Besluit van Provinciale Staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent ondersteuning van statenfracties Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2017

Ondertekening

TOELICHTING

Algemeen.

Op grond van de artikelen 93 t/m 96 van de Provinciewet hebben de individuele leden van provinciale staten als zodanig recht op een aantal vergoedingen en tegemoetkomingen. De nadere uitwerking daarvan is vastgelegd in een Algemene maatregel van Bestuur dan wel een provinciale verordening.

Naast de hierboven vermelde individuele geldelijke voorzieningen, is in artikel 33 van de Provinciewet geregeld dat provinciale staten en elk van hun leden recht op ambtelijke bijstand hebben en dat in provinciale staten vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. Genoemd artikel regelt tevens dat provinciale staten met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning een verordening vaststellen.

Deze vergoedingen zijn gebaseerd op de gedachte dat het goed functioneren van de fracties ten goede komt aan het democratisch functioneren van de staten en daarmee tevens dienstig is aan het algemeen provinciaal belang. De hierboven genoemde voorzieningen zijn geregeld in de Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân. Deze verordening is op 14 december 2005 door provinciale staten vastgesteld. In die verordening is toen de besluitvorming door provinciale staten van 19 juni 2002 en 7 oktober 2003 in verband met de invoering van het duaal bestuur, een en ander voor zover die besluiten betrekking hebben op fractieondersteuning, vastgelegd. In 2007, 2010 en in 2014 is deze verordening opnieuw vastgesteld. In de Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2007 is de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3, lid 2 gewijzigd in verband met de vermindering van het aantal statenleden van 55 naar 43 per 7 maart 2007. Daarnaast is artikel 6 uitgebreid met een bepaling betreffende de terugbetaling van de reserve van een fractie die na een verkiezing van provinciale staten niet terugkeert in provinciale staten. Tenslotte is in 2007 in de toelichting op artikel 2, betreffende de bestedingsdoeleinden fractiebudget, een aantal niet toelaatbare bestedingen toegevoegd. In 2010 en 2014 is de verordening opnieuw herzien. In 2010 is de toerekening van renteopbrengsten verduidelijkt en is meer duidelijkheid gegeven over de kosten die kunnen worden gedeclareerd. In 2014 zijn in de verordening de bestedingsdoeleinden verder verduidelijkt en zijn artikel 3 over de algemene fractiesubsidie en specifieke subsidie voor fractieondersteuning, artikel 6 over reserves en artikel 7 over verantwoording vereenvoudigd en verduidelijkt. In 2016 is de verordening aangepast naar aanleiding van een arrest van de Hoge Raad dat de reis- en verblijfskosten van statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, niet meer ten laste van fractiesubsidies mogen komen. Verder is toen besloten de subsidie voor het werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekering ook jaarlijks te indexeren.

Thans zijn in de verordening naar aanleiding van ervaringen in de praktijk van de laatste jaren enkele artikelen aangepast. De bijdrage aan de fracties is een subsidie zoals bedoeld in artikel 4:21, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht, dit is nu in de verordening verduidelijkt. Gezien het wettelijk kader voor subsidievertrekking heeft dit voorts op diverse plaatsen tot tekstaanpassingen geleid. Conform artikel 1 kan de subsidie slechts worden verstrekt aan een stichting die als enige statutaire doel heeft de fractie te ondersteunen. In de verordening (met name in artikel 1, 6 en artikel 7) zijn de verantwoordelijkheden van de stichting verduidelijkt. In artikel 3 lid 2 zijn de subsidies voor secretariële ondersteuning en inhoudelijke ondersteuning samengevoegd, omdat deze functies in de praktijk vaak in één persoon verenigd zijn. In dit lid is tevens de mogelijkheid opgenomen om extra subsidie aan te vragen in het geval de fractiesubsidies niet toereikend zijn om te voldoen aan verplichtingen op grond van de gewijzigde Wet werk en zekerheid, bij ontslag. Ook het beschikbaar stellen van de subsidies voor het werkgeversaandeel in pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekering is aangepast aan de praktijk en artikel 4 en 6 betreffende splitsing en samenvoeging fracties zijn vereenvoudigd en verduidelijkt. Artikel 9 ICT voorzieningen fractieondersteuning is aangepast aan de meer praktische werkwijze die de laatste jaren wordt gehanteerd. Artikel 10 ICT voorziening voor niet-statenleden benoemd tot lid van een statencommissie is geschrapt, omdat dit nu is geregeld in de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Fryslân 2015.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Fractiesubsidies

Dit artikel bevat de grondslag op basis waarvan de fractiesubsidies worden toegekend. Evenals de overige vergoedingen en tegemoetkomingen aan statenleden, komen de fractiesubsidies ten laste van de provinciale kas.

