Verordening van de raad van Gennep houdende de verordening instructie griffier 2018 [Verordening instructie griffier 2018]

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

• 1.

  Griffier: de op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• 2.

  Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• 3.

  Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

Artikel 2 Taak en bevoegdheden

• 1.

  De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en burgerraadsleden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

Artikel 3 Leidinggeven en management

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan de griffiemedewerkers. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffier.

• 2.

  De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand, naar aanleiding van het overleg, bedoeld in artikel 4, vierde lid.

• 3.

  De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

• 4.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 4 Bestuurlijke en ambtelijk overleg

• 1.

  De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

• 2.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

• 3.

  De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

• 4.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 5 Agendering

• 1.

  De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de raads- en voorbereidende raadsvoorzitters bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de besluitvormende en de voorbereidende raad en bij informatiebijeenkomsten.

Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

• 3.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 4.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

• 5.

  De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college of de burgemeester.

Artikel 7 Onderzoek

• 1.

  De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

Artikel 8 Communicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en besluitenlijsten van de gemeenteraad, de voorbereidende raad, het presidium en het auditcomité.

• 3.

  De griffier geeft informatie aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatie- of themabijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de griffier meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

• 2.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 10 Slotbepaling

• 1.

  In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op 1 augustus 2018.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening instructie griffier 2018’.