Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen

Paragraaf 1.1 Algemeen

Gemeente Geertruidenberg onderkent het belang van risicomanagement en acht het wenselijk risico's die van invloed zijn op de bedrijfsvoering beheersbaar te maken. Door inzicht in de risico’s worden het College en/of de gemeenteraad beter in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen, zodat toekomstige investeringen op lange termijn in verhouding staan tot de vermogenspositie van de organisatie en de vermogenspositie van de gemeente niet verzwakken.De afgelopen jaren heeft de gemeente Geertruidenberg hard gewerkt om de vermogenspositie op een goed niveau te krijgen. De huidige economische ontwikkelingen vergroten de noodzaak verdere stappen te zetten op het gebied van risicomanagement.Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de daarop van toepassing zijnde toelichting bepalen dat in begroting en jaarverslag een paragraaf weerstandsvermogen wordt opgenomen die ingaat op weerstandscapaciteit, risico’s en daaraan gerelateerd beleid. Deze paragraaf geeft aan hoe robuust de begroting van de gemeente is. Dit is van belang wanneer een financiële tegenvaller zich voordoet. Aandacht voor het weerstandsvermogen kan voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigingen.In deze beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen wordt het beleid van de gemeente Geertruidenberg vastgelegd om haar risico’s te managen. Dit vormt een basis voor de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en het jaarverslag. Naast begripsbepaling zullen met dit beleid kaders worden gesteld ten aanzien van de reikwijdte en toepassing van risicomanagement in de gemeente Geertruidenberg. Op die manier zal de implementatie van risicomanagement verder gestalte krijgen.

Paragraaf 2.1 Wettelijk kader

Sub-paragraaf 2.1.1 Verordening ex. artikel 212 Gemeentewet

In de verordening ex. artikel 212 Gemeentewet –dit is de Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2006- vinden we de grondslag voor risicomanagement. In de huidige verordening is het volgende opgenomen:

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagementHet college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang aan en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert de risico's.

Hierbij wordt de weerstandscapaciteit aangegeven en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Voorts geeft het college aan het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en het afdekken van de risico's.

De Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2006 wordt in 2009 geheel herzien. Ten aanzien van risicomanagement wordt een verwijzing opgenomen naar deze beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen én naar de paragraaf weerstandsvermogen. 

Sub-paragraaf 2.1.2 Paragraaf weerstandsvermogen

Artikel 11 BBV en de daarop van toepassing zijnde toelichting bepalen dat in begroting en jaarverslag een paragraaf wordt opgenomen die ten minste de volgende aspecten bevat:Ø Een inventarisatie van de risico’s;Ø Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;Ø Het beleid dat de gemeente voert aangaande de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Afb. 1 Verband risicoprofiel-weerstandscapaciteit

Risicoprofiel Weerstandscapaciteit | | v v Weerstandsvermogen

RisicoprofielEen overzicht van de risico-eigenschappen van de gemeente minimaal omvattend de risicodefinities met bijbehorende kansen en gevolgen.

RisicoDe kans op het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor een betrokkene.

Uit de definitie van risico volgt dat een goede omschrijving drie elementen bevat:

• 1.

  De kans op het optreden van een gebeurtenis. Het gaat hier om een mogelijke gebeurtenis. Als iets 100% zeker is, is het geen risico meer.

• 2.

  Een negatief gevolgDe negatieve gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn.

• 3.

  Een betrokkene, voor wiens rekening de negatieve gevolgen komen (direct of indirect)De betrokkene is hierbij de gemeente Geertruidenberg als organisatie of een specifiek cluster van de gemeente Geertruidenberg.

WeerstandscapaciteitDe middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken. Onderscheid wordt gemaakt in:Incidentele weerstandscapaciteitHet vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveauStructurele weerstandscapaciteitDe middelen die permanent kunnen worden ingezet om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken.

WeerstandsvermogenGeeft de relatie aan tussen de risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico’s overblijven en de capaciteit die een gemeente heeft om die niet begrote kosten op te vangen. Onderscheiden worden:

Statisch weerstandsvermogenBetrekking hebbende op het begrotingsjaar zelf.