In het tweede lid is voor de volledigheid opgenomen dat provinciale staten bevoegd gezag is voor de subsidieverstrekking. Voorts is opgenomen dat de bijdrage slechts kan worden toegekend aan een stichting die als enig statutair doel heeft de ondersteuning van een fractie. Om te voorkomen dat er slechts één bestuurslid is, die dan vervolgens ook zelf alleen verantwoording aflegt, is hieraan toegevoegd dat deze stichting minimaal drie bestuurders dient te hebben.

Lid 3 is opgenomen om te voorkomen dat door provinciale staten vastgestelde terugbetaalverplichtingen niet meer kunnen worden ingevorderd omdat, nadat een fractie de staten heeft verlaten, de stichting inmiddels is opgeheven.

Artikel 2 Bestedingsdoeleinden

Dit artikel stelt regels aan de bestedingsvrijheid van de fracties. Uitgangspunt is dat fractiesubsidies uitsluitend bestemd zijn voor het functioneren van de fractie als geheel en dat de fracties in principe vrij zijn in de besteding van de fractiesubsidies, met uitzondering van enkele expliciet vermelde uitzonderingen. De uitzonderingen hebben onder meer betrekking op uitgaven die strijdig zijn met de wet dan wel niet rechtstreeks voortvloeien uit de werkzaamheden van de fractie als zodanig.

In dit artikel wordt onder b tot uitdrukking gebracht dat ten laste van de provinciale kas geen bijdragen in enigerlei vorm worden verstrekt aan politieke partijen. Het gaat hierbij om de uitwerking van het uitgangspunt dat de in de staten vertegenwoordigde partijen zichzelf terwille van de zuiverheid in de politiek geen bijdragen schenken.

De onder d bedoelde uitzondering heeft als strekking dubbele vergoedingen te voorkomen. Dit kan met name aan de orde zijn bij vergoeding die statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, ontvangen of kunnen aanvragen op basis van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden of de Verordening rechtspositie. 

Zo ontvangen statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, op grond van het Rechtspositiebesluit een vaste onkostenvergoeding voor aan het statenlidmaatschap verbonden kosten. Deze onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten:

• -

  representatie

• -

  vakliteratuur

• -

  contributies, lidmaatschappen

• -

  telefoonkosten

• -

  bureaukosten, porti

• -

  zakelijke giften

• -

  bijdrage aan fractiekosten

• -

  ontvangsten thuis

• -

  excursies

Voorts zijn op basis van de Verordening rechtspositie budgetten beschikbaar voor scholingen en het bezoeken van congressen, seminars en symposia en zijn voorzieningen getroffen voor aanschaf van een PC.

Statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, ontvangen een vergoeding voor reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van staten- en commissievergaderingen en voor reizen op initiatief van de provincie uit de onkostenvergoeding voor individuele statenleden, zoals vastgelegd in de verordening Rechtspositie.

Uit een arrest van de Hoge Raad van 21 december 2012 valt op te maken dat door statenleden en commissieleden die geen statenlid zijn, gemaakte reis- en verblijfkosten ten behoeve van fractieactiviteiten, zoals bijvoorbeeld een door de fractie georganiseerde vergadering, een werkbezoek van de fractie of een fractiedag ook niet ten laste van de fractiesubsidies kunnen worden gebracht. Deze kosten vallen eveneens binnen de vergoedingsmogelijkheden van artikel 6 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden.

Aan artikel 2 zijn in 2014 enkele uitzonderingsgronden voor besteding van de algemene fractiesubsidie en de specifieke subsidie voor fractieondersteuning toegevoegd. Deze uitzonderingsgronden komen in de plaats van het normenkader dat eerder werd gehanteerd, om op deze manier meer duidelijkheid te scheppen over (on)geoorloofde bestedingsdoeleinden.

Voorts is in 2014 aan het eerste lid onder e toegevoegd dat de subsidies niet voor besteding aan eigen bedrijf of partners familieleden kunnen worden gebruikt. Hiermee wordt (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Onder partners worden naast echtgenoten en geregistreerde partners ook partners waar langdurig mee wordt samengeleefd begrepen.

