Mandaatregeling Geertruidenberg 2015

Ondertekening

Nota-toelichting Toelichting Mandaatregeling Geertruidenberg 2014

Inleiding

Bij mandaatverlening worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. Het gaat hierbij vaak om besluiten met een uitvoerend karakter. In het algemeen komen de volgende besluiten voor mandatering in aanmerking:

• 1.

  routinematige besluiten, dat wil zeggen besluiten die regelmatig terugkeren en waarbij geen of nauwelijks bestuurlijk gevoelige zaken optreden;

• 2.

  gebonden beschikkingen, dat wil zeggen besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen, zoals de criteria van een wet of een plan.

Voorop staat dat mandatering voor een groot deel een kwestie van vertrouwen is. Het bestuursorgaan moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtenaar een correct besluit namens hem neemt.

De wettelijke regels over het gebruik van mandaat zijn te vinden in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In het mandaatbesluit en het daarbij horend mandaatregister (samen genaamd de mandaatregeling) zijn aanvullende spelregels en randvoorwaarden opgenomen waaronder mandaat-, volmacht en machtingverlening in de gemeente Geertruidenberg plaatsvindt. Deze spelregels en randvoorwaarden bieden duidelijkheid en uniformiteit bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Een juiste naleving ervan vormt de waarborg dat de gemeente Geertruidenberg ook bij mandaat-, volmacht- en machtigingverlening bevoegde besluiten neemt.

Het mandaatbesluit en mandaatregister bevat ook bepalingen over volmachten en machtigingen. Omdat in de praktijk ook wordt gesproken over het mandaatbesluit en het mandaatregister, is deze benaming voor de afzonderlijke documenten aangehouden.

Opzet van de mandaatregeling

De mandaatregeling is als volgt onderverdeeld:

1. Allereerst is er het algemeen deel (overkoepelend mandaatbesluit) van het college en de burgemeester (ieder voorzover het de eigen bevoegdheden betreft). Artikelsgewijs zijn in dit overkoepelend besluit de randvoorwaarden genoemd waaraan iedereen zich moeten houden bij de uitvoering van de bevoegdheden die aan hen zijn opgedragen.

2. In het mandaatregister dat bij dit overkoepelend besluit hoort, is een onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen die:

• a.

  Voor de gehele ambtelijke organisatie kunnen gelden (onderdeel 1,2 en 7), maar in eerste aanleg voorbehouden zijn aan de algemeen directeur of adjunct-directeur;

• b.

  Per cluster gelden en een overzicht gegeven van alle taken die met mandaten, volmachten of machtigingen kunnen worden afgedaan (onderdeel 3,4,5 en 6). Hierbij kan vermeld staan welke voorwaarden men bij het uitoefenen van die bevoegdheid in acht moet nemen (zgn. ‘specifieke bepalingen’).

Uitgangspunt is dat de bevoegdheid zo in de organisatie wordt weggelegd dat recht wordt gedaan aan de organisatie-uitgangspunten van de gemeente Geertruidenberg. Volgens de Organisatieregeling is de gemeentesecretaris/algemeen directeur eindverantwoordelijk voor het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie. Het gaat hier vooral om de zorg voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de daarvoor ter beschikking gestelde middelen (financiën en personeel). De adjunct-directeur is primair verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beleidsinhoudelijke aansturing van alle clusters. Het gaat hierbij om uitvoering van overheidstaken. In deze lijn past het daarom ook meer dat de bevoegdheden op dit gebied naar de adjunct-directeur en als de bevoegdheden zich daarvoor lenen, nog lager worden overgedragen. Dit kunnen zijn: clustermanagers en (beleids)medewerkers.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze bepaling is opgenomen om duidelijk te maken, wat onder mandaat, volmacht en machtiging wordt verstaan. Het gebruik van het begrip “college” is in overeenstemming met de benaming in de Gemeentewet.

De gemeente kan verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht en machtiging. In de Awb zijn volmacht en machtiging (privaatrecht) met een schakelbepaling (artikel 10:12 Awb) onder de werking gebracht van de bepalingen over mandaat (publiekrecht). Wat geldt voor mandaten, geldt dus ook voor volmachten en machtigingen. Voor de duidelijkheid wordt in Schema’s B en C vermeld of het gaat om mandaat, volmacht of machtiging.

- Mandaat

Mandaat is volgens artikel 10:1 Awb de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen. Een besluit is volgens artikel 1:3 Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht dus op een rechtsgevolg zoals bijvoorbeeld het afgeven/intrekken van een vergunning of ontheffing op grond van de APV of een subsidieverstrekking. Kortom het is erop gericht dat er iets verandert in de rechten die iemand heeft op grond van het publiekrecht.

