Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Geertruidenberg

Mandaatregeling Geertruidenberg 2017

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieGeertruidenberg
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingMandaatregeling Geertruidenberg 2017
CiteertitelMandaatregeling Geertruidenberg 2017
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Gemeentewet
  2. Algemene wet bestuursrecht, afdeling 10.1.1.
  3. Organisatieregeling

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-07-2017Nieuwe regeling

20-06-2017

De Langstraat, 29 juni 2017

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Mandaatregeling Geertruidenberg 2017

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

 

Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

 

Mede gelet op de Organisatieregeling;

 

Gelezen het positieve advies van de Ondernemingsraad van de gemeente Geertruidenberg d.d. 11 mei 2017 ex artikel 25, eerste lid, sub e van de Wet op de ondernemingsraden;

 

Gehoord het directieteam van de gemeente Geertruidenberg als bedoeld in artikel 11 van de Organisatieregeling;

 

Overwegende dat:

  • -

    het college op 16 juni 2015 de Mandaatregeling Geertruidenberg 2015 heeft vastgesteld, welke op 1 juli 2015 in werking is getreden, waarin het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester de bevoegdheden op diverse terreinen heeft overgedragen aan functionarissen binnen de gemeente Geertruidenberg alsmede aan derden;

  • -

    sindsdien het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester afzonderlijke besluiten hebben genomen, waarbij zij bevoegdheden hebben overgedragen;

  • -

    er wetgeving is ingetrokken en nieuwe wetgeving in werking is getreden, waardoor de huidige mandaatregeling niet meer in stand kan blijven;

  • -

    gelet op de hierboven staande overwegingen een nieuw besluit voor de overdracht van bevoegdheden wenselijk is;

  • -

    daarnaast genoemde bestuursorganen minder uitvoerend bezig hoeven te zijn, waardoor de werklast van de bestuurders wordt verlicht en er meer tijd beschikbaar is voor het sturen op hoofdlijnen en het nemen van meer complexe beslissingen;

  • -

    de deskundigheid in het ambtelijk apparaat optimaal kan worden benut;

  • -

    de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijker tot uitdrukking komen;

 

BESLUITEN:

 

I in te trekken de Mandaatregeling Geertruidenberg 2015 die op 16 juni 2015 is vastgesteld en het daarbij horend Mandaatregister en Mandaatbesluit;

 

II de uitoefening van de bevoegdheden die staan vermeld in het Mandaatregister dat bij dit besluit hoort, te verlenen aan de daarin genoemde functionarissen onder de daarbij vermelde specifieke bepalingen;

 

III voor de uitoefening van het onder II van dit besluit bedoelde mandaten, volmachten en machtigingen een aantal hieronder volgende algemene bepalingen vast te stellen:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

 

A. over het mandaat:

  • -

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de mandaatverlener) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

  • -

    mandaatverlener: degene die het mandaat verleent.

  • -

    gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt.

  

B. over de volmacht

  • -

    volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten.

  • -

    volmachtverlener: degene die de volmacht verleent.

  • -

    volmachtontvanger: degene die de volmacht ontvangt.

 

C. over de machtiging

  • -

    machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten.

  • -

    machtigingverlener: degene die de machtiging verleent.

  • -

    machtigingverkrijger: degene die de machtiging ontvangt.

 

D. college: het college van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg.

 

E. burgemeester: de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg.

 

F. algemeen directeur: de algemeen directeur van de gemeente Geertruidenberg zijnde de gemeentesecretaris, tevens voorzitter van het directieteam. De algemeen directeur is (eind)verantwoordelijke voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

 

G. adjunct directeur: directeur, leiding gevend aan alle organisatorisch eenheden, clusters genaamd, tevens lid van het directieteam.

 

H. directieteam: de algemeen directeur en de adjunct-directeur vormen samen het directieteam, verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie (artikel 11 van de Organisatieregeling).

 

I. clustermanager: verantwoordelijke voor de aansturing van een cluster

 

J. programmamanager: degene die een programma aanstuurt, als bedoelt in de notitie “professionaliseren van projectmatig werken en programmatisch werken”.

