Nota Waarderen en afschrijven 2009 gemeente Geertruidenberg

Artikel 1.1 Aanleiding

In verband met de invoering van het definitieve besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (hierna BBV) per 1 januari 2004 is het huidige beleidskader door de raad vastgesteld. Dit is opgenomen in de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geertruidenberg van 23 december 2004.Deze verordening is gewijzigd per 24 september 2009 en wordt gebruikt als zgn. raamverordening. Dit wil zeggen dat financieel inhoudelijk beleid in afzonderlijke beleidsnota’s danwel in de voorgeschreven paragrafen in de programmabegroting opgenomen c.q. gewijzigd wordt.Daarnaast wordt voorgesteld om uit efficiency overwegingen en veranderde inzichten wijzigingen aan te brengen in het waarderings- en afschrijvingsbeleid.In bovengenoemde financiële beheersverordening (ex artikel 212 GW) is in artikel 11 het volgende opgenomen:Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activaDe raad stelt het waarderings- en afschrijvingsbeleid vast. Het college doet daartoe voorstellen. Ieder jaar wordt bij de jaarrekening nagegaan of er aanleiding is het waarderings- en afschrijvingsbeleid aan te passen. In dat geval zal het college voorstellen doen aan de raad. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota waardering en afschrijvingsbeleid aan.

Artikel 1.2 Doel en opzet van de nota Waarderen en afschrijven activa

Het doel van deze nota is het realiseren van een geactualiseerd beleidskader voor het activeren, afschrijven en waarderen van vaste activa vastgesteld door de raad.In onderhavige nota zijn de uitgangspunten voor activering, afschrijvingsmethodieken en -termijnen nader uiteengezet. Deze uitgangspunten treden in werking per 1 januari 2010. In de bijlage vindt u een samenvatting van de uitgangspunten, een afschrijvingstabel en een begrippenlijst.

Artikel 2.1 Algemeen

Voordat de vraag beantwoordt kan worden welke kosten aan een actief worden toegerekend dient eerst vastgesteld te worden in welke gevallen kosten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt worden geactiveerd. Niet alle kosten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt worden immers geactiveerd. In het Besluit Begroting en Verantwoording, verder aangeduid als het BBV, worden hiervoor vrijwel geen criteria gegeven voor de herkenning van vaste activa. Om consistentie te bereiken is het nodig dat de gemeente hiervoor beleid vaststelt. Voorstellen hiertoe worden in deze nota gedaan.Het hierna beschreven wettelijk kader vormt de basis voor de uitwerking van een waarderings en afschrijvingsbeleid voor de gemeente Geertruidenberg.

Artikel 2.2 Balanspresentatie

Op grond van artikel 33 van het BBV worden onder vaste activa afzonderlijk opgenomen de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa. Belangrijk onderscheid bij het BBV is de onderkenning van economisch en maatschappelijk nut. Onder economisch nut wordt verstaan dat het activum de mogelijkheid heeft om middelen te verwerven en/of verhandelbaar is.Daarnaast zijn er investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Te denken valt hierbij aan wegen en pleinen. Deze zijn niet vrij verhandelbaar en kunnen niet gebruikt worden bij het verwerven van middelen.In hoofdstuk 3.2, soorten activa, wordt hier nader op in gegaan.

Artikel 2.3 Waarderingsgrondslagen

Op grond van artikel 63 van het BBV worden activa, alsook passiva in principe gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Op basis van de gebruiksduur wordt in beginsel jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.De verkrijgingsprijs waartegen een actief wordt gewaardeerd omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het kapitaal dat nodig is voor de financiering gedurende het tijdvak dat met de vervaardiging van het actief is gemoeid.

Artikel 2.4 Afschrijvingen

Ten aanzien van het afschrijvingsbeleid vermeldt het BBV dat op investeringen met een beperkte gebruiksduur in beginsel jaarlijks wordt afgeschreven en wel zodanig dat de afschrijving is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Dit beginsel wordt ook wel omschreven als het nuttigheidscriterium. Dit geldt ook voor bijdragen aan activa van derden.Uitzondering hierop vormen activa in de openbare ruimte. Deze mogen, indien zij al geactiveerd worden, onafhankelijk van de toekomstige levensduur worden afgeschreven.