Dynamisch weerstandsvermogen heeft betrekking op de consequenties voor meerdere begrotingsjaren.

De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijnondervangen. Reguliere risico’s - risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn - maken geen deel uit van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. Hiervoor kunnen immers verzekeringen worden afgesloten of voorzieningen worden gevormd.

Paragraaf 2.2 Doelstellingen

Om risicomanagement afdoende in de gemeentelijke organisatie te implementeren, zijn doelstellingen geformuleerd. Aan de hand van deze doelstellingen kunnen de activiteiten worden bepaald om het gewenste resultaat te bereiken. De kwaliteit van het te bereiken resultaat hangt samen met het ambitieniveau dat de gemeente nastreeft en de capaciteit en middelen waarover wordt beschikt. Afb. 2 Risicomanagement: relatie met doelstellingen

[afbeelding niet weergegeven].

Het succes of het falen van risicomanagement kan worden gemeten aan de hand van de gehanteerde doelstellingen. De doelstellingen kunnen echter ook worden gebruikt als basis, een filosofie, om de activiteiten die met risicomanagement gepaard gaan te ondersteunen.

De hoofddoelen die gemeente Geertruidenberg met risicomanagement nastreeft, in willekeurige volgorde, zijn als volgt geformuleerd:

• 1.

  Beheersen van processenDoor risicomanagement procesmatig in te steken, krijgt men meer grip op de interne organisatie. Desgewenst kan men maatregelen ontwerpen om de processen aan te scherpen, om de beheersbaarheid van processen te vergroten.

• 2.

  Stimuleren en vergroten risicobewustzijn van de gemeentelijke organisatieInzicht in de risico’s die de gemeente loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de gemeentelijke organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico’s toenemen en kan pro-actief worden ingespeeld op de risico’s, zodat deze vroegtijdig beheersbaar kunnen worden gemaakt.

• 3.

  Inzicht krijgen in de risico’s die de gemeente looptDit doel is erop gericht de risico’s die de gemeente loopt in beeld te brengen. Hierbij is sprake van een integrale aanpak. Dat wil zeggen dat deze niet alleen financiële risico’s betreft, maar dat bijvoorbeeld ook milieu-, letsel en veiligheids-, imago- en juridische risico’s van toepassing kunnen zijn. Het inzichtelijk hebben van alle risico’s die de gemeente loopt vormt de basis voor het beheersen van de risico’s.

• 4.

  Optimaliseren van de risicokosten (kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades)Door inzicht te verkrijgen in de risico’s die de gemeente loopt, de kans dat ze optreden en de gevolgen, kunnen de te verwachten risicokosten worden berekend. Door deze risicokosten te analyseren kan een optimale verdeling tussen verzekeren, zelf dragen en andere beheersmaatregelen worden bepaald.

• 5.

  Voldoen aan de wettelijke verplichting (BBV)Zie paragraaf 2.1 Wettelijk kader. De gemeente dient een inventarisatie van de risico’s en de weerstandscapaciteit te maken en bovendien beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s te voeren.

• 6.

  Bevorderen van vertrouwen in de gemeentea) Intern (bij medewerkers, management, College van B&W en gemeenteraad)b) Extern (zowel bij burgers als bij andere organisaties)Door actief aan risicomanagement te doen, kan de gemeente een betrouwbare paragraaf weerstandsvermogen opstellen. Medewerkers, management, College van B&W, gemeenteraad, andere organisaties en burgers hebben hierdoor inzicht in de risico’s die de gemeente loopt en op welke manier deze worden opgevangen en beheerst. Hierdoor kan het vertrouwen in en begrip voor de gemeente toenemen.

• 7.

  Beheersen weerstandsvermogen binnen de vastgestelde bandbreedtesHet risicoprofiel en de weerstandscapaciteit van de gemeente moeten worden geanalyseerd om inzicht te krijgen in het weerstandsvermogen. Met actief risicomanagement kan daarna worden gewerkt aan het verlagen van het risicoprofiel, waardoor mogelijk meer ruimte kan worden gecreëerd voor andere doeleinden. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de te stellen bandbreedtes ten aanzien van het weerstandsvermogen.

