Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Goes 2021

Bijlage 1. De wijze waarop vervanging tot stand komt

De volgende stappen worden in het proces vervanging doorlopen en per proces beschreven:

• -

  Selectieproces;

• -

  Voorbereiding scannen;

• -

  Digitaliseringsproces;

• -

  Registratieproces;

• -

  Opname in het zaaksysteem JOIN;

• -

  Kwaliteitsprocedures;

• -

  Vernietigingsprocedures.

1.1 Selectieproces

Ontvangen post in alle vormen waarin ze de gemeente Goes toekomen (reguliere post, op huisadres, brievenbus en postbusnummers, fax, afgiften aan de balie en onderhands) worden door de facilitair medewerker verzameld en ’s morgens afgeleverd op de afdeling Facilitaire Zaken bij team DIV. Alle inkomende bescheiden worden beoordeeld, geselecteerd, gedistribueerd of geregistreerd. Bij de beoordeling of iets wel of niet opgenomen moet worden in het zaaksysteem, wordt er gekeken of de bescheiden een relatie hebben met de taken of handelingen van de organisatie en of deze specifiek zijn bedoeld voor de organisatie. Er wordt gelijk onderscheid gemaakt in te registreren- en overige bescheiden. Alle te registreren bescheiden worden volledig gescand.

Overige bescheiden welke niet in aanmerking komen voor registratie zijn:

• -

  Tijdschriften, boeken, reclamedrukwerk e.d.;

• -

  Bankafschriften en facturen;

• -

  Retour gekomen poststukken waarvan de geadresseerde niet meer woonachtig is op het betreffende adres;

• -

  Poststukken met de aanduiding ‘persoonlijk’ wanneer gericht aan de collegeleden.

De overige bescheiden worden gesorteerd en met de postronde door de facilitair medewerker op de betreffende afdelingen afgeleverd bij de medewerkers. Verkeerd bezorgde poststukken – niet geadresseerd aan de gemeente Goes, gaan aan het einde van de dag, met de te verzenden post weer terug naar de postbezorger.

In sommige gevallen worden er bescheiden ter scanning/registratie aangeboden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet zijn aangeboden bij DIV. De bescheiden worden achteraf gescand en geregistreerd in het zaaksysteem JOIN.

1.2 Voorbereiding scannen

De voorbereidingshandelingen bepalen deels wat er wel en niet zichtbaar is in de uiteindelijke scan. Daarom is het goed van tevoren te bedenken en te beschrijven welke voorbereiding de originelen nodig kunnen hebben, wat daarvan de risico’s zijn en hoe die kunnen worden vermeden. Voorkomen moet worden dat tijdens het digitaliseringsproces ongewenste en onomkeerbare beeldbewerkingen plaatsvinden die leiden tot onherstelbaar en onacceptabel informatieverlies.

Het voorbereiden van de te scannen bescheiden bestaat uit de volgende handelingen:

• -

  Ontdoen van plastic, nietjes, paperclips, kaften e.d.;

• -

  Controle op leesbaarheid/volledigheid van de bescheiden;

• -

  Te kleine of vreemd gevormde bescheiden (bonnetjes e.d.) plakken op A4-papier;

• -

  De bescheiden voorzien van een scheidingsblad met barcode. Het scheidingsblad zorgt voor de documentscheiding.

1.2.1 Leesbaarheid bescheiden

Wanneer bescheiden van dusdanig lichte kwaliteit zijn (met lichte pen op een handgeschreven document), dat na scannen de tekst niet tot nauwelijks leesbaar is, wordt als volgt gehandeld:

• -

  Van het originele exemplaar wordt een kopie gemaakt op de multifunctionals, waarbij het lichtcontrast van het document donkerder wordt ingesteld;

• -

  De donker gekopieerde bescheiden worden gescand en na controle en goedkeuring van de scan vernietigd. Het originele exemplaar blijft in dit geval leidend, er is geen sprake van vervanging.

