Regeling vervallen per 01-01-2023

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân 2012

Geldend van 01-01-2012 t/m 31-12-2022

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân 2012

BESLUIT van PROVINCIALE STATEN van FRYSLAN van 30 november 2011, no. 974472, afdeling Financiën, Planning en Control, inhoudende vaststelling van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân.

Provinciale Staten van Fryslân besluiten, gelet op artikel 217 van de Provinciewet,

Vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân 2012 (Controleverordening 2012).

Artikel 1. Definities 

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de Provinciale Staten benoemde:

    • registeraccountant, of

    • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of

    • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de Provinciale Staten benoemde accountant van:

    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet en

    • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is;

    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten.

  • d.

    deelverantwoording: een in opdracht van de Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

  • e.

    goedkeuringstolerantie: het bedrag (of de procentuele afwijking), dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

  • f.

    rapporteringstolerantie: een bedrag (of procentuele afwijking) dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen (afwijkingen) voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het Verslag van Bevindingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 

  • 4 Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen als aanvullende bepaling opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale programma’s en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5 Ingeval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de Provinciale Staten voor de selectie van de accountant in voorkomende gevallen de selectiecriteria vast. Voor de keuze van één van de geselecteerde accountants stelt Provinciale Staten gunningscriteria met de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college van Gedeputeerde Staten 

  • 1 Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2 Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4 Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het Verslag van Bevindingen tenminste 6 weken voor de in de Provinciewet genoemde termijn waarop een door Provinciale Staten vastgestelde jaarrekening door de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet zijn ontvangen.

  • 5 Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het college aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 

  • 1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3 Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole zoekt de accountant aansluiting bij het systeem van interne controle van de provincie.

  • 4 Omschrijving van het periodieke overleg tussen de accountant en betrokkenen van provinciaal bestuur en provinciale organisatie zoals is opgenomen in het programma van eisen, dat is genoemd in artikel 2.

Artikel 5. Toegang tot informatie 

  • 1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

  • 2 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3 Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten 

  • 1 Het college van Gedeputeerde Staten kan de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert Provinciale Staten vooraf in over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2 Het college van Gedeputeerde Staten draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen en andere bijdragen van derden bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.

  • 3 Het college van Gedeputeerde Staten draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7. Rapportering 

  • 1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan de Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2 In aanvulling op het in de wet voorgeschreven Verslag van Bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, verslag uit aan de Algemeen Directeur en informeert de betrokken ambtenaren over zijn bevindingen.

  • 3 De accountantsverklaring en het Verslag van Bevindingen worden vóór verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4 De accountant bespreekt voorafgaand aan behandeling in Provinciale Staten van de jaarstukken het Verslag van Bevindingen met Provinciale Staten.

Artikel 8. Inwerkingtreding 

  • 1 Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2012 en later.

  • 2 Met inwerkingtreding van deze verordening komt te vervallen het Besluit van Provinciale Staten van 5 november 2003, no. 06B, tot vaststelling van de Verordening voor de controle op het financiële het beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Fryslân.

Artikel 9. Citeertitel 

Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening Provincie Fryslân 2012”.

Ondertekening

Leeuwarden,30 november 2011.  
Voorzitter J.A. Jorritsma
Griffier A. Oortgiesen