Organisatiebesluit

Artikel 1: Hoofdkenmerken

• 1. De bedrijfsvoering van de GGD stoelt op integraal management van de sectoren, met als hoofdkenmerken:

  • -

    Doeltreffendheid en doelmatigheid

  • -

    Klantgerichtheid;

  • -

    Sturing op resultaten: kwantiteit, kwaliteit en maatschappelijk effect;

  • -

    Verantwoording voor beleidsvoorbereiding en –uitvoering;

    • 2.

      De GGD is ingedeeld in sectoren waarin met elkaar samenhangende diensten en taken zijn geclusterd (teams) .

    • 3.

      Voor de borging van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening maakt de GGD gebruik van een kwaliteitssysteem overeenkomstig de Kwaliteitswet Zorginstellingen.

    Artikel 2: De ambtelijk bestuurssecretaris

    • 1.

      De ambtelijk bestuurssecretaris ondersteunt het Algemeen en het Dagelijks Bestuur. Hij zorgt er desgevraagd en uit eigen beweging voor dat deze besturen over de informatie kunnen beschikken die zij nodig achten om hun functie uit te kunnen voeren. Verder verleent hij de bijstand die nodig is voor de voorbereiding van de bestuursvergaderingen en uitvoering van bestuursbesluiten.

    • 2.

      De directeur wijst een medewerker van de GGD hiertoe aan.

    Artikel 3: Algemene mandatering

    • 1.

      Het Dagelijks Bestuur draagt de uitoefening van al zijn bevoegdheden op aan de directeur, voor zover de aard van die bevoegdheden zich daartegen niet verzet en er geen wettelijke beperkingen zijn. De directeur oefent deze bevoegdheden uit onder verantwoordelijkheid van en namens het Dagelijks Bestuur en binnen de door het Dagelijks Bestuur gestelde kaders.

    • 2.

      Het bestuur stelt, in overeenstemming met dit artikel, mandaat en instructie voor de directeur vast.

      Artikel 4: De directeur

      • 1.

        De voorzitter van de GGD draagt de buitenrechtelijke vertegenwoordiging van de rechtspersoon GGD op aan de directeur;

      • 2.

        De directeur is bevoegd een aan hem gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan een medewerker van de GGD voor zover de aard van de bevoegdheid zich daartoe leent.

      • 3.

        De directeur stelt een vervangingsregeling vast.

      Artikel 5: Het managementteam

      • 1.

        Er is een managementteam dat de directeur adviseert.

      • 2.

        Het managementteam bestaat uit de directeur, de controller en de sectormanagers.

      Artikel 6: De sectormanager

      • 1.

        De sectormanager is belast met de integrale leiding van zijn sector en is als zodanig ondergeschikt aan de directeur.

      • 2.

        De sectormanager is als budgethouder verantwoordelijk voor de besteding van de aan hem toegewezen budgetten;

      • 3.

        De sectormanager is bevoegd:

      • a.

        tot het nemen van alle maatregelen die hij nodig acht voor de uitvoering van de aan zijn sector opgedragen taken;

      • b.

        tot het doen van uitgaven voor zijn sector binnen de vastgestelde beheersbegroting;

      • c.

        tot het aanwijzen van een budgetbeheerder voor een product, die dan als enige en namens de sectormanager verplichtingen kan aangaan voor dat product.

      • 4.

        De sectormanager rapporteert periodiek over de kwantiteit en kwaliteit van de door zijn sector geleverde diensten in relatie met de begroting en andere plannen.

      Artikel 7: De medisch verantwoordelijke

      Voor de regeling van de medische verantwoordelijkheid stelt het bestuur een convenant medisch handelen vast.

      Artikel 8: De sectormanager bedrijfsondersteuning

      • 1.

        De sectormanager bedrijfsondersteuning is verantwoordelijk voor het opstellen van de beheersbegroting, de financiële tussenrapportages en de jaarrekening.

      • 2.