 

K. cluster: een organisatorische eenheid met vast omschreven werkzaamheden. De verschillende clusters staan opgenomen in de Organisatieregeling.

Artikel 2 Algemeen

  • 1.

    Het college c.q. de burgemeester kan mandaat, volmacht en machtiging verlenen aan de volgende gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers:

    • -

      de algemeen directeur;

    • -

      de adjunct-directeur;

    • -

      de clustermanagers;

    • -

      de programmamanager;

    • -

      andere gemeentelijke functionarissen;

    • -

      voor de uitoefening van een taak speciaal aangewezen functionarissen. Deze laatsten kunnen ook personen zijn, die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandaatverlener, volmachtverlener of machtigingverlener verkeren.

  • 2.

    Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het mandaatregister houden de gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers zich aan het daarover gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen.

  • 3.

    Het bevoegde bestuursorgaan kan altijd de gemandateerde bijzondere aanwijzingen en instructies geven over het verleende mandaat of volmacht. De gemandateerde of gevolmachtigde is altijd bevoegd de onder-gemandateerde of onder-gevolmachtigde bijzondere aanwijzingen en instructies te geven over het verleende mandaat of de verleende volmacht. De aanwijzingen en instructies moeten onverkort worden opgevolgd.

  • 4.

    Daar waar in het mandaatregister bevoegdheden aan de clustermanager (cm) worden gemandateerd/gevolmachtigd/gemachtigd is de programmamanager ook bevoegd.

  • 5.

    In het mandaatregister zijn bevoegdheden (door)gemandateerd, gevolmachtigd gemachtigd aan de medewerker. De medewerker kan alleen de bevoegdheden uitvoeren die een relatie hebben met haar/zijn functie danwel zijn/haar cluster.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

De functionaris, aan wie mandaat, volmacht of machtiging is verleend, oefent de bevoegdheden uit het register uit in naam en onder verantwoordelijkheid van het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

  • 1.

    Een besluit dat in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding kan worden genomen, moet vooraf aan het college c.q. de burgemeester worden voorgelegd, als:

    • a.

      het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

    • b.

      het besluit niet past binnen de daarvoor bestemde budgetten;

    • c.

      de betrokken portefeuillehouder dit kenbaar heeft gemaakt;

    • d.

      bij betrokkenheid van meerdere clusters één van de clusters over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

    • e.

      voorzienbaar is dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft;

    • f.

      er persoonlijke betrokkenheid bij het te nemen besluit bestaat van de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger of van diens plaatsvervanger;

    • g.

      artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is.

  • 2.

    Als de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger op basis van het bepaalde in het eerste lid een te nemen besluit voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven zij de condities, waaronder de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, dit onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

  • 3.

    Als artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is, neemt het college het besluit zelf.

  • 4.

    Als de gemandateerde handelt in strijd met het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het besluit dat in mandaat is genomen, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het eerste lid onder f van dit artikel.

Artikel 5: Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

  • 1.

    Als het college c.q. de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent voor de uitvoering van een bevoegdheid, vindt deze verlening plaats in de ruimste zin van het woord, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van artikel 2. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder mede verstaan:

    • a)

      het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

    • b)

      het uitreiken van bewijzen van ontvangst, aanvragen e.d.;

    • c)

      het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d.

    • d)

      verdagen, opschorten en/of uitstellen;

    • e)

      verzoeken om aanvullende informatie;

    • f)

      het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

    • g)

      het stellen van (nadere) voorwaarden of het opleggen van verplichtingen;

    • h)

      het toekennen van bedragen in termijnen;

    • i)

      het toekennen van voorschotten;

    • j)

      het uitvoeren van selectie;

    • k)

      het uitvoeren van gunning;

    • l)

      het afleggen van verantwoording aan het rijk;

    • m)

      het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

    • n)

      het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

    en alle andere besluiten die moeten worden genomen en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

  • 2.

    De bevoegdheid tot het verrichten van uitvoeringscorrespondentie en het verstrekken van informatie voor niet-gemandateerde bevoegdheden worden bij mandaat opgedragen aan alle ambtelijke functionarissen, voor zover ze een relatie hebben met hun functie en geen nieuwe rechtsverhoudingen worden geschapen.

  • 3.

    Waar uitvoering van wetten, verordeningen of andere regelingen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen wordt verleend aan de gemandateerden, wordt daarmee in beginsel ook de bevoegdheid verleend tot:

    • a.

      het toepassen van bestuursdwang (artikel 125 Gemeentewet, een specifieke regeling of afdeling 5.3.1 van de Awb) of het opleggen van een dwangsom (afdeling 5.3.2 van de Awb),

    • b.

      het intrekken van een besluit,

    voor zover het bevoegde bestuursorgaan hiervoor een beleidskader c.q. regeling heeft vastgesteld of het opgenomen is in het mandaatregister.

  • 3.

    Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger, wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend om de uitvoering van die rechtshandeling te bewaken. Hiertoe wordt gerekend: Ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden.

Artikel 6: Ondertekening

  • 1.

    Als het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid heeft verleend tot het nemen van een besluit, wordt ook de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten.

  • 2.

    Bij een gemandateerde bevoegdheid tot het nemen van het besluit moet uit de ondertekening blijken, dat het besluit is genomen volgens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aan gehouden:

     

    Burgemeester en wethouders / de burgemeester van Geertruidenberg,

    Namens deze(n)

     

     

    (naam en functie gemandateerde etc.)

  • 3.

    Als er slechts sprake is van een ondertekeningsmandaat moet uit het besluit blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen. Hierbij wordt vermeld welk bestuursorgaan het besluit heeft genomen en wanneer.

  • 4.

    Voor ondertekening bij afwezigheid van gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers wordt verwezen naar artikel 8 lid 5.

Artikel 7: Terinzagelegging en bekendmaking

  • 1.

    Daar waar het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid heeft verleend, is ook de bevoegdheid tot bekendmaking hiervan verleend.

  • 2.

    Mandaat-, volmacht- of machtigingbesluiten worden ter inzage gelegd bij het Cluster Gemeentewinkel. Hiervan wordt mededeling gedaan in de ‘Langstraat’.

Artikel 8: Afwezigheid gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers

  • 1.

    De mandaat, volmacht of machtiging die aan een bepaalde functionaris is opgedragen, wordt geacht ook te zijn opgedragen aan diens leidinggevende en aan de plaatsvervanger of waarnemer die als zodanig is aangewezen.

  • 2.

    Bij afwezigheid van de gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervangers of waarnemers.

  • 3.

    Als er geen plaatsvervanger of waarnemer is aangewezen en het een speciaal voor de uitvoering van een taak aangewezen functionaris betreft en er anderszins geen regeling bestaat die hierin voorziet, treedt de adjunct-directeur of de algemeen directeur in die volgorde als plaatsvervanger of waarnemer op van de afwezige functionaris.

  • 4.

    De gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers blijven verantwoordelijk voor de uitvoering van de bevoegdheid door hun plaatsvervanger of waarnemer, behalve als de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger ondergeschikt is aan de plaatsvervanger of waarnemer.

  • 5.

    Als een plaatsvervanger of waarnemer een bevoegdheid uitoefent, moet dit uit de ondertekening blijken door gebruik te maken van de woorden “bij afwezigheid” of de afkorting “b.a”., gevolgd door functie en naam.

     

    Burgemeester en wethouders / de burgemeester

    Namens deze(n),

    Adjunct-directeur …………… of Clustermanager …….(bevoegd cluster noemen)

     

     

     

    Bij afwezigheid

    …………..(naam vervanger/waarnemer)

    Adjunct-directeur ………… of Clustermanager ………(cluster van vervanger/waarnemer noemen)

Artikel 9: Ondermandaat, het doorgeven van volmacht of machtiging

Ondermandaat en het doorgeven van volmacht of machtiging zijn, met uitzondering van het bepaalde in artikel 5, 3e lid, vermeld in het mandaatregister dat bij dit besluit hoort.

Artikel 10 Tussentijdse wijziging wetgeving

Als bij een wijziging van de wetgeving een artikel anders wordt genummerd, wordt geacht dat het mandaat ook voor de gewijzigde wetgeving is verleend, mits de artikelen inhoudelijk met elkaar corresponderen.

