Regeling vervallen per 01-01-2023

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland houdende regels omtrent financiën Financiële verordening GGD IJsselland 2019

Geldend van 01-01-2019 t/m 31-12-2022

Intitulé

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland houdende regels omtrent financiën Financiële verordening GGD IJsselland 2019

Het algemeen bestuur van GGD IJsselland,

gelet op:

  • -

    artikel 212 van de Gemeentewet;

  • -

    artikel 46 van de Regeling GGD IJsselland;

overwegende dat:

  • -

    een herziening van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aanpassing van de huidige Financiële verordening GGD IJsselland noodzakelijk maakt;

besluit:

  • -

    de Financiële verordening GGD IJsselland 2019 als volgt vast te stellen

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van GGD IJsselland en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • b.

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • c.

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

  • d.

    rechtmatigheid: het voldoen van handelingen van GGD IJsselland en de vastlegging daarvan aan geldende wet- en regelgeving.

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2.1 Inrichting begroting en jaarstukken

De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 2.2 Proces begroting en jaarstukken

Bij het opstellen van begroting en jaarstukken wordt aangesloten bij de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Regeling GGD IJsselland. Hierin zijn onder meer bepalingen opgenomen ten aanzien van inspraak gemeenten, verzending naar de provincie, verzendtermijnen en gemeentelijke bijdragen. Aanvullingen hierop zijn opgenomen in deze verordening.

Artikel 2.3 Begroting

  • 1.

    Het algemeen bestuur stelt voorafgaand aan het opstellen van de begroting de uitgangspunten vast, waarin de kaders voor het begrotingsjaar zijn opgenomen.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur stuurt de ontwerpbegroting en de door het algemeen bestuur goedgekeurde kaders uiterlijk 1 april naar de gemeenteraden. De raden hebben de mogelijkheid een zienswijze in te dienen.

  • 3.

    Na indiening van de zienswijzen, legt het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. De ingediende zienswijzen worden voorzien van een reactie van het dagelijks bestuur bij de ontwerpbegroting gevoegd.

Artikel 2.4 Tussentijdse rapportage

  • 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur twee keer per jaar via een tussentijdse rapportage over de voortgang van de uitvoering van de begroting en de financiële positie in het lopende jaar.

  • 2. De tussentijdse rapportages gaan in op de afwijkingen in de lasten en baten en in de geleverde prestaties.

  • 3. In de tussentijdse rapportages worden investeringen opgenomen die nog niet in de begroting zijn geraamd.

Artikel 2.5 Jaarstukken

Het dagelijks bestuur legt de jaarstukken en het bestemmingsvoorstel van het rekeningresultaat ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID

Artikel 3.1 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Uitgangspunten voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen in de bij deze verordening als bijlage gevoegde Uitwerking afschrijvingsbeleid.

  • 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Uitwerking afschrijvingsbeleid ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 3.2 Reserves en voorzieningen

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Notitie reserves en voorzieningen aan. Deze notitie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen.

  • 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 3.3 Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van tarieven hanteert GGD IJsselland de kostprijs als uitgangspunt.

  • 2. Voor de kostentoerekening aan producten wordt gebruik gemaakt van een systeem dat integrale toerekening van de kosten als uitgangspunt hanteert.

Artikel 3.4 Financieringsfunctie

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Treasurystatuut aan. Dit statuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.

  • 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgesteld Treasurystatuut ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 3.5 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

    • a.

      het managen van risico’s met financiële gevolgen;

    • b.

      het beleid van het weerstandsvermogen.

  • 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 3.6 Inkoop- en aanbestedingsbeleid

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Notitie inkoop- en aanbestedingsbeleid aan. Deze notitie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat de kaders en spelregels voor de inkoop van leveringen, diensten en werken.

  • 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie inkoop- en aanbestedingsbeleid ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

HOOFDSTUK 4 FINANCIЁLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER

Artikel 4.1 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval bijdraagt aan:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in afzonderlijke organisatieonderdelen in het bijzonder;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringsruimte en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren voor de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevantie wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 4.2 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    een Regeling budgetbeheer met daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 4.3 Interne controle

  • 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor een getrouw beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

  • 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GGD IJsselland, inclusief de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 5.1 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening GGD IJsselland vastgesteld op 25 juni 2009 wordt ingetrokken maar blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2018.