Paragraaf 2.3 Risicomanagementproces

Het nemen van beslis­sin­gen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van nadelige effecten die het optreden van risico's met zich kan meebrengen.

Risicomanagement is een cyclisch en dynamisch proces, gericht op het inzichtelijk maken van de risico’s die een gemeente loopt. Na de implementatie worden stappen in de cyclus periodiek doorlopen. Door tal van ontwikkelingen kunnen namelijk nieuwe risico’s ontstaan (en vervallen oude). Hierdoor treden veranderingen op in het risicoprofiel van de gemeente.

Afb. 3 Risicomanagementcyclus

[afbeelding niet weergegeven].

• 1.

  RisicomanagementbeleidDe basis van risicomanagement wordt gelegd in deze nota risicomanagement en weerstandsvermogen.

• 2.

  Risico-identificatieIn deze fase is een brede en gestructureerde benadering van belang, zodat een zo volledig mogelijk risicoprofiel wordt verkregen. Om de risico’s in kaart te brengen moet een gemeentebrede risico-inventarisatie worden uitgevoerd. In hoofdstuk vier is beschreven hoe de stand van zaken hiervan is bij de gemeente Geertruidenberg.Een hulpmiddel om risico’s vast te leggen is de risicomatrix. In deze matrix staan per risicogebied risico’s benoemd onderverdeeld naar risicocategorieën. In de matrix is in één oogopslag te zien bij welke risicogebieden (nog) geen risico’s zijn benoemd (de zgn. ‘witte vlekken’).Risicogebieden Clusters van activiteiten binnen een gemeenteRisicocategorieënDe soorten risico’sDe risicomatrix met vermelding van risicogebieden die de gemeente Geertruidenberg hanteert is opgenomen in bijlage 1. In bijlage 2 zijn de risicocategorieën beschreven.

• 3.

  Risicoanalyse en -beoordeling Risico’s worden geanalyseerd en beoordeeld door kansen en gevolgen in klassen in te delen, en deze vervolgens met elkaar te vermenigvuldigen. De klasse-indelingen zijn weergegeven in bijlage 3.

• 4.

  Maatregelen ontwerpen en implementeren Na voornoemde stappen wordt per risico bepaald welke maatregelen zijn genomen c.q. moeten worden genomen om het risico tot een aanvaardbaar niveau (een aanvaardbare kans/gevolg-inschatting) te reduceren.

• 5.

  Evaluatie & rapportageNet als ‘normale’ bedrijfsprocessen dient ook risicomanagement periodiek te worden geëvalueerd. Beleid hierover is in hoofdstuk 3 opgenomen.

Paragraaf 2.4 Actoren

Binnen de gemeentelijke organisatie kunnen de volgende actoren worden onderscheiden ten aanzien van het risicomanagementproces:Ø Gemeenteraad;Ø College van burgemeester en wethouders;Ø Managementteam (MT);Ø Clustercoördinatoren;Ø Risicomanagementcoördinator. 

Paragraaf 2.5 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Om de hiervoor genoemde doelstellingen te bereiken en hiermee risicomanagement gemeentebreed in de organisatie te verankeren, is het van belang dat afspraken worden gemaakt: welke acties moeten worden ondernomen en wie is daarvoor verantwoordelijk. 