Artikel 11: Actualisering mandaatregister

  • 1.

    Een voorstel tot wijziging/aanpassing of een voorstel tot een nieuw mandaat-, volmacht- of machtigingsbesluit bereidt het betreffende vakcluster voor. Juridische zaken biedt het voorstel tot wijziging, aanvulling of aanpassing van zowel het mandaatbesluit als het mandaatregister voor besluitvorming aan het college aan.

  • 2.

    Juridische zaken houdt het mandaatregister centraal bij. Het wordt als het nodig is om de twee jaar in geactualiseerde vorm voor besluitvorming voorgelegd aan het college.

  • 3.

    Juridische zaken zorgt na wijziging, aanvulling of aanpassing overeenkomstig artikel 3:42 Awb voor de bekendmaking van het schriftelijk verleende mandaat, volmacht of machtiging.

Artikel 12: Overgangsbepaling

Besluiten die zijn genomen op grond van het Mandaatbesluit 2015, blijven in stand voor zover de bevoegdheid waarop die besluiten zijn gebaseerd ook in dit mandaatbesluit is opgenomen.

Artikel 13: Inwerkingtreding

Het mandaatbesluit en het mandaatregister treden in werking met ingang van 1 juli 2017.

Artikel 14: Aanhaling

Dit mandaatbesluit en het mandaatregister worden aangehaald als de “Mandaatregeling Geertruidenberg 2017”.

Geertruidenberg, 20 juni 2017.

Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg

de secretaris, de burgemeester,

R.C.J. Nagtzaam drs. W. van Hees

en

De burgemeester van Geertruidenberg,

drs. W. van Hees

Nota-toelichting  

Toelichting Mandaatregeling Geertruidenberg 2017

 

Inleiding

Bij mandaatverlening worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. Het gaat hierbij vaak om besluiten met een uitvoerend karakter. In het algemeen komen de volgende besluiten voor mandatering in aanmerking:

  • 1.

    routinematige besluiten, dat wil zeggen besluiten die regelmatig terugkeren en waarbij geen of nauwelijks bestuurlijk gevoelige zaken optreden;

  • 2.

    gebonden beschikkingen, dat wil zeggen besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen, zoals de criteria van een wet of een plan.

 

Voorop staat dat mandatering voor een groot deel een kwestie van vertrouwen is. Het bestuursorgaan moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtenaar een correct besluit namens hem neemt.

 

De wettelijke regels over het gebruik van mandaat zijn te vinden in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In het mandaatbesluit en het daarbij horend mandaatregister (samen genaamd de mandaatregeling) zijn aanvullende spelregels en randvoorwaarden opgenomen waaronder mandaat-, volmacht en machtingverlening in de gemeente Geertruidenberg plaatsvindt. Deze spelregels en randvoorwaarden bieden duidelijkheid en uniformiteit bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Een juiste naleving ervan vormt de waarborg dat de gemeente Geertruidenberg ook bij mandaat-, volmacht- en machtigingverlening bevoegde besluiten neemt.

 

Het mandaatbesluit en mandaatregister bevat ook bepalingen over volmachten en machtigingen. Omdat in de praktijk ook wordt gesproken over het mandaatbesluit en het mandaatregister, is deze benaming voor de afzonderlijke documenten aangehouden.

 

Opzet van de mandaatregeling

De mandaatregeling is als volgt onderverdeeld:

1. Allereerst is er het algemeen deel (overkoepelend mandaatbesluit) van het college en de burgemeester (ieder voorzover het de eigen bevoegdheden betreft). Artikelsgewijs zijn in dit overkoepelend besluit de randvoorwaarden genoemd waaraan iedereen zich moeten houden bij de uitvoering van de bevoegdheden die aan hen zijn opgedragen.

2. In het mandaatregister dat bij dit overkoepelend besluit hoort, is een onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen die:

  • a.

    Voor de gehele ambtelijke organisatie kunnen gelden (onderdeel 1,2 en 7), maar in eerste aanleg voorbehouden zijn aan de algemeen directeur of adjunct-directeur;

  • b.