Artikel 5.2 Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.

Artikel 5.3 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GGD IJsselland 2019.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van GGD IJsselland op 21 juni 2018

E.W. Anker, voorzitter

A.M. van den Berg, secretaris

Uitwerking Afschrijvingsbeleid

bijlage bij artikel 3.1 van de Financiële verordening GGD IJsselland 2018

Inleiding

Het doel van deze bijlage is inzicht te geven in de nieuwe richtlijnen van het BBV met ingang van begrotingsjaar 2019 met betrekking tot waarderen, activeren en afschrijven en om de kaders te stellen die voor de komende jaren gehanteerd moeten gaan worden.

Uitgangspunt is dat deze bijlage in 2018 door het algemeen bestuur wordt vastgesteld en op 1 januari 2019 in werking treedt.

De belangrijkste investering van de GGD betreft het kantoorgebouw, de boekwaarde hiervan maakt 90% ( € 7,6 mln. incl grond per 1 januari 2019, bron: begroting 2019) uit van de totale investeringen van de GGD. De overige investeringen ( € 1,0 mln.)betreffen voornamelijk inventaris, medische apparatuur, bedrijfsauto’s automatisering en telefonie. De investeringen hierin zijn over het algemeen van beperkte omvang.

In de bijlage wordt ingegaan op:

  • •

    Investeringen

  • •

    Activeren en waarderen van investeringen

  • •

    Restwaarde

  • •

    Rentetoerekening

  • •

    Bijbehorende beleidskaders en uitgangspunten

Ook de afschrijvingstermijnen voor activa van de GGD zijn in deze bijlage opgenomen.

Het dagelijks bestuur kan in individuele gevallen afwijken van de bepalingen in deze bijlage. Eventuele afwijkingen (in afschrijvingsmethode of afschrijvingstermijn) worden samen met het investeringsvoorstel ter goedkeuring voorgelegd aan het algemeen bestuur.

Investeringen

Investeringen zijn uitgaven voor het verwerven of produceren van duurzame goederen, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De belangrijkste investering van de GGD betreft het kantoorgebouw.

Activeren

Activa met economisch en/of maatschappelijk nut en een verkrijgingsprijs van minder dan

€ 10.000 behoeven niet te worden geactiveerd., Behalve gronden en terreinen. Deze activa worden altijd geactiveerd.

Waarderen

  • -

    De GGD waardeert de materiële vaste activa tegen de historische kosten, respectievelijk de vervaardigingsprijs verminderd met de lineaire afschrijvingen berekend op basis van onderstaande afschrijvingstermijnen, verminderd met eventuele bijdragen en subsidies van derden.

  • -

    De historische kosten omvatten de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

  • -

    De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte hulp- en grond-stoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging zijn toe te rekenen.

Restwaarde

In het algemeen wordt bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving geen rekening gehouden met een restwaarde van het actief aan het einde van de gebruiksduur, tenzij sprake is van een reëel in te schatten restwaarde zoals bij gebouwen en bedrijfsauto’s.

Rentetoerekening

Voor de berekening van de rentecomponent van de kapitaallasten wordt een rekenrente (=renteomslag percentage) gehanteerd. Het percentage wordt bepaald door de rente te delen door de boekwaarde van de activa per 1 januari van het begrotingsjaar.

Afschrijvingstermijnen

Afschrijving begint in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt of verworven wordt. De afschrijvingstermijn betreft het maximaal aantal jaren waarin een kapitaalgoed mag worden afgeschreven. Voor afschrijven wordt de lineaire afschrijvingsmethode toegepast.

Categoriëen

Aantal jaren

Gronden en terreinen

Bedrijfsgebouwen

Verbouwingen bedrijfsgebouwen

Technische installaties

Inventaris

Medische apparatuur

Telefonie: vast

Mobiel

Applicatieprogrammatuur 1)

Hardware automatisering

Bedrijfsauto

Immateriële activa 2)

geen

40

15

15

15

10

10

3

5

5

5

5

  • 1)

    Applicatieprogrammatuur: voor deze categorie kan het dagelijks bestuur tot een afwijkende economische levensduur besluiten en een aangepaste afschrijvingstermijn te hanteren.

