Regeling vervallen per 30-03-2018

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geldrop-Mierlo

Geldend van 12-07-2012 t/m 29-03-2018 met terugwerkende kracht vanaf 04-07-2011

Intitulé

Financiële verordening gemeente Geldrop-Mierlo

De raad van de gemeente Geldrop-Mierlo besluit,

gezien het voorstel van de Auditcommissie d.d. 5 april 2011,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen:

de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geldrop-Mierlo.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

b.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Geldrop-Mierlo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders ontwerp-begroting

In de ontwerp-begroting wordt per programma een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden voor de eerstkomende jaarschijf bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3.

    Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma.

  • 4.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages, te weten een beleidsrapportage en een financiële voortgangsrapportage.

  • 2.

    De beleidsrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering van het beleid over het afgelopen begrotingsjaar en dient voor de bijstelling van het beleid van het raadsprogramma.

  • 3.

    De financiële voortgangsrapportage bevat de financiële realisatie van de begroting over de eerste 6 maanden van het begrotingsjaar.

  • 4.

    In de financiële voortgangsrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000,-- toegelicht.

3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 4 jaar afgeschreven. Het saldo van agio en disagio wordt lineair afgeschreven in een termijn die maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening.

  • 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3. De materiële vaste activa met economisch nut en maatschappelijk nut worden lineair afgeschreven conform de in bijlage 1 genoemde termijnen. Uitzondering hierop vormen afval en riolering waarvoor de annuïtaire methode wordt toegepast.

  • 4. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,-- en/of een gebruiksduur van minder dan 3 jaar worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

  • 5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

1.Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

    • 2.

      Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    de beschikkingsbevoegdheid;

  • b.

    het doel van de reserve;

  • c.

    regels omtrent toevoegingen en onttrekkingen;

  • d.

    en de gewenste omvang.

Artikel 9. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Onder indirecte kosten worden ook begrepen de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De rente voor de rentetoerekening aan de activa wordt opgenomen in het zogenaamde spoorboekje Meerjaren Programma Begroting dat in het voorjaar, voorafgaande aan de begroting, door het college aan de raad wordt aangeboden.

Artikel 10. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1.

    Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing en leges.

  • 2.

    Het college biedt jaarlijks de raad een voorstel aan met de kaders voor de prijzen voor de uitgifte van gronden.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Het college geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het door de raad vastgestelde treasurystatuut.

4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, etc.;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor een adequaat stelsel van interne controle.

  • 2.

    Het college neemt passende maatregelen ter verbetering, indien de resultaten van de interne controle daartoe aanleiding geven.

5. Financiële organisatie

Artikel 14. Financiële organisatie

Het college zorgt voor:

a.de indeling van de gemeentelijke organisatie en de toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b.de scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en debetrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten eninvesteringskredieten;

d.de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

6. Slotbepalingen

Artikel 15. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2011. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geldrop-Mierlo” van 2 januari 2004.

Artikel 16. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Geldrop-Mierlo”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 4 juli 2011.
De raad voornoemd,
G.A.A. van Luijn M.J.D. Donders – de Leest
griffier voorzitter

Bijlage 1

Te hanteren afschrijvingstermijnen

Soort investering

afschrijvingstermijn in jaren

Gronden en terreinen

geen afschrijving

Woonruimten

40

Bedrijfsgebouwen

nieuwbouw

40

noodgebouw

15

restauratie/renovatie

20

verbouwing oorspronkelijk gebouw (uitbreiding)

restant gebruiksduur

club- en kleedgebouw

25

technische installaties

15

Grond- weg- en waterbouwkundige werken

lichtmasten

-masten

40

-armaturen

20

bestratingen

25

bruggen/viaducten/duikers

25

wandel- en fietspaden

25

onderbouw kunstgrasmat

30

kunstgrasmat voetbal

10

kunstgrasmat hockey

15

gravel sportvelden

10

bitume sportvelden

20

asfalteren paden sportparken

25

masten sportveldverlichting

25

armaturen verlichting sportparken

20

speelterreinen/speelplaatsen

15

riolering

-riool vrijvervalleidingen

50

-riool persleidingen

40

-riool pompen vv stelsel

20

-riool pompen drukriool

20

-riool bergbezinkbasssins

50

-riool electronische software

3

-riool electronische hardware

6

gemalen

-pomp

15

-bouwkundig gedeelte gemaal

40

reconstructies plantsoenen

20

groenreconstructies planvoorbereiding

5

verkeersmaatregelen

25

verkeersregelinstallaties

-masten

40

-armaturen

20

-automaat

15

parkeermeters/automaten

6

ondergrondse containers/diftar

-container

10

-betonbak

15

-diftarzuil

5

aanleg volkstuinen

25

abri's

10

bewegwijzering/verkeersborden

8

Vervoermiddelen

brandweerwagens (o.a. blusvoertuigen, tankautospuit)