        De sectormanager bedrijfsondersteuning is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het bestuur voor de financiële administratie en de inrichting van het budgetbeheer. Hij heeft het recht bij alle medewerkers van de GGD alle inlichtingen in te winnen die hij nodig acht om zijn taak te kunnen vervullen.

      • 3.

        De sectormanager bedrijfsondersteuning zorgt voor een goed beheer van de inkomende en uitgaande geldstromen.

      • 4.

        De sectormanager bedrijfsondersteuning ondertekent de jaarrekening zoals die door de directeur aangeboden wordt aan het Dagelijks Bestuur. De vaststelling van de jaarrekening strekt tot decharge van de sectormanager bedrijfsondersteuning, behoudens later in recht gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden.

      Artikel 9: De controller

      • 1.

        De controller doet jaarlijks een voorstel aan de directeur voor de planning- en control cyclus.

      • 2.

        De controller is verantwoordelijk voor het (doen) uitvoeren van de vastgestelde planning- en control cyclus, voor het toezicht op de administratieve organisatie en de interne controles.

      • 3.

        De controller is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmabegroting en de kaders voor de jaarrekening, beheersbegroting en managementrapportages.

      • 4.

        De controller adviseert de directie en het Dagelijks en Algemeen Bestuur gevraagd en ongevraagd over financiële aangelegenheden en algemeen financieel beleid.

      • 5.

        Als er overwegingen zijn voor de controller tot het maken van opmerkingen doet hij daarvan, na overleg met de directeur, mededeling aan het Dagelijks Bestuur.

      • 6.

        De controller adviseert de directeur en de sectormanagers over de bedrijfsvoering van de GGD als geheel, waaronder de doelmatigheid.

      Artikel 10: De teammanager

      • 1.

        De teammanager is belast met de leiding van de aan haar toegewezen team(s).

      • 2.

        De teammanager is als budgethouder verantwoordelijk voor de besteding van de aan hem toegewezen budgetten.

      • 3.

        De teammanager is bevoegd tot het nemen van alle maatregelen die hij nodig acht voor de uitvoering van de aan zijn team opgedragen taken.

      • 4.

        De teammanager rapporteert periodiek over de kwantiteit en kwaliteit van de door zijn team geleverde diensten in relatie met de begroting en andere plannen.

      Artikel 11: Inwerkingtreding

      Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2018 en vervangt de organisatieverordening die in 2008 door het DB is vastgesteld.

      Artikel 12: Citeertitel

      Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit GGD Brabant-Zuidoost 2018.

      Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op ………..,

      De secretaris De voorzitter

      Toelichting Organisatiebesluit GGD Brabant-Zuidoost 2018

      Algemeen

      De Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost beschrijft het doel en de taken van de GGD en de samenstelling, bevoegdheden en werkwijzen van de bestuursorganen. Volgens deze regeling legt het dagelijks Bestuur de taken, bevoegdheden en werkwijzen van de organisatie vast in een organisatiebesluit.

      Omwille van de gewenste flexibiliteit legt dit organisatiebesluit slechts de hoofdlijnen vast en is daarmee een kader. Het Dagelijks bestuur en de directeur kunnen eventuele verfijningen aanbrengen, ieder voor zover hun bevoegdheid strekt.

      In deze verordening wordt de directeur vergaand gemandateerd voor alle taken van het Dagelijks Bestuur, met uitzondering van de taken die zich door hun aard of uit wettelijk oogpunt niet lenen voor mandatering en van de taken die uitdrukkelijk genoemd worden.

      Artikel 1: Hoofdkenmerken

      In dit artikel staat dat de GGD is onderverdeeld in een aantal sectoren. Integraal management is een hoofdkenmerk van de organisatie. Dit betekent dat de manager verantwoordelijk is voor alle managementtaken binnen een sector of team en daarmee ook voor de resultaten. Binnen de sectoren zijn teams werkzaam (geclusterde taken en diensten, geografisch geclusterd of inhoudelijk geclusterd). Teammanagers geven leiding aan teams. De GGD kent dus 3 managementlagen: directeur – sectormanagers – teammanagers.

