Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR73804
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR73804/2
Regeling vervallen per 01-01-2013
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en inrichting van de financiele organisatie van de provincie Flevoland
Geldend van 01-01-2013 t/m 31-12-2012
Intitulé
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en inrichting van de financiele organisatie van de provincie FlevolandGedeputeerde Staten van provincie Flevoland
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
sector: iedere organisatorische eenheid binnen de provinciale organisatie onder leiding van een sectordirecteur die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de algemeen directeur heeft. De algemeen directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en als zodanig rechtstreeks verantwoording schuldig aan het college van Gedeputeerde Staten.
- b.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de provincie Flevoland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de provincie Flevoland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
het financiële beheer;
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- 1.
- d.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- e.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de provincie Flevoland.
- f.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, statenbesluiten en collegebesluiten.
- g.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- h.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2. Programmabegroting
-
1 Provinciale Staten stellen in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe statenperiode een programmaindeling vast.
-
2 Provinciale Staten stellen per programma vast:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de te leveren goederen en diensten;
- c.
de baten en lasten.
- a.
-
3 Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
-
4 Provinciale Staten stellen de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
-
5 Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.
Artikel 3. Producten
-
1 Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht ter inzage gelegd van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's.
-
2 De samenstelling van de programmaonderdelen kan worden gewijzigd als daar dringende redenen voor aanwezig zijn. Wijzigingen worden bij de begroting in de inleiding expliciet vermeld.
Artikel 4. Kaders begroting
-
1 Het college biedt uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar een nota aan over het financieel beleidskader voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden ook de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken als bedoeld in artikel 8.
-
2 Provinciale Staten stellen deze nota uiterlijk 1 juni vast.
Uitvoering
Artikel 5. Uitvoering begroting
-
1 Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
-
2 Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
- a.
de baten en lasten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
- b.
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
- a.
-
3 Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden en dat de baten worden gerealiseerd.
Beheersing en Interne controle
Artikel 6. Interne controle
-
1 Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
-
2 Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen. Iedere sector van de provincie wordt minimaal eens in de 4 jaar getoetst.
-
3 Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
-
4 De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan Provinciale Staten (commissie Bestuur) aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
-
1 Het college informeert Provinciale Staten door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de provincie over de eerste drie maanden en de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.
-
2 De tussenrapportages worden aan Provinciale Staten aangeboden op de volgende tijdstippen:
- a.
de driemaands rapportage vóór 1 mei (behandeling PS in mei)van het lopende begrotingsjaar;
- b.
de zesmaands rapportage vóór 1 oktober (behandeling PS oktober) van het lopende begrotingsjaar;
- a.
-
3 De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
-
4 De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Zonodig wordt rekening gehouden met bevindingen uit de jaarstukken als bedoeld in artikel 8. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
- a.
inkomsten uit de algemene uitkering en opcenten motorrijtuigenbelasting;
- b.
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
- c.
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
- a.
-
5 Het college informeert in ieder geval vooraf Provinciale Staten en neemt pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen waarmee in het totale budget van het programma overigens wel rekening is gehouden:inzake het verstrekken van, waarborgen en garanties groter dan Euro 250.000.
-
6 Het college informeert vooraf Provinciale Staten en neemt pas een besluit nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen, waarmee in het totale budget van het programma overigens wel rekening is gehouden, aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan Euro 250.000.
Artikel 8. Jaarstukken
-
1 Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de sectoren naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan:
- a.
wat is bereikt;
- b.
welke goederen en diensten zijn geleverd;
- c.
wat de kosten zijn;
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
- a.
-
2 Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2. Financiële positie
Kaderstellen
Artikel 9. Financiële positie
-
1 Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
-
2 Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa
-
1 Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.
-
2 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
-
3 De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: 30 jaar : gebouwen; kleine aanpassingen aan gebouwen in de resterende looptijd van het hoofdgebouw.
- a.
30 jaar : grote motorvaartuigen
- b.
15 jaar : technische installaties bedrijfsgebouwen, motorvaartuigen.
- c.
10 jaar : kantoormeubilair > Euro 10.000; veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen.
- d.