    Per cluster gelden en een overzicht gegeven van alle taken die met mandaten, volmachten of machtigingen kunnen worden afgedaan (onderdeel 3,4,5 en 6). Hierbij kan vermeld staan welke voorwaarden men bij het uitoefenen van die bevoegdheid in acht moet nemen (zgn. ‘specifieke bepalingen’).

 

Uitgangspunt is dat de bevoegdheid zo in de organisatie wordt weggelegd dat recht wordt gedaan aan de organisatie-uitgangspunten van de gemeente Geertruidenberg. Volgens de Organisatieregeling is de gemeentesecretaris/algemeen directeur eindverantwoordelijk voor het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie. Het gaat hier vooral om de zorg voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de daarvoor ter beschikking gestelde middelen (financiën en personeel). De adjunct-directeur is primair verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beleidsinhoudelijke aansturing van alle clusters. Het gaat hierbij om uitvoering van overheidstaken. In deze lijn past het daarom ook meer dat de bevoegdheden op dit gebied naar de adjunct-directeur en als de bevoegdheden zich daarvoor lenen, nog lager worden overgedragen. Dit kunnen zijn: clustermanagers en (beleids)medewerkers.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze bepaling is opgenomen om duidelijk te maken, wat onder mandaat, volmacht en machtiging wordt verstaan. Het gebruik van het begrip “college” is in overeenstemming met de benaming in de Gemeentewet.

 

De gemeente kan verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht en machtiging. In de Awb zijn volmacht en machtiging (privaatrecht) met een schakelbepaling (artikel 10:12 Awb) onder de werking gebracht van de bepalingen over mandaat (publiekrecht). Wat geldt voor mandaten, geldt dus ook voor volmachten en machtigingen. Voor de duidelijkheid wordt in Schema’s B en C vermeld of het gaat om mandaat, volmacht of machtiging.

 

- Mandaat

Mandaat is volgens artikel 10:1 Awb de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen. Een besluit is volgens artikel 1:3 Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht dus op een rechtsgevolg zoals bijvoorbeeld het afgeven/intrekken van een vergunning of ontheffing op grond van de APV of een subsidieverstrekking. Kortom het is erop gericht dat er iets verandert in de rechten die iemand heeft op grond van het publiekrecht.

 

Kenmerk van de mandaatfiguur is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van het bestuursorgaan wordt uitgeoefend. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft dus bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid moet worden uitgeoefend.

Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zich, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.

 

- Volmacht

De gemeente kan ook als “gewoon” rechtspersoon (net als een B.V. bijvoorbeeld) deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: het aan –of verkopen van grond, het sluiten van een contract, het verlenen van

een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product.

De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht. Voorbeeld: de burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een persoon die hij aanwijst, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht.

 

- Machtiging

Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht in de stad, het verstrekken van informatie aan burgers of het aanleggen van een uitrit. Een machtiging wordt verleend als er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling.

 

Artikel 2 Algemeen

Het eerste lid geeft aan, dat in principe aan alle gemeentelijke functionarissen bevoegdheden kunnen worden verleend.

Ook aan functionarissen die niet ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever kan worden gemandateerd, bijvoorbeeld aan de brandweercommandant van de Veiligheidsregio of de gemeentearchivaris.

Speciale aandacht verdienen nog de geattribueerde (= rechtstreeks uit de wet) bevoegdheden die de gemeenteambtenaar, belast met de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen (artikel 231, lid 2 onder b en c Gemeentewet) heeft op basis van wetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van onroerende-zaak-belasting. De adjunct-directeur, onder wiens leiding het cluster Ondersteuning valt, mag deze bevoegdheid mandateren. Hij kan van deze bevoegdheid gebruik maken door mandaat te verstrekken aan een ambtenaar die hij daarvoor aanwijst. Deze mandaten worden in dit besluit buiten beschouwing gelaten, omdat ze in aparte besluiten zijn vastgelegd.