Kenmerk van de mandaatfiguur is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van het bestuursorgaan wordt uitgeoefend. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft dus bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid moet worden uitgeoefend.

Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zich, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.

- Volmacht

De gemeente kan ook als “gewoon” rechtspersoon (net als een B.V. bijvoorbeeld) deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: het aan –of verkopen van grond, het sluiten van een contract, het verlenen van

een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product.

De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht. Voorbeeld: de burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een persoon die hij aanwijst, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht.

- Machtiging

Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht in de stad, het verstrekken van informatie aan burgers of het aanleggen van een uitrit. Een machtiging wordt verleend als er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling.

Artikel 2 Algemeen

Het eerste lid geeft aan, dat in principe aan alle gemeentelijke functionarissen bevoegdheden kunnen worden verleend.

Ook aan functionarissen die niet ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever kan worden gemandateerd, bijvoorbeeld aan de brandweercommandant van de Veiligheidsregio of de gemeentearchivaris.

Speciale aandacht verdienen nog de geattribueerde (= rechtstreeks uit de wet) bevoegdheden die de gemeenteambtenaar, belast met de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen (artikel 231, lid 2 onder b en c Gemeentewet) heeft op basis van wetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van onroerende-zaak-belasting. De adjunct-directeur, onder wiens leiding het cluster Ondersteuning valt, mag deze bevoegdheid mandateren. Hij kan van deze bevoegdheid gebruik maken door mandaat te verstrekken aan een ambtenaar die hij daarvoor aanwijst. Deze mandaten worden in dit besluit buiten beschouwing gelaten, omdat ze in aparte besluiten zijn vastgelegd.

Het tweede lid spreekt voor zich. De gemandateerde moet zich bij de uitoefening van de bevoegdheden houden aan bijvoorbeeld het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, de geldende APV of het geldend subsidiebeleid. Ook mag hij natuurlijk niet in strijd handelen met Europese, nationale, provinciale en gemeentelijke wetgeving, waaronder begrepen strijd met regelgeving van andere bestuursorganen zoals bijvoorbeeld hoogheemraadschappen en waterschappen, en de daarbij horende jurisprudentie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

De bevoegdheden worden toebedeeld aan functionarissen en deze oefenen zoals eerder aangegeven de bevoegdheden uit namens het bestuursorgaan; het bestuursorgaan is en blijft verantwoordelijk.

Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

Dit artikel geeft de belangrijkste randvoorwaarden aan voor het uitoefenen van de verleende bevoegdheid. De grenzen worden beschreven wanneer teruggekoppeld moet worden naar het college c.q. de burgemeester (terugkoppelingsplicht). In al deze gevallen moet het te nemen besluit ook aan de gemeentesecretaris worden voorgelegd. Hiermee wordt het belang van de gemeentesecretaris in die zin gediend, dat hij direct op de hoogte is van bijzondere gevallen, die zich binnen de besluitvorming voordoen.

Opgemerkt wordt dat in het eerdere mandaatbesluit stond vermeld, dat het besluit voorgelegd moest worden aan het bevoegde bestuursorgaan als “voorzienbaar is, dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft”. Jurisprudentie plaatst bij deze bepaling de nodige kanttekeningen bij omdat deze onduidelijk en voor velerlei uitleggen vatbaar is. Omdat het college en de burgemeester er groot belang aan hechten dat zij dergelijke besluiten/beslissingen zelf nemen, hebben zij besloten deze bepaling te handhaven. Als er vermoed wordt dat deze bepaling van toepassing is, neem dan in ieder geval ook contact op met je leidinggevende om de zaak door te spreken.

Als het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het tot dan toe gevoerde beleid, moet het vanzelfsprekend aan het bevoegde bestuursorgaan worden voorgelegd. Er wordt immers van uitgegaan dat de ambtenaar een zelfde besluit neemt als het bestuur zou nemen en het bestuursorgaan is en blijft eindverantwoordelijk voor de genomen beslissing.

Het besluit moet passen binnen de daarvoor bestemde budgetten. De gemeenteraad stelt budgetten vast via de begroting. Het college voert de begroting uit. In de Budgethoudersregeling en het Aanwijzingsbesluit budgethouders van onze gemeente is geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder of budgetbewaarder niet automatisch op grond van zijn budgethouder- c.q. bewaarderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het bevoegde bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister.

Persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder e doet zich bijvoorbeeld voor als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom. Bovendien is er persoonlijke betrokkenheid, als de gemandateerde privé bepaalde activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente (bijv. de gemandateerde adviseert in zijn functie over subsidie op het terrein van welzijn en hij vervult in zijn vrije tijd een bestuursfunctie binnen een welzijnsstichting, die subsidie nodig heeft). Ander voorbeeld is, dat de gemandateerde privé actie voert tegen sloop van een bepaald pand, terwijl hij in zijn gemeentelijke functie betrokken is bij de besluitvorming over de bestemming van het gebouw. Dit geldt ook voor gemandateerden die in hun vrije tijd zitting hebben in wijk- en dorpsraden en vanuit hun gemeentelijke functie bij besluitvorming daarover betrokken zijn. Maar denk hierbij tevens aan een gezins- of familielid van de gemandateerde, volmachtontvanger of machtigingverkrijger een vergunning of iets dergelijks aanvraagt.

In het tweede lid zijn de gevolgen neergelegd van de situatie, die zich voordoet in het eerste lid Bijvoorbeeld: de mandaatverlener neemt dan zelf het besluit of laat de bevoegdheid aan de gemandateerde al dan niet onder oplegging van nadere instructies.

In het derde lid is opgenomen dat het college zelf het besluit neemt als artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is. Hierin staat, dat het college de raad vooraf

inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden uit artikel 160, eerste lid onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen). Deze inlichtingen hoeven alleen verstrekt te worden als de raad daarom verzoekt of als de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Verder is in artikel 169 bepaald, dat in het laatste geval het college pas een besluit mag nemen nadat de raad zijn wensen en bedenkingen daarover heeft kunnen uiten aan het college. Dit laat weinig ruimte om de bevoegdheid over te dragen. Vandaar de inhoud van de redactie van het derde lid.

Het vierde lid verwijst naar de terugkoppelingsplicht richting college of burgemeester in de gevallen die in lid 1 zijn genoemd. Deze terugkoppelingsplicht gaat om een interne kwestie, die niet naar buiten werkt. Het zegt namelijk niets over de bevoegdheidstoedeling op zich. Daarmee wordt voorkomen, dat het niet voldoen aan de terugkoppelingsverplichting voor vervelende, gerechtelijke procedures kan zorgen. De uitzondering aan het slot van dit lid (persoonlijke betrokkenheid bij het besluit) is vanzelfsprekend.

Artikel 5 Reikweidte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

In het eerste lid van dit artikel is bepaald, dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen gaat over het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag om subsidie, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen. Daaronder vallen ook het voeren van correspondentie en alle andere voorbereidingshandelingen die worden verricht in de aanloop naar de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afwerking daarvan, bijvoorbeeld het afleggen van verantwoording aan het rijk bij de besteding van overheidsgelden. Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt, dat hieronder ook valt het besluit om bijvoorbeeld een vergunning te weigeren, een beschikking niet te nemen of de overeenkomst niet aan te gaan dan wel de informatie niet te verstrekken.

Uitdrukkelijk geldt dat onder deze reikwijdte niet valt het beslissen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen het besluit van de gemandateerde. In bezwaar treedt de mandaatverlener namelijk op als het verwerende bestuursorgaan. Dit doet niets af aan het feit dat de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften afzonderlijk kan worden gemandateerd. Dit mandaat kan echter niet worden verstrekt aan de persoon die het besluit waartegen bezwaar wordt ingediend, in mandaat heeft genomen.

Als er een bevoegdheid is verstrekt (bv verlenen van een vergunning), zit hier ook de bevoegdheid aan gekoppeld om bestuursdwang en dwangsom toe te passen of een besluit in te trekken, mits het bevoegd bestuursorgaan:

• 1.

  een apart beleidskader c.q. regeling heeft vastgesteld waarin is geregeld dat handhavend opgetreden mag worden bij dat soort besluiten;

• 2.

  het vermeld staat in het mandaatregister.

Het inzetten van gerechtelijke middelen is voorbehouden aan het college.

In het artikel worden de woorden “in beginsel” gebruikt om duidelijk te maken, dat de uitvoering van een bepaalde verordening bij een bepaalde door het college aangewezen functionaris kan liggen, terwijl de handhaving weer door een ander plaats vindt. Zo is bijvoorbeeld het wegslepen van voertuigen bij de politie en andere door het college aangewezen ambtenaren neergelegd.

Het derde lid vermeldt dat bij privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmachtontvanger de uitvoering ervan mag bewaken bij bijvoorbeeld een ingebrekestelling of ontbinding. Het gebruik maken van gerechtelijke middelen is net als bij mandaat het geval is, voorbehouden aan het college.

Artikel 6 Ondertekening

Mandaat is beslissen én ondertekenen. Vertrekpunt is dat degene die een besluit neemt, dit besluit ook ondertekent. Een bevoegdheid in mandaat uitoefenen houdt dus zowel beslissingsbevoegdheid als ondertekeningsbevoegdheid in. Wel moet uit de ondertekening duidelijk blijken dat de bevoegdheid is uitgeoefend volgens mandaat of op basis van een volmacht of machtiging.

