Besluit van Provinciale staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent het reglement van orde voor de steatemerk en de vergaderingen van de Statencommissies (Reglement van orde voor de steatemerk en de vergaderingen van de statencommissies van de provincie Fryslân 2021)

Artikel 2 Instelling statencommissies

• 1. Provinciale staten kunnen één of meer statencommissies instellen.

• 2. De werkzaamheden van de statencommissies zijn beeldvormend of oordeelvormend.

Artikel 3 Taken

• 1. Een statencommissie heeft de volgende taken:

  • a.

    Voorbereiden van besluitvorming van provinciale staten met betrekking tot:

    • -

      een voorstel van gedeputeerde staten

    • -

      een voorstel van het presidium

    • -

      een initiatiefvoorstel

    • -

      een burgerinitiatief

  • b.

    Uitbrengen van advies aan provinciale staten;

  • c.

    Voeren van overleg met gedeputeerden over door het college van gedeputeerde staten verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;

Artikel 4 Indeling statencommissies

• 1. De beeldvormende commissie heeft als doel:

  • a.

    Bevorderen van het gesprek tussen burgers of instellingen, leden van het college van gedeputeerde staten en statenleden. Burgers of instellingen krijgen bij de start van het gesprek de mogelijkheid om een korte toelichting te geven op hun standpunt en vervolgens vindt een gedachtewisseling plaats waar burgers/instellingen, statenleden en leden van het college van gedeputeerde staten aan mee kunnen doen.

  • b.

    Ruimte te bieden om leden van het college van gedeputeerde staten een toelichting te laten geven.

  • c.

    Gedeputeerden of statenleden, die lid zijn van gemeenschappelijke regelingen waarin de provincie is vertegenwoordigd, in de gelegenheid te stellen om de Staten te informeren.

  • d.

    Op verzoek van statenleden of het college van gedeputeerde staten een opiniërende discussie te voeren over een onderwerp op basis van een notitie.

• 2. De oordeelvormende commissie heeft als doel:

  • a.

    Onderling debat tussen de statenleden mogelijk te maken.

  • b.

    Ruimte te bieden om, op verzoek van de agendacommissie, gedeputeerden een toelichting te laten geven.

• 3. De agendacommissie besluit over de deelname van leden van het college van gedeputeerde staten aan een oordeelvormende commissie.

• 4. De agendacommissie bepaalt of een onderwerp in een beeldvormende en/of oordeelvormende commissie wordt besproken.

Artikel 5 Samenstelling

• 1. Elk statenlid kan aan een vergadering van een commissie deelnemen mits hij daartoe is aangewezen door de fractie. Het maximaal aantal aan te wijzen deelnemers per vergadering aan een commissievergadering bedraagt voor:

  fracties met 1 zetel: 1 statenlid en of 1 commissielid (1 x stemrecht)

  fracties met 2 tot en met 4 zetels: 2 staten- c.q. commissieleden

  fracties met 5 tot en met 11 zetels: 3 staten- c.q. commissieleden

  fracties met 12 of meer zetels: 4 staten- c.q. commissieleden

• 2. Tot lid van een commissie kunnen tevens niet-statenleden worden benoemd die voorkomen op de kandidatenlijst van de fractie die hen voordraagt. Bij gebruik van deze mogelijkheid wordt de eerstvolgende op de kandidatenlijst van de betreffende partij voorgedragen. De benoeming van deze leden geschiedt door de voorzitter van provinciale staten.

• 3. Deze niet-statenleden kunnen eerst na benoeming en het afleggen van de eed of de verklaring en belofte, zoals die voor statenleden bij artikel 14 van de Provinciewet wordt gevorderd, deelnemen aan de beraadslagingen van de statencommissie.

• 4.

  De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Provinciewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een statencommissie niet zijnde een statenlid.

Artikel 6 Voorzitters

• 1. De voorzitters worden door provinciale staten uit hun midden benoemd.

• 2. De voorzitter is geen lid van de statencommissie.

• 3. De voorzitter is belast met:

  • a.

    Het leiden van de vergadering.

  • b.

    Handhaven van de orde.

  • c.

    Naleving van dit reglement.

Artikel 7 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van de voorzitters en de leden eindigt aan het einde van de zittingsperiode of bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap van provinciale staten.

