Voorschriften betreffende het beheer van de archiefplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen

Artikel 11

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 12

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 13

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 14

Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 15

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document dan wel uit daarbij behorende informatie blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Van documenten moeten kenmerken zodanig worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  Het tweede lid is niet van toepassing op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 16

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Artikel 17

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

Artikel 18

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

• 2.

  In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

• 3.

  Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

• 4.

  De beheereenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

• 5.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

  • a.

    de beheereenheid als bedoeld in Artikel 9, waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b.

    de beheereenheid als bedoeld in Artikel 9, waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

• 6.

  De medewerkers van de beheereenheid verlenen technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

Artikel 19

Uit deze inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Artikel 20

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 21

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 22

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

Artikel 23

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen omvat.

Artikel 24

Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlenen van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de gemeente Goeree-Overflakkee, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 25

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, behoudens ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 26

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van documenten die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Artikel 27

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 28

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 29

Overdracht van documenten aan andere beheereenheden waarbij het bepaalde in Artikel 32 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

Artikel 30

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in Artikel 18 bedoelde inventaris.

Artikel 31

Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door burgemeester en wethouders verleende machtiging tot vernietiging.

Artikel 32

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.