Artikel 3.1 Definitie investeringen

Investeren wil zeggen het aanschaffen of zelf produceren van vermogensobjecten, d.w.z. objecten die een (financiële) waarde hebben, Zelf produceren van vermogensobjecten geschiedt d.m.v. vervaardiging of d.m.v. toevoegingen, wijzigingen of verbeteringen aan vermogensobjecten, die meerjarig aangewend kunnen worden als productiefactor en die leiden tot een belangrijke waardetoename van het object”.Wanneer de investeringen aan de criteria voor activering voldoen, wordt het bedrag geactiveerd en gepresenteerd op de balans als vaste activa.

Artikel 3.2 Soorten activa

Activa kunnen worden ingedeeld in vaste en vlottende activa.Vaste activa kunnen worden onderverdeeld in de volgende soorten activa:

• 1.

  immateriële vaste activa

• 2.

  materiële vaste activa

• 3.

  financiële vaste activa

Artikel 3.2.1 Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa zijn activa die niet stoffelijk van aard zijn en ook niet tot de financiële vaste activa gerekend kunnen worden.Binnen de BBV zijn twee soorten immateriële vaste activa toegestaan, namelijk:

• 1.

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio.

• 2.

  kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

Artikel 3.2.2 Materiële Vaste Activa

Materiële vaste activa worden volgens artikel 35 van het BBV onderverdeeld in:

• 1.

  Investeringen met een economisch nut. Dit zijn investeringen die een aandeel hebben in het verwerven van middelen en/of verhandelbaar zijn.

• 2.

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Dit zijn investeringen die niet verhandeld worden of die geen middelen genereren. Het gaat uitsluitend om investeringen in de openbare ruimte.

Artikel 3.2.3 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa worden onderverdeeld in:

• 1.

  Kapitaalverstrekkingen aan:- deelnemingen- gemeenschappelijke regelingen- overige verbonden partijen

• 2.

  Leningen aan:- woningbouwcorporaties- deelnemingen- overige verbonden partijen

• 3.

  Langlopende leningen

• 4.

  Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

• 5.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Vlottende activa zijn ook verder onder te verdelen. Omdat op vlottende activa niet wordt afgeschreven vallen deze buiten dit het waarderings- en afschrijvingsbeleid. Wel worden de vlottende activa op de activakant van de balans gezet.Bijzonder aandachtspunt binnen de vlottende activa zijn de bouwgronden in exploitatie c.q. niet-in-exploitatie. Bij bouwgronden in exploitatie is sprake van een vervaardigingsproces en als zodanig opgenomen bij onderhanden werk, waardoor activering tegen vervaardigingsprijs in aanmerking komt. Hierdoor kan ook een redelijk deel van de indirecte kosten en rente worden geactiveerd. Overigens geldt ook dan altijd dat slechts kosten mogen worden geactiveerd tot maximaal de marktwaarde. Vervaardigingskosten die niet (meer) terugverdiend kunnen worden in reëel te verwachten verkoopopbrengsten, behoren ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Daalt onverhoopt de marktwaarde dan dient zonodig een afwaardering van reeds eerder geactiveerde vervaardigingskosten plaats te vinden. Bij (bouw)gronden niet-in-exploitatie is er geen sprake van een vervaardigingsproces. Zij dienen dan ook in de regel tegen verkrijgingsprijs (inkoopprijs + bijkomende verwervingskosten) geactiveerd te worden Dit betekent dat, totdat de gronden in exploitatie worden genomen, geen rente mag worden geactiveerd. Een uitzondering kan worden gemaakt voor strategisch aangekochte exploitatiegronden waar de verwachting is dat de rentekosten uit de verwachte verkoopopbrengsten van het exploitatiecomplex c.q. de gronden worden terugverdiend. Bijzonder aandachtspunt is tevens de lopende investeringen d.w.z. investeringen die nog niet gereed of in gebruik zijn genomen. Zij worden nog niet geactiveerd als materiële activa en er wordt nog niet op afgeschreven, maar als onderhanden werk beschouwt.Als in het kader van een investering voorbereidingskosten worden gemaakt, dan kunnen deze samen met de overige investeringskosten gezamenlijk worden geactiveerd als onderhanden werk (vlottende activa). Als naar aanleiding van de voorbereiding blijkt dat de investering niet te realiseren is worden de kosten ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 3.3 Criteria voor activering

Hieronder worden de uitgangspunten c.q. richtlijnen van de gemeente Geertruidenberg inzake activering per activasoort geformuleerd.