 

Het tweede lid spreekt voor zich. De gemandateerde moet zich bij de uitoefening van de bevoegdheden houden aan bijvoorbeeld het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, de geldende APV of het geldend subsidiebeleid. Ook mag hij natuurlijk niet in strijd handelen met Europese, nationale, provinciale en gemeentelijke wetgeving, waaronder begrepen strijd met regelgeving van andere bestuursorganen zoals bijvoorbeeld hoogheemraadschappen en waterschappen, en de daarbij horende jurisprudentie.

 

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

De bevoegdheden worden toebedeeld aan functionarissen en deze oefenen zoals eerder aangegeven de bevoegdheden uit namens het bestuursorgaan; het bestuursorgaan is en blijft verantwoordelijk.

 

Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

Dit artikel geeft de belangrijkste randvoorwaarden aan voor het uitoefenen van de verleende bevoegdheid. De grenzen worden beschreven wanneer teruggekoppeld moet worden naar het college c.q. de burgemeester (terugkoppelingsplicht). In al deze gevallen moet het te nemen besluit ook aan de gemeentesecretaris worden voorgelegd. Hiermee wordt het belang van de gemeentesecretaris in die zin gediend, dat hij direct op de hoogte is van bijzondere gevallen, die zich binnen de besluitvorming voordoen.

 

Opgemerkt wordt dat in het eerdere mandaatbesluit stond vermeld, dat het besluit voorgelegd moest worden aan het bevoegde bestuursorgaan als “voorzienbaar is, dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft”. Jurisprudentie plaatst bij deze bepaling de nodige kanttekeningen bij omdat deze onduidelijk en voor velerlei uitleggen vatbaar is. Omdat het college en de burgemeester er groot belang aan hechten dat zij dergelijke besluiten/beslissingen zelf nemen, hebben zij besloten deze bepaling te handhaven. Als er vermoed wordt dat deze bepaling van toepassing is, neem dan in ieder geval ook contact op met je leidinggevende om de zaak door te spreken.

 

Als het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het tot dan toe gevoerde beleid, moet het vanzelfsprekend aan het bevoegde bestuursorgaan worden voorgelegd. Er wordt immers van uitgegaan dat de ambtenaar een zelfde besluit neemt als het bestuur zou nemen en het bestuursorgaan is en blijft eindverantwoordelijk voor de genomen beslissing.

 

Het besluit moet passen binnen de daarvoor bestemde budgetten. De gemeenteraad stelt budgetten vast via de begroting. Het college voert de begroting uit. In de Budgethoudersregeling en het Aanwijzingsbesluit budgethouders van onze gemeente is geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder of budgetbewaarder niet automatisch op grond van zijn budgethouder- c.q. bewaarderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het bevoegde bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister.

 

Persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder e doet zich bijvoorbeeld voor als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom. Bovendien is er persoonlijke betrokkenheid, als de gemandateerde privé bepaalde activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente (bijv. de gemandateerde adviseert in zijn functie over subsidie op het terrein van welzijn en hij vervult in zijn vrije tijd een bestuursfunctie binnen een welzijnsstichting, die subsidie nodig heeft). Ander voorbeeld is, dat de gemandateerde privé actie voert tegen sloop van een bepaald pand, terwijl hij in zijn gemeentelijke functie betrokken is bij de besluitvorming over de bestemming van het gebouw. Dit geldt ook voor gemandateerden die in hun vrije tijd zitting hebben in wijk- en dorpsraden en vanuit hun gemeentelijke functie bij besluitvorming daarover betrokken zijn. Maar denk hierbij tevens aan een gezins- of familielid van de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger een vergunning of iets dergelijks aanvraagt.

 

In het tweede lid zijn de gevolgen neergelegd van de situatie, die zich voordoet in het eerste lid Bijvoorbeeld: de mandaatverlener neemt dan zelf het besluit of laat de bevoegdheid aan de gemandateerde al dan niet onder oplegging van nadere instructies.

 

In het derde lid is opgenomen dat het college zelf het besluit neemt als artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is. Hierin staat, dat het college de raad vooraf

inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden uit artikel 160, eerste lid onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen). Deze inlichtingen hoeven alleen verstrekt te worden als de raad daarom verzoekt of als de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Verder is in artikel 169 bepaald, dat in het laatste geval het college pas een besluit mag nemen nadat de raad zijn wensen en bedenkingen daarover heeft kunnen uiten aan het college. Dit laat weinig ruimte om de bevoegdheid over te dragen. Vandaar de inhoud van de redactie van het derde lid.