Sub-paragraaf 2.5.1 Bevoegdheidsgrenzen

Het College van burgemeester en wethouders is uiteindelijk politiek verantwoordelijk voor alle gemeentelijke risico’s en de acties die worden ondernomen om deze te beheersen.Risicomanagement moet integraal worden doorgevoerd, wat betekent dat het managementteam verantwoordelijk is voor het procesmatig verankeren van risicomanagement in de gemeente en voor de risico’s die binnen de clusters worden gelopen. Dit is een logische benadering gezien het feit dat de risico’s zich veelal functioneel, taakafhankelijk op clusterniveau uiten. Op dit niveau zijn de risico’s vaak eerder inzichtelijk te maken en hier dienen de maatregelen te worden geïmplementeerd.[Afbeelding 4 Bevoegdheidsgrenzen niet weergegeven]Deze benadering wringt echter met de huidige mandaatregeling. Het is immers vreemd dat een clustercoördinator volgens de mandaatregeling een teken-bevoegdheid van bijvoorbeeld € 20.000 heeft, maar dat deze wel mag beslissen over een risico dat de gemeente miljoenen kan kosten. Om deze merkwaardigheid op te heffen zullen we ook voor risico’s een bevoegdheidsstructuur introduceren, die in die zin complementair is aan de huidige mandaatregeling. Op basis van de risicoscore van een risico[1] worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van risico’s binnen de gemeentelijke organisatie verdeeld. Dit is in de figuur hiernaast schematisch weergegeven. De grenzen die binnen de gemeente Geertruidenberg op 7 en 16 zijn gelegd, leggen vast tot welke risicoscore clustercoördinatoren en het managementteam bevoegd zijn om de risico’s af te handelen. Een grensscore 7 voor een clustercoördinator betekent dat een risicoscore van 8 niet onder de bevoegdheid van deze clustercoördinator kan staan, maar dat dit op het niveau van het managementteam moet worden afgehandeld. Risico’s hoger dan 16 vallen onder de bevoegdheid van het College van B&W. Hoe praktisch met deze getallen moet worden omgegaan, wordt in de volgende paragraaf beschreven. 

Sub-paragraaf 2.5.2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden per actor

In deze paragraaf zullen per actor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de orde komen om adequaat met risicomanagement om te gaan.Een onderscheid tussen twee soorten actoren wordt bij voorbaat gemaakt:Ø Degenen die verantwoordelijk zijn voor de risico’s en de inhoud van het risicomanagement. De verantwoordelijkheid voor het signaleren, inventariseren en beheersen van risico’s ligt bij deze actoren.Ø Degenen die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en het proces (de risicomanagementcoördinator en het verantwoordelijk MT-lid). 

Sub-paragraaf 2.5.2.1 Clustercoördinatoren

TakenØ Opstellen risicoprofiel cluster;Ø Ontwerpen en implementeren beheersmaatregelen;Ø Rapporteren per cluster aan MT over risico’s met een risicoscore van 8 en hoger;Ø Rapporteren aan College van B&W –via MT- van risico’s met een risicoscore vanaf 17.Voor het opstellen en actualiseren van risicoprofielen wordt gebruik gemaakt van NARIS®, een geautomatiseerd Risicomanagement InformatieSysteem[2] waarin risico’s en bijbehorende maatregelen worden gemonitored.Verantwoordelijkheden & bevoegdhedenClustercoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het zelfstandig afhandelen van risico’s tot en met een risicoscore 7. Voor risico’s vanaf een score van 8 geldt dat deze worden gerapporteerd aan het MT. In overleg met het MT kan de clustercoördinator de bevoegdheid krijgen om ook de risico’s met een score van 8 en hoger af te handelen. Risico’s met een risicoscore hoger dan 16 gaan altijd via het College van B&W. 

Sub-paragraaf 2.5.2.2 Managementteam

TakenØ Monitoren risicoprofielen clusters;Ø Beoordelen van het geconsolideerde risicoprofiel;Ø Monitoren clusteroverstijgende risico’s;Ø Monitoren grote en politieke risico’s;Ø Accorderen voorstellen beheersmaatregelen met een risicoscore van 8 en hoger;Ø Rapporteren aan College van B&W over belangrijkste risico’s (top 10 risico’s, risico’s groter dan 16, imago- en politieke risico’sVerantwoordelijkheden & bevoegdhedenRisico’s tot en met een score van 16 vallen onder de verantwoordelijkheid van het MT. Risico’s vanaf een score van 17 worden gerapporteerd aan het College van B&W. In overleg met het College van B&W kan het MT-lid ook de bevoegdheid krijgen om de risico’s met een score van 17 of hoger af te handelen. 