Artikel 3.3.1 Immateriële activa

• 1.

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie te brengen.

• 2.

  kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd en in 5 jaar lineair afgeschreven als aan de eisen uit artikel BBV is voldaan, nl.:a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren;d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 3.3.2 Materiële vaste activa

Het gemeentelijk beleid ten aanzien van materiële vaste activa is als volgt:Investeringen met een economisch nutBepalend voor activering is het nuttigheidscriterium en de periode waarover de investering gebruiksnut heeft voor de organisatie.Investeringen met een economisch nut (met uitzondering van kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde anders dan voor de verkoop) worden, onder aftrek van bijdragen van derden die in een directe relatie hiertoe staan geactiveerd en afgeschreven. De te gebruiken afschrijvingstermijnen zijn voor de diverse activasoorten opgenomen in tabel 1.

Investeringen met een maatschappelijk nutInvesteringen met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd. De wetgever geeft hiermee aan dat er overwegingen kunnen zijn om deze te activeren. De idee is dat dit te maken heeft met de hoge kosten die verbonden zijn aan een investering dat het niet mogelijk zou zijn om deze uitgaven in één keer als last te verantwoorden en dat er daarom voor gekozen kan worden deze last via afschrijvingen over meerdere jaren te spreiden. Het verdient echter de voorkeur van de wetgever de lasten wel in één keer te nemen ten laste van enig jaar.Het gemeentelijk beleid is dat aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie worden gebracht.Alleen voor activa met een meerjarig maatschappelijk nut in Openbare Ruimte kan bij raadsbesluit hiervan worden afgeweken.

Artikel 3.3.3 Financiële vaste activa

De balansindeling van de financiële vaste activa geschiedt conform BBV. Het gemeentelijk beleid inzake bijdragen aan activa in eigendom van derden is deze bijdragen niet worden geactiveerd, tenzij de raad hiertoe in een specifieke situatie besluit en indien dat volgens het BBV mogelijk is.De criteria van artikel 61 BBV moeten dan van toepassing zijn te weten:a. er sprake is van een investering door een derde;b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.Het geactiveerde bedrag moet worden afgeschreven alsof het actief, waarvoor de bijdrage wordt verstrekt, in bezit is van de gemeente.

Artikel 3.4 Grensbedragen voor activeren

Uit doelmatigheidsoverwegingen dient voorkomen te worden dat kosten met een investeringskarakter waarbij het gaat om relatief geringe bedragen, worden geactiveerd en over een langere periode worden afgeschreven. De gemeentelijk beleid hierin is dat activa met een verkrijgingsprijs c.q. vervaardigingsprijs van minder dan € 10.000 excl. kostprijsverhogende BTW (betreft totale investering en niet de individuele onderdelen) worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen, die altijd geactiveerd worden.

Artikel 3.5 Verminderingen op investeringen

Verminderingen op investeringen

Artikel 3.5.1 Onttrekkingen uit reserves

In het BBV is opgenomen dat materiële vaste activa met een economisch nut bruto geactiveerd dienen te worden. Dit houdt in dat een eventuele dekking uit reserves niet in mindering gebracht mogen worden op deze investeringen.De mogelijkheid bestaat echter wel om een bestemmingsreserve te gebruiken ter dekking van de kapitaallasten.Bij investeringen met maatschappelijk nut worden de onttrekkingen uit bestemmingsreserves wel in mindering gebracht op het investeringsbedrag.

