Organisatieverordening gemeente Giessenlanden

1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente Giessenlanden wordt ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van "sector" en "afdeling".

2. Naast de organisatorische eenheden bedoeld in lid 1 van dit artikel kunnen ook Takken van Dienst bestaan. Hiertoe worden afzonderlijke beheersverordeningen ingesteld. Daarbij aan te stellen directeuren zijn direct verantwoording schuldig aan burgemeester en wethouders.

3. De gemeentesecretaris kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een projectleider. Tot het instellen van zo'n verband wordt niet besloten dan nadat het managementteam is gehoord. De Ondernemingsraad wordt mededeling gedaan.

4. Tot wijziging van de organisatiestructuur wordt niet besloten dan nadat het personeel, in ieder geval middels overleg met de Ondernemingsraad, op basis van door burgemeester en wethouders te geven richtlijnen, bij de voorbereiding daarvan is betrokken.

1. Door of namens burgemeester en wethouders worden de organisatorische eenheden, bedoeld in artikel 2, ingesteld. De gemeenteraad wordt hiervan mededeling gedaan.

2. De plaats van deze organisatorische eenheden in de ambtelijke organisatie wordt aangegeven in een organisatieschema, welke als bijlage (1) aan deze verordening wordt toegevoegd.

1. Door of namens burgemeester en wethouders wordt op voorstel van het managementteam met inachtneming van artikel 3 een nadere taakafbakening --welke als bijlage (2) aan deze verordening is toegevoegd-- tussen de sectoren vastgesteld.

2. Op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de betrokken sectorhoofden, kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een sector aan een andere sector toewijzen.

1. De gemeentesecretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

2. Hij/zij draagt zorg voor een gedegen en tijdige, zoveel mogelijk geïntegreerde advisering aan burgemeester en wethouders. Zonodig adviseert hij/zij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

3. Hij/zij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

4. Hij/zij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

5. Hij/zij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

6. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

7. Hij/zij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Hij/zij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

8. De secretaris neemt op verzoek als adviseur van burgemeester en wethouders deel aan vergaderingen van (delen van) de raad(scommissies) voor het werkterrein van de sector.

1. Het bepaalde in Hoofdstuk 3 van deze verordening is tijdens de tijd van vervanging ook van toepassing op degene, die de gemeentesecretaris bij ziekte, afwezigheid of ontstentenis vervangt.

2. De gemeentesecretaris houdt zijn/haar plaatsvervanger van alle lopende zaken en werkzaamheden, het ambt betreffende, op de hoogte, teneinde deze ambtenaar in staat te stellen hem te kunnen vervangen.

1. Het sectorhoofd heeft de algehele leiding over de onder hem ressorterende sector.

2. Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de sector, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

3. Het sectorhoofd heeft --in overleg met zijn/haar afdelingshoofden-- binnen de sector de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

4. Het sectorhoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

5. Het sectorhoofd heeft de zorg voor een goed functionerend sectoroverleg.

6. Het sectorhoofd heeft de zorg voor het personeel van de sector en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij/zij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de sector gesprekken te voeren --zonodig in het bijzijn van het afdelingshoofd-- over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij/zij is tevens de eerste beoordelaar van zijn/haar personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij/zij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken met zijn/haar afdelingshoofden.

7. Hij/zij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de sector.

8. Het sectorhoofd neemt op verzoek als adviseur van burgemeester en wethouders deel aan vergaderingen van (delen van) de raad(scommissies) voor het werkterrein van de sector.

9. Het sectorhoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de sector en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn/haar medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

10. Hij/zij kan het werkoverleg van de afdelingen binnen zijn/haar sector bijwonen.

1. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het sectorhoofd en een afdelingshoofd van mening verschillen over een bepaalde zaak komt dit in het advies tot uiting.

2. Het sectorhoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

3. Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer sectoren raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, draagt hij/zij zorg voor het plaatsvinden van overleg met die andere sector. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke sector de zaak aan de gemeentesecretaris voor, eventueel voor bespreking in het managementteam.