Sub-paragraaf 2.5.2.3 College van burgemeester en wethouders

Het College van B&W is uiteindelijk eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente Geertruidenberg en daarmee voor al haar beleid en bijkomende risico’s. Daarnaast dient het College van B&W ervoor te zorgen dat de doelstellingen van risicomanagement worden bereikt.Het College van B&W dient bij elk voorstel na te gaan wat de belangrijkste risico’s zijn en hierover te rapporteren aan de gemeenteraad, zodat deze op de hoogte is van de risico’s die de doelbereiking van het beleid in de weg staan. Het College van B&W heeft op basis van haar actieve informatieplicht de verantwoordelijkheid om de Raad hierover te informeren. 

Sub-paragraaf 2.5.2.4 Gemeenteraad

De gemeenteraad stelt de nota risicomanagement en weerstandsvermogen vast voor een periode van vier jaar, telkens vóór de behandeling van de tweede begroting van de nieuwe gemeenteraad. Ook bepaalt de gemeenteraad de grenzen waarbinnen het weerstandsvermogen van de gemeente Geertruidenberg moet blijven.[3] Hij is daarmee bevoegd te oordelen over de verhouding tussen alle gezamenlijke risico’s en de vermogenspositie van de gemeente. 

Sub-paragraaf 2.5.2.5 Risicomanagementcoördinator

Vanuit de gedachte van integraal management is risicomanagement belegd bij de clusters van de gemeente Geertruidenberg.Om risicomanagement effectief te implementeren is het raadzaam binnen de gemeente een coördinator risicomanagement te benoemen die optreedt als adviseur van het MT. Ook moet deze toezien op de uitvoering van risicomanagement. De risicomanagementcoördinator kan medewerkers tevens ondersteunen bij hun taken ten aanzien van risicomanagement. Bovendien ziet de risicomanagementcoördinator erop toe dat de risicoprofielen van de clusters eenduidig worden opgesteld en dat clusteroverstijgende risico’s en grote en politieke risico’s door de clusters worden onderkend. Clusteroverstijgende risico’s worden door de risicomanagementcoördinator in het geconsolideerde risicoprofiel opgenomen.De functie van risicomanagementcoördinator wordt bij de gemeente Geertruidenberg bij het cluster Financiën ondergebracht. De tijdsbesteding die ermee is gemoeid bedraagt naar schatting structureel ongeveer 0,1-0,2 fte. In het begin zal de functie gepaard gaan met een tijdsbesteding van 0,2-0,4 fte om het risicomanagementproces in goede banen te leiden.TakenØ Faciliteren van de gemeentelijke organisatie om op uniforme wijze risico’s te identificeren en te beoordelenØ Opstellen geconsolideerd risicoprofiel: periodiek samenvoegen en beoordelen van risicoprofielen van alle clusters en projecten op volledigheid en juistheid;Ø constateren waar in de organisatie risicomanagement gebrekkig verloopt, helpen de problemen op te lossen en/of deze bij het MT aan de orde stellen;Ø Fungeren als centraal aanspreekpunt in de organisatie op het gebied van risicomanagement en informatiebron op het gebied van risicomanagement. 

Paragraaf 2.6 Koppeling aan de P

Een risicoprofiel is dynamisch. Ieder jaar doen zich nieuwe risico’s voor en kunnen risico’s uit het risicoprofiel worden verwijderd door bijvoorbeeld taken die niet meer worden vervuld door de gemeente. Om een juist, volledig en actueel inzicht in het risicoprofiel te hebben en te houden, is een koppeling met de P&C cyclus gewenst om risicomanagement te verankeren in een bestaande cyclus.Jaarlijks wordt de paragraaf weerstandsvermogen voor zowel programmabegroting als jaarverslag opgesteld op basis van de systematiek beschreven in deze nota. De paragraaf weerstandsvermogen gaat in op risico’s en weerstandsvermogen. Voorafgaand aan het opstellen van deze paragraaf, dienen de risicoprofielen per cluster te worden geactualiseerd.Om risicomanagement te borgen in het primaire proces dienen het College van B&W en de gemeenteraad bij elk voorstel te worden geïnformeerd over de belangrijkste risico’s. Hulpmiddel hierbij is het opnemen van het onderdeel risico’s in het format van college- en raadsvoorstellen.Indien besluitvorming omtrent nieuwe investeringen en projecten met daaraan verbonden risico’s plaatsvindt, zal dit besluit moeten worden getoetst aan het weerstandsvermogen of door het nemen van het besluit het weerstandsvermogen niet dramatisch verslechtert en onvoldoende wordt[4]. Bij het besluit kan een berekening van het weerstandsvermogen worden gevoegd waaruit blijkt wat de benodigde weerstandscapaciteit is inclusief de risico’s van het te nemen besluit.Indien door het investeringsbesluit het weerstandsvermogen (ruim) onvoldoende wordt, zullen tegelijkertijd maatregelen moeten worden voorgesteld waardoor het weerstandsvermogen minimaal als voldoende kan worden gewaardeerd.Naast de reguliere koppeling aan de P&C cyclus moet een clustercoördinator ook rapporteren aan het MT over grote risico’s die zich snel dreigen te manifesteren. Zo’n afwijkende rapportage (alarmkanaal) volgt zodra een clustercoördinator een risico onderkent dat qua risicoscore groter is dan waarvoor hij bevoegd is. Gaat de risicoscore de bevoegdheid van het MT teboven, dan dient ook het College van B&W te worden geïnformeerd. [5]

Paragraaf 3.1 Risico-inventarisatie

Ten minste twee keer per jaar wordt het risicoprofiel van de gemeente Geertruidenberg geactualiseerd. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt hierover het volgende opgenomen:Ø Hoeveel risico’s zijn totaal in beeld gebracht;Ø Risicotabel met een verdeling van de onderkende risico’s naar de kans/gevolg-inschatting;Ø Een overzicht van de tien risico’s die de hoogste bijdrage hebben aan de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit (paragraaf 3.1.2).GeheimhoudingIn een aantal gevallen is het niet aan te raden om alle geselecteerde risico’s zonder meer in de paragraaf weerstandsvermogen op te nemen. Het inschatten van een toe te kennen bedrag aan een schadeclaim kan worden opgevat als toegeven aan de aansprakelijkheid of kan leiden tot een hogere schadeclaim dan oorspronkelijk zou worden ingediend. Uit strategische overwegingen is het derhalve aan te bevelen dat dit soort risico’s niet worden voorzien van een kwantitatieve beoordeling (in de paragraaf) of in zijn geheel niet worden opgenomen in de openbare risicoparagraaf. Wel is natuurlijk van belang dat gemeenteraad inzicht heeft in deze risico’s. Desgewenst kan de gemeenteraad inzage krijgen in de totale lijst met risico’s die niet openbaar wordt gemaakt (waarmerk vertrouwelijk). 

Paragraaf 3.2 Weerstandscapaciteit

Sub-paragraaf 3.2.1 Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van de risico-inventarisatie wordt een risicosimulatie uitgevoerd. Deze gaat er vanuit dat niet alle risico’s zich gelijktijdig en in hun maximale omvang voordoen.Het resultaat van de risicosimulatie is een kansdichtheidsfunctie die aangeeft hoeveel geld is benodigd om alle risico’s af te dekken gekoppeld aan een bepaald zekerheidspercentage, de benodigde weerstandscapaciteit. Hoe meer zekerheid men wenst om risico’s af te dekken, des te hoger is de prijs die daaraan wordt gekoppeld.Een zekerheidspercentage van 90% wordt aangehouden voor de benodigde weerstandscapaciteit[7]. Dit wil zeggen, dat alle risico’s met 90% zekerheid kunnen worden afgedekt.De benodigde weerstandscapaciteit wordt opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen. 

Sub-paragraaf 3.2.2 Beschikbare weerstandscapaciteit

De beschikbare weerstandscapaciteit kan bestaan uit:Ø Algemene reserve;Ø Bestemmingsreserves;Ø Voorzieningen;Ø Stille reserves;Ø Resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening;Ø Onvoorzien;Ø Onbenutte inkomstenbronnen (belastingcapaciteit);Ø Bezuinigingsmogelijkheden.Algemene reserveVan de reserves vormt de vrije algemene reserve het direct vrij besteedbare deel dat kan worden aangewend ter financiering van opgetreden risico’s. Dit betekent niet dat het verschil tussen de benodigde en de beschikbare weerstandscapaciteit zonder meer kan worden aangewend voor andere doeleinden. De vermogenspositie van de gemeente Geertruidenberg dient voldoende gezond te zijn, zodat toekomstige investeringen op lange termijn in verhouding staan tot de vermogenspositie en deze positie niet verzwakken. Bovendien dient de bespaarde rente op de reserves als dekkingsmiddel voor de exploitatie.BestemmingsreservesHet beleidskader met betrekking tot reserves en voorzieningen is neergelegd in de Notitie reserves en voorzieningen.Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves kunnen, zolang de raad de bestemming kan wijzigen, tot de weerstandscapaciteit worden gerekend. Voor sommige bestemmingsreserves zal een aanwending als weerstandscapaciteit echter aanzienlijke negatieve consequenties voor bestaande voorzieningen met zich meebrengen. Derhalve worden bestemmingsreserves niet meegerekend in de beschikbare weerstandscapaciteit.VoorzieningenVoorzieningen vallen niet onder de weerstandscapaciteit, omdat deze zijn gevormd voor het afdekken van voorzienbare lasten in verband met verplichtingen en risico’s waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per balansdatum min of meer onzeker zijn.Stille reservesIn werkelijkheid kan de beschikbare weerstandscapaciteit van een gemeente hoger zijn dan uit de jaarrekening blijkt. Men spreekt dan over niet direct zichtbare reserves, de zogenaamde stille reserves. Deze reserves zijn er, omdat niet alle eigendommen van de gemeente op een werkelijke waarde zijn gewaardeerd in de administratie. De voorschriften geven bijvoorbeeld aan dat activa tegen verkrijgingswaarde moeten worden geactiveerd. Bij een taxatie kan blijken dat de waarde in het economische verkeer is toegenomen. Deze waardestijging mag niet zichtbaar worden gemaakt. Dit is een stille reserve.Omdat de omvang van de stille reserves sterk wordt bepaald door marktontwikkeling worden deze niet meegerekend voor de beschikbare weerstandscapaciteit.Resultaat na bestemming volgend uit de programmarekeningAfhankelijk van de bestemming zal dit resultaat kunnen worden meegenomen in de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit.OnvoorzienDe post ‘onvoorzien’ wordt bij de begroting opgenomen om onvoorziene ontwikkelingen te kunnen afdekken. Voor de berekening van de hoogte van de post onvoorzien zijn richtlijnen uitgevaardigd door de provincie Noord-Brabant. De budgettair opgenomen ruimte is € 90.000.Onbenutte inkomstenbronnenDe mate waarin van de onbenutte belastingcapaciteit gebruik wordt gemaakt, verschilt van gemeente tot gemeente en is mede afhankelijk van de politieke relevantie van de hoogte van het OZB-tarief. Als zich tegenvallers voordoen, zal de onbenutte belastingcapaciteit niet zonder slag of stoot worden ingezet, maar dit is wel één van de mogelijkheden.Bij de berekening van de onbenutte belastingcapaciteit wordt aangesloten bij de drie belangrijkste inkomsten van de gemeente te weten: OZB, afvalstoffenheffing en rioolafvoerrecht, voor zover deze laatste twee niet maximaal mogelijk en/of kostendekkend blijken te zijn. Eventueel onbenutte belastingcapaciteit wordt gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit.Bezuinigingsmogelijkheden Door middel van een zeer sober beleid is het mogelijk de omvang van de begroting onder het huidige niveau te brengen. Bezuinigingsmogelijkheden worden op voorhand niet als beschikbare weerstandscapaciteit meegenomen. 

Sub-paragraaf 3.2.3 Elementen weerstandscapaciteit gemeente Geertruidenberg

De gemeente Geertruidenberg rekent tot de beschikbare weerstandscapaciteit:Ø Vrij aanwendbare algemene reserve;Ø Resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening;Ø Onvoorzien;Ø Indien aanwezig, onbenutte inkomstenbronnen (belastingcapaciteit);Ø Bezuinigingsmogelijkheden. 

