Verordening van Provinciale Staten van de provincie Gelderland houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003)

Ondertekening

behorend bij Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003.

Algemeen Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 in de nieuwe Provinciewet, voortvloeiend uit dualisering van het provinciebestuur. Het artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en individuele statenleden een recht op ambtelijke bijstand hebben.Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude regeling ambtelijke bijstand was opgenomen in het Reglement van Orde van Provinciale Staten en in de Verordening op de ambtelijke organisatie 2002. In dit reglement werd het recht van statenleden geregeld op ambtelijke bijstand; zij konden zich met een verzoek daartoe wenden tot de directeur van een dienst. De directeur van een dienst bepaalde op welke wijze aan het verzoek werd voldaan. Als een statenlid zich daarmee niet kon verenigen, beslisten Gedeputeerde Staten.

In de nu voorgestelde regeling krijgt de griffie met betrekking tot de verlening van ambtelijke bijstand een prominente rol. De griffier vervult zo nodig de rol van schakel tussen de statenleden en (via de secretaris) de reguliere ambtelijke organisatie. Het feit dat Provinciale Staten nu beschikken over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Door de keuze voor een in hoofdzaak op procesondersteuning gerichte taak is de griffie - in vergelijking met de reguliere organisatie - van beperkte omvang. Voor specialistische inhoudelijke hulp bij het maken van initiatief voorstellen, amendementen, moties en regelingen zal een beroep op de reguliere organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor het verkrijgen van specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. In conflictsituaties is aan de Commissaris van de Koning een bemiddelende rol toegekend (artt. 6 en 7, tweede lid). Binnen de Commissie SAS, waar deze verordening is voorbereid, is erop aangedrongen dat statenleden de mogelijkheid hebben zich voor bijstand rechtstreeks tot een ambtenaar te wenden indien het gaat om het verkrijgen van feitelijke informatie en inzage in documenten (art. 2). Deze gedachte is in de verordening verwerkt. De verordening bevat daarnaast bepalingen betreffende de verstrekking van een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fracties.

Artikelsgewijze toelichting

Paragraaf 1

Artikel 1 Er is in deze regeling voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan, en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld.

Artikel 2 Indien het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een statenlid contact opnemen met de griffier, een medewerker van de griffie, de secretaris of een ambtenaar. De begrippen document en openbaar worden hier gebruikt in de betekenis die zij hebben in de Wet open overheid. Voor niet-openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 80 van de Provinciewet.

Artikel 4 In verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is het niet mogelijk concrete termijnen op te nemen binnen welke aan een verzoek om bijstand moet worden voldaan. De griffier of secretaris ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikelen 5 en 6 Beoordeling of een van de in artikel 5 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de Commissaris van de Koningin. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten de Commissaris van de Koning verzoeken hierover verantwoording af te leggen.

Artikel 7 Ook indien naar de mening van het statenlid op onvoldoende wijze aan een verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. De Commissaris van de Koning is daarvoor gezien zijn eigenstandige positie in het provinciebestuur de meest aangewezen instantie.

Paragraaf 2

Artikel 8 Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van (griffie)ambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Daarom vindt fractieondersteuning plaats door middel van een financiële ondersteuning. Fracties zijn daarmee vrij in de keuze van de personen die de fracties ondersteunen. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de begroting moeten worden opgenomen en dus door Provinciale Staten worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast deel per fractie en een variabel deel per statenzetel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Het variabele deel is gekoppeld aan een bedrag per statenzetel.

Artikel 9 De doeleinden waaraan de bijdrage voor fractieondersteuning besteed mag worden, vallen uiteen in twee categorieën: ter bestrijding van algemene kosten en voor fractieassistentie. Een nadere precisering is lastig te maken, aangezien het vooral binnen de eerstgenoemde categorie om zeer uiteenlopende kostensoorten kan gaan. Daarom is ervoor gekozen in de verordening de bestedingsdoeleinden niet concreter te omschrijven. Wel wordt expliciet aangeduid ten behoeve van welke soort uitgaven de financiële bijdrage voor fractieondersteuning niet mag worden besteed. Lid 2, onderdeel a, is onder andere van belang omdat artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet de mogelijkheid uitsluit dat fracties de reguliere vergoeding voor staten- en commissieleden aanvullen met geld uit het budget voor fractieondersteuning. Lid 2, onderdeel b, sluit onder andere de mogelijkheid uit dat de bijdrage voor fractieondersteuning wordt ingezet om verkiezingscampagnes te bekostigen. Uit het tweede lid, onderdeel d, vloeit o.m. voort dat opleidingen voor staten- en commissieleden alsmede deelname aan congressen, symposia en seminars etc. niet bekostigd mogen worden uit de bijdrage voor fractieondersteuning, maar uit het daarvoor beschikbare individuele budget.

Artikel 10 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt in twee termijnen. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in Provinciale Staten. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend of teruggevorderd.

Artikel 11 Het is aan de fractie zelf om een accountant in te schakelen die onderzoek doet naar de jaarrekening. De accountant moet voldoen aan de eisen die in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn gesteld. Dit betekent - samengevat - dat het moet gaan om een accountant die is ingeschreven in het accountantsregister en waarbij in voornoemd register de aantekening is geplaatst dat aan hem het onderzoek van jaarrekeningen kan worden opgedragen. Overeenkomstig artikel 361 van het Burgerlijk Wetboek wordt onder jaarrekening verstaan: de balans en de winst- en verliesrekening met de toelichting. De begrippen jaarrekening, balans en verlies- en winstrekening worden in artikel 362 nader ingevuld. De in het tweede lid bedoelde schriftelijke verklaring van de accountant vormt een waarborg tegen onjuist gebruik van de aan de fractie toegekende financiële bijdrage. Uit de jaarrekening en de schriftelijke verklaring van de accountant kan naar voren komen dat er een verrekening dan wel terugvordering dient plaats te vinden met het op grond van artikel 10 verstrekte voorschot.

Artikel 13 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet ongelimiteerd mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden volgens de systematiek die in het tweede lid is aangegeven. Met de woorden “het in enig jaar niet gebruikte gedeelte” (eerste lid) wordt gedoeld op het gedeelte van de bijdrage dat niet reeds is besteed, d.w.z. feitelijk uitgegeven; aangegane verplichtingen zijn daaronder niet begrepen. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Uit de regeling in het zesde lid vloeit voort dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over bestaan dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 16 De in de verordening geregelde financiële bijdrage voor fractieondersteuning is te beschouwen als subsidie in de zin van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht met als consequentie dat titel 4.2 van deze wet hierop van toepassing is. Artikel 1.2, tweede lid, van de Algemene subsidieverordening Gelderland 1998 (ASG 1998) bepaalt dat deze verordening van toepassing is op alle door het provinciaal bestuur te verstrekken subsidies, voorzover in een bijzondere subsidieverordening of bij een besluit van provinciale staten waarbij subsidie wordt verstrekt, niet anders is bepaald. Gelet op het specifieke karakter van de financiële bijdragen voor fractieondersteuning ligt het in de rede in de voorliggende verordening te bepalen dat de ASG 1998 daarop niet van toepassing is met uitzondering van artikel 4.2, eerste en derde lid. Daarin wordt bepaald dat de subsidie-ontvanger een zodanige administratie voert, dat te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan; voorts wordt daarin voorgeschreven dat de subsidie-ontvanger aan het provinciaal bestuur dan wel aan de door dit bestuur aangewezen ambtenaren of deskundigen inzage verleent in de administratie, indien dit nodig is voor de beoordeling van de besteding van de verstrekte subsidie.