1.2.2 Verschillende formaten papier

Bescheiden tot A3 formaat kunnen op de multifunctionals gescand worden. Er wordt te allen tijde rekening gehouden met de leesrichting op de bescheiden bij het scannen. Grotere formaten, zoals bijvoorbeeld tekeningen worden aangeboden bij Facilitaire Zaken/team DIV welke de bescheiden scannen op de plotter en daarna aanleveren bij DIV voor verdere afhandeling.

1.2.3 Uitgaande en intern opgemaakte bescheiden

Uitgaande en interne bescheiden wordt gegenereerd via iWriter en geregistreerd in het zaaksysteem door medewerkers. Op het origineel en het archiefexemplaar wordt automatisch een barcode en zaakregistratienummer geplaatst. Deze bescheiden worden na digitale creatie, geprint en voorzien van een natte handtekening. De bescheiden worden na verzending van het originele exemplaar, deze voorzien van een stempel van datum van verzending. Waarna er gescand en geregistreerd in het zaaksysteem wordt met vermelding van verzenddatum.

1.3 Digitaliseringsproces

Scannen van de bescheiden wordt uitgevoerd door een medewerker DIV, na het selectieproces en de voorbereiding op het scannen. De Reproruimte op de derde verdieping van de afdeling FZ is ingericht en ingesteld voor de scans ten behoeve van het vervangingsproces. Wanneer de centrale ruimte onbruikbaar is kan overgegaan worden op de decentraal geplaatste apparatuur met uitzondering van gebruik van de server waarin de scans in de reproruimte uitgelezen en toegevoegd worden in het zaaksysteem JOIN.

Door middel van batchscanning worden bescheiden in het formaat TIFF met JPEG compressie gescand. Bescheiden worden altijd dubbelzijdig in kleur gescand met een minimale resolutie van 300 PPI2 (zie ook bijlage 2. Technische inrichting).

Uitzondering: bescheiden groter dan A3 (zie verwerking hiervan in H 5.2.2). Op een server worden deze documenten tot een OCR3 PDF 1.4 verwerkt. Medewerkers DIV kunnen met een gebruikersnaam en wachtwoord inloggen, de server benaderen voor de gescande bescheiden. Later aangeboden bescheiden worden individueel gescand.

Gedigitaliseerde ofwel vervangen bescheiden zijn qua inhoud en structuur exacte kopieën van het fysieke origineel met uitzondering van de vorm. De images en PDF-formaten zijn in kleur. De instelling van de scanner is zodanig ingesteld dat blanco pagina’s van bescheiden automatisch worden verwijderd. Er is geen sprake van gegevensverlies, wel van vormverandering door deze toepassing.

1.3.1 Visuele controle, gegevensverlies en vormverandering

Voor registratie wordt een visuele controle gedaan op de scans die naar de scanserver zijn gegaan. Correctie kan worden toegepast wanneer een pagina is ‘gedraaid of omgekeerd’ is. Via de functionaliteit roteren kunnen pagina’s recht gezet worden. Een pagina zonder tekst heeft geen toegevoegde waarde. Deze wordt verwijderd om zo de leesbaarheid van de bescheiden efficiënt te houden. Dit is bij:

• -

  Lege pagina’s: bescheiden met een beschreven zijde en een lege achterzijde, wordt de lege achterzijde automatisch aangeduid om te verwijderen. De lege achterzijde bevat geen informatie;

• -

  Pagina nummering: wanneer het een lege pagina betreft, maar wel een pagina nummer bevat, wordt deze pagina niet verwijderd;

• -

  Bedrukte achterkanten van briefpapier: Enkele organisaties passen vaste bedrukking op het briefpapier toe. Deze achterzijde wordt bij toepassing op meerdere bescheiden enkel bij de laatste pagina niet verwijderd. Bij de overige pagina’s wordt dit wel verwijderd.

Een volledige checklist voor visuele controle is toegevoegd in bijlage 2.

Kwaliteitscontrole voor deze procedure wordt beschreven in bijlage 1. 1.8.