5 jaar : kantoorapparatuur, telefooninstallatie, automatiseringsapparatuur, telecombekabeling en paging(oproep)apparatuur, motorvoertuigen.
- e.
3 jaar : Stimuleringsproject PC-gebruik en servers. niet : gronden. Er wordt annuïtair afgeschreven indien de kapitaallasten voor meer dan 50% worden gedekt door tarieven, huuropbrengsten of vergoedingen die eveneens zijn gebaseerd op een jaarlijks gelijkblijvende annuïteit.
Investeringskredieten kleiner dan Euro 10.000 worden niet geactiveerd.
- a.
-
4 Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,
-
5 Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves afgeschreven op basis van een 20-jarige annuïteit. Hiervan kan bij besluit van Provinciale Staten worden afgeweken en de aankoopvervaardigingsprijs wel rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen.
-
6 Jaarlijks wordt door het college van Gedeputeerde Staten bij de nota over het financieel beleidskader bepaald welk rentepercentage voor nieuwe investeringen wordt gehanteerd.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
-
1 Het college biedt eenmaal per 4 jaar de nota reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten.
-
2 De nota behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding voorzieningen;
- c.
het doteren en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;
- d.
evaluatie van de bestaande reserves en voorzieningen;
- e.
de gewenste weerstandscapaciteit.
- a.
Artikel 12. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie Flevoland wordt verwezen naar de door Provinciale Staten vastgestelde legesverordening 1998 provincie Flevoland met de daarbij behorende (laatstelijk gewijzigde) tarieventabel.
Artikel 13: Financieringsfunctie
Voor het te voeren beleid op het gebied van treasury wordt verwezen naar het door Provinciale Staten vastgestelde Treasurystatuut 2000 (sindsdien gewijzigd).
Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen
-
1 Het college draagt zorg voor een actuele registratie van terreinen en gronden en van automatiseringsactiva. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
-
2 Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie systematisch worden gecontroleerd.
-
3 Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan Provinciale Staten aangeboden.
Titel 3. Paragrafen
Artikel 15. Lokale heffingen
Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per heffing.
Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement
-
1 Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Hierbij wordt speciale aandacht gegeven aan: tegenvallende renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt, dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.
-
2 Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
-
1 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag voor de komende tien jaren.
-
2 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen niet jaarlijkse onderhoud en de bijbehorende kosten aan de provinciale gebouwen voor de komende tien jaren en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
-
3 Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, gebouwen.
Artikel 18. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
- a.
de kasgeldlimiet;
- b.
de renterisico norm;
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
- d.
de rentevisie en
- e.
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 19. Bedrijfsvoering
-
1 In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan: reorganisaties, ziekteverzuim, de provinciale huisvesting en ontwikkeling op het gebied van automatisering.
-
2 Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 217a Provinciewet.
Artikel 20. Verbonden partijen
In de begroting en jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op het openbaar belang, de wijze/mate van deelneming, de overige deelnemers/aandeelhouders, het eigen en vreemd vermogen, het financieel resultaat en de vestigingsplaats van de verbonden partij
Artikel 21. Verstrekking subsidies
Het college kijkt eens in de vier jaar of de algemene subsidieverordening aanpassing behoeft.
Titel 4. Financiële organisatie en administratie
Artikel 22. Administratie
-
1 De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de sectoren;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, en reserves;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
- a.
Artikel 23. Financiële administratie
Het college draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan provincies.
Artikel 24. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
- a.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- b.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- c.
de regels voor de opdrachtverlening;
- d.
de te maken afspraken met de sectoren/afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
Artikel 25. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverlening
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de provincie Flevoland.
Titel 5. Slotbepalingen
Artikel 27.
Provinciale Staten kunnen in voorkomende gevallen afwijken van de in deze verordening opgenomen bepalingen
Artikel 28. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. Op de datum van ingang vervalt de verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen van de provincie Flevoland 1986.
Artikel 29. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam 'Financiële verordening provincie Flevoland 2003.
