Budgethoudersregeling Gooise Meren 2016

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a)

  Budget: de financiële middelen (zoals begrotingsbedragen, investeringen, voorzieningen et cetera) die beschikbaar zijn gesteld voor het realiseren van de doelstellingen;

• b)

  Budgethouder (BHD): Dit zijn de gemeentesecretaris, de directeur, de afdelingshoofden, de concerncontroller en de griffier. De bevoegdheden zijn verkregen op grond van een mandaatbesluit dat door het college van B&W is vastgesteld. De BHD is verantwoordelijk voor de budgetuitgaven en de budgetinkomsten;

• c)

  Deelbudgethouder (DBH): De BHD-ers kunnen DBH-ers aanwijzen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in het financieel pakket, waarin is opgenomen voor welke budgetten en tot welke hoogte per budget de aangewezen deelbudgethouders verantwoordelijk zijn. Als DBH-ers kunnen (externe) medewerkers van de gemeente aangewezen worden. De DBH is verantwoordelijk voor de budgetuitgaven en de budgetinkomsten voor zover het gaat om de aangewezen budgetten. Als het bedrag hoger is dan het mandaat bedrag, is de BHD verantwoordelijk;

• d)

  Leveringsbewaker (LBW): Een LBW is aangewezen door de BHD of de DBH. De LBW tekent voor de levering door de leverancier.

Artikel 2

• a)

  Bij afwezigheid van de budgethouder neemt een andere budgethouder de uitoefening van het mandaat tijdelijk over (horizontale vervanging);

• b)

  Bij afwezigheid van de deelbudgethouder neemt een andere (deel)budgethouder de uitoefening van het mandaat tijdelijk over (verticale of horizontale vervanging);

• c)

  Bij afwezigheid van de leveringsbewaker neemt een andere leveringsbewaker de werkzaamheden tijdelijk over.

Artikel 3

Inkoop van diensten en goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de begroting alsmede de binnen de gemeente Gooise Meren geldende regels inzake inkoop en aanbesteden.

Artikel 4

Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, mogen géén verplichtingen aangegaan of betalingen worden verricht, zonder dat het college van B&W of Gemeenteraad daar toestemming voor heeft verleend of gaat verlenen.

Artikel 5

Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet structureel worden aangewend voorstructurele uitgaven.

Artikel 6

• a)

  Budgetuitwisseling tussen programma’s mag niet zelfstandig door de (deel)budgethouder worden uitgevoerd. Wel kan dit, via het college, aan de raad worden verzocht. Eventuele consequenties voor de doelstelling dienen daarbij expliciet vermeld te worden. Dit leidt tot een begrotingswijziging;

• b)

  Budgettair neutrale budgetuitwisseling tussen producten die binnen hetzelfde programma vallen, lopen via het college, onder de voorwaarde dat deze uitwisseling geen negatieve gevolgen heeft voor de realisatie van de doelstellingen. Dit leidt tot een administratieve begrotingswijziging;

• c)

  Budgettair neutrale budgetuitwisseling binnen een product mag door een (deel)budgethouder zelfstandig worden uitgevoerd, onder de voorwaarde dat deze uitwisseling geen negatieve gevolgen heeft voor de realisatie van de doelstellingen. Dit leidt tot een administratieve begrotingswijziging.

Artikel 7

De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a)

  het zorgvuldig toepassen van de geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de gemeentelijke verordeningen en regelingen die betrekking hebben op de beheersing en bedrijfsvoering;

• b)

  het realiseren van de doelstellingen, producten en/of de algemene ondersteunings-activiteiten, die behoren bij de hem toegewezen budgetten;

• c)

  een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige besteding van de budgetten;

• d)

  de beheersing van deze budgetten;

• e)

  de uitvoering van het beleid ter zake;

• f)

  de begroting en meerjarenraming voor zijn taakgebied.

Artikel 8

• a)

  De (deel)budgethouder is bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen ten behoeve van de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen;

• b)

  De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de inkomsten, welke tot zijn budget behoren. Wanneer invorderingsmaatregelen noodzakelijk zijn, worden deze door de afdeling financiën en belastingen genomen; ingeval van terugvordering of verhaal inzake maatwerkvoorzieningen sociaal domein ligt de invordering bij de desbetreffende afdeling;

• c)

  Tegenvallers op specifieke uitgaven/inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende product te worden opgevangen;

• d)

  Tegenvallers op specifieke uitgaven/inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de (deel)budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden opgevangen.

Artikel 9

• a)

  De (deel)budgethouder is zelf primair verantwoordelijk voor het op de hoogte zijn van de stand van het nog beschikbare investerings- en/of exploitatiebudget, met inbegrip van de reeds aangegane verplichtingen;

• b)

  De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van dreigende onder- en/of overschrijdingen van zijn budgetten/kredieten, zowel lasten als baten;

• c)

  De (deel)budgethouder legt periodiek verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, conform de vigerende P&C-cyclus aan het college;

• d)

  De (deel)budgethouder rapporteert tussentijds en bij de jaarrekening over onder andere:

  • -

    de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer;

  • -

    de inzet van de budgetten, zijnde een overzicht van de budgetten, de gerealiseerde uitgaven en inkomsten, de eventuele afwijkingen inclusief een toelichting hierop;

  • -

    de vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht.

Artikel 10

De leveringsbewaker controleert de facturen en documenten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit en bedrag. Tevens wordt gecontroleerd of de gefactureerde diensten en/of goederen conform de offerte/verstrekte opdracht (verplichting) is. Bij gebleken juistheid en volledigheid geeft hij zijn akkoord.

Artikel 11

Deze budgethoudersregeling treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2016.