1.3.2 Bijzondere archiefbescheiden

Deze bescheiden dienen met extra zorgvuldigheid gescand te worden vanwege de inhoudelijke waarde.

• -

  Aktes afkomstig van notarissen;

• -

  Te ondertekenen contracten;

• -

  Akten voor burgerzaken (zoals trouw- en geboorteakten). Dit zijn gemeentelijke aktes en moeten bij wet bewaard worden in originele (fysieke) vorm, maar voor de uitvoering van taken worden deze gedigitaliseerd.

1.4 Registratieproces

De scans worden door de medewerkers DIV van de server opgeslagen in het zaaksysteem JOIN. Dit is registratie. Bij de registratie worden enkele kenmerken geregistreerd:

• -

  Zaakkenmerk: Opeenvolgend nummer, automatische toepassing;

• -

  Startdatum zaak: datum registratie, automatische toepassing;

• -

  Geregistreerd door: Naam medewerker wie de zaak aangemaakt heeft; automatische toepassing.

1.5 Registratie van metadata

Functie van metadata toepassen is:

• -

  Vindbaarheid;

• -

  Authenticiteit;

• -

  Betrouwbaarheid;

• -

  Zorgvuldige omgang;

• -

  Leesbaarheid;

• -

  Uitwisselbaarheid.

De navolgende gegevens worden door medewerkers van DIV met metadata toegepast en vastgelegd bij registratie:

• -

  Het zaaktype;

• -

  Omschrijving van de zaak;

• -

  Toewijzing aan behandelende rol, bij algemene zaaktypen;

• -

  NAW gegevens van de aanvrager;

• -

  Keuze documenttype;

• -

  Omschrijving document;

• -

  Eventueel selectie toepassen voor verzending van afschriften naar kopiehouders.

Zie ook onderstaand metadata schema.

1.6 Opname in het zaaksysteem JOIN

Het proces rond digitaal werken en zaakvorming wordt zodanig ingericht, dat de opname van verantwoordingsbescheiden met hun context in de digitale dossiers/zaken gegarandeerd is. Daarnaast wordt in de uitvoering van het proces getoetst door medewerkers van DIV archief. De toetsing is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijke handelingen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van JOIN.

1.7 Zaakvorming

Vorming van zaken vindt plaats bij het aanmaken van een zaak in JOIN. De volledigheid en juiste metadatering wordt bij archiveren altijd getoetst. Bij onvolledigheid dient aanvulling plaats te vinden, anders vindt er geen of onjuiste archivering plaats. Bij automatische archivering, zonder tussenkomst van DIV, dient het proces volledig te zijn. Periodieke auditing door team DIV dient daarop plaats te vinden.

1.8 Procedurewijziging vervangingsbesluit

Beheer en onderhoud vervangingsproces. Het dient vervangen door een nieuw besluit als (voorgenomen) wijzigingen zodanig van invloed zijn op dit handboek dat niet meer voldaan wordt aan de beschreven werkwijze. Dit kan het gevolg zijn van:

• -

  Wijziging van op vervanging betrekking hebbende wet- en regelgeving;

• -

  Organisatorische veranderingen binnen de gemeente;

• -

  Veranderingen van gebruikte hard-, software, bestandsformaten of wijzigingen van de op vervanging gerichte procedures.

Wanneer wijzigingen geen negatief effect hebben op de kwaliteit van het vervangingsproces wordt volstaan met het opnemen van de wijzigingen in dit handboek en/of bijbehorende procedures. De wijzigingen nemen we ook op in een wijzigingenoverzicht. Hiermee ondervangen we hoe we invulling geven aan de vervanging. Deze toepassing voorkomt dat bij elke wijziging een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden.

Zie bijlage 4 voor het logboek wijzigingen.

1.9 Kwaliteitsprocedures

Het kwaliteitssysteem 2018 voorziet de specifieke uitwerking van de kwaliteitsprocedures, zodat de kwaliteitszorg bij vervanging procedureel en technisch geborgd is.