 

Het vierde lid verwijst naar de terugkoppelingsplicht richting college of burgemeester in de gevallen die in lid 1 zijn genoemd. Deze terugkoppelingsplicht gaat om een interne kwestie, die niet naar buiten werkt. Het zegt namelijk niets over de bevoegdheidstoedeling op zich. Daarmee wordt voorkomen, dat het niet voldoen aan de terugkoppelingsverplichting voor vervelende, gerechtelijke procedures kan zorgen. De uitzondering aan het slot van dit lid (persoonlijke betrokkenheid bij het besluit) is vanzelfsprekend.

 

Artikel 5 Reikweidte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

In het eerste lid van dit artikel is bepaald, dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen gaat over het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag om subsidie, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen. Daaronder vallen ook het voeren van correspondentie en alle andere voorbereidingshandelingen die worden verricht in de aanloop naar de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afwerking daarvan, bijvoorbeeld het afleggen van verantwoording aan het rijk bij de besteding van overheidsgelden. Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt, dat hieronder ook valt het besluit om bijvoorbeeld een vergunning te weigeren, een beschikking niet te nemen of de overeenkomst niet aan te gaan dan wel de informatie niet te verstrekken.

 

Uitdrukkelijk geldt dat onder deze reikwijdte niet valt het beslissen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen het besluit van de gemandateerde. In bezwaar treedt de mandaatverlener namelijk op als het verwerende bestuursorgaan. Dit doet niets af aan het feit dat de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften afzonderlijk kan worden gemandateerd. Dit mandaat kan echter niet worden verstrekt aan de persoon die het besluit waartegen bezwaar wordt ingediend, in mandaat heeft genomen.

   

Als er een bevoegdheid is verstrekt (bv verlenen van een vergunning), zit hier ook de bevoegdheid aan gekoppeld om bestuursdwang en dwangsom toe te passen of een besluit in te trekken, mits het bevoegd bestuursorgaan:

  • 1.

    een apart beleidskader c.q. regeling heeft vastgesteld waarin is geregeld dat handhavend opgetreden mag worden bij dat soort besluiten;

  • 2.

    het vermeld staat in het mandaatregister.

Het inzetten van gerechtelijke middelen is voorbehouden aan het college.

 

In het artikel worden de woorden “in beginsel” gebruikt om duidelijk te maken, dat de uitvoering van een bepaalde verordening bij een bepaalde door het college aangewezen functionaris kan liggen, terwijl de handhaving weer door een ander plaats vindt. Zo is bijvoorbeeld het wegslepen van voertuigen bij de politie en andere door het college aangewezen ambtenaren neergelegd.

 

Het derde lid vermeldt dat bij privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmachtontvanger de uitvoering ervan mag bewaken bij bijvoorbeeld een ingebrekestelling of ontbinding. Het gebruik maken van gerechtelijke middelen is net als bij mandaat het geval is, voorbehouden aan het college.

 

Artikel 6 Ondertekening

Mandaat is beslissen én ondertekenen. Vertrekpunt is dat degene die een besluit neemt, dit besluit ook ondertekent. Een bevoegdheid in mandaat uitoefenen houdt dus zowel beslissingsbevoegdheid als ondertekeningsbevoegdheid in. Wel moet uit de ondertekening duidelijk blijken dat de bevoegdheid is uitgeoefend volgens mandaat of op basis van een volmacht of machtiging.

 

Let wel: Als een besluit aan het college of de burgemeester wordt voorgelegd en zij nemen het besluit, dan moet dit in het besluit tot uitdrukking worden gebracht. Er is dan geen sprake meer van een beslissingsmandaat, maar enkel van een ondertekeningsmandaat. Lid 3 vermeldt dat dan in het besluit moet worden aangegeven welk bestuursorgaan het besluit heeft genomen en wanneer.