4. Het sectorhoofd beoordeelt of de door de sector uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

1. Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de sectorhoofden. Dit overleg wordt "Managementteam" genoemd.

2. Het managementteam heeft tot taak:

• -

  de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;

• -

  de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven;

• -

  de coördinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur;

• -

  de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

• -

  de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

• -

  de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;

• -

  de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;

• -

  het nastreven/handhaven van een taakgerichte cultuur;

• -

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;

• -

  overige zaken, die voor meer sectoren van belang zijn.

3. In het managementteam hebben de gemeentesecretaris en de sectorhoofden zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter. De bestuurssecretar(is)esse is aanwezig om de notulering te verzorgen. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

4. De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel om de twee weken plaats.

5. De bestuurssecretar(is)esse stelt de agenda samen. De gemeentesecretaris en de sectorhoofden dragen daartoe agendapunten aan.

6. Het overleg is raadgevend, doch kan --indien het bepaalde in artikel 14, lid 3 van toepassing is-- leiden tot geïntegreerde advisering aan burgemeester en wethouders, waarin de wederzijdse standpunten tot uitdrukking dienen te komen.

7. De sectorhoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de sectoren; de gemeentesecretaris naar het stafbureau P & O en stafbureau “BAR” (Brandweer/ Ambt.rampenbestrijding).

8. De verslaglegging van de MT-vergaderingen wordt voorts, op een nader in te vullen wijze, aan elke medewerk(st)er ter inzage verstrekt.

9. De leden worden vervangen door hun vervanger of bij afwezigheid van deze, door een door het lid in overleg met de gemeentesecretaris aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris/ voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens sectorhoofd.

1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door de sector en ter bevordering van de onderlinge coördinatie heeft het sectorhoofd met zijn/haar afdelingshoofden een periodiek overleg, sectoroverleg genaamd.

2. Het sectoroverleg heeft tot taak:

• -

  doorkoppeling van het besprokene in het managementteam en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;

• -

  planning en coördinatie van de werkzaamheden van de sector;

• -

  het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

• -

  het bespreken van personeelsbeleid;

• -

  overige zaken.

3. Het sectoroverleg vindt in de regel éénmaal per twee weken plaats. De opbouw van de sector of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de sector, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.

4. Het sectorhoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij/zij zit het overleg voor. Afdelingshoofden kunnen agendapunten inbrengen.

5. Van het overleg wordt een actiepuntenlijst gemaakt.

1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie heeft het afdelingshoofd met zijn/haar medewerk(st)ers een periodiek overleg, werkoverleg genaamd.

2. Het werkoverleg heeft tot taak:

• -

  doorkoppeling van het besprokene in het sectoroverleg;

• -

  planning, coördinatie en verdeling van de werkzaamheden van de afdeling;

• -

  overige zaken de afdeling betreffende.

3. Het werkoverleg vindt in de regel éénmaal per twee weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoofd, gehoord het sectorhoofd, te besluiten minder frequent te overleggen.

4. Het afdelingshoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij/zij zit het overleg voor. Medewerk(st)ers kunnen agendapunten inbrengen.

5. Van het overleg wordt een actiepuntenlijst gemaakt.

1. Het sectorhoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

• -

  wat in het managementteam, sectoroverleg en in het bestuur besproken of besloten is;

• -

  het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

• -

  de voortgang en planning van diverse zaken van de sector/portefeuille;

• -

  bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

• -

  het bespreken van nieuwe zaken voor de sector/portefeuille.

2. Het overleg vindt in de regel éénmaal per twee weken plaats.

3. Van het overleg maakt het sectorhoofd een actiepuntenlijst.

1. Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een sectorhoofd of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.

2. De sectorhoofden adviseren over het actueel houden van mandateringsbesluiten.

3. De mandateringsoverzichten maken middels bijlage 3 deel uit van deze organisatieverordening.