45.3 Protocol gebruik dienstvoertuig en black box

Artikel 1 Definities

In dit protocol wordt verstaan onder:

• 1

  Wbp:Wet bescherming persoonsgegevens;

• 2

  Gemeente:de gemeente Goes;

• 3

  Gebruiker:een medewerker die gebruik maakt van een dienstvoertuig;

• 4

  Medewerker:degene die aan te merken is als:

  • a

    werknemer in dienst van de gemeente;

  • b

    persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;

• 5

  Leidinggevende:het afdelingshoofd of indien het afdelingshoofd zelf gebruiker is sectorhoofd;

• 6

  Directe leidinggevende:de opzichter of indien de opzichter zelf gebruiker is het bureauhoofd;

• 7

  Dienstvoertuig:een voertuig in eigendom van de gemeente Goes dan wel een voertuig geleased of gehuurd door de gemeente Goes;

• 8

  Privégebruik dienstvoertuigen:het gebruiken van een dienstvoertuig van de gemeente voor privé doeleinden in- en buiten werktijd;

• 9

  Stalling op het gemeentelijk terrein:het op een controleerbare wijze stallen van het dienstvoertuig op een afgesloten gemeentelijk terrein buiten werktijd;

• 10

  Black box:in het dienstvoertuig gemonteerd elektronisch voertuigvolgsysteem en/of rittenregistratieapparatuur;

• 11

  Rittenregistratie:gegevens met betrekking tot de met het dienstvoertuig gemaakte ritten blijkend uit zowel de kilometeradministratie als de tijdsregistratie;

• 12

  Persoonsgegeven:elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wbp;

• 13

  Verwerken van persoonsgegevens:elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• 14

  Het college:Burgemeester en Wethouders van Goes;

• 15

  Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van het dienstvoertuig:een doen of een nalaten in strijd met dit Protocol of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 Reikwijdte

Dit protocol is van toepassing op het gebruik van gemeentelijke dienstvoertuigen in en buiten werktijd en op het verwerken van persoonsgegevens welke beschikbaar zijn via een black box. Dit protocol geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met het gebruik van gemeentelijke dienstvoertuigen en de ingebouwde black boxes en omvat regels ten aanzien van het verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaats vindt.

Dit protocol geldt voor gebruikers.

Dit protocol is van toepassing, ongeacht de locatie waar de werkzaamheden worden verricht.

Artikel 3 Gebruik van dienstvoertuigen

Het gebruiken van het dienstvoertuig is primair voor het uitvoeren van de door de gemeente aan de medewerker opgedragen taken. Privégebruik van het dienstvoertuig is niet toegestaan, tenzij dit protocol anders bepaalt.

Indien het in het belang van de dienst noodzakelijk is het dienstvoertuig buiten werktijden op het woonadres van de gebruiker te stallen dan wordt woon-werkverkeer beschouwd als zakelijk verkeer. De desbetreffende gebruiker tekent een verklaring dat hij geen privé gebruik zal maken van het dienstvoertuig. In deze verklaring is een sanctiemogelijkheid opgenomen. Het college stelt ten behoeve hiervan een modelverklaring op.

Uitsluitend in het geval van een beschikbaarheiddienst en indien dit functioneel is in relatie tot de gestelde opkomsttijd is het toegestaan het dienstvoertuig voor privéritten te gebruiken tijdens de uren die de medewerker volgens het rooster beschikbaar moet zijn. Een dergelijk privégebruik is alleen toegestaan indien hiervoor toestemming is verleend door de directe leidinggevende.

Het dienstvoertuig mag alleen door de gebruiker zelf worden bestuurd. Per dienstvoertuig kunnen meerdere gebruikers worden aangewezen.

Gebruikers zullen bij het gebruik van het dienstvoertuig de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Iedere gebruiker dient een sluitende ritten- en kilometeradministratie bij te houden. Dit vindt plaats door middel van een in het dienstvoertuig gemonteerde black box.

Wanneer het dienstvoertuig niet over een (functionerende) black box beschikt dient de gebruiker handmatig een sluitende ritten- en kilometeradministratie bij te houden.

Maandelijks wordt de ritten- en kilometeradministratie per dienstvoertuig gecontroleerd door of namens de leidinggevende.

Maandelijks wordt de ritten- en kilometeradministratie van de gebruikers als bedoeld in het tweede lid gecontroleerd door of namens de leidinggevende. Van de ritten- en kilometeradministratie van deze gebruikers wordt een uitdraai gemaakt waarop door de direct leidinggevende wordt aangegeven of en in welke mate de gereden kilometers als zakelijke kilometers aangemerkt dienen te worden. Deze documenten worden uit een oogpunt van mogelijke controles door de Belastingdienst bewaard bij de salarisadministratie. Het gestelde in artikel 5, lid 4, is van overeenkomstige toepassing op de medewerkers van de salarisadministratie.

Schade aan het dienstvoertuig dient door de gebruiker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur, gemeld te worden bij direct leidinggevende. In weekend en feestdagen dient dit te gebeuren bij de drager van de calamiteiten telefoon.

Boetes wegens verkeersovertredingen begaan met het ter beschikking gestelde dienstvoertuig komen voor rekening van de gebruiker.

Artikel 4 Doeleinden gebruik black box

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van het gemeentelijke dienstvoertuig heeft de volgende doeleinden:

• 1

  het voeren van een rittenregistratie zoals opgelegd door de Belastingdienst in verband met het verbod op privégebruik alsmede ten behoeve van het vaststellen of het dienstvoertuig wordt gebruikt voor het uitoefenen van de opgedragen werkzaamheden of anderszins past binnen de richtlijnen die geacht worden voort te vloeien uit dit protocol;

• 2

  het bevorderen van een verantwoord rijgedrag (bevorderen milieu, zuinig rijden, beperking schades en ongevallen);

• 3

  het verkrijgen van gegevens die kunnen dienen als bewijsmiddel in procedures (bijvoorbeeld bij aansprakelijkstelling, boetes);

• 4

  het verkrijgen van inzicht in de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en het optimaliseren van de inzet van gemeentelijke vervoersmiddelen;

• 5

  als ondersteuning bij het onderhoud van het gemeentelijk wagenpark;

Artikel 5 Verantwoordelijkheden en beheer

De leidinggevende is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens welke samenhangen met het gebruik van de black boxes. Hij treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn.

De leidinggevende kan ten behoeve van de met de in artikel 4 genoemde doeleinden samenhangende werkzaamheden andere gemeentelijke functionarissen aanwijzen die binnen de randvoorwaarden van dit protocol kennis kunnen nemen van de uit de black boxes te ontlenen gegevens.

Door de leidinggevende worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen zodat de uit de black boxes te ontlenen persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

De functionarissen die op basis van dit artikel toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding hiervan en al het andere hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 6 Controle van persoonsgegevens

Controle op het gebruik van de ritten- en kilometerregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 4 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven de mate waarin controle van gegevens kan plaatsvinden:

• a

  Doeleinde 1. (het voeren van een rittenregistratie zoals opgelegd door de Belastingdienst in verband met het verbod op privégebruik alsmede ten behoeve van het vaststellen of het dienstvoertuig wordt gebruikt voor het uitoefenen van de opgedragen werkzaamheden of anderszins past binnen de richtlijnen die geacht worden voort te vloeien uit dit protocol). De controle op deze gegevens vindt plaats op basis van de volgende informatie: ritten- en kilometerregistratie, tijdregistratie, dienstroosters, verlof- en ziekteregistratie in relatie tot de aan de medewerker opgedragen werkzaamheden. De aard van de controle van deze gegevens is het vaststellen of het dienstvoertuig door de gebruiker rechtmatig wordt gebruikt. Veelal zal dit betrekking hebben op de vraag of kilometers zakelijk zijn gereden. Deze controle vindt periodiek door of namens de leidinggevende plaats.

• b

  Doeleinde 2. (het bevorderen van een verantwoord rijgedrag). Deze gegevens kunnen periodiek aan de hand van de ritten- en kilometerregistratie worden besproken in het functioneringsgesprek. Indien hiervoor een gerede aanleiding is kunnen deze gegevens eerder worden besproken door de directe leidinggevende met de medewerker.

• c

  Doeleinde 3. (het verkrijgen van gegevens die kunnen dienen als bewijsmiddel in procedures). In een voorkomend geval vindt gerichte raadpleging van de ritten- en kilometerregistratie plaats door de directe leidinggevende.

• d

  Doeleinde 4. (het verkrijgen van inzicht in de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en het optimaliseren van de inzet van gemeentelijke vervoersmiddelen). Het raadplegen van gegevens vindt plaats op voertuigniveau en niet op persoonsniveau. Het betreft raadplegen achteraf van gegevens uit de ritten- en kilometerregistratie en realtime (direct dagelijks) via het volgsysteem van de black box. Dit raadplegen vindt door of namens de leidinggevende plaats en is niet gebonden aan een vaste periode.

• e

  Doeleinde 5. (als ondersteuning bij het onderhoud van het gemeentelijk wagenpark). Het raadplegen van gegevens vindt plaats op voertuigniveau en niet op persoonsniveau. Het betreft achteraf raadplegen door of namens de leidinggevende van gegevens uit de ritten- en kilometerregistratie.

Indien een gebruiker of een groep gebruikers wordt verdacht van het overtreden van regels kan, gedurende een vastgestelde (korte) periode, gericht controle plaatsvinden door direct leidinggevende of leidinggevende.

Indien geconstateerd wordt dat een gebruiker dit protocol overtreedt, dan wordt de betrokken gebruiker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn/haar directe leidinggevende.

Artikel 7 Bewaring en verwijdering van persoonsgegevens

Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie, die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing worden conform de richtlijnen van de belastingdienst 7 jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen zijn aangegeven worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van het dienstvoertuig, om de gegevens langer te bewaren.

Indien om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische rittenadministratie, niet verwijderd kunnen worden, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 4 geformuleerde doeleinden.

Onverminderd het in het eerste lid bepaalde, kunnen gegevens, ontdaan van elk tot een persoon herleidbaar element, voor langere termijn worden bewaard.

Artikel 8 Rechten van de gebruiker

Aan de gebruiker die daarom aan de leidinggevende verzoekt wordt een overzicht verschaft van de van hem/haar vastgelegde persoonsgegevens.

De gebruiker kan de leidinggevende verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

De leidinggevende bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

De leidinggevende draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college.

Artikel 10 Openbaarmaking

Dit protocol wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle gebruikers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over dienstvoertuigen.

Artikel 11 Wet bescherming persoonsgegevens

Onverminderd het bepaalde in dit protocol, is de Wbp op het verwerken van persoonsgegevens van toepassing.

Artikel 12 Wijziging

Overeenkomstig het bepaalde in de Wet op de Ondernemingsraden, kan dit protocol slechts worden gewijzigd met instemming van de ondernemingsraad.

Artikel 13 Slotbepalingen

Dit protocol treedt in werking op datum vaststelling (13 november 2012).

Dit protocol kan worden aangehaald als Protocol gebruik dienstvoertuig en black box.