• 2. De voorzitters en de leden oefenen hun functie niet uit indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 5, derde lid, gestelde eisen.

• 3. Provinciale staten kunnen de voorzitters ontslaan.

• 4. Een voorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Zij doet daarvan schriftelijk mededeling aan provinciale staten. Het ontslag gaat in uiterlijk een maand na de schriftelijke mededeling.

Artikel 9 Aanwezigheid leden van het college van gedeputeerde staten

• 1. Leden van het college van gedeputeerde staten zijn bij de beeldvormende commissie in beginsel aanwezig bij agendapunten die hun portefeuille betreffen, tenzij door de agendacommissie anders is bepaald.

• 2. Wanneer ten minste twee fracties de agendacommissie verzoeken om gedeputeerden uit te nodigen voor een oordeelvormende commissie, wordt het verzoek gehonoreerd. In overige gevallen besluit de agendacommissie over de aanwezigheid van gedeputeerden.

• 3. Een verzoek zoals bedoeld in lid 2, dient uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering te worden ingediend bij de voorzitter.

• 4. Gedeputeerde staten worden tijdig en expliciet uitgenodigd door de griffier.

Artikel 10 Vergaderfrequentie

• 1. De agendacommissie stelt een vergaderschema voor de vergaderingen van de statencommissies vast.

• 2. In de regel vinden de vergaderingen van de statencommissie op een woensdag plaats.

• 3. Een statencommissie vergadert extra indien de agendacommissie dit nodig acht.

• 4. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip bepalen of de vergadering laten vervallen. De leden worden hierover uiterlijk zeven dagen voor de dag waarop de vergadering zou worden gehouden geïnformeerd.

Artikel 11 Oproep en verspreiding vergaderstukken

• 1. De griffie plaatst ten minste twee weekenden voor een vergadering de stukken en agenda onder vermelding van de dag, de aanvangstijd en de plaats van de vergadering.

• 2. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, en artikel 91, eerste en tweede lid, van de Provinciewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden in de digitale omgeving en op de provinciale website geplaatst.

• 3. Aanvullende documenten en voorstellen worden zo spoedig mogelijk in de digitale omgeving en op de provinciale website geplaatst.

Artikel 12 De agenda

• 1. Voordat de uitnodiging wordt gepubliceerd, stelt de agendacommissie de voorlopige agenda van de vergadering van de steatemerk, beeldvormende en oordeelvormende statencommissie en andere ontmoetingen vast.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3. De commissie kan, op voorstel van leden, bij de vaststelling van de agenda de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 4. Wanneer de statencommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid acht, kan zij aan gedeputeerde staten nadere inlichtingen of advies vragen.

• 5. De statencommissie kan provinciale staten adviseren om een voorstel af te voeren van de agenda voor provinciale staten.

Artikel 13 Onderwerpen op agenda plaatsen of aan voorlopige agenda toevoegen

• 1. Elk lid heeft het recht de agendacommissie te verzoeken een punt op de agenda te doen plaatsen of daaraan te doen toevoegen.

• 2. Een verzoek om een punt op de agenda te plaatsen moet schriftelijk, voorzien van een toelichting, 48 uur voor de vergadering van de agendacommissie worden ingediend bij de griffier.

• 3. Een met inachtneming van het tweede lid aangemeld punt wordt, indien de agendacommissie hiermee instemt, geplaatst op de agenda van de eerstvolgende commissievergadering.

• 4. Een lid kan de agendacommissie schriftelijk en gemotiveerd verzoeken toe te staan dat een punt wordt toegevoegd aan een reeds verzonden voorlopige agenda. De agendacommissie staat dit slechts toe als zij van mening is dat behandeling ervan een spoedeisend karakter draagt. Het verzoek moet uiterlijk 72 uur voor de aanvang van de vergadering bij de griffier worden ingediend. De agendacommissie beslist over de plaats op de agenda.

Artikel 14 Ter inzage leggen van stukken

• 1. De daarvoor in aanmerking komende stukken die betrekking hebben op een in de vergadering aan de orde komend onderwerp, kunnen onmiddellijk na de publicatie van de desbetreffende stukken op de internetsite van de provincie worden ingezien, op verzoek kunnen de stukken ook worden ingezien bij de statengriffie.

• 2. Stukken waarop op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, of artikel 91 eerste of tweede lid, van de Provinciewet, geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijkig van het eerte lid onder berusting van de griffier. Geheime stukken kunnen worden geraadpleegd onder toezicht van de griffier of een daartoe door de griffier aangewezen griffiemedewerker.

• 3. De voorzitter van provinciale staten kan in overleg met het presidium besluiten om voor het verspreiden van stukken als bedoeld in lid 2 een andere procedure te volgen.

Artikel 15 Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering wordt door aankondiging in de provinciale mededelingenadvertentie in de regionale bladen en door aankondiging op de internetsite van de provincie ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    De datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering.

  • b.

    De wijze waarop en de plaats waar de agenda en de bijbehorende stukken kunnen worden ingezien.

  • c.

    De wijze waarop kan worden ingesproken en kan worden deelgenomen aan de beeldvormende commissie.

Artikel 16 Mondelinge vragen

• 1. Bij een rondvraag kunnen vragen worden gesteld aan de commissieleden of aan het college.

• 2. De voorzitter kan de vragensteller(s) de gelegenheid geven om de vragen te stellen.

• 3. De commissieleden kunnen de gelegenheid krijgen om op de vragen te reageren.

• 4. Indien een vraag aan het college tenminste 24 uur voor aanvang van een commissievergadering wordt aangemeld bij de voorzitter dan ontvangt de vragensteller in ieder geval antwoord in deze eerstvolgende commissievergadering. De statenadviseur brengt de vragen die tenminste 24 uur voor aanvang van de commissievergadering zijn ingediend terstond ter kennis aan de commissieleden en aan het college van gedeputeerde staten.

• 5. Artikel 44 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van provinciale staten (samenloop van vragen en inlichtingen) is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Regeling spreektijd

• 1. De agendacommissie kan over een onderwerp regels stellen voor de duur van de discussiebijdragen van de leden. Uitgangspunt is gelijke spreektijd voor de in de commissie vertegenwoordigde fracties.

• 2. Wanneer de agendacommissie geen spreektijd heeft gesteld, is de voorzitter bevoegd om, na overleg met de vergadering, de spreektijd te regelen.

Artikel 19 Deelname aan een beeldvormende commissie

• 1. De voorzitter van de beeldvormende commissie stelt aanwezige insprekers op hun verzoek in de gelegenheid het woord te voeren tijdens de vergadering over de inhoudelijke agendapunten. Dit kan geen betrekking hebben op:

  • a.

    Een besluit van het provinciebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan.

  • b.

    Benoemingen van personen.

  • c.

    Een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek dient voor het begin van de vergadering bij de voorzitter te worden ingediend, onder mededeling van het punt of de punten waarover men het woord wil voeren.

• 3. Nadat aanwezige burgers of vertegenwoordigers van instellingen het woord hebben gevoerd kunnen zij vervolgens met statenleden en leden van het college van gedeputeerde staten een beeldvormend gesprek voeren.

• 4. De voorzitter kan afwijking van het bepaalde in de leden 1 t/m 3 toestaan.

Artikel 20 Hoorzitting

• 1. De agendacommissie kan besluiten over een onderwerp of voorliggend voorstel een hoorzitting te houden.

• 2. Indien het onderwerp of voorstel betrekking heeft op een specifiek gebied in Fryslân, wordt een hoorzitting indien mogelijk gehouden op of nabij deze locatie.

• 3. Tijdens de hoorzitting kunnen de aanwezige burgers het woord voeren over het onderwerp van de hoorzitting. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 4. Degene die tijdens de hoorzitting het woord wil voeren kan dit tot de start van de hoorzitting kenbaar maken bij de statengriffie.

• 5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de vergadering.

Artikel 21 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1. De statencommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging van de oordeelvormende commissie.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen voordat met de beraadslaging over het onderwerp is gestart.

Artikel 22 Verslaglegging en besluitenlijst

• 1. Van een openbare vergadering wordt een digitale beeld- en geluidsopname gemaakt die rechtstreeks wordt uitgezonden via de website van de provincie en na afloop raadpleegbaar is.

• 2. De griffie draagt zorg voor het opstellen van de ontwerpbesluitenlijst.

• 3. De ontwerpbesluitenlijst wordt beschikbaar gesteld via het stateninformatiesysteem. Het verslag wordt op hetzelfde moment toegezonden aan de niet-commissieleden die het woord gevoerd hebben.