 

Bij afwezigheid van de gemandateerde of ondergemandateerde kan degene die op grond van de Organisatieregeling als vervanger (directeur of clustermanager) is aangewezen het besluit nemen. Zie verder ook art. 8 van het mandaatbesluit en de toelichting daarbij.

 

Artikel 7 Terinzagelegging en bekendmaking

De burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde, volmachtontvanger of de machtigingverkrijger wel bevoegd is om namens de mandaatverlener, volmacht- of machtigingverlener op te treden. Alle schriftelijke besluiten moeten dan ook worden bekendgemaakt op de wijze die de Awb voorschrijft, anders kunnen ze niet in werking treden. Hier valt ook onder ter inzage leggen en hiervan mededeling doen in de ‘Langstraat’.

 

De bevoegdheid om een besluit te nemen, een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of een feitelijke handeling te verrichten wordt in het tweede lid gekoppeld aan de bevoegdheid om ze bekend te maken.

 

Artikel 8 afwezigheid gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers

Bij afwezigheid van gemandateerde functionarissen is de direct leidinggevende of de plaatsvervanger/waarnemer van de functionaris in ieder geval ook bevoegd de betreffende besluiten, machtigingen en volmachten te behandelen en af te werken.

 

Voor de plaatsvervangers en waarnemers van directeuren en clustermanagers is een lijst vastgesteld die als bijlage bij de Organisatieregeling is gevoegd. Voor de overige medewerkers geldt dat in term (beleids)medewerkers wordt gehanteerd als ondergemandateerden. Per cluster kan de clustermanager bepalen wie in de praktijk gebruik van het ondermandaat gaat maken c.q. wie vervangt (dit is meestal degene die het betreffende taakveld behandelt).

 

Als er geen plaatsvervanger of waarnemer is aangewezen en het om een speciale taak gaat waarvoor iemand is aangewezen en er bovendien geen regeling bestaat die de vervanging of waarneming regelt, treedt de adjunct-directeur of de algemeen directeur in die volgorde als plaatsvervanger of waarnemer op van de afwezige functionaris.

 

Als een plaatsvervanger of waarnemer gebruik maakt van zijn bevoegdheid, moet dit in de ondertekening tot uitdrukking worden gebracht met de woorden ‘bij afwezigheid’.

 

Artikel 9 Ondermandaat, het doorgeven van volmacht of machtiging

Zoals in de toelichting op artikel 2 is bepaald, kan het bestuursorgaan de uit te oefenen bevoegdheden in principe neerleggen op meerdere niveaus in de organisatie. De specifieke deskundigheid voor de te nemen besluiten, voor de te verrichten privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen ligt immers vaak op diverse niveaus in de organisatie, bijvoorbeeld op het niveau van een clustermanager, (beleids)medewerker of bij speciaal met de uitvoering van een taak belaste ambtenaar. Dit laatste wordt ook in het mandaatregister tot uitdrukking gebracht.

 

Artikel 10 Tussentijdse wijziging wetgeving

Als bij een wijziging van de wetgeving het artikel anders wordt genummerd, blijft het mandaat gelden mits het inhoudelijk correspondeert met het oude artikel.

 

Artikel 11 Actualisering mandaatregister

Dit artikel vermeldt dat de adjunct-directeur c.q. clustermanager voor zijn cluster zelf gemotiveerd aan moet geven aan welke functionaris een bepaalde bevoegdheid (met eventuele specifieke bepalingen) kan worden verleend. Het cluster maakt het concept collegevoorstel. Het is de taak van Juridische zaken dit volgens de wettelijke voorschriften verder bij het college in te brengen voor besluitvorming. Deze centrale aansturing en controle bevorderen de uniformiteit en duidelijkheid.

 

Artikel 12 Overgangsbepaling

De besluiten die gebaseerd zijn op het eerdere mandaatbesluit blijven van kracht als de bevoegdheid waarop die besluiten destijds waren gebaseerd ook in dit mandaatbesluit zijn opgenomen.

 

Artikel 13 en 14 Inwerkingtreding en aanhaling

Deze artikelen geven aan wanneer de mandaatregeling in werking treedt en wat de citeertitel is.