Artikel 3.5.2 Bijdragen derden (subsidiegelden)

Bijdragen die specifiek voor deze investering/actief zijn ontvangen worden in mindering gebracht op investeringen met economisch nut en op investeringen met maatschappelijk nut.

Artikel 3.6 Overige zaken: leasing

Een andere vorm van financiering van eigendom is leasen. De leasecontracten voorzien in een of andere vorm van ter beschikking stellen van activa tegen een huur of huurkoop. Relevant is hier het onderscheid tussen financial lease en operational lease.Financial Lease Bij financial lease blijft het juridisch eigendom bij de geldgever (lessor) terwijl het economisch eigendom en dus het risico bij de geldnemer (lessee) ligt. Dit economisch eigendom en risico houden in dat het gehuurde dient te worden geactiveerd op de balans. Daartegenover worden aan de passiefzijde de restant leasetermijnen verantwoord. Op het geactiveerde wordt volgens normale regels afgeschreven.In de toelichting op de balans wordt melding gemaakt van het feit dat er wel sprake is van economisch maar geen juridisch eigendom.Operational lease Operational lease kwalificeert in civielrechterlijke en economische zin als een overeenkomst van hhur en verhuur op lange termijn, waarbij de geldgever (lessor) als investeerder optreedt. Bij operational lease berust zowel het juridische als het economische eigendom bij de lessor. Bij operational lease ontbreekt het financieringselement en staat het gebruik van het leaseobject centraal. De lessor stelt zich over het algemeen niet ten doel om zijn investering in een lease-overeenkomst terug te verdienen. Het rendement wordt niet alleen gehaald uit leasetermijnen, maar ook uit verkoopopbrengst. Deze lease wordt niet geactiveerd. Wel zal in de toelichting of in de niet uit de balans blijkende verplichtingen dienen te worden opgenomen dat er langdurige verplichtingen met financiële gevolgen zijn aangegaan.

Artikel 4.1 Definitie afschrijven

Afschrijven is de administratieve verwerking van de waardevermindering van een actief. De waardeafname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de economische levensduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Deze afschrijvingslasten komen ten laste van de rekening van baten en lasten van enig jaar.

Artikel 4.2 Afschrijvingsmethoden

In artikel 59 van het BBV is bepaald dat op de vaste activa met een beperkte gebruiksduur in beginsel jaarlijks wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De te hanteren afschrijvingsmethode is dus niet specifiek voorgeschreven. De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn de lineaire afschrijvings­methode en de afschrijving door middel van jaarlijks gelijkblijvende annuïteiten (annuïteiten­methode).Bij de lineaire afschrijvingsmethode worden jaarlijks gelijkblijvende bedragen afgeschreven. Het afschrijvingsbedrag is dan te berekenen met behulp van een vast percentage van het af te schrijven bedrag, zijnde de verkrijgingsprijs vermindert met de restwaarde. Door de jaarlijkse terugloop van de boekwaarde, wordt de rente steeds lager, dus ook het totaal van afschrijving en rente (kapitaallasten) laat een dalende reeks in de tijd zien.Bij de annuïteitenmethode vormen de afschrijving met de rente over het geïnvesteerde vermogen tezamen gedurende de looptijd een jaarlijks vast bedrag. Het bezwaar van deze methode is de relatief lage afschrijving in de eerste jaren, terwijl de waardedaling van vaste activa zich veeleer vooral in de beginjaren voordoet. Dit kan leiden tot een te hoge balanswaardering.Op grond van bedrijfseconomische argumenten bestaat er een voorkeur voor toepassing van de lineaire methode. Een argument daarbij is dat het wenselijk om de lasten zo snel mogelijk te nemen en deze lasten niet ‘door te schuiven’ naar een volgende raadsperiode. Andersoortige argumenten kunnen er echter toe leiden dat aan de annuïteitenmethode toch de voorkeur moet worden gegeven. Hierbij kan gedacht worden aan specifieke projectfinancieringen, situaties waarbij de subsidieverstrekker de voorschriften bepaalt en eenmalige investeringen, welke uit opbrengsten uit tarieven moeten worden gefinancierd.Het gemeentelijk beleid ten aanzien van afschrijvingsmethoden is dat er lineair wordt afgeschreven. In het verleden zijn echter ook investeringen met een afwijkende afschrijvingsmethode geactiveerd. Deze investeringen worden tot aan het einde van de levensduur volgens de afwijkende afschrijvingsmethode verantwoord.

