Ondermandaat dienst Onderwijs Cultuur Sport Welzijn 2012

Betekenis ondermandaat in relatie tot taakuitoefening binnen de dienst

Het ondermandaat heeft formeel uitsluitend betrekking op het verlenen van ondermandaat voor het nemen van besluiten. De meeste handelingen binnen de dienst hebben echter geen betrekking op besluitvorming in de zin van het Algemeen mandaatbesluit. Hiervoor is dus ook geen mandaat vereist. In principe is dit ondermandaatbesluit dus ook gebaseerd op het nemen van besluiten namens het college.

Correspondentie

Binnen de dienst was er vaak onduidelijkheid over de ondertekening van de collegebrieven. De meeste collegebrieven betreffen niet het nemen van een besluit, maar bevatten een mededeling of een verzoek.

In het Algemeen mandaatbesluit is dat als volgt omschreven:

De gemeente Groningen kent binnen de kaders van het zelfbeheer, een ruim systeem van mandatering. Uitgangspunt is dat bevoegdheden ter uitvoering van de dagelijkse taak in algemene zin worden opgedragen.

Voor het ondertekenen van collegebrieven, die geen besluit bevatten, is dus geen mandaat respectievelijk ondermandaat nodig.

Iedere ambtenaar kan een dergelijke brief namens het college ondertekenen. Voor de span of control worden deze brieven in principe ondertekend door een lid van de directie, directeur van de werkmaatschappij of een afdelingshoofd. In sommige situaties worden uit een oogpunt van bedrijfsvoering de brieven ondertekend door de functionaris die de betreffende taken onder zijn/haar beheer heeft.

Brieven die gericht zijn aan het college en een persoonlijk karakter dragen of een persoonlijke afhandeling vragen vallen niet onder dit mandaatbegrip (zie artikel 2, lid 2 sub e van het Algemeen mandaatbesluit).

Uitgangpunten en randvoorwaarden ondermandaat

In de Algemene wet bestuursrecht is het aldus geformuleerd: het mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. In het algemeen mandaatbesluit is het toegestaan, dat ondermandaat wordt verleend. Verder ondermandateren is niet toegestaan.

Voor alle in (onder)mandaat uitgeoefende bevoegdheden gelden de randvoorwaarden uit het Algemeen Mandaatbesluit. Hierin is onder andere aangegeven in welke gevallen vooraf overleg vereist is met het college of de burgemeester. Een dergelijke verplicht overleg is er bijvoorbeeld over besluiten die financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire belangrijke consequentieskunnen hebben.

Het Algemeen mandaatbesluit bepaalt verder in artikel 8 de randvoorwaarden voor ondermandaat. Deze voorwaarden luiden:

• a)

  De diensthoofden beoordelen wie ondergemandateerd wordt en motiveren deze keuze in het ondermandaatbesluit: in het ondermandaatbesluit moet het diensthoofd laten zien hoe hij de afweging heeft gemaakt om de gemandateerden te selecteren. Dit kan in een toelichtende paragraaf in het ondermandaatbesluit. Het hoeft dus niet per mandaat gemotiveerd te worden, maar het systeem moet duidelijk zijn;

• b)

  De diensthoofden bepalen hoe de ondermandataris de bevoegdheid moet uitoefenen: het diensthoofd dient de ondergemandateerden duidelijk te maken hoe de bevoegdheid uitgeoefend moet worden. Dit kan ook aanvullend in het ondermandaatbesluit opgenomen worden;

• c)

  De diensthoofden zien toe op naleving van artikel 2 van het Algemeen mandaatbesluit: Om aan deze verantwoordelijkheid invulling te geven kan het diensthoofd periodieke correspondentie- en mandaat-audits organiseren

Hoe het diensthoofd dit invult is vormvrij gelaten om onnodige bureaucratisering te voorkomen. Het diensthoofd blijft eindverantwoordelijk; de bevoegdheden zijn door het college aan hem opgedragen en hij kan door het college ter verantwoording worden geroepen.