Kwaliteitscontrole vindt plaats bij de volgende processen:

• -

  digitaliseren;

• -

  registreren;

• -

  afhandelen;

• -

  vernietigen.

Daarbij is aandacht voor de volgende aspecten:

Juistheid:

• -

  Is het document geheel gescand?

• -

  Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?

• -

  Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)? Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

• -

  Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?

• -

  Komen de afmetingen overeen met het origineel?

Volledigheid:

• -

  Zijn alle documenten gescand?

• -

  Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?

• -

  Zijn alle bijlagen gescand?

• -

  Worden alle kleuren overgenomen?

• -

  Treedt geen kleurverlies op?

• -

  Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?

• -

  Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid:

Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is:

• -

  Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of -komma’s)?

• -

  Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)? Als Optical Character Recognition (OCR) gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?

• -

  Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in gray scale moeten overeenkomen met het origineel.

• -

  Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!).

• -

  Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?

• -

  Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

De aanwezigheid van artefacten:

Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

• -

  horizontale of verticale strepen;

• -

  pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

• -

  weerspiegelingen;

• -

  andere vervormingen en effecten.

Registreren:

De criteria voor de controle op de registratie zijn terugvindbaarheid, juistheid en volledigheid. De controle wordt uitgevoerd op de registratie van documenten en de registratie van zaak/dossiers.

Controle op documentregistratie:

• -

  Controle tijdens de registratie door een medewerker Facilitaire Zaken/team DIV die registreert.

• -

  Controle na registratie door een andere medewerker van Facilitaire Zaken/team DIV.

Afhandelen:

Controle op zaak/dossierregistratie:

• -

  Controle door een medewerker Facilitaire Zaken/team DIV die de zaak beheert (controle d.m.v. raadpleging het begindocument van de zaak).

• -

  Controle door een andere medewerker Facilitaire Zaken/team DIV bij het afsluiten van een zaak/dossier (controle d.m.v. raadpleging besluit/afrondingsdocument) en bewaartermijn.

Controle op archivering in JOIN, waarbij de volledigheid van de archivering gecontroleerd wordt.

• -

  Controle of alle geregistreerde documenten gekoppeld zijn aan een zaak/dossier door een medewerker Facilitaire Zaken.

• -

  Controle op volledigheid van de op termijn te vernietigen zaken bij het afsluiten van een zaak/dossier door een andere medewerker Facilitaire Zaken/team DIV.

• -

  Controle op volledigheid van alle te bewaren zaken door een medewerker Facilitaire Zaken/team DIV bij het afsluiten van een zaak/dossier.

In bijlage 3 is het werkproces uitvoering kwaliteitscontroles opgenomen voor de kwaliteitsprocedures in het vervangingsproces.

1.10 Vernietigingsprocedures

Zowel de volgens de geldende selectielijst te bewaren fysieke documenten, evenals de op termijn te vernietigen fysieke documenten, worden daadwerkelijk vernietigd, tenzij de medewerker DIV bij het opstellen van de verklaring van vervanging constateert, dat bepaalde fysieke documenten langer dan de aangegeven termijn bewaard moeten blijven, dan wel toch in de originele analoge vorm voor permanente bewaring in aanmerking komen.

1.10.1 Frequentie van vernietiging

De analoge documenten die zijn vervangen door digitale originelen worden minimaal 6 maanden bewaard in de numerieke serie. Na de 6 maanden van analoge bewaring, worden de documenten die voor vervanging in aanmerking komen, uit de numerieke reeks gehaald. Hierna worden ze daadwerkelijk vernietigd. De frequentie van fysieke vernietiging is eenmaal per 6 maanden.

1.10.2 Controleprocedure

De analoge archiefstukken blijven archiefstukken tot het moment van vernietiging. De te vernietigen documenten worden aangeboden aan een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De afspraken met dit vernietigingsbedrijf over vernietiging zijn contractueel vastgelegd. Gemeente Goes heeft een overeenkomst afgesloten met De Graaff B.V. ten behoeve van het inzamelen en afvoeren van gemeentelijk papieren afval. Deze overeenkomst loopt vanaf 1 oktober 2014 (zie overeenkomst: registratienummer 2014-03719).

