Besluit van burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee houdende regels voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten (Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018)

Artikel 1

Begripsbepalingen

Het te besteden budget betreft direct beïnvloedbare baten (inkomsten) en lasten (uitgaven). Onder een budget wordt dus niet verstaan indirecte (financiële) middelen zoals:

- afschrijvingen;

- toerekening kostenplaatsen;

- stortingen en onttrekkingen aan reserves;

- stortingen in voorzieningen;

- onvoorziene uitgaven.

Artikel 2

Vaststelling (jaar)budget

In dit artikel wordt de omvang van het te besteden budget bepaald. Het betreft de in de begroting opgenomen budgetten. Voorts mag de bestedingsruimte binnen de beschikbare voorzieningen, waarvan de lasten al eerder in de begroting zijn genomen, worden benut. Een voorziening mag niet negatief gaan en de besteding dient, zover aanwezig, de raming voor het lopende jaar als uitgangspunt te hebben.

Artikel 3

Aanwijzing van budgethouders

1e lid

De aanwijzing van de budgethouders vindt als volgt plaats: 

Aanwijzing / Opdrachtgever

Aanwijzing

Budgetverantwoordelijke

Gemeentesecretaris

-->

Hoofdbudgethouders

Hoofdbudgethouders

-->

Budgethouders

2e lid

De hoofdbudgethouder is in beginsel een teamleider of programmamanager, tenzij de teamleider of programmamanager ervoor kiest een andere medewerker hiervoor aan te wijzen. Het ligt voor de hand om het aanwijzingsbesluit na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad eenmalig vast te laten stellen door de gemeentesecretaris. Eventuele wijzigingen kunnen daarna vastgesteld worden.

Voor wat betreft het aan wijzen van waarnemers gaat het in principe om horizontale vervanging.

3e lid

Nadat de hoofdbudgethouders zijn aangewezen worden de aanwijzingsbesluiten eenmalig vastgesteld. Eventuele wijzigingen kunnen daarna vastgesteld worden.

Voor bepaalde kostensoorten is het gewenst dat één functionaris is belast met het fiatteren. Het gaat bijvoorbeeld om:

- verzekeringen;

- belastingen;

- nutsvoorzieningen (gas, water en elektra);

- salariskosten;

- advertentiekosten. 

4e lid

Hier is geregeld de onderlinge vervangbaarheid van de budgethouders. Dit is ook nodig in verband met de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale product. Verwezen wordt naar het 3e lid van artikel 4. 

Artikel 4

Verantwoordelijkheden

3e en 4e lid

Hier is de mate van functiescheiding geregeld.

5e lid

De genoemde verantwoordelijkheid wijst vooral op het vroegtijdig signaleren van een mogelijke overschrijding. Dit geldt ook voor het vroegtijdig signaleren van meerwerk. Zie ook artikel 5 lid 3. Tevens komt hiermee tot uitdrukking dat de budgethouders een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor de bestedingen.

Artikel 5

Taken en bevoegdheden

1e lid

In dit lid is de belangrijkste taak van de hoofdbudgethouder benoemd, dit in verband met de verkregen verantwoordelijkheid als gevolg van artikel 4 lid 1. Het gaat hier om het tijdig en juist informeren van de portefeuillehouder en de directie met betrekking tot de voortgang van het vastgestelde beleid en de daarbij behorende middelen. Dit betekent dat een hoofdbudgethouder dus ook verantwoordelijk is voor het aan hem of haar toegewezen thema inclusief rapportage. Het accent ligt hier op bestuurlijk relevante informatie. Bepaald is dat de bestuurlijke informatie tijdig, goed en juist beschikbaar komt voor de Planning- en Controldocumenten c.q. begrotingsapp. Dit ter uitvoering van de verplichte tussentijdse voortgangsrapportages van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad op grond van de Financiële verordening art. 212 van de Gemeentewet.

Van belang is een goede samenwerking tussen de verschillende hoofdbudgethouders binnen het thema en de budgethouders. Het gaat hier over het verstrekken van informatie over de realisatie van de doelstellingen, activiteiten en de besteding van de budgetten.

2e lid

Noodzakelijk is dat de budgethouder vooraf heeft afgestemd dat er voldoende budgetruimte aanwezig is alvorens een nieuwe verplichting (bestelling/opdracht) wordt aangegaan. Afstemming vooraf geldt ook voor meerwerk bij bestaande verplichtingen.