Systematiek

Voor de dienst OCSW is als algemene lijn gekozen dat het diensthoofd voor de uitvoering van bevoegdheden een ondermandaat verleent aan de betreffende directeuren, directeuren van werkmaatschappijen en hoofden van afdelingen; in enkele gevallen is gekozen voor een andere functionaris. Dit hangt samen met de aard van het besluit en een efficiënte bedrijfsvoering.

Met oog op een transparante regeling voor het doen van uitgaven tot maximaal €50.000 is het ondermandaat voor het sluiten van de betreffende privaatrechtelijke overeenkomst verleend aan de budgethouders. In een register is zichtbaar gemaakt welke functionarissen binnen de dienst als budgethouders zijn aangewezen. Voor de overige privaatrechtelijke rechtshandelingen ligt het ondermandaat bij de betreffende afdelingshoofden en de directeuren van werkmaatschappijen.

Met de directeur wordt bedoeld de directeur beleid en uitvoering en de directeur dienstverlening en control. Met het afdelingshoofd wordt bedoeld het hoofd van een afdeling binnen de directies beleid en uitvoering en dienstverlening en control.

Vooral de juridische en financiële risico’s, die het nemen van een besluit met zich meebrengen alsmede het takenpakket van afdeling of werkmaatschappij zijn van invloed op de keuze van de ondermandataris en de omvang van het ondermandaat.

Bij twijfel moet altijd teruggekoppeld worden naar de ondermandaatgever, i.c.de algemeen directeur.

Voor alle onderwerpen geldt, dat de (onder)mandataris voldoende politiek en beleidsmatig inzicht heeft om te weten of hij deze bestuurlijke taken kan blijven uitoefenen of in specifieke situaties terug dient te leggen bij het college – vgl. artikel 2 Algemeen Mandaatbesluit.

Publiekrechtelijk handelen

Als vervolg op het mandaat aan het diensthoofd is in 2011 het ondermandaat voor uitvoering van de Wet dwangsom verstrekt aan afdelingshoofden en de bevoegdheden ex art. 72, lid 2, sub a van de Wet op het voortgezet onderwijs (regionaal plan onderwijsvoorzieningen) aan de directeur.

Publiekrechtelijk handelen

De mandatering van privaatrechtelijk handelen is gebaseerd op het dienstmandaat (wat betreft de werkmaatschappijen) en het Algemeen mandaatbesluit (artikel 10); de hierbij gestelde kaders gelden ook voor de ondermandatering.

De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten is verder ook beperkt door dienst- en concernafspraken betreffende centrale inkoop en overige randvoorwaarden:

Centrale inkoop

Voor een aantal zaken is afgesproken dat de inkoop daarvan centraal plaatsvindt. Voor sommige van deze zaken is eveneens een centraal budget vastgesteld. De budgethouders hebben in dat geval een bestelbevoegdheid. De centrale inkopers sluiten contracten als het ware in opdracht van de budgethouder. De budgethouder bepaalt wat er wordt ingekocht, de inkoper voert uit.

Overige randvoorwaarden

Overige randvoorwaarden

Voor de aanschaf van ict-apparatuur en het ict-beheer zijn enkele zaken buiten de concernafspraken over de centrale inkoop gehouden. Deze handelingen blijven gemandateerd aan het diensthoofd. De betreffende ondermandaten zijn in de bijgevoegde tabel opgenomen.

Budgethouders

Het budgetrecht is uitsluitend voorbehouden aan de gemeenteraad. Het is de taak van de budgethouder het hem toegewezen budget te beheren conform de instructies vastgelegd in de budgethoudersregeling en daarover verantwoording af te leggen in het kader van de planning- en controlcyclus. Dat is geen bevoegdheid, maar het uitvoeren van een taak in de uitoefening van een functie.

Budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun budget en moeten formeel de betreffende facturen paraferen. Hoewel het aanwijzen van budgethouders geen enkele formele relatie heeft met het verlenen van mandaten zijn aan de budgethouders wel de ondermandaten verleend voor het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover deze betrekking hebben op het hen in beheer gegeven budget.

Ondermandaat voor het verstrekken van subsidies

Bij het verstrekken van het ondermandaat voor het verlenen van subsidies wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen structurele en incidentele subsidies.

Voor het verlenen van subsidies tot en met € 50.000 wordt ondermandaat verstrekt aan het hoofd CMS en daarboven wordt ondermandaat verstrekt aan de directeur Beleid en Uitvoering.

Regels bij kredietoverschrijding en het opdragen meerwerk

In het verleden is gebleken dat de dienst OCSW geen spelregel had m.b.t. de vraag in welke gevallen bij dreigende kredietoverschrijdingen opgeschaald zou moeten worden. Dit leidde er toe dat een budgethouder binnen een projectbegroting beslissingen kon nemen die qua importantie op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau thuis hoorden. Gedoeld wordt op de situatie dat bijvoorbeeld een aanbesteding meevalt en het vrijkomende krediet besteed wordt aan substantieel meerwerk, zonder dat de directie of het bestuur in staat worden gesteld nut en noodzaak van dit meerwerk af te wegen.

In verband hiermee zijn de volgende regels opgesteld.

De budgethouders en de directie schalen het nemen van een beslissing in het kader van het budgetbeheer op naar het directieoverleg respectievelijk het college indien een krediet op kostensoortniveau met € 45.000 of meer overschreden dreigt te worden.

Om onnodige administratieve lastendruk te voorkomen is de opschaling alleen van toepassing indien de kredietafwijking betrekking heeft op een overschrijding die uitgaat boven de branchespecifieke reguliere loon- en prijsindexatie sedert het moment waarop het krediet door de raad is vastgesteld.

Een opschalingsplicht geldt ook bij het opdragen van vrij afweegbaar meerwerk. Hiervoor geldt een vanafbedrag van €15.000 of meer indien de budgethouder bevoegd is en €45.000 of meer als de directie bevoegd is.

Om ook hier onnodige administratieve lastendruk te voorkomen is de opschaling niet van toepassing als het gaat om meerwerk dat onvermijdelijk is in verband met wet- en regelgeving, ontwerpfouten en onvoorziene locatiegebonden omstandigheden.

Ondermandaat voor onderhoud en investeringen aan en in onroerend goed

Het hoofd van de afdeling Accommodatieplanning en Vastgoed (A & V) neemt een bijzondere positie in binnen de dienst. Hij fungeert als opdrachtnemer van andere dienstonderdelen bij het uitvoeren van projecten ten behoeve van onderhoud aan en investeringen in gemeentelijk onroerend goed dat in beheer is bij de dienst OCSW. Daarom heeft hij een specifiek ondermandaat nodig voor het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor het uitvoeren van een

OCSW-project. Uiteraard moet hij art. 10 Algemeen mandaatbesluit over de maximum bedragen voor het aangaan van de rechtshandelingen in acht nemen.

Voor dit specifieke ondermandaat vindt geen opschaling plaats naar een directielid van deze dienst als het gaat om bedragen boven € 50.000. Voor projecten betreffende onderhoud en investering ten behoeve van gemeentelijk onroerend goed waarvan de kosten meer bedragen dan € 50.000 dient een startdocument te worden opgesteld. Bij de vaststelling van dit startdocument verstrekt het diensthoofd het benodigde ondermandaat aan het hoofd van de afdeling A & V.

Werkmaatschappijen

Het ondermandaat van de werkmaatschappijen wordt begrensd door het ondermandaat aan hoofd A&V, voorzover het om het gemeentelijk vastgoed gaat. (Hij handelt dan in opdracht van de werkmaatschappij.)

Voor de OPSB is het sluiten van contracten door programmeurs in het kader van programmering core bussiness. Uitgaven in dit kader vallen onder de “routine-uitgaven” in art. 10 Algemeen Mandaatbesluit.

Controlmechanismes invoeren

In het kader van control is het gewenst om regelmatig steekproeven te houden om te zien of bevoegdheden binnen de gestelde kaders worden uitgeoefend. Het aspect van bevoegde ondertekening wordt meegenomen in de periodieke steekproeven correspondentie.

In ieder geval zal één keer per jaar een periodieke steekproef gehouden worden.

De afdelingen PAC en FAZ zullen gezamenlijk deze steekproeven houden.

[leeg artikel]

[lege alinea]