Onder f en g zijn in 2014 uitzonderingsgrond betreffende verkiezingsactiviteiten toegevoegd, ter versterking van de uitzonderingsgrond onder b. Uitzonderingsgrond f bepaalt dat activiteiten die zijn gericht op de verkiezingen van provinciale staten niet uit de fractiesubsidies kan worden bekostigd.

Onder h is opgenomen dat fractie weliswaar de kosten voor fractiebijeenkomsten kunnen declareren, maar dat in het programma een duidelijke relatie met het statenwerk voor de provincie aanwezig moet zijn. In sommige gevallen zal aan een fractiebijeenkomst ook een sociale component zijn gekoppeld. De uitzonderingsgrond onder h staat hier niet aan in de weg, maar geeft aan dat aan een fractiebijeenkomst in ieder geval een substantieel inhoudelijk programma ten grondslag moet liggen.

Het tweede lid van dit artikel verleent de voorzitter van provinciale staten de bevoegdheid om bij twijfel te beslissen of een bepaalde uitgavenpost strijdig is met dit uitgangspunt. Dit artikellid houdt impliciet de bevoegdheid in voor de voorzitter van provinciale staten om bij twijfel over de juistheid van de besteding na overleg met het presidium, nadere inlichtingen te vragen aan een fractie.

Artikel 3 Berekening fractiesubsidies

De hoogte van de jaarlijkse subsidies worden in dit artikel vastgelegd. Onderscheid wordt gemaakt in een algemene fractiesubsidie (eerste lid), een specifieke subsidie voor fractieondersteuning (tweede lid) en een subsidie voor het werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekeringen voor de fractieondersteuning.

Naar aanleiding van een arrest van de Hoge Raad kunnen staten- en commissieleden reis- en verblijfskosten vanaf 1 januari 2014 niet meer ten laste brengen van de fractiesubsidies maar moeten zij dit rechtstreeks declareren bij de provincie. Nu deze kosten rechtstreeks door de provincie worden betaald, mag redelijkerwijs worden verwacht dat de fracties meer geld overhouden van de algemene fractiesubsidie. Op basis van de fractieverantwoordingen over 2014 is gekeken hoe groot deze verschuiving was en heeft provinciale staten op 24 februari 2016 een wijziging van de Verordening vastgesteld, waarbij de bedragen zijn aangepast.

Bij de in het tweede lid bedoelde subsidie gaat het nadrukkelijk om ondersteuning van de fractie als zodanig met als doel dat de fractieleden de gelegenheid hebben zich zelf zoveel mogelijk voor het statenwerk vrij kunnen maken. Daarin past derhalve niet dat statenleden zelf tevens fractiemedewerker van hun eigen fractie zijn (en daarmee als het ware hun eigen werkgever). Een en ander zou bovendien strijdig zijn met artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet. Dit wetsartikel bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van provinciale staten of van een commissie buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie ontvangen. Mutatis mutandis geldt dit uiteraard ook voor eerst-opvolgende statenleden die als niet-statenleden in een statencommissie zijn benoemd en als zodanig daarin rechtens als statenleden fungeren. In artikel 3 is dat expliciet aangegeven. Tevens is in 2014 toegevoegd dat partners en familieleden zijn uitgesloten. Dit om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. 

Doorgaans zal met medewerkers een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht worden afgesloten. In voorkomende gevallen kan een overeenkomst van opdracht worden afgesloten met een zgn. ZZP’er voor bijvoorbeeld tijdelijke vervanging. Ook is het mogelijk uit deze subsidie kosten voor het sluiten van (externe) onderzoeksovereenkomsten met bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onderzoeksbureaus en voor stagevergoedingen op basis van een stageovereenkomst te voldoen. De specifieke subsidie voor fractieondersteuning is niet bedoeld voor incidentele opdrachten zoals bijvoorbeeld de bouw van een website. Hiervoor kan eventueel de algemene fractiesubsidie worden aangewend.

Daarnaast kunnen uit de specifieke subsidie voor fractieondersteuning ook de kosten samenhangend met secundaire arbeidsvoorwaarden worden betaald, te weten kinderopvang, verhuiskosten, reis- en verblijfkosten, arbo en opleiding. Andere kosten kunnen uitsluitend in overleg met de griffier en na goedkeuring van het presidium, ten laste worden gebracht van de specifieke subsidie voor fractieondersteuning. Indien deze specifieke subsidie hiervoor niet toereikend is, moet de algemene fractiesubsidie worden aangewend.

