Beleidsregels reserves en voorzieningen

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Nota Beleidsregels reserves en voorzieningen GGD Brabant-Zuidoost 2018

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 6 december 2017.

Mevrouw M.M. de Leeuw-Jongejans Mevrouw H.G. Tindemans-van Tent

Voorzitter Secretaris

Inhoud

1 Inleiding 3

2 Kaders en doelstellingen 4

1 Kaders 4

2 Doelstellingen 4

3 Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen 4

1 Instellen van reserves en voorzieningen 4

4 Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen 5

1 Besluitvorming over mutaties op reserves en voorzieningen 5

4.1.1 Criteria voor mutatie van reserves 5

4.1.2 Criteria voor mutatie van voorzieningen 6

2 Muteren op reserves en voorzieningen 6

4.2.1 Muteren op reserves 6

4.2.2 Muteren op voorzieningen 7

3 Wijzigen doel of bestemming reserves en voorzieningen 7

4.3.1 Wijzigen doel of bestemming reserves 7

4.3.2 Wijzigen doel of bestemming voorzieningen 7

5 Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen 7

1 Criteria voor het opheffen van reserves 7

2 Criteria voor het opheffen van voorzieningen 8

6 Inwerkingtreding en citeertitel 8

1 Inwerkingtreding 8

2 Geldingsduur 8

3 Citeertitel 8

7 Bijlage Onderscheid reserves en voorzieningen 9

Inleiding

Binnen de kaderstellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur (AB) is het van belang dat er goed zicht bestaat op de financiële positie van de organisatie. Dit zicht moet niet beperkt blijven tot de jaarlijkse baten en lasten in de exploitatiebegroting, maar is tevens van toepassing op de reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen. Reserves en voorzieningen maken een integraal onderdeel uit van de financiële positie van de organisatie.

Het regelgevend kader over de reserves en voorzieningen ligt vast in wettelijke voorschriften. Dit houdt in dat het niet nodig is deze voorschriften op te nemen in deze nota.

Het algemene uitgangspunt is terughoudendheid bij het instellen van reserves en voorzieningen, zowel qua aantal als omvang,

Het beperken van de reserves en voorzieningen bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de organisatie. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Voorkomen moet worden dat de aanwezigheid van veel bestemmingsreserves leidt tot uitholling van het bestuurlijk afwegingsproces. Aan de andere kant kan instelling van reserves ook voorkomen dat voor incidentele meerjarige projecten extra geld moet worden gevraagd bij de gemeenten en dat grote fluctuaties in de exploitatie optreden.

In dit document worden de volgende beleidsregels beschreven met betrekking tot de reserves en voorzieningen:

Kaders en doelstellingen

Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

Kaders en doelstellingen

Kaders

Voor de reserves en voorzieningen zijn de volgende kaders van belang:

De Financiële verordening GGD Brabant Zuidoost 2018

De regelgeving op basis van het Besluit Begrotingen Verantwoording (BBV);

De ‘stellige uitspraken’ van de commissie BBV, die onder andere is ingesteld ter bewaking van de nieuwe regelgeving. De standpunten van de commissie uit Vraag en Antwoord BBV worden gelijk gesteld aan de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) en zijn dus maatgevend / bindend.

Doelstellingen

Dit spelregelkader formuleert de volgende doelstellingen en beleidsregels die het Dagelijks Bestuur (DB) de komende jaren wil realiseren:

Voldoen aan wet en regelgeving (BBV evenals de Financiële verordening)

Heldere en eenduidige beleidsregels over reserves en voorzieningen

Er worden geen nieuwe reserves of voorzieningen ingesteld, tenzij de noodzaak hiervan wordt aangetoond.

Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

Instellen van reserves en voorzieningen

Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. Aan de andere kant moet er natuurlijk ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de organisatie, door financiële risico’s waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op het doel dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico’s dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.

Om het budgetrecht van het AB op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen zal het instellen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk AB-besluit (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In dit besluit zal expliciet het volgende moeten worden aangegeven:

de omschrijving van het doel waarvoor de reserve of voorziening moet worden gevormd;

de vermelding van het motief voor instelling;

de minimale omvang (bij reserves in verband met risico’s) en/of maximale omvang;

de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige (onderhoud)planning;

de dekking van de stortingen;

de looptijd.

Uitzondering op bovenstaande is als er op de balansdatum verplichtingen of verliezen bekend zijn die redelijkerwijs zijn in te schatten of als middelen van derden (niet zijnde subsidies met een specifiek doel van Europese of Nederlandse overheidslichamen) nog niet volledig besteed zijn. Indien hiervoor op grond van het BBV een voorziening gevormd moet worden dan is geen specifiek AB-besluit nodig. Wel spreekt het voor zich dat het AB hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte wordt gebracht.

Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

Besluitvorming over mutaties op reserves en voorzieningen

De besluitvorming over mutaties op reserves is anders dan de besluitvorming over mutaties op voorzieningen. Voor de reserves ligt het mandaat altijd bij het AB. Voor de voorzieningen is de mutatie afhankelijk van het doel waarvoor de voorziening is gevormd.

Criteria voor mutatie van reserves

Alle stortingen in en onttrekkingen aan reserves vereisen goedkeuring van het AB. Het rechtstreeks verantwoorden van uitgaven op reserves is niet toegestaan. Deze uitgaven behoren als last op het betreffende programma(deel) te worden verantwoord. Hiertegenover staat dan een onttrekking aan de reserve. Uitzondering hierop betreft de resultaatbestemming uit het vorige boekjaar. Conform de uitspraak van de commissie BBV worden deze mutaties wel rechtstreeks op de betreffende reserves verantwoord.

Het goedkeuren van mutaties op reserves door het AB gebeurt op de volgende wijze:

Bij de resultaatbestemming van de jaarrekening. Er wordt dan expliciet een voorstel voorgelegd om het resultaat te storten in een bepaalde reserve c.q. een bedrag te onttrekken aan de reserve.

Bij de vaststelling van de begroting. Bij de begroting is opgenomen dat een bepaald bedrag gestort wordt in of onttrokken wordt aan een bepaalde reserve. Indien er sprake is van een onttrekking aan een reserve dan is ook duidelijk welke lasten hiermee afgedekt worden.

Bij de vaststelling van de bestuursrapportage. Het AB verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode.

Bij afzonderlijk besluit. In een afzonderlijk AB-besluit is besloten tot een storting in of onttrekking aan een bepaalde reserve. Duidelijk in het besluit is opgenomen voor welk doel de storting plaatsvindt en welke lasten afgedekt worden met de onttrekking.

Egalisatie van het totaal van baten en lasten. Bij de vorming van een egalisatiereserve is door het AB besloten dat het saldo van de baten en lasten van een specifiek onderdeel geëgaliseerd wordt via een bepaalde reserve.

In specifieke gevallen kan het AB aan het DB de bevoegdheid delegeren om de hoogte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in overeenstemming te brengen met de onderliggende verplichtingen.

Criteria voor mutatie van voorzieningen

Voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit voorzieningen gelden de volgende spelregels:

Een toevoeging aan of onttrekking uit een bestaande voorziening wordt geraamd in begroting

Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig.

Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen AB-besluit nodig.

Muteren op reserves en voorzieningen

Muteren op reserves

Het muteren op de reserves vindt op de volgende wijze plaats:

Een storting in of onttrekking aan een egalisatiereserve vindt altijd plaats conform de gemaakte afspraak met het AB.

Stortingen in overige reserves vinden plaats conform raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit.

Onttrekkingen uit overige reserves vinden plaats conform de werkelijke bestedingen tot maximaal het bedrag van de raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit.

Muteren op voorzieningen

Het muteren op voorzieningen vindt op de volgende wijze plaats:

Een storting in een voorziening vindt in principe plaats conform raming in begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven.

Indien na toetsing van alle op de voorziening drukkende verplichtingen blijkt dat de hoogte van deze te laag of te hoog is, zal moeten worden bijgestort ten laste van, of valt een deel vrij ten gunste van de exploitatie.

Een onttrekkingen uit de voorziening vindt plaats conform de werkelijke besteding.

Wijzigen doel of bestemming reserves en voorzieningen

Wijzigen doel of bestemming reserves

Het AB is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserve te wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een apart AB besluit nodig.

Wijzigen doel of bestemming voorzieningen

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders.

Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

Criteria voor het opheffen van reserves

Wanneer naar aanleiding van een besluit van het AB het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserve vervalt, wordt de reserve opgeheven en bepaalt het AB de bestemming van een eventueel saldo.

5.2 Criteria voor het opheffen van voorzieningen

Opheffing van een voorziening is alleen mogelijk indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie.

Inwerkingtreding, geldingsduur en citeertitel

Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking op 1 januari 2018 en vervangt de notitie weerstandsvermogen & risicomanagement, reserves & voorzieningen en post onvoorzien d.d. oktober 2015, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de Begroting 2018 en Jaarstukken 2017 voor zover vastgesteld en/of nieuwe bepalingen daarop niet meer toe te passen zijn.

Geldingsduur

Deze nota zal minimaal elke vier jaren worden geactualiseerd.