      Het derde lid verwijst naar de Kwaliteitswet zorginstellingen, die de GGD verplicht om de kwaliteit van de zorg systematisch te bewaken, te beheersen en te verbeteren. De GGD moet zorgen voor de systematische verzameling en registratie van kwaliteitsgegevens en systematisch toetsen of dit leidt tot verantwoorde zorgverlening.

      Artikel 3: Algemene mandatering

      Uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd en de directeur optimale sturingsmogelijkheden heeft. Daarom wordt in het eerste lid algemeen mandaat verleend door het Dagelijks Bestuur.

      De gemandateerde bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bestuursorgaan. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid voor het in mandaat genomen besluit blijft berusten bij het bestuursorgaan dat het mandaat verleend heeft.

      Uiteraard laat dit onverlet dat degene die gemandateerd is binnen de organisatie aangesproken kan worden op de wijze waarop hij het mandaat heeft gebruikt.

      Artikel 10:3 AWB bepaalt dat mandaat alleen is toegestaan voor zover de aard van de te mandateren bevoegdheid zich daartegen niet verzet. Voor de volledigheid is deze bepaling hier overgenomen. In zijn algemeenheid zijn dit bevoegdheden met vergaande consequenties in de uitvoering.

      In de instructie voor de directeur zal worden bepaald dat de directeur rechtstreeks bevoegd is tot doormandateren. Dit mandaat aan een ondergeschikte kan mondeling worden verstrekt, behalve als het gaat om een algemeen mandaat in plaats van een mandaat voor een individueel geval (AWB, artikel 10:5).

      Artikel 4: De directeur

      Krachtens de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost vertegenwoordigt de voorzitter van de GGD het openbaar lichaam in rechtsgedingen en bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen. De vertegenwoordiging in buitengerechtelijke rechtshandelingen kan de voorzitter na overleg met het Dagelijks Bestuur opdragen aan een door hem schriftelijk gemachtigde (art 17 lid van de GR). In het eerste lid van artikel 4 machtigt de voorzitter de directeur de GGD in buitengerechtelijke rechtshandelingen te vertegenwoordigen.

      De ruimte tot vertegenwoordiging wordt beperkt tot de bevoegd genomen besluiten van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en/of de directeur of het sectorhoofd (conform deze organisatieverordening).

      Artikel 6: De sectormanager

      In dit artikel worden de taak en de bevoegdheid van de sectormanagers beschreven en het begrip integraal management uitgewerkt. Met deze bepalingen wordt de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de betreffende sector gemandateerd aan de sectormanager. De directeur houdt toezicht op de wijze waarop de sectormanager zijn taken uitvoert en is daarop ook aanspreekbaar door het bestuur.

      Het tweede lid van artikel 5 beschrijft de verantwoordelijkheid van de sectormanager als budgethouder.

      Hij is verantwoordelijk voor de besteding van de aan hem toegewezen budgetten in overeenstemming met de in de productbegroting aangegeven doelen, hoeveelheden, kwaliteitseisen en andere voorwaarden. Als de budgethouder gebruik maakt van budgetbeheerders kunnen alleen zij nog verplichten aangaan, weliswaar onder verantwoordelijkheid van de budgethouder. Wil de sectormanager dan nog verplichtingen aangaan, dan zal dat altijd in overleg moeten met de budgetbeheerder.

      In het derde lid van artikel 5 wordt een aantal taken gelegd bij de sectormanager, voor zover het gaat om de aan de sector opgedragen taken. In het vierde lid wordt gesproken over de rapportage door de sectormanager in de managementrapportages en het regelmatig overleg tussen sectormanager en directeur.

      Artikel 7: De medische verantwoordelijkheid

      Het "convenant medisch handelen" is eerder vastgesteld door het GGD bestuur. Er wordt nog bezien op er aanleiding is om dat convenant aan te passen. Mocht dat het geval zijn dan wordt een nieuw convenant aan het DB voorgelegd.