Dit betekent ook dat kosten voor de inzet van vrijwilligers ten laste van de algemene fractiesubsidie dienen te worden gebracht. Voor vrijwilligers geldt dat de vergoeding van hun werkzaamheden maximaal €150,- per maand en/ of maximaal €1500,- per jaar mag bedragen om onder de vrijwilligersregeling te vallen. Indien aan vrijwilligers een hogere vergoeding wordt betaald, moet mogelijk loonheffing ingehouden worden en moet een urenadministratie worden bijgehouden die voldoet aan de vereisten die de belastingdienst hieraan stelt. Aan lid 2 is toegevoegd dat wanneer in enig jaar de subsidie voor fractieondersteuning niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker, dan het niet gebruikte deel van de subsidie als bedoeld in lid 1 en de reserve als bedoeld in artikel 6 hiervoor aangewend dient te worden. Wanneer de subsidies ook dan niet toereikend zijn kan bij de griffier een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende subsidie. De voorzitter van provinciale staten beslist op dit verzoek, na overleg met het presidium. Dit is toegevoegd omdat de stichtingen op grond van wijzigingen in de Wet werk en zekerheid geconfronteerd kunnen worden met de verplichting tot het betalen van transitievergoedingen bij ontslag. In enig jaar (bijvoorbeeld in het verkiezingsjaar) kan dit leiden tot verhoudingsgewijs hoge kosten die in dat jaar niet door de fractiesubsidies en reserves kunnen worden gedekt.

Het derde lid is een weergave van het besluit van provinciale staten van 7 oktober 2003 waarbij is besloten om als aanvulling op de reeds beschikbaar gestelde specifieke subsidie voor fractieondersteuning een extra structurele subsidie beschikbaar te stellen van € 100.000, bestemd voor het werkgeversaandeel in de pensioen- en ziektekostenverzekering van de fractiemedewerkers.

Op 24 februari 2016 is door provinciale staten een wijziging van de Verordening vastgesteld, waarbij ook de subsidie voor het werkgeversaandeel van pensioen- en ziektekostenverzekeringen jaarlijks worden verhoogd op basis van het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie in Nederland. Voorheen werd deze subsidie, in tegenstelling tot de subsidies genoemd in de leden 1 en 2 niet geïndexeerd.

Om praktische redenen is nu opgenomen dat deze subsidie niet meer jaarlijks, maar éénmalig dient te worden aangevraagd bij provinciale staten ter attentie van de griffier. De subsidie wordt slechts verleend wanneer kan worden aangetoond dat er ook daadwerkelijk een pensioenvoorziening is getroffen en/of een ziektekostenverzekering is afgesloten voor de fractieondersteuning. Omdat de betalingen van premies nu niet meer via de provincie lopen maar in eigen beheer van de (stichtingen van de) fracties plaatsvinden, is lid 4 komen te vervallen. De navolgende leden van dit artikel zijn vervolgens vernummerd.

Het (nu) vierde lid van dit artikel regelt het recht op vergoeding ingeval in de loop van het kalenderjaar na statenverkiezingen een nieuwe fractie toetreedt tot de staten dan wel een bestaande fractie daaruit verdwijnt.

Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractie

In het algemeen zal de in het eerste lid van dit artikel bedoelde wijziging in het aantal fractieleden zich voordoen nadat verkiezingen hebben plaats gevonden.

In dat geval gaat de verandering van het budget in op dag waarin de gekozenen worden beëdigd.

De situatie die in het tweede lid wordt geregeld kan zich per definitie alleen voordoen na statenverkiezingen.

Het derde lid heeft betrekking op de situatie dat tijdens de zittingsperiode in een fractie een breuk optreedt en het uittredend lid c.q. de uittredende leden hun zetel(s) niet ter beschikking stellen maar een zelfstandige (nieuwe) fractie gaan vormen. Dit artikellid regelt welk aandeel van de aan de oorspronkelijke fractie toekomende vergoedingen rechtens toekomt aan de oude en de nieuw ontstane fractie. Dit artikellid is gebaseerd op het uitgangspunt dat interne afsplitsingen van fracties tijdens de zittingsperiode geen aanleiding kunnen vormen voor extra fractievergoedingen ten laste van de provinciale kas.

Het vierde lid stelt regels rondom de situatie dat tijdens de zittingsperiode 2 of meer fracties worden samengevoegd. In het vijfde lid is bepaald per wanneer de verdeling en herberekening plaatsvindt.

Uiteraard wordt na de volgende verkiezingen de fractie van elke democratisch gekozen partij de hen volgens deze regeling toekomende vergoeding normaal toegekend.