Ondertekening
Artikel 2. Programmabegroting
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van Provinciale Staten tot uiting komt. Provinciale Staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop Provinciale Staten wil sturen en controleren. Provincie Staten bepalen nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. . Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele statenperiode. Indien daartoe aanleiding is, kunnen Provinciale Staten de indeling wijzigen. Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kunnen Provinciale Staten hun kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om Provinciale Staten de gelegenheid te bieden hun controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. De programma's worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd, wat inhoudt: (S)pecifiek : Tastbare en duidelijke doelstellingen en geen abstracte doelstellingen formuleren; (M)eetbaar : Doelen moeten in getal of resultaat worden uitgedrukt of anders in kwaliteitseisen; (A)cceptabel : Is er voldoende maatschappelijk/bestuurlijk draagvlak; (R)ealistisch : Alle activiteiten, producten en doelstellingen moeten ook gerealiseerd kunnen worden; (T)ijdsgebonden : Aangeven wanneer de doelen gerealiseerd moeten zijn.
Artikel 3. Producten
Provinciale Staten stellen de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting.
Artikel 4. Kaders begroting
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van Provinciale Staten, is het logisch dat Provinciale Staten expliciet een budgettair kader vaststellen.
Artikel 5. Uitvoering begroting
In artikel 5 leggen Provinciale Staten het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn.
Artikel 6. Interne controle
Provinciale Staten leggen in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgen Provinciale Staten de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. In het eerste lid krijgt het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Hierin voorzien de instructies voor de ambtenaar financiële administratie en de instructie kassier. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. De aanpak en keuze van de te toetsen onderwerpen/organisatieonderdelen genoemd in het tweede lid worden jaarlijks vastgelegd in een auditplan. Dit auditplan bevat elementen die op verzoek van het college van Gedeputeerde Staten worden onderzocht en een aantal elementen van eigen intern ambtelijk onderzoek (op verzoek van het MT). Alleen de onderzoeksopdrachten van het college van Gedeputeerde Staten zullen expliciet in de rapportage naar Provinciale Staten worden opgenomen. Het auditplan wordt vastgesteld door het college van Gedeputeerde Staten en uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Algemeen directeur met betrokkenheid van de concerncontroller en de auditmedewerk(st)er. Aanpak en taken/verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt in een ambtelijke nota 'Opzet Audit Provincie Flevoland' De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 217a Provinciewet.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van Provinciale Staten. Provinciale Staten geven namelijk aan de aard van de informatie die Gedeputeerde Staten standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kunnen Provinciale Staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Artikel 7 regelt wanneer de Provinciale Staten tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moeten worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor twee tussenrapportages. De eerste driemaandelijkse rapportage zal nog weinig concrete informatie bevatten. Deze rapportage is vooral van belang om te beoordelen of de bevindingen uit de jaarstukken van het afgelopen jaar van invloed zijn op de gemaakte afspraken in het huidige begrotingsjaar. Het vijfde en zesde lid gaan in op de informatieplicht van het college voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. Deze bedragen komen in de plaats van het bedrag ad. Euro 50.000 dat is genoemd in artikel 2, lid 2 van het 'Besluit tot overdracht van bevoegdheden van Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten'. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 167 Provinciewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de provincie moet het college eerst het gevoelen van Provinciale Staten inwinnen. Provinciale Staten scheppen op deze wijze echter zekerheid voor het college. Het college weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan Provinciale Staten moet mededelen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de lucht.
Artikel 8. Jaarrekening
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van Provinciale Staten daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.
Artikel 9. De financiële positie
Provinciale Staten geven in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe Provinciale Staten bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert.
Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 216 Provinciewet in elk geval bevatten de 'regels voor waardering en afschrijving activa'. Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut. Er wordt slechts annuitair afgeschreven als er tegenover de afschrijvingslasten ook een vergoeding staat die op basis van annuïteiten is berekend. Om te voorkomen dat de keuze voor annuïteiten volledig door de vergoeding wordt bepaald is opgenomen dat 50% van de kapitaallasten moet worden gedekt door de vergoeding. Om te voorkomen dat relatief kleine bedragen moeten worden geactiveerd omdat ze wel een meerjarig economisch nut hebben is de bepaling opgenomen dat investeringskredieten kleiner dan Euro 10.000 niet worden geactiveerd. Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de provincie, welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met alleen maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht Het vijfde lid bepaalt, dat activa met alleen maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves worden afgeschreven op basis van een 20-jarige annuïteit. Omdat het uitgangspunt van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat activa met alleen maatschappelijk nut direct ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht is de bepaling opgenomen dat bij besluit van Provinciale Staten kan worden afgeweken van een 20-jarige annuïteit. Op termijn zullen alle investeringen met meerjarig maatschappelijk nut rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht. Op dit moment zou dat te grote financiële gevolgen hebben vandaar dat daar nog niet voor is gekozen. Het zesde lid geeft aan dat jaarlijks wordt bepaald welk rentepercentage over nieuwe investeringen wordt gehanteerd. Er wordt dus niet gekozen voor de methode van de renteomslag.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een provincie. Het eigen vermogen van een provincie bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Artikel 11 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. In deze nota kunnen Provinciale Staten het kader vaststellen voor de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen. Ook aan de weerstandscapaciteit kan in deze nota aandacht worden besteed omdat de weerstandscapaciteit vooral betrekking heeft op de mogelijkheden voor de provincie om niet begrote kosten die onverwacht opkomen en substantieel zijn te dekken.
Artikel 12. Kostprijsberekening
In artikel 223 van de Provinciewet is aan de provincie de bevoegdheid gegeven leges te heffen. Uitgangspunten en tariefstelling zijn geregeld in de Verordening op de heffing en invoering van leges 1998.
Artikel 13. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 216, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. Voor de provincie Flevoland zijn deze vastgelegd in het door Provinciale Staten in december 2000 vastgestelde Treasurystatuut. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening.
Artikel 14. Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de provinciale bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 15. Lokale heffingen
Dit artikel bepaalt dat het college in de paragraaf lokale heffingen verslag doet van de opbrengsten per heffing. Hierbij moet voldaan worden aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 16. Weerstandsvermogen
Dit artikel regelt over welke risico's en hun financiële consequenties Provinciale Staten in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. In het tweede lid is voorgeschreven dat het college in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang (hierbij valt te denken aan bedragen groter dan Euro 250.000) aangeeft en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Niet verzekerde risico's die zich voordoen, moet de provincie opvangen met het eigen vermogen, door opcentenverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
Dit artikel regelt de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste en tweede lid regelen, dat er nota's aan Provinciale Staten worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kunnen Provinciale Staten de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten. Het derde lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen Provinciale Staten in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd worden.
Artikel 18. Financiering
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel het Treasurystatuut van de provincie Flevoland. Artikel 18 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie Provinciale Staten in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd.
Artikel 19. Bedrijfsvoering
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering Provinciale Staten in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt.
Artikel 20. Verbonden partijen
Artikel 20 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. Het tweede lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen Provinciale Staten in elk geval in de verplichte paragraaf verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd moeten worden.
Artikel 21. Verstrekking subsidies
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van Provinciale Staten raakt, betreft de verstrekking van provinciale subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Provinciale Staten hebben op grond van deze wettelijke bepaling de Algemene Subsidieverordening 1999 vastgesteld. In lid 1 wordt vastgelegd dat het college van Gedeputeerde Staten éénmaal per vier jaar kijkt of de algemene subsidieverordening aanpassing behoeft. Lid 2 schrijft voor dat Provinciale Staten eens in de vier jaar geïnformeerd willen worden over de aard van de subsidies die zijn verstrekt.
Artikel 22. Administratie
In artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de provincie. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.
Artikel 23. Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van provincies. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten, maar ook aan het rijk, in o.a. hun rol als toezichthouder, en de Europese Unie .
Artikel 24. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden. In onderdeel a worden eisen gesteld aan de toewijzing van functies aan functionarissen. De door het college vastgestelde instructies voor de kassier en ambtenaar financiële administratie zijn hier van belang. Bij de onderdelen b. tot en met d. is de door het college vast te stellen 'Regeling Bedrijfsvoeringsmandaten Budgethouders Provincie Flevoland' van belang.