4e lid

Voor het aangaan van contracten vanaf € 50.000,- exclusief btw (voor leveringen en diensten) en vanaf € 1.000.000,- exclusief btw (voor werken)  is een afzonderlijk directiebesluit nodig. Een directiebesluit is bijvoorbeeld een uitgebreide inkoopstrategie, een (eerder) vastgesteld of goedgekeurd raamcontract, bestek, offerte en een uitvoeringsbegroting van een project, investering en grondexploitatie. De achtergrond van deze bepaling is dat de directie aan de voorkant betrokken is bij de grotere uitgaven van de gemeente en dit ten goede komt van het in control zijn.

5e lid

Het bepaalde heeft betrekking op het kunnen bieden van een actueel overzicht van het (restant)budget.

6e lid

Geregeld is het uitgangspunt van schriftelijke vastlegging van de nieuwe verplichting (bestelling). Voor bedragen kleiner dan € 50.000,-  is het wel raadzaam om deze toch achteraf vast te leggen met behulp van bijvoorbeeld van een notitie. Onder schriftelijk wordt ook verstaan digitale vastlegging (e-mailbericht e.d.).

Artikel 6

Betaalbaarstelling

Het vierogenprincipe is in dit artikel ten volle doorgevoerd.

Artikel 7

Bijstellen en overhevelen budgetten

In dit artikel wordt de bevoegdheid geregeld ten aanzien van het bijstellen en het schuiven van budgetten binnen een thema, kostenplaats en een product/taakveld. Noodzakelijk is een goede communicatie en afstemming tussen de verschillende budgethouders. Er zijn twee soorten begrotingswijzigingen, één met nadrukkelijke besluitvorming door de raad. Hier gaat het dan om een bijstelling van het budget op themaniveau door middel van een raadsbesluit. Hieronder valt ook een overheveling van budgetten tussen diverse thema’s, binnen het betreffende begrotingsjaar, die leidt tot een bijstelling van de te realiseren doelstellingen. Verder valt hieronder een overheveling van budgetten tussen meerdere producten vallend onder hetzelfde thema. In de praktijk zal dit veelal een begrotingswijziging zijn die is gekoppeld aan een tussentijdse rapportage.

De andere wijziging betreft een technische ambtelijke wijziging zijnde een bijstelling of overheveling van budgetten binnen één taakveld of één product. Deze wijziging behoeft geen afzonderlijke vaststelling door de raad of het college. De financiële consulent heeft hierin een coördinerende en faciliterende rol. Het onderscheid heeft te maken met het autorisatieniveau.

2e lid

Betreft hier het budgetrecht van de gemeenteraad. Veelal vinden de bijstellingen (waaronder meerwerk) plaats naar aanleiding van de door burgemeester en wethouders aangeboden tussentijdse voortgangsrapportage als gevolg van de Financiële verordening van de gemeente.

5e lid

Geregeld is een uniforme aanpak voor het overhevelen van budgetten naar een volgend jaar. Zie hiervoor Z-17-78958. Aan burgemeester en wethouders wordt een totaalvoorstel tot budgetoverhevelingen verstrekt. Vervolgens wordt dit totaalvoorstel gecombineerd met het raadsvoorstel waarin de raad wordt gevraagd de jaarstukken vast te stellen inclusief de bestemming van het rekeningresultaat. De gemeenteraad beslist uiteindelijk op het voorstel van burgemeester en wethouders.

Als het budget niet (volledig) besteed is, kunnen de volgende situaties aan de orde zijn:

1. Er is sprake van besteding van specifieke (Rijks)bijdragen/subsidies.

2. De factuur is nog niet binnen, maar de prestatie is wel in het verslagjaar geleverd.

3. De opdracht is in het verslagjaar verstrekt, maar de prestatie is nog niet geleverd.

4. Er is geen opdracht verstrekt, maar er is wel een specifieke bestemming geformuleerd.

5. Er is geen opdracht verstrekt en er is (nog) geen specifieke bestemming.

Voor de situaties genoemd onder 3 en 4 voorziet het raadsvoorstel er in om aan de raad het benodigde budget bij de bestemming van het rekeningresultaat opnieuw ter beschikking te laten stellen.

Artikel 8

Geldigheid budget

3e lid

De directie kan besluiten om de looptijd van een investeringskrediet te verlengen. Dit besluit vindt plaats aan de hand van een voorstel dat in samenwerking tussen de hoofdbudgethouder en de financieel consulent is opgesteld.