Regeling vervallen per 07-09-2017

Besluit Informatiebeheer provincie Gelderland

Geldend van 01-07-1997 t/m 06-09-2017

Intitulé

Besluit Informatiebeheer provincie Gelderland

Vastgesteld bij besluit van Gedeputeerde Staten van Gelderland van 3 juni 1997, nr. BD97.8101 (Provinciaal Blad nr. 29 van 17 juni 1997). In werking getreden op 1 juli 1997.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    archiefverordening: de in de artikelen 27, 33, 38 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet 1993 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van provinciale staten d.d. 26 juni 1996;

  • c.

    documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats;

  • d.

    beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • e.

    informatiebestand: documenten waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • f.

    informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

  • g.

    beheerseenheid: het Facilitair Bedrijf van de Bestuursdienst.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid

Artikel 2.

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats.

Artikel 3.

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meerdere medewerkers.

Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening

Productie van documenten

Artikel 4.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 5.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 6.

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 7.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voorzover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe dat de uniformiteit wordt nageleefd.

Identificering van documenten

Artikel 8.

  • 1 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbijbehorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. De identificatie van documenten kan op grond van uniforme afspraken uitgebreid worden.

  • 2 Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3 Het tweede lid heeft geen betrekking op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 9.

Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. De beheerseenheid heeft voor de afdoeningstermijnen een signalerende functie. Bij het opstellen en wijzigen van de procedures ziet het hoofd van de beheerseenheid toe op de uniformiteit.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 10.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige, doeltreffende en uniforme systematiek.

Artikel 11.

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 12.

Uit de in artikel 11 beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk 4 Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 13.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 15.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 16.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het bijhouden, welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en voor controle op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 17.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 18.

  • 1 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2 Raadpleging en uitlening van documenten die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van gedeputeerde staten slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4 Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen gedeputeerde staten voorwaarden verbinden.

  • 5 Voor het raadplegen van documenten door derden wordt de functionaris benaderd die ambtelijk belast is met de behandeling van de tot de documenten behorende aangelegenheid. De betreffende functionaris bepaalt of de documenten raadpleegbaar zijn. Uitgangspunt is het openbaarheidsregime van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Onder het toezicht van de functionaris vindt raadpleging plaats. Het hoofd van de beheerseenheid, of degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van het Besluit is opgedragen, zijn bij het raadplegen door derden aanwezig. Het raadplegen vindt in het archief plaats.

  • 6 Voor het afgeven van documenten voor justitieel onderzoek wordt de in de bijlage opgenomen procedure FB486 d.d. 23 mei 1996 gevolgd.

  • 7 Bij externe uitlening worden de regels voor uitlening op grond van artikel 18 van de wet toegepast.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 19.

  • 1 Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2 In geval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3 Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 11 bedoelde inventaris.

Overbrenging van documenten

Artikel 20.

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 21.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt de Beheersverordening archiefbescheiden van de provincie Gelderland, vastgesteld op 20 juli 1981 en laatstelijk gewijzigd op 12 oktober 1993.

Artikel 22.

Dit besluit wordt aangehaald als het Besluit Informatiebeheer van de provincie Gelderland.

Artikel 23.

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van vaststelling.

Bijlage

Procedure FB486 d.d. 23 mei 1996 (genoemd in artikel 18, zesde lid)

Procedure afgifte provinciale stukken voor justitieel onderzoek

1. Toelichting In deze notitie is de procedure opgenomen die binnen de archieven wordt gehanteerd in die gevallen waarin er een verzoek voorligt van justitie voor het opeisen van stukken. Nadat eerst wordt ingegaan op de verschillende situaties waarvan sprake kan zijn, wordt de procedure aangegeven. Uitgangspunten voor de notitie is enerzijds de verantwoordelijkheid van GS ten aanzien van privacybescherming en het compleet hebben en houden van de archieven (archiefwet) en anderzijds haar verantwoordelijkheid om mee te werken aan juridische procedures. Ook is getracht een procedure op te stellen die niet te bureaucratisch van aard is, maar waarbij er wel juridische waarborgen zijn voor de medewerkers van het archief.

2. Mogelijke situaties Er kan sprake zijn van twee situaties, zijnde een verzoek tot 'inzage' en een verzoek waarin de stukken worden 'opgeëist'.

a. Inzage van stukken. Hieronder wordt verstaan die gevallen waarin vanuit justitie het verzoek komt tot inzage. Hierbij worden stukken ingezien in 'de gebouwen' van de provincie, zijnde het archief of de directe omgeving. De stukken verlaten de provincie dus niet. b. Opeisen van stukken. In deze situatie acht justitie het noodzakelijk dat stukken daadwerkelijk in het bezit komen van justitie. Het Openbaar Ministerie is echter niet in het algemeen bevoegd stukken zonder meer op te eisen. In de diverse wetgevingen zijn hiervoor procedures opgenomen welke per delict verschillend (kunnen) zijn. In die gevallen waarin het opeisen van stukken is toegestaan, zal dit vertaald worden in een 'machtiging'. Deze wordt opgesteld door de rechter-commissaris of de (hulp)officier. Op de machtiging dient vermeld te zijn op basis van welk wetsartikel de stukken worden gevorderd. 3. Procedure voor de archiefdependances ad a. Inzage in stukken. In deze situatie zijn er geen belemmeringen. Justitie kan de stukken zonder enig probleem inzien, waarbij het gewenst is dit binnen het archief te realiseren.

ad b. Opeisen van stukken. Als een politiefunctionaris stukken komt opeisen dan worden de onderstaande stappen doorlopen; * vraag de politiefunctionaris om zijn legitimatie en noteer de gegevens; * vraag de machtiging die ten grondslag ligt aan de vordering en maak hier een kopie van; * laat bij twijfel of als mogelijk de privacy van een persoon in geding is (dan is nl. de Wet Persoonsregistraties ook van toepassing), de machtiging door een jurist van AJZ beoordelen. Bij een akkoord wordt dit met paraaf en datum aangegeven op de kopie van de machtiging. Mocht de machtiging niet correct zijn dan zal hij/zij de zaak met de politiefunctionaris afhandelen; * is er geen twijfel en de machtiging correct dan kunnen de stukken verstrekt worden. Er worden echter geen originele stukken verstrekt, maar alleen gewaarmerkte kopieën. Mocht justitie erop staan dat de originele stukken worden overgedragen, dan kan dit alleen plaatsvinden met een schriftelijk akkoord van de jurist van AJZ en een door hem/haar duidelijk omschreven ontvangstbewijs. Van de betreffende bescheiden worden voor afgifte eerst gewaarmerkte kopieën gemaakt; * de gegevens van de legitimatie, de kopie van de machtiging en eventueel het ontvangstbewijs worden opgeborgen in het betreffende dossier. Indien de originele stukken zijn afgegeven dan houdt het archief in de gaten dat deze terugkomen.

Ondertekening

Gedeputeerde Staten van Gelderland