Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2014

1 De algemeen directeur zorgt voor de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van gelden binnen de provinciale organisatie en legt hierover verantwoording af aan Gedeputeerde Staten. Hij wordt hierin bijgestaan door de overige leden van de directie.

2 De algemeen directeur verschaft de concerncontroller alle informatie die deze voor de uitoefening van zijn functie nodig acht.

1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma oefenen de in deze regeling genoemde bevoegdheden uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

2 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zijn tegenover de algemeen directeur verantwoording verschuldigd over de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van budgetten behorende bij de onder hun verantwoordelijkheid vallende afdeling of prioritair programma en de rapportage hierover.

3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma vragen advies aan de afdelingsmanager Financiën over voorstellen die leiden tot uitgaven waarmee in de begroting van hun afdeling of prioritair programma nog geen rekening is gehouden.

4 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma verstrekken alle informatie die de afdelingsmanager Financiën en de concerncontroller voor de uitoefening van hun functie nodig achten.

1 De afdelingsmanager Financiën is belast met de registratie van de besteding van budgetten en de rapportage hierover, waarin opgenomen analyses, aan de algemeen directeur.

2 De afdelingsmanager Financiën voorziet voorstellen aan Gedeputeerde Staten, met niet overeenkomstig de vastgestelde begroting financiële gevolgen, van een advies.

3 De afdelingsmanager Financiën is verantwoordelijk voor:

• a.

  de administratieve verwerking van de financiële gegevens ten behoeve van het generen van informatie betreffende de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van budgetten;

• b.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie.

1 De concerncontroller als bedoeld in artikel 13, eerste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 bewaakt dat een zodanig kader voor de besteding van gelden is geschapen, dat de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid hiervan wordt gewaarborgd.

2 De concerncontroller voert periodiek onderzoeken uit naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid met als doel het functioneren van de organisatie te beoordelen.

3 De concerncontroller brengt schriftelijk verslag uit aan de algemeen directeur van de in het tweede lid bedoelde onderzoeksresultaten.

4 Indien de rechtmatigheid, doelmatigheid of doeltreffendheid van de besteding van gelden in het geding is, kan de concerncontroller zich rechtstreeks tot Gedeputeerde Staten richten.

1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zijn verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van de administratieve organisatie van hun afdeling of prioritair programma, dat de tijdigheid, juistheid, volledigheid en de relevantie van de informatievoorziening betreffende de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de budgetten is gewaarborgd.

2 Voor de uitvoering van het eerste lid wordt het beheer van de besteding van budgetten vastgelegd in een beschrijving van de administratieve organisatie.

3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zorgen voor het beheer, onderhoud en de bekendmaking van de beschrijving van de administratieve organisatie. Zij volgen daarbij de door de algemeen directeur vast te stellen richtlijnen.

4 In de beschrijving van de administratieve organisatie wordt ten aanzien van de financieel administratieve verwerking en de financieringsfunctie vastgelegd dat de beschikkende, uitvoerende, administrerende en controlerende taken door functionarissen afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen worden uitgevoerd.

5 Betalingen worden niet uitgevoerd voordat de verschuldigdheid daarvan is vastgesteld door een of meer andere provinciale ambtenaren dan degene die belast is met het doen van betalingen.

1 De afdelingsmanager Financiën voert in opdracht van de algemeen directeur de budgetcyclus uit.

2 De afdelingsmanager Financiën stelt de jaarlijks aan de afdelingsmanagers en managers prioritair programma te sturen brief met informatie over de opzet en de procedure van voorbereiding van de budgetcyclus vast. Hij stuurt een kopie van deze brief aan de algemeen directeur.

3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma bieden de gevraagde informatie aan binnen de door de algemeen directeur gestelde termijn en overeenkomstig de hiervoor door hem te geven richtlijnen.

1 Is het doel of de omvang van een reserve of voorziening niet meer in overeenstemming met de eerdere besluitvorming daarover, dan meldt de afdelingsmanager of de manager prioritair programma, die deze reserve of voorziening beheert, dit bij de afdelingsmanager Financiën. Hij voegt daarbij een voorstel voor de te treffen maatregelen om doel en omvang weer op elkaar af te stemmen. De afdelingsmanager Financiën zorgt er voor dat het bestuur over het voorstel zo spoedig mogelijk een besluit neemt.

2 Reserves en voorzieningen, ingesteld om de inkomsten en de uitgaven van het onderhoud van kapitaalgoederen te egaliseren, sluiten aan bij het bij het betreffende kapitaalgoed behorende onderhoudsplan en het daarin opgenomen en vastgestelde kwaliteitsniveau.

1 De algemeen directeur is budgethouder van het programma Mens en Middelen en van de reserve algemene bedrijfsvoering.

2 De algemeen directeur kan het budgethouderschap voor delen van het programma Mens en Middelen opdragen aan afdelingsmanagers of managers prioritair programma.

3 Dreigt de stand van de reserve algemene bedrijfsvoering negatief te worden, dan informeert de algemeen directeur zonder uitstel Gedeputeerde Staten en legt hun een plan voor om het tekort te voorkomen.

4 De concerncontroller bewaakt de uitvoering van het in het derde lid bedoelde plan.

1 Onverminderd het bepaalde over het programma Mens en Middelen en de reserve algemene bedrijfsvoering bedoeld in artikel 10, eerste lid, wijst de algemeen directeur voor elk begrotingsproduct en investeringskrediet een budgethouder aan.