15

personenenbus (brandweer)

7

hoogwerker (brandweer)

20

hydraulisch gereedschap (brandweer)

10

straatveger

6

personenwagen

7

vrachtwagen/zoutstrooier

10

tractoren

10

hoogwerker

15

kolomhefbrug

20

afzetcontainers

15

electriciteitsvoorziening evenementen

15

speedvisor (snelheidsmeter)

7

Machines apparaten en installaties

beregeningsinstallaties

15

randapparatuur C2000/communicatie app. (brandw.)

5

ademluchtapparatuur (brandweer)

10

ademluchtcompressoren (brandweer)

15

automatiseringsapparatuur

5

brandweeruitrusting

5

uniformkleding (brandweer)

12

telefooninstallaties

6

geluidsinstallaties

10

groot gereedschap (machines)

10

foto/videoapparatuur

3

stemmachine

10

kopieerapparaat

5

Overige materiele activa

(bureau)stoelen

6

meubilair

15

inventaris

15

software

5

aankondigingsborden

10

hekwerken/ballenvangers

25

wedstrijddoelen

15

jeugddoelen

8

digitale luchtfoto's

5

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst.

Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Hij kan er voor kiezen een budget voor een samenstel van activiteiten beschikbaar te stellen.

In deze verordening is de keuze vertaald naar het beschikbaar stellen van budgetten per programma.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Zo wordt in het eerste lid het college opgedragen de productenraming bij de begroting te voegen. En zo wordt ook bepaalt de productrealisatie bij het jaarverslag te voegen. Dit is geen standaardverplichting in het BBV. De productrealisatie zal bij het jaarverslag worden gevoegd en niet bij de jaarrekening. Anders gaat deze onderdeel uitmaken van de accountantscontrole, hetgeen niet de bedoeling van de wet is.

In dit artikel wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 4. Kaders ontwerp-begroting

Artikel 8 van het BBV zegt dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan. In artikel 4 wordt een nadere invulling aan deze wettelijke verplichtingen gegeven. Dit artikel bepaalt dat het college per programma een post voor onvoorziene uitgaven opneemt. Deze invulling moet in relatie worden gezien met het derde lid van artikel 5 van deze verordening. Dat bepaalt dat het college bevoegd is overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma.

Het college kan hierdoor soepel kleine begrotingsoverschrijdingen op de geautoriseerde budgetten opvangen zonder daarvoor eerst naar de raad te moeten.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 5 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Er vindt autorisatie van de baten en lasten plaats op programmaniveau (lid 1).

Naast lopende uitgaven worden er investeringen gedaan.

Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is aangegeven deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen (lid 2).

Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

In lid 3 staat dat het college bevoegd is overschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van baten te dekken uit de post onvoorzien van het desbetreffende programma.

Soms komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de ontwerp-begroting nog niet waren voorzien. Het laatste lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad is de tussenrapportage. De raad wordt geïnformeerd door middel van een beleidsrapportage en een financiële voortgangsrapportage.

Het derde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het college zich in de rapportage moet verantwoorden.

In het vierde lid is een bedrag van € 50.000 opgenomen. Zonder opname van een grensbedrag zou over in principe elke, ook zeer kleine, afwijking moeten worden gerapporteerd. In de praktijk zal door het college ook in bepaalde gevallen worden gerapporteerd over afwijkingen die kleiner zijn dan € 50.000.

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 7 invulling gegeven. In de verordening zijn de methoden en afschrijvingstermijnen direct in de verordening (inclusief bijlage 1) opgenomen.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Lid 1 bepaalt dat het college eens in de vier jaar een nota over de reserves en voorzieningen aan de raad aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.

In het tweede lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een bestemmingsreserve opgenomen.

Artikel 9. Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht.

In artikel 9 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.

Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen. Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt.

De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van kosten kan vaststellen.

Artikel 10. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing en leges jaarlijks vaststelt. Een gemeenteraad die voor meer rechten (en leges) de tarieven jaarlijks wenst vast te stellen, kan het eerste lid met deze rechten (en leges) uitbreiden.

Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijke besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet).

Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen.

Artikel 11. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 11 wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven.

Artikel 12. Administratie

Onder artikel 12 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 13. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 13 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 14. Financiële organisatie

Artikel 14 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente.

Artikel 15. Inwerkingtreding

De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.

Artikel 16. Citeertitel

Artikel 16 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.