Let wel: Als een besluit aan het college of de burgemeester wordt voorgelegd en zij nemen het besluit, dan moet dit ook in de ondertekening tot uitdrukking worden gebracht. Er is dan geen sprake meer van een beslissingsmandaat, maar enkel van een ondertekeningsmandaat. Lid 2 vermeldt dat dan in de ondertekening ‘overeenkomstig’ etc moet worden gebruikt. Hieruit blijkt dat het bestuursorgaan het besluit heeft genomen en de gemandateerde alleen bevoegd is om te ondertekenen.

Bij afwezigheid van de gemandateerde of ondergemandateerde kan degene die op grond van de Organisatieregeling als vervanger (directeur of clustermanager) is aangewezen het besluit nemen. Zie verder ook art. 8 van het mandaatbesluit en de toelichting daarbij.

Artikel 7 Terinzagelegging en bekendmaking

De burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde, volmachtontvanger of de machtigingverkrijger wel bevoegd is om namens de mandaatverlener, volmacht- of machtigingverlener op te treden. Alle schriftelijke besluiten moeten dan ook worden bekendgemaakt op de wijze die de Awb voorschrijft, anders kunnen ze niet in werking treden. Hier valt ook onder ter inzage leggen en hiervan mededeling doen in de ‘Langstraat’.

De bevoegdheid om een besluit te nemen, een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of een feitelijke handeling te verrichten wordt in het tweede lid gekoppeld aan de bevoegdheid om ze bekend te maken.

Artikel 8 afwezigheid gemandateerden, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers

Bij afwezigheid van gemandateerde functionarissen is de direct leidinggevende of de plaatsvervanger/waarnemer van de functionaris in ieder geval ook bevoegd de betreffende besluiten, machtigingen en volmachten te behandelen en af te werken.

Voor de plaatsvervangers en waarnemers van directeuren en clustermanagers is een lijst vastgesteld die als bijlage bij de Organisatieregeling is gevoegd. Voor de overige medewerkers geldt dat in term (beleids)medewerkers wordt gehanteerd als ondergemandateerden. Per cluster kan de clustermanager bepalen wie in de praktijk gebruik van het ondermandaat gaat maken c.q. wie vervangt (dit is meestal degene die het betreffende taakveld behandelt).

Als er geen plaatsvervanger of waarnemer is aangewezen en het om een speciale taak gaat waarvoor iemand is aangewezen en er bovendien geen regeling bestaat die de vervanging of waarneming regelt, treedt de adjunct-directeur of de algemeen directeur in die volgorde als plaatsvervanger of waarnemer op van de afwezige functionaris.

Als een plaatsvervanger of waarnemer gebruik maakt van zijn bevoegdheid, moet dit in de ondertekening tot uitdrukking worden gebracht met de woorden ‘bij afwezigheid’.

Artikel 9 Ondermandaat, het doorgeven van volmacht of machtiging

Zoals in de toelichting op artikel 2 is bepaald, kan het bestuursorgaan de uit te oefenen bevoegdheden in principe neerleggen op meerdere niveaus in de organisatie. De specifieke deskundigheid voor de te nemen besluiten, voor de te verrichten privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen ligt immers vaak op diverse niveaus in de organisatie, bijvoorbeeld op het niveau van een clustermanager, (beleids)medewerker of bij speciaal met de uitvoering van een taak belaste ambtenaar. Dit laatste wordt ook in het mandaatregister tot uitdrukking gebracht.

Artikel 10 Tussentijdse wijziging wetgeving

Als bij een wijziging van de wetgeving het artikel anders wordt genummerd, blijft het mandaat gelden mits het inhoudelijk correspondeert met het oude artikel.

Artikel 11 Actualisering mandaatregister

Dit artikel vermeldt dat de adjunct-directeur c.q. clustermanager voor zijn cluster zelf gemotiveerd aan moet geven aan welke functionaris een bepaalde bevoegdheid (met eventuele specifieke bepalingen) kan worden verleend. Het cluster maakt het concept collegevoorstel. Het is de taak van Juridische zaken dit volgens de wettelijke voorschriften verder bij het college in te brengen voor besluitvorming. Deze centrale aansturing en controle bevorderen de uniformiteit en duidelijkheid.

Artikel 12 Overgangsbepaling

De besluiten die gebaseerd zijn op het eerdere mandaatbesluit blijven van kracht als de bevoegdheid waarop die besluiten destijds waren gebaseerd ook in dit mandaatbesluit zijn opgenomen.

Artikel 13 en 14 Inwerkingtreding en aanhaling

Deze artikelen geven aan wanneer de mandaatregeling in werking treedt en wat de citeertitel is.