Artikel 25. Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt tegenover derden rechtszekerheid gecreëerd. Het door het college vast te stellen 'Handboek inkoop en aanbesteding' is hierbij van belang.
Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverlening
Een ander kwetsbare activiteit van provincies is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.
Artikel 27. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in de plaats van de 'verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen van de provincie Flevoland 1986”. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 216 Provinciewet bij alle provincies op het begrotingsjaar 2004 van toepassing moet zijn.
Artikel 28. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de provinciale stukken naar deze verordening kan verwijzen.
Vaststelling
De begroting 2004 moet voor 15 november 2003 zijn toegezonden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (artikel 195 Provinciewet) en dus moet de begroting voor die datum door Provinciale Staten zijn vastgesteld. De financiële verordening provincie Flevoland 2003 is van toepassing op de begroting 2004.
1e Wijziging - Toelichting op de artikelen,
Artikel I
Artikel 7, vijfde en zesde lid is gebaseerd op het bepaalde in artikel 167, vierde lid van de Provinciewet. De bedoeling van artikel 7, vijfde en zesde lid is, dat Provinciale Staten vooraf door Gedeputeerde Staten worden geïnformeerd in die gevallen waarin Gedeputeerde Staten ter uitvoering van de programmabegroting verplichtingen met voor de provincie ingrijpende gevolgen wil aangaan. Op deze wijze wordt het voor Provinciale Staten mogelijk om ten aanzien van de uitvoering nog eventuele wensen en bedenkingen in te brengen. Het gaat hier om verplichtingen, die in de programmabegroting niet afzonderlijk zijn vastgesteld, maar wel in het geautoriseerde budget van het programma zijn opgenomen. Het budgetrecht van de raad zal niet worden aangetast.
Artikel II
De provincie heeft de beschikking over een aantal kleine vaartuigen die in 15 jaar worden afgeschreven. Daarnaast zijn er echter ook 3 grote vaartuigen, die een economische en technische levensduur hebben van 30 jaar.
Artikel III
Artikel 14, lid 1 bevatte een allesomvattende registratie van bezittingen, waaronder kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimten. Uit praktische overwegingen is dit teruggebracht tot terreinen, gronden en automatiseringsactiva.
Artikel IV
Artikel 20 is in die zin gewijzigd dat alle relevante zaken worden opgenomen in de paragraaf verbonden partijen.
Artikel V
Artikel 21, lid 2 kan vervallen. De bepaling waarin het college elke 4 jaar inzicht verstrekt in de aard van de subsidies die zijn verstrekt kan mede gelet op de hieraan verbonden werkzaamheden vervallen. Indien de behoefte bestaat aan een overzicht van verstrekte subsidies dan kan hier incidenteel naar worden gevraagd.
Artikel VI
Dit artikel wordt uit praktische overwegingen opgenomen als een soort hardheidsclausule. Dit biedt de mogelijkheid om zonodig af te wijken van de in deze verordening opgenomen bepalingen.
Artikel VII
Dit artikel betreft een vernummering van bestaande artikelen.
2e Wijziging - Toelichting op de artikelen,
In deze onderdelen van artikel 7 is bepaald dat het college Provinciale Staten in ieder geval vooraf moet informeren alvorens een besluit te nemen voorzover het betreft niet bij de begroting vastgestelde verplichtingen, waarbij in het totale budget van het programma overigens wel rekening is gehouden. Deze informatieplicht geldt als het investeringen betreft > Euro 1,5 mln. en aan en verkoop van goederen en diensten > Euro 500.000. Het nut van deze bepaling is niet gebleken. Er dient namelijk altijd voldoende budget beschikbaar te zijn en uiteindelijk gaat het om de output van de begroting, m.a.w. worden de doelstellingen gerealiseerd. Overigens blijft de informatieplicht over privaatrechterlijke rechtshandelingen op grond van artikel 167, 4e lid van de Provinciewet blijft voor het college gelden. Dit betekent dat het college gehouden is Provinciale Staten te informeren over het gebruik van collegebevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl