Regeling vervallen per 31-10-2019

Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Geldend van 15-09-2004 t/m 30-10-2019

Intitulé

Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

burgemeester en wethoudersvan de gemeente gouda

Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening 2003;

besluiten:

vast te stellen de navolgende Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

hoofstuk I - algemene bepalingen

artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    archiefverordening: de in artikel 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 2003;

  • b.

    informatie: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • c.

    beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • d.

    informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • e.

    informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.

hoofdstuk II - verantwoordelijkheid

artikel 2

Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: dienst Informatievoorziening, afdeling Post- en Archiefzaken.

artikel 3

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

artikel 4

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Hoofdstuk III - archiefvorming en -ordening

Artikel 5 productie van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstem­ming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van informatie die wordt verzonden, wordt een geauthentiseerde kopie (minuut) bewaard.

Artikel 8

Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor berichtenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne post, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 9

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit de informatie blijkt wanneer de informatie is ontvangen of geproduceert, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de informatie betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatie is, en wanneer en aan wie de informatie is verzonden.

  • 2. Ten aanzien van informatie dienen kenmerken zodanig te zijn vastgelegd dat de informatie met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden.

  • 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op informatie die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.

Artikel 10

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Artikel 11 ordening en toegankelijkheid van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 12

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 13

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk IV - beheer van informatie

Artikel 14 bewaring van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 15

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 16

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van informatie, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.

Artikel 17 beveiliging en raadpleging van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening, inzage of informatieverstrekking van en uit informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 19

Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 20

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.

  • 2. Raadpleging en uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen is, behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de daarvoor aangewezen functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Artikel 21 vervanging van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Artikel 23 vervreemding en overdracht van informatie

Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord

Artikel 24 selectie en vernietiging van informatie

De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.

Artikel 25

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.

Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.

 

De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 27 overbrenging van de informatie

  • 1. Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

  • 2. Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt het hoofd van de beheerseenheid van te voren overleg met de streekarchivaris

hoofdstuk V - slotbepalingen

artikel 28

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt ingetrokken het Besluit Post, archief- en documentatiezaken Gouda 1989.

artikel 29

Dit besluit treedt in werking met ingang van 15 september 2004.

artikel 30

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit informatiebeheer 2003.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders in de vergadering van 28 juni 2004.

Burgemeester en wethouders voornoemd,

, de burgemeester

, de secretaris

toelichting besluit informatiebeheer 2003

Het Besluit informatiebeheer 2003 is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening 2003. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en –ordening en inzake het beheer van informatie.

artikelsgewijze toelichting

artikel 1

De definities die zijn opgenomen in de Archiefverordening 2003 zijn ook van toepassing op dit besluit en worden niet herhaald.

Onder d en e , informatiebestand en informatievoorziening ; definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.

artikel 2

Tenminste die onderdelen die (belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en) zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.

artikel 5

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, die op 20 september 2001 in werking is getreden.

artikel 6

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

artikel 7

Een minuut is de vastgestelde versie van informatie, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

artikel 8

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen kan in de techniche ondersteuning op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

artikel 9

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht van registratie.

artikel 10

De opsteling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen.

Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

artikel 11

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

artikel 12 en 13

De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

artikel 15

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, in werking getreden op 20 september 2001.

artikel 17

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

artikel 19

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechterlijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

artikel 20

Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

artikel 21 en 22

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.

artikel 24

Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden opgenomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.

artikel 25

De bepaling dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

artikel 26

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

artikel 27

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, doumentatie en apparatuur noodzakelijk.

Wanneer dit nodig is dienen ook deze te worden overgebracht. Overdracht van apparatuur wordt overigens niet voorzien. Van toepassing is met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriele Regeling geordende en toegankeliijke staat archiefbescheiden, die op 3 maart 2002 in werking is getreden.