Artikel 5 Verlening; bevoorschotting

Verlening en betaling van de subsidies vindt plaats aan de stichting van de fractie zoals bedoeld in artikel 1 lid 2 en niet aan de penningmeester van de vertegenwoordigde partij. Dit hangt samen met het karakter van de vergoeding die uitsluitend bestemd is voor fractiewerkzaamheden en sluit aan bij de in artikel 2 lid 1 sub b omschreven voorwaarden.

Het tweede lid van dit artikel is opgenomen in verband met de situatie in het jaar waarin statenverkiezingen plaatsvinden. Om ongewenste verrekening als gevolg van gewijzigde verhoudingen in de staten te voorkomen, wordt in dat jaar de eerste termijn berekend tot de dag waarop de nieuwe statenleden worden beëdigd. Hiermee wordt aangesloten bij artikel 4 lid 1 van deze regeling.

Het derde lid geeft uitdrukking aan het specifieke karakter van de subsidies. De subsidies worden slechts vastgesteld wanneer en voor zover de kosten daarvoor ook daadwerkelijk zijn gemaakt.

Dit laatste moet blijken uit een door de stichting in te dienen verantwoording zoals bedoeld in artikel 7 van deze verordening.

Het vierde lid heeft betrekking op de situatie dat een fractie heeft besloten gebruik te maken van de door de provincie geboden faciliteit om de salarisadministratie en de uitbetaling van de salarissen aan de fractiemedewerkers voor zijn rekening te nemen.

In dat geval is overheveling van de specifieke subsidie als bedoeld in artikel 3 lid 2 niet nodig, maar betaalt de provincie op verzoek van de stichting de salarissen van de fractiemedewerkers en –ondersteuners rechtstreeks ten laste van de hiervoor beschikbaar gestelde subsidie. Het spreekt vanzelf dat deze betalingen het bedrag van de verleende specifieke fractiesubsidie nooit kunnen overschrijden. In geval van een eventuele overschrijding dienen de te veel door de provincie gedane betalingen te worden vergoed. Indien de algemene fractiesubsidie (ex artikel 3 lid 1) of de ontstane reserve toereikend is, kan dit hieruit betaald worden. 

Artikel 6 Reserves

In dit artikel zijn de regels rond de vorming van reserves vastgelegd. Het doel van dit artikel is om de opbouw van omvangrijke reserves tegen te gaan, maar om de stichtingen toch in de gelegenheid te stellen om schommelingen in inkomsten en uitgaven op te kunnen vangen.

In het tweede lid van artikel 6 is vastgelegd dat jaarlijks 10% van de algemene fractiesubsidie aan de reserve mag worden toegevoegd.

In het derde lid wordt een limiet gesteld aan het jaarlijks cumuleren van de reserve.

Het volgende rekenvoorbeeld kan dit verduidelijken.

Naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2006 is geconcludeerd dat renteopbrengsten zouden moeten worden beschouwd als behorend tot de algemene fractiesubsidie. Deze conclusie is vastgelegd in het vijfde lid van artikel 6. Bij de berekening van de 10% en 30% norm (lid 2 en 3 van dit artikel) blijven deze renteopbrengsten buiten beschouwing.

Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is geconcludeerd dat een opsplitsing in de renteopbrengsten van vóór en van na 1 januari 2006 in de praktijk lastig is, aangezien vaak een directe relatie tussen de banksaldi en de reserves ontbreekt. Eerder was opgenomen dat de rentebaten over de reserve tot 1 januari 2006 buiten beschouwing blijven dit is om die reden in 2014 geschrapt.

In lid 8 was opgenomen dat bij een splitsing van de fractie de reserves, naar rato van het aantal fractieleden, verdeeld worden onder de oorspronkelijke en de nieuwe fractie. Omdat dit kan leiden tot een onevenredige verdeling van de reserve, (iemand die zich een maand na de verkiezingen van een fractie afsplitst zou dan bijvoorbeeld een deel van de fractiereserve mee kunnen nemen dat in vele jaren daarvoor door de fractie is opgebouwd) is dit lid aangepast in die zin dat de reserve bij de fractie blijft die onder dezelfde naam blijft voortbestaan in provinciale staten.

In lid 9 is ter verduidelijking opgenomen dat bij samenvoeging van twee of meer fracties, de reserves van de daarvoor afzonderlijke fracties worden samengevoegd.

In de bepaling zoals opgenomen in lid 10 is voor wat betreft de terugbetalingsverplichting aangesloten bij de verantwoording over het laatste statenjaar, omdat pas dan het bedrag van de reserve van de fractie wordt vastgesteld. 

Artikel 7 Verantwoording

Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is in 2014 in artikel 7 verduidelijkt dat een Rapport van Feitelijke Bevindingen vereist is, waarbij de te toetsen aspecten in lid 6 gespecificeerd zijn.

De bepalingen gaan uit van een zo groot mogelijke openheid in de besteding van de vergoedingen. Daarin past het afleggen van verantwoording over de gedane uitgaven.

De specifieke werkzaamheden, uitmondend in een rapport van feitelijke bevindingen worden uitgevoerd door een extern accountant, zijnde niet de accountant die belast is met de controle van de provinciale jaarrekening.

De statengriffier regelt dat de accountant met betrekking tot de door de stichtingen van de fracties ingediende verantwoordingen, genoemde werkzaamheden uitvoert. De accountant stuurt het rapport van feitelijke bevindingen aan provinciale staten. In het vijfde lid is vastgelegd dat het rapport van feitelijke bevindingen uiterlijk 1 juni na afloop van het betreffende kalenderjaar beschikbaar is. Voorwaarde hierbij is vanzelfsprekend wel dat de verantwoordingsstukken tijdig en compleet zijn aangeleverd. 

Provinciale staten stellen vervolgens uiterlijk 1 oktober van het jaar gevolgd op het jaar waarop de subsidies betrekking hebben de definitieve subsidies en de hoogte van eventueel teveel ontvangen voorschotten vast.

Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen inzake financiën Statenfracties over het jaar 2012 is geconcludeerd dat bij het afleggen van verantwoording, het toepassen van het baten- en lastenstelsel de voorkeur verdient. Bij het baten- en lastenstelsel worden de baten en lasten verantwoord in het jaar waar ze betrekking op hebben. Dit stelsel biedt minder mogelijkheden voor resultaatbeïnvloeding en vergemakkelijkt de aansluiting met andere verantwoordingen van de stichting. Dit is opgenomen in lid 3. Het Verantwoordingsmodel (bijlage 1) is hier op afgestemd. Het memo van op te leveren stukken zoals dat in de praktijk al een aantal jaren wordt gebruikt, is nu toegevoegd aan het verantwoordingsmodel (bijlage 1). In het tweede lid wordt dit benoemd.

In een nieuw lid 4 is opgenomen dat de stichting die de fractiesubsidies ontvangt, ook nádat de fractie heeft opgehouden deel uit te maken van de staten, verantwoordelijk is voor het overleggen van de verantwoordingsstukken.

Zoals de stichtingen van de fracties verantwoording dienen af te leggen over de door hen ten laste van de voorschotten gedane uitgaven in verband met fractieondersteuning, ligt het voor de hand dat het hoofd van de financiële administratie tijdig een overzicht verstrekt aan die stichtingen die hun salarisadministratie aan de provincie hebben uitbesteed. Dit is in lid 5 geregeld.

In een nieuw lid 6 is opgenomen dat de stichtingen zijn gehouden alle documenten en bewijsstukken beschikbaar te houden. Hierbij is aangesloten bij de wettelijke termijn (fiscale bewaarplicht) van 7 jaar. Deze stukken dienen desgewenst ter beschikking gesteld te worden aan de griffier. Dit artikel is opgenomen zodat in voorkomend geval kan worden voldaan aan verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid bestuur. Uit jurisprudentie is gebleken dat provinciale staten zijn gehouden deze informatie te verstrekken. De navolgende leden van dit artikel zijn vervolgens vernummerd.

Artikel 8 Sancties

Behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 9 ICT voorzieningen fractieondersteuning

Het beschikbaar stellen van ICT voorzieningen komt ten laste van de provinciekas. Het betreft hier voorzieningen die in eigendom blijven van de provincie. Per werkplek wordt voor een fractiemedewerker wordt één computer met toebehoren beschikbaar gesteld.

Extra wensen van de gebruiker met betrekking tot de installatie (extra aansluitingen, wanddozen, kabel etc.) worden bij de gebruiker in rekening gebracht. Extra wensen ten aanzien van de p.c.-configuratie zelf kunnen om praktische en organisatorische redenen niet worden gehonoreerd. Er wordt een standaard desktop- of laptop configuratie geleverd.

In lid 3 is geregeld dat vervanging van de computer plaatsvindt conform de provinciale vervangingscyclus voor ICT voorzieningen die ook geldt voor de andere werkplekken in het provinciehuis.

Aan het aantal beschikbaar te stellen computers is aan een maximum gebonden. Dit is geregeld in lid 2. 

Artikel 10

Dit artikel is geschrapt, omdat de ICT-voorzieningen voor commissieleden niet-zijnde statenleden nu is geregeld in de verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Fryslân 2015. De navolgende artikelen zijn vervolgens vernummerd.

Artikel 10 Ambtelijke bijstand

Volgens artikel 33 lid 3 Provinciewet moeten provinciale staten met betrekking tot de ambtelijke bijstand - en ondersteuning - van de in provinciale staten vertegenwoordigende fracties een Verordening vaststellen. Gezien de koppeling in de Provinciewet tussen fractieondersteuning en ambtelijke bijstand, is gekozen om de ambtelijke bijstand in de voorliggende verordening te regelen.

In de Statenvergadering van 20 maart 2003 is reeds een aantal spelregels afgesproken betreffende de ambtelijke ondersteuning van provinciale staten. Deze afspraken zijn integraal overgenomen in de navolgende toelichting bij artikel 10.

Ook in het duale bestel kan en zal het voorkomen dat statenfracties of afzonderlijke statenleden een beroep doen op de provinciale dienst voor informatie of ondersteuning. De fractie-ondersteuning, hoezeer ook uitgebreid, kan immers het potentieel van deskundigheid in de dienst niet evenaren. Verder zal juist een actieve en alerte fractie-ondersteuning fracties meer dan voorheen op het spoor kunnen zetten van het vergaren van relevante informatie en van politieke en beleidsinitiatieven, hetgeen ook strookt met de intenties van de dualisering. Dat kan een behoefte aan informatie en ondersteuning met zich meebrengen waaraan de fractie-ondersteuning zelf niet geheel kan voldoen.

In het algemeen zal de dienst responsief moeten zijn jegens verzoeken vanuit provinciale staten, immers ook een provinciaal orgaan. Daarbij gelden twee randvoorwaarden: de collegeleden moeten voldoende geïnformeerd zijn om hun politieke verantwoordelijkheid te kunnen dragen, en verzoeken om informatie en ondersteuning moeten kunnen worden ingepast in de werkplanning van de dienst. Om van daar uit werkbare spelregels te ontwikkelen is het zaak om de verschillende categorieën van verzoeken vanuit de staten in beeld te brengen en te onderscheiden. Er kan sprake zijn van:

• -

  vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover gedeputeerde staten nog geen besluit hebben genomen;

• -

  vragen om feitelijke en “technische” informatie van beperkte en incidentele aard;

• -

  meer complexe vragen om (nog steeds) “technische” informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden;

• -

  verzoeken om ondersteuning bij de voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslagingen en de besluitvorming van provinciale staten;

• -

  verzoeken om beschikbaarstelling van een rapport of een ander document.

  In relatie tot elk van deze categorieën wordt in het navolgende een aantal spelregels ontwikkeld.

Spelregels

• 1.

  Wanneer statenleden zich tot de dienst wenden met vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover gedeputeerde staten nog geen besluit hebben genomen worden zij door de desbetreffende medewerker doorverwezen naar de verantwoordelijke portefeuillehouder of diens/haar voorlichter.

• 2.

  Vragen om feitelijke en “technische” informatie van beperkte en incidentele aard worden door de dienst zonder meer beantwoord. Statenleden kunnen daartoe rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende medewerker. Als regel geldt dat het contact met een statenlid door de medewerker achteraf aan de betrokken portefeuillehouder wordt gemeld. Dat kan achterwege worden gelaten als het om zeer feitelijke detailinformatie gaat, zoals bijvoorbeeld data en tijdstippen van vergaderingen.

• 3.

  Meer complexe vragen om nog steeds feitelijke en “technische” informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden worden aan de statengriffier voorgelegd. De statengriffier treedt bij zijn beoordeling niet in de politieke opportuniteit van het verzoek.

  De statengriffier overlegt met de algemeen directeur/provinciesecretaris over de vorm en de wijze van de beantwoording van het verzoek. De betrokken portefeuillehouder wordt ingelicht. Zo nodig kunnen gedeputeerde staten ter zake een beslissing nemen.

• 4.

  De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van de staten is primair de taak van de fractie-ondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de dienst gewenst geacht, dan wordt het desbetreffende verzoek door tussenkomst van de statengriffier en de algemeen directeur voorgelegd aan gedeputeerde staten.

• 5.

