Regeling budgethouders gemeente Gennep

Artikel 1. Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Budget: samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken, waaronder kengetallen en prestatie-indicatoren, en de daarvoor toegekende financiële middelen.

• b.

  Verplichting: overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten aan/door de gemeente Gennep, het aannemen van werken door de gemeente Gennep en besteding van beschikbaar gestelde bedragen voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen.

• c.

  Algemeen directeur: de medewerker die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de financiële middelen.

• d.

  Budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor de juiste besteding en beheersing van het toegekende budget.

• e.

  Accordeur: een door de budgethouder aangewezen medewerker die bevoegd is onder verantwoordelijkheid van de budgethouder taken met betrekking tot een aan hem toegekend budget uit te voeren.

• f.

  Betalingsfiatteur: de managers, griffier en teamcoördinatoren.

Artikel 2. Aanwijzing budgethouder

• 1.

  De algemeen directeur wijst alle in de beheersbegroting opgenomen budgetten en de door de raad beschikbaar gestelde kredieten toe aan budgethouders.

• 2.

  Van de budgethouders en de door hen aangewezen accordeurs wordt door Team Beleid en Advies van de afdeling Bedrijfsvoering een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de doelstellingen;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het vastleggen van verplichtingen in de financiële administratie;

• d.

  het controleren van de factuur en het vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

• e.

  De budgethouder geeft aan ten laste van welk budget de factuur komt.

• f.

  De onder d en e genoemde taken kan de budgethouder laten uitvoeren door een accordeur.

Artikel 4. Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget beschikbaar is, wordt bij het bestuur aanvullend budget gevraagd.

• 2.

  Bij het aangaan van verplichtingen wordt rekening gehouden met de wet- en regelgeving omtrent inkoop en aanbesteding en de mandaatbesluiten.

• 3.

  De budgethouder is bevoegd inzage te hebben in de financiële administratie van de gemeente voor die onderdelen die betrekking hebben op de hem toegekende budgetten.

• 4.

  Na goedkeuring van de factuur door de budgethouder controleert de betalingsfiatteur de juistheid van factuur en biedt deze voor betaling aan.

Artikel 5. Compenseren overschrijding budget

• 1.

  De budgethouder mag een overschrijding op een kostencategorie compenseren met een onderschrijding van een andere kostencategorie behorende tot hetzelfde budget.

• 2.

  De budgethouder mag een overschrijding van een budget compenseren met een onderschrijding van een ander budget behorende tot hetzelfde taakveld. Dit is alleen toegestaan indien dit niet van invloed is op de totale taakrealisatie.

• 3.

  De in het eerste en tweede lid genoemde bevoegdheden gelden niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de wijziging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.

Artikel 6. Rapportage en verantwoording

• 1.

  De budgethouder informeert het management en college zo spoedig mogelijk over de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de verstrekking van informatie over de werkelijke, dan wel de te verwachten uitkomsten van het budget en voorziet deze van analyses en toelichtingen met de frequentie en in de vorm die is vastgesteld voor de planning & controlcyclus.

• 3.

  De budgethouder verstrekt tijdig alle gegevens en stukken die voor een juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.

Artikel 7. Beperkingen/vervanging

• 1.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

• 2.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden van de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door een andere budgethouder.

• 3.

  Bij afwezigheid van de accordeur worden de aan hem overgedragen taken uitgeoefend door de budgethouder die de taken overgedragen heeft.

Artikel 8. Overige regelingen

De budgethouder moet zich tevens houden aan de wettelijke voorschriften en alle overige verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen.

Artikel 9. Slotbepalingen

• 1.

  In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op de dag nadat het college deze regeling heeft vastgesteld. Op dezelfde datum wordt de “Regeling budgethouders” van 1 januari 2012 ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouders gemeente Gennep”.