Paragraaf 3.3 Beleid risicomanagement en weerstandsvermogen

Het beleid over risicomanagement en weerstandsvermogen is vastgelegd in deze nota.Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen.Als het risicoprofiel bekend is, kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit.Afb. 5 Verband risicoprofiel-weerstandscapaciteit

De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente Geertruidenberg. De uitkomst van deze berekening vormt de ratio weerstandsvermogen: 

Ratio weerstandsvermogen =  Beschikbare weerstandscapaciteit                                                         Benodigde weerstandscapaciteit

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Geertruidenberg nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel[8]. 

Een algemeen aanvaarde normstelling voor de hoogte van het weerstandsvermogen is er niet. Gemeente Geertruidenberg streeft na zo min mogelijk risico te lopen en -mits financieel verantwoord- zoveel mogelijk risico’s af te dekken. Dit betekent dat een weerstandsvermogen moet worden nagestreefd dat ten minste voldoende is. Dit betekent een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. 

Paragraaf 4.1 Kwaliteit en ambitieniveau

Risicomanagement draagt bij aan het streven naar continuïteit. Voor de gemeente Geertruidenberg betekent dit vooral dat zij haar bedrijfsvoering zo goed mogelijk afstemt op toekomstige ontwikkelingen, zonder dat de bestaande dienstverlening nadelig wordt beïnvloed. Daarnaast wil de Gemeente Geertruidenberg met pro-actief risicomanagement voorkomen dat zij voor verrassingen komt te staan, waardoor de bedrijfsvoering nadelig wordt beïnvloed.Het daadwerkelijk realiseren van de doelstellingen heeft tijd nodig om de gewenste effecten te bereiken. Door periodiek het risicoprofiel te actualiseren en het risicobewustzijn in de organisatie te versterken, zal de volledigheid en betrouwbaarheid van het risicoprofiel toenemen. Hiermee kan een steeds betrouwbaarder oordeel over het weerstandsvermogen worden gegeven. Dit zal er uiteindelijk toe moeten leiden dat de gemeente Geertruidenberg ervoor kan zorgdragen dat risico’s zo min mogelijk effect hebben op de uitvoering van het lopende beleid en voorzieningen.De implementatie van risicomanagement in de gemeente is weer te geven als een groeimodel. De kwaliteit van zowel het risicoprofiel en de risicomanagementprocessen, als van de activiteiten die gepaard gaan met risicomanagement zal in de tijd verbeteren.Afb. 5 Risicomanagement: relatie tijd-kwaliteit[Afbeelding niet weergegeven] 

Paragraaf 4.2 Initiële risico-inventarisatie

Om risicomanagement bij de gemeente Geertruidenberg breed uit te zetten zijn in juni 2007 workshops risicomanagement georganiseerd om meer inzicht te krijgen in het risicoprofiel van de gemeente. Hierbij is gebruik gemaakt van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem) waarmee risico's systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld. NARIS® bevat een database met het merendeel van de risico’s die voor gemeenten relevant zijn.

Het risicoprofiel is geactualiseerd voor de begroting 2009 en voor het jaarverslag 2008. Voor de paragraaf weerstandsvermogen is gebruik gemaakt van de gegevens in het risicomanagementsysteem voor de risico’s die worden gelopen bij de reguliere bedrijfsvoering. Voor projecten is het opstellen van dit risicoprofiel met behulp van NARIS® mogelijk, maar vanwege tijdgebrek nog niet gedaan. Risico’s ten aanzien van projecten zijn tekstueel toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag 2008. Ook risico’s als gevolg van de economische crisis zijn tekstueel toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag 2008. 

Paragraaf 4.3 Vervolg

Om risicomanagement structureel en gemeentebreed te kunnen verankeren, is het noodzakelijk draagvlak te verkrijgen binnen heel de gemeentelijke organisatie. Deze nota risicomanagement en weerstandsvermogen verstrekt een beleidstellend kader hiervoor.

Voor de programmabegroting 2010-2013 dient het risicoprofiel te worden geactualiseerd. Aandachtspunt hierbij zijn de risico’s uit hoofde van projecten.