2 De budgethouder is belast met het:

• a.

  opdracht geven tot het doen van betalingen;

• b.

  opstellen van begrotingsramingen;

• c.

  tijdig signaleren van dreigende overschrijdingen;

• d.

  rapporteren over het beheer van het budget;

• e.

  rapporteren over de bereikte resultaten.

3 De algemeen directeur draagt zorg voor inrichting en actueel houden van een budgethoudersregister, waarin is opgenomen:

• ca.

  omschrijving van het product;

• cb.

  de omvang van het budget; en

• cc.

  de naam van de budgethouder.

4 Het budgethoudersregister wordt voor ieder begrotingsjaar door de algemeen directeur vastgesteld.

5 De afdelingsmanager Financiën is belast met het beheer van het budgethoudersregister.

6 De afdelingsmanager en de manager prioritair programma kunnen op (sub)productniveau schuiven met toegewezen budgetten, mits geen inbreuk wordt gemaakt op in de begroting vastgestelde doelen en op specifieke besluiten over besteding van budgetten door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.

7 Onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager Financiën kunnen technische budgetmutaties, waarover al besluitvorming door Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten heeft plaatsgevonden, worden doorgevoerd.

1 De afdelingsmanager Financiën is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie van de vaste activa.

2 De afdelingsmanager Financiën zorgt voor het correct laten opnemen van de meerjarige investeringsbedragen in de begroting.

3 Gedurende de periode dat een project nog in uitvoering is, wordt, om voor het uitvoeren financiële middelen beschikbaar te houden, het restant van het krediet naar het volgende jaar overgeboekt.

1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma informeren de afdelingsmanager Financiën schriftelijk over een nieuw activum of de aanpassing hiervan en verstrekken, voor zover van toepassing, hierbij de volgende documenten of informatie:

• a.

  het besluit van Provinciale Staten dat hieraan ten grondslag ligt;

• b.

  de omschrijving van het activum;

• c.

  het aantal jaren waarin het activum wordt afgeschreven;

• d.

  planontwikkelings- en uitvoeringslijst en de melding gereed werk.

2 De afdelingsmanager Financiën informeert de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma schriftelijk over de voorgenomen vervreemding dan wel vervreemding van een activum.

1 Activa worden annuïtair afgeschreven.

2 De basis voor afschrijving van activa is de historische kostprijs.

3 De afschrijving begint als tot en met 30 juni meer dan de helft van het begrote bedrag voor het nieuwe activum is uitgegeven.

4 Is nog niet het gehele begrote bedrag uitgegeven, dan wordt afgeschreven op basis van het totaal begrote bedrag, of, indien geen betalingen voor het activum meer volgen, op basis van de werkelijke kosten.

5 Bij de vaststelling van het bedrag bedoeld in het derde lid wordt geen rekening gehouden met bedragen die op een later tijdstip nog in de periode tot en met 30 juni worden geboekt.

6 Indien Provinciale Staten besluiten tot activering van investeringen in wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken begint, in afwijking van het derde lid, de afschrijvingstermijn op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het werk gereed is verklaard.

7 Van het eerste t/m het zesde lid kan bij besluit van Gedeputeerde Staten worden afgeweken.

8 De afdelingsmanager of manager prioritair programma stelt bij oplevering van het activum het definitieve bedrag van de investering vast.

1 Bij voorstellen aan Provinciale/Gedeputeerde Staten die voor meerdere jaren beslag leggen op provinciaal vermogen worden altijd de kosten van rentederving in de

besluitvorming meegenomen.

2 Aan investeringen hoger dan € 5 mln. worden kosten van rentederving verrekend met de budgetten van het van toepassing zijnde begrotingsprogramma.

3 De hoogte van de toe te rekenen rentederving onder lid 2 is gelijk aan de renteopbrengst uit staatsleningen met een vergelijkbare looptijd. Bij investeringen die een langere

looptijd kennen dan 10 jaar wordt het rentepercentage van een tienjarige staatslening als uitgangspunt genomen.

4 Het percentage van de toegerekende rentederving blijft gedurende de gehele looptijd van de investering gelijk.

5 De kosten die voortvloeien uit rentederving bij het verstrekken van niet marktconforme leningen komen voor rekening van het betreffende begrotingsprogramma, tenzij de

dekking van de lening plaatsvindt vanuit een bij het begrotingsprogramma gevormde reserve. De hoogte van de rentederving wordt bepaald conform lid 3.

6 Renteopbrengst uit verstrekte leningen komt ten goede aan de algemene middelen.

1 De afdelingsmanager Financiën berekent de kapitaallasten van een investering voor de begroting en verstrekt deze aan de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma voor het opnemen in de begroting.

2 De afdelingsmanager Financiën berekent de kapitaallasten van een investering voor de jaarrekening en zorgt voor boeking. Hij informeert de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma hierover.

1 Gelden worden uitsluitend opgenomen op basis van de geldende liquiditeitsprognose.

2 Bij het opnemen van gelden zijn de volgende instrumenten toegestaan:

• a.

  onderhandse geldleningen;

• b.

  Medium Term Notes;

• c.

  obligaties;

• d.

  internationale financieringsprogramma’s.

1 De Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2012 wordt ingetrokken.

2 Deze regeling met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2014.

3 Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2014.