1.10.3. Verklaring van vervanging

Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt halfjaarlijks door de medewerker DIV een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd.

Deze verklaring is een overzicht vanuit JOIN. Hierin staat vermeld:

• -

  datum registratie;

• -

  afzender of geadresseerde poststuk;

• -

  inhoudsomschrijving poststuk;

• -

  mogelijkheid tot uitzonderingen.

In theorie is het mogelijk dat een poststuk niet na 6 maanden voor vervanging in aanmerking komt of mag komen. Naar aanleiding van de lijst die bij de verklaring van vervanging aan college van B&W wordt voorgelegd is het mogelijk dat er een wijziging wordt voorgesteld. Dan wordt door DIV in het memoveld van het poststuk aangegeven waarom of wat de reden is dat dit poststuk niet vervangen mag worden. En ook worden de daarvoor bestemde velden leeggemaakt in het registratiescherm in JOIN. Hierdoor zal bij een volgende cyclus het document opnieuw in de zoekresultaten tevoorschijn komen en kan de aanbieding voor vervanging opnieuw plaatsvinden.

Bijlage 2: Technische inrichting

Documentatie gebruikte bestandsformaat

De originele documenten in A4 en A3-formaat worden in het formaat TIFF met JPEG compressie gescand. Op een server worden deze documenten d.m.v. Optical Character Recognition (OCR) tot een PDF 1.2 verwerkt. De originele documenten groter dan A3 worden direct in het formaat PDF 1.3 gescand.

Kwaliteit van de reproducties

De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index).

A. Gedrukte teksten

Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi = dots per inch). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:

QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar)

QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)

QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)

De formule om de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt: QI = dpi x 0,039h/2

Bij scanning van analoge documenten in JOIN wordt het archiefbestand als een PDF opgeslagen. Deze PDF heeft een resolutie van 300 dpi. Bij een standaard lettergrote van 12 punten is de hoogte ongeveer 2 mm, afhankelijk van het lettertype.

Daarbij wordt de kwaliteitsformule als volgt: QI = (300 x 0,039 x 2) : 2 = 11,7

Dit is een hoge kwaliteit. Dit betekent dat alles bijzonder goed leesbaar is.

B. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc.

Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc.) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling:

QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)

QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar)

QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)

De formule om de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt: QI = dpi x 0,039w

Alle afbeeldingen zullen in kleur gescand worden met een resolutie van 300 dpi. Dit betekent dat bij het kleinste zichtbare detail van 0.2 mm nog altijd de QI 2 ruim gehaald wordt, namelijk 2,34. Er is dus een hoge kwaliteit.

Bepalen van de benodigde scherpte van een scan

1 mm zespunts letter ‘e’ als uitgangspunt.

Uitgangspunt voor meting van detailwaarneming is de 1 mm onderkast letter ‘e’ (zespunts letter). Dit is namelijk de kleinste letter die in kranten (beursberichten) wordt gebruikt. Voldoende reproductie van deze letter garandeert dat alle letters van zespunts en groter goed leesbaar zullen zijn.

Met voldoende reproductie wordt hier bedoeld:

• -

  Letter loopt niet dicht;

• -

  Alle lijnen en details van de letter zijn te onderscheiden;

• -

  De lijnen van de letter zijn duidelijk van de achtergrond gescheiden;

• -

  De letter is niet rafelig.

Het kleinste onderdeel van een zespunts letter is ongeveer 0.2 mm groot. De reproductie van een zespunts letter garandeert dus de reproductie van details die groter of gelijk zijn aan 0.2 mm.

Om een detail van 0,2 mm (en daarmee een 1 mm zespunts letter) te kunnen reproduceren is een minimum van 5 lp/mm nodig. Deze berekening gaat uit van de premisse dat om een detail voldoende te kunnen oplossen minimaal één lijnenpaar nodig is. Voor een detail van 0.2 mm zijn dus vijf (1/0.2) lp/mm nodig.