  • 2)

    Ïmmateriële vaste activa zijn uitgaven waartegenover geen bezittingen staan. Dit kunnen bijvoorbeeld kosten van voorbereiding, implementatie en onderzoek zijn. Voorwaarde om deze kosten te kunnen activeren en af te schrijven is dat de kosten bijdragen aan de totstandkoming van een vast actief. Als de kosten rechtstreeks aan de vervaardiging van het actief kunnen worden toegerekend moeten deze derhalve als onderdeel van de vervaardigingsprijs worden geactiveerd (BBV art. 63 lid 3).

Financiële verordening GGD IJsselland 2019 – toelichting

2.3 Begroting

In de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het voorgestelde beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgend begrotingsjaar uiterlijk 15 april naar de gemeenten moeten worden gestuurd. De begroting moet acht weken voor vaststelling door het algemeen bestuur aan de raden worden toegestuurd.

De begrotingswerkzaamheden vinden plaats in de maanden januari en februari. De uitgangspunten worden voorafgaand hieraan vastgesteld, doorgaans in december in het voorafgaand jaar. De begroting die naar de gemeenten wordt verstuurd is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten en deze worden hierin ook genoemd. Afzonderlijk toezenden van de uitgangspunten is dus niet noodzakelijk.

Om het mogelijk te maken dat zienswijzen van de raden van de deelnemende gemeenten op de begroting nog in een vergadering van het dagelijks bestuur (juni) worden behandeld, wordt de begroting uiterlijk 1 april naar de gemeenteraden gestuurd.

2.4 Tussentijdse rapportage

In het exploitatiejaar wordt het algemeen bestuur twee keer per jaar geïnformeerd over de voortgang van de begroting en de uitvoering daarvan.

De directeur publieke gezondheid informeert het dagelijks bestuur over de budgetten en investeringskredieten en over de voortgang van de uitvoering en bijstelling van het beleid. In de tussenrapportages worden de afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting opgenomen en toegelicht. Investeringen die nog niet in de begroting zijn geraamd worden in de begroting verwerkt.

Het dagelijks bestuur legt de tussentijdse rapportages aan het algemeen bestuur voor. Het algemeen bestuur stelt de rapportages vast. . Gestreefd wordt naar vaststelling van de rapportages in de vergadering van het algemeen bestuur van juni ( voorjaarsbestuursrapportage) en november (najaarsbestuursrapportage). Indien noodzakelijk wordt op basis van de tussenrapportage ook een begrotingswijziging opgesteld en aan het algemeen bestuur ter vaststelling voorgelegd.

In de werkgroep financiële governance wordt het proces met betrekking tot tussenrapportages geëvalueerd.

3.1 Waardering en afschrijving vaste activa

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt dat deze verordening in ieder geval regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Deze zijn als bijlage bij deze verordening opgenomen en worden apart toegelicht.

3.3 Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt dat deze verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de tarieven. De kostprijs is daarvoor de grondslag en dit artikel bevat daarvoor de kaders.

Het aantal inwoners is uitgangspunt voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage. Dit is in de gemeenschappelijke regeling, de Regeling GGD IJsselland, vastgelegd. Dit uitgangspunt geldt voor de basistaken. Voor additionele taken kunnen afwijkende afspraken worden gemaakt. Het algemeen bestuur stelt deze afspraken vast .

De GGD kent een aantal taken, bijvoorbeeld reizigerszorg en forensische geneeskunde, waarvan de kosten worden gedekt door een tarief dat in rekening wordt gebracht aan derden. Ook voor producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt voor de kostentoerekening gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van de kosten.

4.2 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur kan op grond van artikel 17 van de Regeling GGD IJsselland regels stellen voor de ambtelijke organisatie en regels voor de financiële organisatie. Dit artikel beschrijft op welke terreinen het dagelijks bestuur beleid mag voeren en interne regels mag stellen. Het ligt voor de hand dat het dagelijks bestuur de volmachten en mandaten die het bestuur hiervoor verleent, vastlegt. Bij het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding is te denken aan inkoopvoorwaarden.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheerhandelingen en de getrouwheid van de jaarrekening.