Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens  door de gemeenteraad van Geertruidenberg 2018

Geldend van 10-10-2018 t/m heden

Intitulé

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens  door de gemeenteraad van Geertruidenberg 2018

De raad van de gemeente GEERTRUIDENBERG;

Mede gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 14 augustus 2018;

overwegende dat

- het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op website van de gemeente Geertruidenberg;

- in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur documenten actief openbaar gemaakt worden;

- deze documenten persoonsgegevens kunnen bevatten.

gelet op

- de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- het raadsvoorstel met toelichting van 13 september 2018.

BESLUIT

vast te stellen de “Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Geertruidenberg”.

Artikel 1: Definitie ‘publicatie op de website’

  • 1.

    Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, voor iedereen toegankelijk gemeentelijke website door of namens de gemeenteraad van Geertruidenberg.

  • 2.

    Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.

Artikel 2: Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.

Artikel 3: Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragscodes.

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website worden geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

A. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, voor het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen en amendementen.

Gedragscode:

Voor politieke ambtsdragers geldt behoudens wat de wet aangeeft, dat namen en emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.

B. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking moet zich beperken tot de naam en het cluster waarbinnen zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weghalen van emailadressen en doorkiesnummers is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet ’van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gedragscode:

Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Geertruidenberg of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van hun functie en het cluster waarbinnen zij werkzaam zijn.

C. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website

alle persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.

Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet beschouwd als bovenmatig.

Gedragscode:

  • -

    Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van IBABS ontsloten, zodat raadsleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Deze zullen dan deels geanonimiseerd (alleen de naam van de afzender) ter beschikking worden gesteld.

  • -

    Als de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar brief/stuk wel moet worden gepubliceerd, dan vindt er een publicatie plaats, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.

  • -

    Brieven van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel gepubliceerd en zijn op de gemeentelijke website voor een ieder te raadplegen.

  • -

    Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men met de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. Ook wordt het aantal handekeningen gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden op het besloten gedeelte van IBABS.

D. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Als op de door hen aangeleverde tekst hun persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun persoonsgegevens (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).

Gedragscode:

Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – dan wordt deze bij de besluitenlijst van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst.

E . Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.

Dit is soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voorafgaand aan publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de bezwaarmaker wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of het gehele dorp/gemeente aangaat dat vaak wordt vergezeld door steunbetuigingen. Het verzoek en de steunbetuigingen zijn vaak voorzien van persoonsgegevens.

Gedragscode:

  • -

    De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voorzover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt.

  • -

    Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar heeft/hebben aangetekend.

  • -

    Een voorstel voor een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. Overige gegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.

Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in IBABS voor de gemeenteraad alle stukken wel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens.

F. Besluiten of zaken als benoemingen

Het komt wel eens voor dat de gemeenteraad een persoon benoemt voor een bepaalde functie. Een dergelijk benoemingsbesluit moet vaak voor inwerkingtreding gepubliceerd worden. Daarbij is publicatie van de naam voorletter/voornaam van de benoemde persoon voldoende.

Gedragscode:

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam en voorletter/voornaam, niet openbaar gemaakt.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscodes, wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 overige categorieën

In gevallen die niet genoemd staan in artikel 3 maakt de griffier de afweging of de publicatie van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Hierbij moet altijd rekening gehouden met belang van privacy van de betrokkenen.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Geertruidenberg in zijn openbare vergadering van 13 september 2018.

Geertruidenberg,

de raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere, drs. W. van Hees