Gedragscode bestuurlijke integriteit Commissaris van de Koning en gedeputeerden

1 Onder bestuurder wordt verstaan: de Commissaris van de Koning en de gedeputeerden.

2 Onder het college wordt verstaan: het college van gedeputeerde staten.

3 Deze gedragscode geldt voor de Commissaris van de Koning en de gedeputeerden.

4 In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is vindt bespreking plaats in het college.

5 De code is openbaar en door derden te raadplegen.

6 De Commissaris van de Koning en de gedeputeerden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

1 Een bestuurder doet aan de Commissaris van de Koning opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provinciale zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

2 Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

3 Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie.

1 Een bestuurder die een persoonlijk belang heeft bij een beslissing van Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten of een statencommissie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming daarover.

2 Een bestuurder neemt van een belanghebbende bij een door Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten of een statencommissie te nemen beslissing geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie zouden kunnen beïnvloeden.

1 In aanvulling op de artikelen 40b, lid 1 en 66, lid 1, Provinciewet vervult een bestuurder geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de provincie.

2  Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen, anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval voor het aannemen van de nevenfunctie, in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. 

3  Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen, meldt het voornemen daartoe overeenkomstig artikel 40b, lid 2, Provinciewet en artikel 66, lid 2, Provinciewet zo spoedig mogelijk,

doch in ieder geval voor het aannemen van de nevenfunctie, bij Provinciale Staten. Bij deze melding geeft de bestuurder tevens een inschatting van het tijdsbeslag dat naar verwachting is gemoeid met het vervullen van deze nevenfunctie. De Commissaris van de Koning hoeft het voornemen om qualitate qua nevenfuncties te vervullen op grond van de wet niet te melden bij Provinciale Staten. 

4  Vergoedingen voor werkzaamheden in qualitate qua nevenfuncties als bedoeld in artikel 43, vijfde lid, en artikel 65, vijfde lid, van de Provinciewet worden door de organisatie waar de bestuurder de nevenfunctie vervult rechtstreeks in de provinciale kas gestort, voorzover deze vergoedingen beloning van werkzaamheden inhouden.

Gedeputeerde Staten doen de organisatie mededeling van deze verplichting bij de brief waarin zij kennis geven van het feit dat de bestuurder de nevenfunctie heeft aanvaard, welke brief door dat lid medeondertekend wordt. Indien deze vergoedingen desondanks op de persoonlijke rekening van de bestuurder worden gestort, maakt de bestuurder de vergoedingen zo spoedig mogelijk alsnog over naar de provinciale kas.

5  Indien een vergoeding in natura wordt uitgekeerd voor het vervullen van een nevenfunctie uit hoofde van het ambt stort de betrokken bestuurder een bedrag in de provinciekas dat overeenkomt met de financiële waarde van dat deel van de vergoeding dat fiscaal als beloning van werkzaamheden beschouwd moet worden. De betrokken bestuurder meldt de vergoeding in natura en de financiële waarde daarvan aan het college.

6 De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie worden gedeclareerd bij de organisatie waar de bestuurder de nevenfunctie vervult. 

1 Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie.

2 Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

3 Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

1 Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld in het college en geregistreerd en zijn eigendom van de provincie. Er wordt een provinciale bestemming voor gezocht.

2 Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bepaalde in 5.1 worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd.

3 Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk of de gift wordt genomen.

1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

2 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

- met de uitgave is het belang van de provincie gediend; en

- de uitgave vloeit voort uit de functie.

1 De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

2 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

3 Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4 Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

5 De secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

6 In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de Commissaris van de Koning. Zo nodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

1 Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

2 De secretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt.

3 Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4 Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

5 In geval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de Commissaris van de Koning gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

1 Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

2 Bestuurders kunnen alleen op basis van een schriftelijke overeenkomst roerende zaken van de provincie in bruikleen krijgen.

3 Een bestuurder kan voor reizen ten behoeve van de provincie gebruikmaken van een dienstauto met of zonder chauffeur. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de provincie ingehuurde auto.

4 De dienstauto met of zonder chauffeur kan door de bestuurder ook worden gebruikt voor reizen ten behoeve van nevenfuncties die de bestuurder vervult uit hoofde van zijn ambt.

5 De dienstauto met of zonder chauffeur kan door de Commissaris van de Koningin ook worden gebruikt voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling.

6 De gedeputeerden kunnen gebruikmaken van de dienstauto met of zonder chauffeur voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling indien:

• a.

  de reizen zoals bedoeld in artikel 9.3 en 9.4 bij de woning beginnen of eindigen;

• b.

  sprake is van bijzondere gevallen, met dien verstande dat hiervan, zo mogelijk vooraf melding wordt gemaakt in het college van Gedeputeerde Staten.

1 Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken, heeft behalve indien het reizen betreft naar Nord-Rhein Westfalen en Brussel - toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte gesteld.

2 Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

3 Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

4 Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in de beleidsrekening.

5 Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer het belang van de provincie daarmee is gediend. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

6 Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.

7 Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder.

8 De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.