Artikel 4.3 Afschrijvingen

In deze paragraaf wordt ingegaan op het moment van afschrijven en de afschrijvingstermijnen.

Artikel 4.3.1 Moment van afschrijven

Een investering wordt geactiveerd in het jaar waarin de investering gereed is, d.w.z. in gebruik genomen of aangeschaft. In het jaar nadat de investering is geactiveerd wordt gestart met afschrijven.

Artikel 4.3.2 Afschrijvingstermijnen

Met betrekking tot afschrijven kan de waarde als een geheel gezien worden, maar er kan ook gekozen worden om de samenstellende delen apart te zien, de laatste methode is de zogenaamde componentenmethode. Als de waarde als een geheel wordt gezien dan wordt de gehele investering gekoppeld aan één afschrijvingstermijn. Bij vervanging van de delen van de investering bijvoorbeeld technische installaties, kunnen deze niet meer geactiveerd en afgeschreven worden. De componentenmethode wordt de gehele investering verdeeld in componenten en aan elke component wordt een afschrijvingstermijn gekoppeld, bijvoorbeeld gebouwen 40 jaar, grote installaties 25 jaar, kleine installaties 15 jaar enz. Als er vervanging plaatsvindt van een deel van de investering, dan worden de kosten weer geactiveerd en wordt hierover wederom afgeschreven.Het gemeentelijk beleid hierin is af te schrijven volgens de componentenmethode.Voor de diverse soorten activa worden verschillende afschrijvingstermijn gebruikt. Een afschrijvingstabel is opgenomen in bijlage 6.2, hierin staan per activasoort de afschrijvingstermijnen genoemd.

Artikel 4.4 Extra afschrijvingen

Soms kan de normale afschrijving onvoldoende zijn om de waardevermindering van een bedrijfsmiddel tot uitdrukking te brengen. De meest voorkomende situatie is dat de technische en/of economische levensduur van het actief korter is dan waarvan bij de eerste activering werd uitgegaan. In een dergelijk geval moet op bedrijfseconomische gronden extra worden afgeschreven.In elk geval moet ook worden afgeschreven op activa die vroegtijdig buiten gebruik worden gesteld, zodat er geen boekwaarden van activa in de activa-administratie blijven voorkomen, terwijl het betreffende actief feitelijk niet meer aanwezig is. Daarnaast kan het voorkomen dat de marktwaarde van specifieke activa, bijvoorbeeld door technische ontwikkelingen, structureel lager is dan de boekwaarde. Dit kan aanleiding zijn om de bestaande boekwaarde versneld te gaan afschrijven en eerder tot vervanging ervan over te gaan.Extra afschrijvingen dienen analoog aan de normale afschrijvingen in de rekening van baten en lasten tot uitdrukking tot worden gebracht. De dekking hiervoor dient zoveel mogelijk in de bestaande budgetten te worden gevonden en betrokken te worden bij de reguliere planning- en controlcyclus.Extra afschrijvingen mogen niet resultaatafhankelijk worden gedaan, uitzondering hierop zijn activa in de openbare ruimte met alleen maatschappelijk nut. Op deze activa mag tussentijds extra worden afgeschreven zonder dat er iets aan de technische levensduur is veranderd.Reden hiervoor is dat de wetgever haar voorkeur uitspreekt om deze activa niet te activeren bij in gebruik name, maar in één keer ten laste van de exploitatie te brengen.Het gemeentelijk beleid hierin is dat, indien de financiële positie dit toelaat, activa uit de openbare ruimte die in het verleden wel geactiveerd zijn zo snel mogelijk, via extra afschrijvingen, af te schrijven. Dit zal gebeuren middels een raadsbesluit.Bij verkoop van een actief wordt het verschil tussen de verkoopopbrengst en boekwaarde ten gunste/laste van het resultaat gebracht.