Halfsamplingpunt en ppi (pixel per inch)

Het halfsamplingpunt (of de Nyquisttheorie) is het punt dat de maximale detailwaarneming (uitgedrukt in lp/mm of cycles per millimeter, cy/mm) aangeeft die een scanner of camera bij een bepaalde resolutie kan halen. Voor verschillende resoluties is dit:

400 ppi = 7,9 lp/mm

300 ppi = 5,9 lp/mm

200 ppi = 3,9 lp/mm

150 ppi = 2,9 lp/mm

Berekening: 400 ppi/2.54 = 157,48 ppcm = 15,74 ppmm = 15,74/2 = afgerond 7,9 cpmm.

Het halfsampling punt geeft aan dat er in dit geval minimaal met 254 ppi moet worden gescand. In veel gevallen zal het nodig zijn om met een hogere resolutie op te nemen om tot de gewenste 5 lp/ mm te komen. Aanbevolen wordt daarom om minimaal met 300 ppi te scannen.

Bijlage 3. Werkproces kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles:

’s Ochtends wordt de dagpostlijst van de vorige dag aangemaakt en gecontroleerd, de medewerker die deze heeft gecontroleerd noteert zijn naam en datum op het Excel formulier, locatie: G > FZ > Team DIV > werkprocessen > kwaliteitscontroles Join > controlelijst dagpostlijst. Tevens wordt bij het opmaken van de dagpostlijst de volledige registratiedag van de dag ervoor bekeken, zaken die door een medewerker buitenom DIV zijn aangemaakt worden ook gecontroleerd en na controle wordt in de notities van de zaak genoteerd: Gecontroleerd.

Fysieke inkomende post wordt gescand, dit gebeurt in een scanaccount met de benaming scandivgs de medewerker die scant registreert de zaak en noteert in de notities binnen in de zaak: geregistreerd door NAAM.

Voor het registreren van de inkomende mail is het niet nodig om de naam in notities te noteren, dit omdat vanuit het eigen account wordt geregistreerd, in de zaak komt dan ook te staan geregistreerd door NAAM.

De documenten die gescand zijn worden bij het archief neergelegd, deze worden gecontroleerd. De medewerker die de scans heeft gecontroleerd noteert zaaknummer, datum en naam op het Excel formulier, locatie: G > FZ > Team DIV > werkprocessen > kwaliteitscontroles Join > controlelijst SCANS

Nadat de registraties hebben plaatsgevonden, door een medewerker ongeacht fysieke of ingekomen mail wordt doorgegeven aan een andere medewerker welke zaken zijn aangemaakt en gecontroleerd dienen te worden. De medewerker die gecontroleerd heeft noteert in de notities in de zaak: gecontroleerd NAAM.

Uitgaande post wordt geregistreerd, na de registratie, noteert de medewerker in de notities binnen in de zaak: documentnummer (nr. van uitgaande brief) geregistreerd door NAAM. De documentnummers die geregistreerd zijn worden doorgezet naar een andere medewerker, deze controleert de uitgaande stukken en noteert documentnummer (nr. van uitgaande brief) geregistreerd door NAAM.

Dagelijks wordt er in de werkvoorraad van DIV gekeken naar zaken die afgehandeld zijn, hierop controleert een medewerker DIV of hier op de juiste vernietigingstermijn, de volledigheid en resultaat. Wanneer de medewerker deze zaak afhandelt komt er in de historie van de zaak te staan: Commentaar toegevoegd : NAAM heeft "controleer zaak" namens DIV afgehandeld.

Bijlage 4. Logboek wijzigingen

Bijlage 5. Bronnen

• -

  Handreiking vervanging archiefbescheiden, Archief 2020;

• -

  Archiefwet 1995;

• -

  Archiefbesluit 1995;

• -

  Archiefregeling;

• -

  Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 (actualisatie) vastgesteld 25 juni 2012;

• -

  De Archiefverordening 2018;

• -

  Het Besluit Informatiebeheer 2017.