Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR615604
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR615604/1
Verordening van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT houdende regels omtrent het archief Archiefverordening GBLT 2018
Geldend van 12-12-2018 t/m heden
Intitulé
Verordening van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT houdende regels omtrent het archief Archiefverordening GBLT 2018Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 14 lid 1 én artikel 47 van de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT 2016
Besluit vast te stellen de navolgende:
verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (de Archiefverordening).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
|
a. |
De wet: |
de Archiefwet 1995; |
|
b. |
De gemeenschappelijke regeling: |
Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT 2016 |
|
c. |
De archiefbewaarplaats: |
de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; |
|
d. |
Archiefbescheiden: |
De in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met de toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren |
|
d. |
Beheerder: |
De manager die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats |
|
e. |
Beheereenheid: |
een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel (specialistische vakgroep), zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; |
|
f. |
Informatiesysteem: |
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
|
Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats
Artikel 2
Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats (tevens inhoudende het E-depot) bij het Historisch Centrum Zwolle zich bevindend aan de Van Wevelinkhovenstraat, 8021 WX Zwolle.
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Het dagelijks bestuur draagt de uitvoering hiervan over aan de directeur van GBLT.
Artikel 4
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van
- a)
Beheereenheden en hun beheerder(s).
- b)
De verantwoordelijke manager voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen
- c)
De manager van de overige organisatieonderdelen welke niet als beheereenheid zijn aangewezen.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 6
-
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de bewaring van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen geschiedt op zodanige wijze, dat behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 9
-
1. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en bewaring van de betreffende archiefbescheiden.
-
2. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een deelnemer geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.
Artikel 10
Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 41 lid 1 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de directeur van het HCO aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 10
De Archiefverordening GBLT vastgesteld op 6 januari 2016 wordt ingetrokken.
Artikel 11
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2018
Artikel 12
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening GBLT 2018
Ondertekening
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 juli 2018
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT
de directeur,
De heer M.A. van Helden
de voorzitter,
De heer B. J. Bussink,
Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 3
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: ‘Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT’
Artikel 6
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in de ‘Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT’.
Artikel 10
Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl