitkering in de maand mei).

Uitgaven dienen binnen het kwartaal waarin de uitgave is gedaan door de fractie te worden verantwoord. Teneinde te voldoen aan snelle en openbare verantwoording, worden alle door de fracties verantwoorde uitgaven per kwartaal gepubliceerd op de website en app van Provinciale Staten. Op het moment dat transacties worden gepubliceerd, kunnen andere fracties en burgers bon en beschrijving inzien.

Aan het einde van het kalenderjaar wordt met behulp van de app door de fractie de stand op gemaakt. De app genereert een jaarverslag van alle uitgaven die zijn ingevoerd, toebedeeld naar de uitgave typen. Het digitale jaarverslag wordt vervolgens aan PS ter vaststelling voorgelegd.

De autorisatie (wie van de fractie kan uploaden, verantwoorden en publiceren) kan per fractie zelf worden ingesteld.

• 6.

  Vaststelling door Provinciale Staten

Op basis van de jaarverslagen van de fracties, legt de statengriffie een statenvoorstel voor met per fractie één beslispunt: om de voorgestelde uitgaven goed te keuren en het betreffende jaarverslag vast te stellen. Het besluit kan worden geamendeerd, als er door een meerderheid van PS wordt geoordeeld dat een uitgave niet conform de verordening te verantwoorden is. Met het nemen van een -al dan niet geamendeerd- besluit per fractie, is de fractievergoeding definitief toegekend. Na vaststelling door Provinciale Staten, vindt door de statengriffie de verrekening met de toegekende voorschotten over het betreffende jaar plaats.

• 7.

  Opbouw van reserves niet meer toegestaan

Met de gehanteerde methodiek, ontstaan geen (langdurig) opgebouwde reserves meer.

De fracties ontvangen de jaarlijkse fractievergoeding in twee voorschotten (januari en juli). Afrekening, dat wil zeggen verrekening van het verschil tussen de door PS vastgestelde vergoeding en het ontvangen voorschot in enig kalender jaar, vindt pas in het er op volgende kalender jaar (op zijn vroegst in april) plaats. Provinciale Staten stellen immers vóór 1 april pas de hoogte van de fractievergoeding van het voorafgaande jaar vast. De fracties hebben op dat moment reeds de beschikking over het nieuwe voorschot (uitgekeerd in januari), zodat de noodzaak voor het aanhouden van reserves ontbreekt. Tevens wordt de definitieve fractievergoeding, zoals door PS vastgesteld, uitsluitend gebaseerd op uitgaven met bewijsstukken. Het bedrag van het ontvangen voorschot dat niet is uitgegeven óf niet met bewijsstukken is verantwoord, wordt vervolgens teruggevorderd.

• 8.

  Afwijkende bepalingen

In de verordening zijn een tweetal artikelen opgenomen met bepalingen over fractiesplitsing, fractiesamenvoeging en hoe te handelen in een verkiezingsjaar.

Uitgangspunt bij zowel fractiesplitsing als fractiesamenvoeging is dat dit uitsluitend budgetneutraal voor de provincie Flevoland kan geschieden. Met andere woorden, er zal in deze gevallen een herrekening plaats vinden naar aantal betrokken zetels en het moment in het jaar waarop splitsing dan wel samenvoeging van kracht is. Deze herrekening blijft gedurende de gehele statenperiode van kracht. Het is dus niet zo, dat bijvoorbeeld bij fractiesplitsing, zowel de oude als nieuw gevormde fractie beiden aanspraak kunnen maken op het volledige vaste bedrag waar elke fractie recht op heeft. Dit om fractiesplitsing om bijvoorbeeld financiële redenen te ontmoedigen.

• 9.

  Hardheidsclausule

Met de verordening en bijbehorende toelichting is geprobeerd eenduidige en heldere regels voor de besteding en verantwoording van de fractievergoeding op te stellen. Er kunnen zich situaties voor doen waarin de verordening niet of niet volledig voorziet. Tevens kunnen er interpretatieverschillen over de regelgeving optreden. In alle gevallen is besluitvorming hierover aan Provinciale Staten. Een dergelijk besluit wordt voorbereid door het Seniorenconvent, waarin alle fracties zijn vertegenwoordigd.