Financiële verordening FUMO

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• A.

  Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de FUMO en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• B.

  Administratieve organisatie (AO): het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• C.

  Afdeling: organisatorische eenheid binnen de FUMO die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft.

• D.

  MT: het managementteam van de FUMO inclusief de directie.

• E.

  Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• F.

  Doeltreffendheid: mate waarin de FUMO erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken.

• G.

  Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de FUMO.

• H.

  Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de FUMO, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• •

  de financieel economische positie;

• •

  het financiële beheer;

• •

  de uitvoering van de begroting;

• •

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• •

  evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• I.

  Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar.

• J.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling en besluiten van het Algemeen Bestuur.

• K.

  Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de FUMO beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Artikel 2.

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar een begroting vast.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt per begroting vast:

  • a.

    de te leveren financiële bijdrage per gemeente in euro’s;

  • b.

    de (overige) baten en lasten;

  • c.

    het benodigde investeringskrediet van nieuwe investeringen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur stuurt voor 1 mei voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting toe aan de deelnemende partijen die zienswijzen kunnen inbrengen.

• 4.

  Het Algemeen Bestuur stelt de begroting uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast en zendt deze begroting voor 15 juli voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door de FUMO, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de FUMO kunnen worden getoetst.

Artikel 3.

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt de indeling van de begroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt de programma indeling voor de begroting vast.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur van de FUMO werkt de programmabegroting uit in een productenraming.

• 4.

  Zowel bij de programmabegroting als bij de jaarrekening wordt een overzicht ter inzage gelegd van de toedeling van producten aan de verschillende begrotingsprogramma’s.

Artikel 4.

• 1.

  Het Algemeen Bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten inclusief de stortingen en onttrekkingen aan reserves.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting eventuele investeringen.

• 4.

  Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gedaan en welke nog niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het Algemeen Bestuur.

• 5.

  Het Algemeen Bestuur kan begrotingswijzigingen vaststellen gedurende het begrotingsjaar.

• 6.

  Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de (gewijzigde) begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 7.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de (gewijzigde) begroting er zorg voor dat:

  • a.

    De lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

  • b.

    De lasten op programmaniveau niet worden overschreden;

  • c.

    De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen;

  • d.

    De budgeten uit de begroting en kredieten voor investeringen passen binnen de besluiten van het Algemeen Bestuur en de algemene norm zoals neergelegd in de nieuwe begroting.

• 8.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

• 9.

  Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat het geautoriseerde budget van een product, programma of investering dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het geautoriseerde budget van het programma of investering of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan het Algemeen Bestuur ter autorisatie voor.

Artikel 5.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van vier kwartaalrapportages over de realisatie van de begroting van de FUMO.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen betreffende:

  • a.

    Nieuwe meerjarige verplichtingen, waarmee in de begroting rekening is gehouden en waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000 per jaar;

  • b.

    Investeringen groter dan € 100.000;

  • c.

    Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000.

Artikel 6.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

  • a.

    Welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken;

  • b.

    Welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde

  • c.

    budgetten;

  • d.

    Welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 juni volgend op het uitvoeringsjaar de jaarstukken ter voorlopige vaststelling aan het Algemeen Bestuur.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur onderzoekt de jaarstukken en stelt deze uiterlijk op 1 juli volgend op het uitvoeringsjaar vast.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde jaarstukken voor 15 juli volgend op het uitvoeringsjaar aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten, het algemeen bestuur van het Wetterskip en naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.

Artikel 7.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 8.

• 1.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden op basis van annuïteit afgeschreven in:

  • a.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

  • b.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;

  • c.

    3 tot 5 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties;

  • d.

    1 tot 10 jaar: verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging;

  • e.

    8 jaar: voertuigen;

  • f.

    5 jaar: meetapparatuur.

• 3.

  Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.

Artikel 9.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves, bestemmingsreserves.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van reserves en voorzieningen en mutaties.

Artikel 10.

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de FUMO wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de FUMO verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  Het systeem van kostentoerekening wordt tenminste eenmaal per vier jaar geëvalueerd.

• 4.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten FUMO in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet de directie voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het algemeen bestuur waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 5.

  Besluiten van het algemeen bestuur met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 11.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur neemt bij de uitoefening van de financieringsfunctie de richtlijnen volgens het door het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut van de FUMO in acht.

• 2.

  Het treasurystatuut wordt minimaal één keer per vier jaar geactualiseerd.

Artikel 12.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Omgevingsdienst systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 10 jaar.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Artikel 13.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de risicoparagraaf van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de risicoparagraaf van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 14.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a.

  De kasgeldlimiet;

• b.

  De renterisiconorm;

• c.

  De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d.

  De rentevisie;

• e.

  De rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 15.

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op de omvang, opbouw en ontwikkeling van de organisatie. Hierbij wordt aandacht geschonken aan de relatie tussen de FUMO en de deelnemende organisaties.

Artikel 16.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen de FUMO;

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

• c.

  Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en het MT;

• d.

  Het maken van kostencalculaties;

• e.

  Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie en dienstverlening;

• f.

  Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• g.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• h.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.

Artikel 18.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie van de FUMO en een eenduidige toewijzing van de taken van de FUMO aan de afdelingen;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgeten en investeringskredieten;

• d.

  De te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 19.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de FUMO.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 5.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

• 6.

  In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wetenregelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn.

Artikel 20.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.