  Een verzoek van een statenlid om beschikbaarstelling van een rapport of ander document wordt, met inachtneming van de bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur, altijd gehonoreerd, tenzij er sprake is van een door GS als geheim bestempeld stuk. In dat geval is beschikbaarstelling alleen mogelijk met instemming van gedeputeerde staten.

Bij een concreet verzoek van meer omvangrijke en complexe aard zal het niet altijd zonder meer duidelijk zijn of geval 3 of geval 4 aan de orde is. In de praktijk zal er vaak sprake zijn van een glijdende schaal en van tussenvormen. Met een “geval 3” bezig zijnd, kan de dienst gaandeweg “verzeild raken” in een “geval 4”. Bijvoorbeeld: ordening en rubricering van “feitelijke” informatie (wat op zichzelf veelal onvermijdelijk is) kan een belangrijke opstap vormen naar beleidscriteria en kaderstelling.

Het is met name aan de statengriffier om bij zijn beoordeling hierin lijnen te trekken en zo een soort “jurisprudentie” op te bouwen. In samenhang daarmee heeft het overleg statengriffier-algemeen directeur/provinciesecretaris een belangrijke “wisselwachtersfunctie” terzake.

Verder zal de dienst hierin politiek-bestuurlijk alert en waakzaam moeten zijn.

Artikel 11 Slotbepalingen

Blijkens artikel 11 lid 1 is de statengriffier belast met de uitvoering van deze verordening. Uitzonderingen hierop zijn de gevallen als bedoeld in de artikel 2, lid 2 en artikel 3 lid 2, alwaar de voorzitter van provinciale staten, na overleg met het presidium, als beslisorgaan is aangewezen, en artikel 1 lid 2, artikel 6 lid 6, en artikel 7 lid 9, alwaar provinciale staten als beslisorgaan zijn aangewezen. In één geval, artikel 7 lid 2 is het presidium aangewezen als beslisorgaan (vaststellen verantwoordingsmodel).

Bijlage 1 - Uniform verantwoordingsmodel fractievergoedingen, zoals vastgesteld door het presidium, d.d. 18 januari 2017

Memo van op te leveren stukken bij “Uniform verantwoordingsmodel fractievergoedingen, zoals vastgesteld door het presidium, d.d. 18 januari 2017

Jaarlijks voor 1 april leveren de stichtingen van de fracties hun verantwoording inzake de fractiesubsidies af aan provinciale staten, waarop deze verantwoording wordt onderzocht door een door de provincie aangestelde accountant, die daarover een Rapport van Feitelijke bevindingen opstelt. Om dit onderzoek uit te kunnen voeren dienen de volgende stukken te worden aangeleverd:

• 1.

  Compleet ingevuld verantwoordingsmodel fractievergoedingen Statenfracties (bij het digitale document is tab 1, het uniforme verantwoordingsmodel zoals vastgesteld door het presidium verplicht, tab 2 en 3 van het digitale document zijn facultatief)

• 2.

  Nadere specificatie van de baten en lasten. Hierbij dient per kostencategorie van het Verantwoordingsmodel de aansluiting te zijn gemaakt. In dit overzicht kunnen bijvoorbeeld naast de aard van de post en het bedrag ook de datum van het bankafschrift vermeld worden.

• 3.

  Alle bedragen op het overzicht (zoals genoemd onder 2) dienen onderbouwd te zijn met bonnen en/of facturen. Deze dienen op eenvoudige wijze in de administratie teruggevonden te kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld door de bonnen en facturen achter het bankafschrift met de betaling te bewaren, of door te werken met een overzichtelijk systeem van nummerverwijzingen.

• 4.

  Kopie van het laatste bankafschrift jaar N en het eerste bankafschrift N+1 per bankrekening (ook spaarrekeningen) of het Financieel Jaaroverzicht jaar N dat van de bank wordt ontvangen.

• 5.

  Overzicht van kosten jaar N die in het boekjaar N+1 zijn betaald met onderbouwing (bon of factuur). Dit overzicht is toegevoegd in het bestand met het Verantwoordingsmodel (tab 3).

• 6.

  Zichtbare aansluiting tussen de mutatie banksaldo over het gehele boekjaar (dus: saldo per 31 december jaar N minus saldo per 31 december jaar N-1) en het totaal van de verantwoorde ontvangsten en uitgaven.

• 7.

  Jaarrekening jaar N van de stichting(en) indien opgesteld.

• 8.

  Eventueel overige stukken die volgens de stichting van de fractie van belang zouden kunnen zijn in het kader van de verantwoording

Jaar N is het jaar waarover verantwoording dient te worden afgelegd.