• 4. De besluitenlijst bevat in elk geval:

  • a.

    De namen van de deelnemers aan de vergadering.

  • b.

    Een vermelding van onderwerpen die aan de orde zijn geweest.

  • c.

    Een zakelijke weergave van toezeggingen en afspraken met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord hebben gevoerd.

  • d.

    Een samenvatting van het advies aan provinciale staten met vermelding van eventueel afwijkende standpunten.

• 5. Besluitenlijsten van commissievergaderingen worden vastgesteld in de vergadering van provinciale staten. Dit geschiedt zo mogelijk in de eerstvolgende vergadering van proinciale staten in de maand na de commissievergadering.

Artikel 26 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Over een voorstel van orde beslist de voorzitter, horende de statencommissie, terstond.

• 3. De voorzitter schorst of verdaagt de vergadering wanneer hij dit nodig oordeelt.

• 4. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 5. Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitlaat, afwijkt van het aanhangige onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert dan wel anderszins de orde verstoort, kan hij door de voorzitter tot de orde worden geroepen. Indien de spreker zijn gedrag voortzet, kan de voorzitter hem gedurende de beraadslaging over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 6. De voorzitter keurt het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde af.

• 7. Bij herhaalde ordeverstoringen kan de voorzitter de vergadering sluiten.

• 8. Na verdaging wordt de vergadering hervat op de dag en het uur dat door de agendacommissie wordt bepaald.

• 9. De voorzitter kan zelf of op voorstel van een lid besluiten de beraadslaging voor een door de commissie te bepalen tijd te schorsen teneinde gedeputeerde staten de gelegenheid te geven tot nader onderling beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 27 Beraadslagingen

• 1. De voorzitter kan zelf of op voorstel van een lid, beslissen om afzonderlijk te beraadslagen over één of meerdere onderdelen van een onderwerp of voorstel.

Artikel 28 Advies

• 1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging.

• 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de statencommissie of er een advies aan provinciale staten wordt uitgebracht over de verdere behandeling door provinciale staten.

• 3. Indien de statencommissie een advies aan de staten uitbrengt beslist de statencommissie op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 4. Het advies vermeldt tevens eventueel afwijkende standpunten.

Artikel 29 Algemeen

• 1. De deuren worden gesloten wanneer ten minste twee der aanwezige leden het vragen, de voorzitter het nodig acht of wanneer gedeputeerden met dit verzoek komen.

• 2. De voorzitter beslist, na de commissie gehoord te hebben, of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd.

• 3. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 30 Besluitenlijst besloten vergadering

• 1. In afwijking van het bepaalde in artikel 22, leden 1 en 3, ligt de besluitenlijst van een besloten vergadering uitsluitend voor de leden en de voorzitter ter inzage bij de griffier.

• 2. Het verslag van een besloten vergadering wordt vastgesteld in een besloten vergadering van provinciale staten.

Artikel 33 Ordeverstoring

• 1. De voorzitter is bevoegd toehoorders, die op enigerlei wijze de orde verstoren, deze, en zo nodig andere toehoorders, te doen vertrekken.

• 2. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

• 3. Tekenen van goed- of afkeuring zijn aan de toehoorders verboden.

Artikel 34 Steatemerk

• 1. De Steatemerk heeft het volgende doel:

  • a.

    Het biedt de gelegenheid aan statenleden om technische vragen te stellen aan ambtenaren.

  • b.

    Per geagendeerd onderwerp is een beperkt aantal ambtenaren beschikbaar.

  • c.

    Er is gelegenheid voor burgers en/of instellingen om hun project of plan te presenteren aan de statenleden.

• 2. De steatemerk is openbaar en vrij toegankelijk.

• 3. Van de steatemerk wordt geen schriftelijk of videoverslag gemaakt.

• 4. De agendacommissie bepaalt welke onderwerpen op de steatemerk komen.

• 5. Het verspreiden van de agenda en de daarbij behorende stukken geschiedt zoals in artikel 11 staat beschreven

Artikel 36 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van provinciale staten is geplaatst.

• 2. Het Reglement van orde voor de steatemerk en de vergaderingen van de statencommissies van de provincie Fryslân 2017 komt te vervallen.

• 3. Dit reglement wordt aangehaald als het reglement van orde voor de steatemerk en de vergaderingen van de statencommissies van de provincie Fryslân 2021