3 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als: Nota Beleidsregels Reserves en Voorzieningen GGD Brabant Zuidoost 2018

Bijlage 1 Onderscheid reserves en voorzieningen

De wettelijke bepalingen over reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), artikelen 42 tot en met 45. Het kenmerkende onderscheid tussen reserves en voorzieningen is als volgt:

Reserve

Voorziening

Onderdeel van

Eigen vermogen

Vreemd vermogen

Beschikkingsbevoegdheid

Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Besteding

Vrij

Staat vast

Wijziging bestemming

Mogelijk

Niet mogelijk

Storting

Resultaatbestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)

Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie

Onttrekking

Resultaatbestemmend: komt niet direct ten gunste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)

Niet resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de voorziening

Financiële onderbouwing

Niet verplicht, wel wenselijk

Verplicht

Indeling

o Algemene reserve o Bestemmingsreserves

o Egalisatiereserves

o Verplichtingen en verliezen o Bestaande risico's o Egalisatie van kosten o Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen o Bijdragen van derden die specifiek besteed moeten worden

Bijlage 2Vastgestelde regels per bestemmingsreserve

De reserve Monitorcyclus wordt gehanteerd ter egalisatie van de kosten van verschillende gezondheidsonderzoeken. De cyclus van de gezondheidsonderzoeken, onderdeel van het gezamenlijke takenpakket, omvat 4 jaren waarbij de werkelijke kosten per jaar sterk kunnen fluctueren. Om het beschikbare budget binnen de begroting jaarlijks geen grote schommelingen te laten vertonen is berekend wat de gemiddelde kosten per jaar zijn. Jaarlijks wordt dit bedrag in de begroting opgenomen en het verschil tussen de werkelijke kosten en dat beschikbare budget wordt verrekend met deze reserve. Tevens wordt de meerjarenraming jaarlijks bij het opmaken van de jaarrekening geactualiseerd en het effect daarvan direct in de jaarrekening verwerkt.

Reserve beschikbare middelen gezondheidsprojecten:

Deze bestemmingsreserve is gevormd uit verdiensten van de stichting huisartsenvervoer, de voorganger van de stichting Care 4 Mobility. Het bedrag is door de stichting aan de GGD overgedragen onder voorwaarde dat het enkel en alleen wordt besteed aan gezondheidsprojecten. Aanwending geschiedt alleen bij specifiek besluit van het Algemeen Bestuur aan de hand van projectvoorstellen.

Reserve egalisatie uitkeringslasten:

Deze bestemmingsreserve is gevormd in verband met de keuze om per juli 2017 volledig eigen risico drager te worden voor de ZWflex en WGA. Vanaf dat moment hoeft de GGD de betreffende premies niet meer af te dragen maar dient ze de evt. uitkeringslasten wel zelf te dragen. Deze uitkeringslasten kunnen echter een grillig verloop over de jaren hebben. Om deze lasten te spreiden is deze egalisatiereserve ingesteld waarin dan jaarlijks de uitgespaarde premie wordt gestort en waaruit dan de werkelijke uitkeringslasten kunnen worden gedekt. De regels mbt mutaties in de reserve zijn:

In 2017 (voor een half jaar) en 2018 in de reserve een bedrag te storten gelijk aan de uit te sparen premie WGA en ZWflex, vastgesteld op € 140.000 resp. € 30.000, totaal

€ 170.000 per jaar; gelijk te verdelen over PG en AZ.

De storting in de reserve vanaf 2019 jaarlijks achteraf te berekenen o.b.v. een risico-inschatting mede gebaseerd op de dan geldende uitkeringsverplichtingen.

De werkelijke uitkeringslasten jaarlijks aan de reserve te onttrekken.

Egalisatie scholingskosten Ambulancezorg:

De omvang van de scholingskosten van ambulancepersoneel hebben vaak een grillig verloop.

Om het beschikbare budget binnen de begroting jaarlijks geen grote schommelingen te laten vertonen is deze egalisatiereserve ingesteld. Hierin wordt jaarlijks het door verzekeraars/NZa beschikbaar gesteld budget gestort en de werkelijke scholingskosten worden onttrokken.

Eenmalige kosten spreiding-/paraatheidsplan Ambulancezorg.

Ten behoeve van het nieuwe spreiding- en paraatheidsplan Ambulancezorg is een implementatieplan opgesteld voor de jaren 2017 -2019. De uitvoering hiervan leidt tot eenmalige kosten. Het positieve exploitatieresultaat 2016 (€ 357.000) is daartoe gestort in deze reserve. De eenmalige kosten van het implementatieplan kunnen tot dat bedrag aan deze reserve onttrokken worden, vast te stellen bij het opmaken van de jaarrekening.