BELEIDSREGEL I.V.M. DE FISCALE ASPECTEN VAN PERSONELE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN

Bewaartermijnen

Aan een aantal basisgegevens stelt de Belastingdienst fiscale bewaartermijnen. Voor de loonadministratie is dat zeven jaar. Deze termijn is van belang voor de onderstaande beleidsafspraken. Immers, er worden een aantal (digitale) documenten geproduceerd:

• -

  formulieren

• -

  overzichten

• -

  verslagen van toetsing

• -

  bevindingen van controles

• -

  etc.

Deze worden gezien als onderdeel van de loonadministratie. De gegevens dienen dan ook te worden gearchiveerd, waarbij een bewaartermijn van zeven jaar in acht wordt genomen.

Reis en verblijf

1. Auto,s van de werkgever/dienstauto,s

Beleid:

• °

  Het ter beschikking stellen van dienstauto’s wordt centraal binnen een dienst geregeld, bijvoorbeeld bij Facilitaire Zaken, die hiervan een registratie bijhoudt.

• °

  Er wordt onderscheid gemaakt tussen dienstauto’s voor algemeen gebruik (meerdere gebruikers mogelijk) en dienstauto’s die permanent aan een medewerker ter beschikking staan.

• °

  Iedere medewerker, die gebruik maakt van een dienstauto voor algemeen gebruik, tekent een standaard gebruiksovereenkomst, waarin o.a. wordt vastgelegd dat de auto niet privé wordt gebruikt.

• °

  Gebruik van een dienstauto ten behoeve van woon-werkverkeer is alleen toegestaan na goedkeuring van of namens het verantwoordelijk GMT-lid. Dit dient te worden vastgelegd in het personeelsdossier van de betreffende medewerker.

• °

  Indien door of namens het verantwoordelijk GMT-lid gebruik van de dienstauto ten behoeve van woon-werkverkeer is toegestaan, wordt een vastgestelde vergoeding over de afstand tussen woonhuis en werkplek en vice versa, maandelijks aan de gebruiker in rekening gebracht.

• °

  Indien de gebruiker de dienstauto voor algemeen gebruik niet gebruikt voor woon-werkverkeer, is deze verplicht de dienstauto te stallen op het daartoe aangewezen afsluitbare terrein.

• °

  Iedere medewerker die permanent een dienstauto ter beschikking heeft, tekent eveneens een gebruiksovereenkomst. Bovendien dient hij/zij een ‘Verklaring geen privé gebruik’ bij de afdeling P&O in te leveren of er vindt een bijtelling bij het salaris plaats van het vastgestelde percentage van de cataloguswaarde.

• °

  De standaard gebruiksovereenkomst voor zowel dienstauto’s voor algemeen gebruik als voor dienstauto’s die permanent aan één medewerker ter beschikking staan, wordt op concernniveau vastgesteld.

• °

  De afdeling P&O bewaart de overeenkomsten (en indien van toepassing: ‘Verklaring geen privé gebruik’) in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie van de overeenkomst.

• °

  Inrichting en gebruik van de rittenregistraties worden op concernniveau vastgesteld om te waarborgen dat de ritten ook fiscaal gezien correct worden vastgelegd.

• °

  Voor de elektronische rittenregistratie is een Protocol Elektronische Rittenregistratie van kracht, dat op concernniveau wordt vastgesteld.

Toetsing

• °

  Er vindt eenmaal per kwartaal controle plaats op privé gebruik door de dienst op basis van de rittenregistraties. Indien de uitkomsten van de toetsing goed zijn, dan neemt de frequentie van de controle geleidelijk af. Mochten de bevindingen slecht of matig zijn, dan wordt de frequentie van toetsing eenmaal per kwartaal aangehouden. De bevindingen van de controle worden vastgelegd.

• °

  Aanwezigheid van de overeenkomsten wordt steekproefsgewijs gecontroleerd door de interne controle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Zaken. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.

Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik:

• °

  Bijtelling (met terugwerkende kracht) van het vastgestelde percentage van de cataloguswaarde bij het salaris.

• °

  Terugvordering van de kosten.

• °

  Indien van toepassing, opleggen van disciplinaire maatregelen conform de ARG.

2. Reiskostenvergoedingen privé voertuigen

Beleid:

• °

  Declaratie van reiskosten privé-voertuigen gebeurt uitsluitend via de standaardformulieren.

• °

  Er zijn 2 standaardformulieren: één voor incidentele reizen (formulier reis- en verblijfkosten) en één voor regelmatig zakelijk gebruik eigen auto (formulier declaratie autokilometers).

• °

  Aan de declaratieformulieren wordt een print van de routeplanner toegevoegd.

Functie- en werkplekgerelateerd

3. Verstrekking zakelijke telefoon(mobiele telefoons/smartphones, BlackBerries

Beleid:

• °

  Het ter beschikking stellen van de apparatuur wordt centraal binnen een dienst geregeld, bijvoorbeeld bij Facilitaire Zaken, die hiervan een registratie bijhoudt.

• °

  De aanvraag van de apparatuur loopt via de leidinggevende, die toetst of uit de taak en functie van de medewerker volgt dat de apparatuur voor meer dan 10 % zakelijk zal worden gebruikt.

• °

  Iedere medewerker, die gebruik maakt van een zakelijke telefoon, tekent een standaard gebruiksovereenkomst, waarin o.a. wordt vastgelegd dat de telefoon voor meer dan 10 % zakelijk wordt gebruikt.

• °

  De standaard gebruiksovereenkomst wordt op concernniveau vastgesteld.

• °

  De afdeling P&O bewaart de overeenkomsten in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie.

• °

  Het gebruik van BlackBerries en smartphones e.d. in het buitenland is niet toegestaan, tenzij na uitdrukkelijke toestemming van of namens het verantwoordelijk GMT-lid.

• °

  Bij teruggave van de apparatuur door de medewerker wordt een vrijwaringsbewijs verstrekt.

Toetsing:

• °

  Rekeningen voor BlackBerries worden gecontroleerd op gebruik in het buitenland. Indien een medewerker de BlackBerry in het buitenland gebruikt, zonder uitdrukkelijke toestemming van of namens het verantwoordelijk GMT-lid, dan zijn de kosten voor de medewerker, tenzij deze kan aantonen dat het gebruik zakelijk was.

• °

  Aanwezigheid van de overeenkomsten wordt steekproefsgewijs gecontroleerd door de interne controle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Zaken. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.

4. Laptops/notebooks/navigatiesystemen/enz.

Beleid:

• °

  Het ter beschikking stellen van een laptop of andere draagbare apparatuur met een computerfunctie (geen BlackBerries, wel bv. iPads) wordt (op aangeven van de leidinggevende) centraal binnen het concern geregeld door de DIA (Facilitaire Dienst), die hiervan een registratie bijhoudt.

• °

  Iedere medewerker die de beschikking krijgt over een laptop of andere draagbare apparatuur met computerfunctie, tekent een gebruiksovereenkomst, waarin o.a. wordt vastgelegd dat de apparatuur voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt.

• °

  Het origineel van de overeenkomst blijft bij de DIA (Facilitaire Dienst) en een kopie gaat in het personeelsdossier; de medewerker ontvangt eveneens een kopie.

• °

  Het is niet toegestaan andere software dan de standaard image op de apparatuur aan te brengen. Overigens is dit in principe niet mogelijk.

• °

  Bij teruggave van de apparatuur door de medewerker wordt een vrijwaringsbewijs verstrekt.

Toetsing:

• °

  Een toets op meer dan 90% zakelijk gebruik, is lastig. Als stelregel geldt het volgende. De apparatuur wordt verondersteld voor meer dan 90% zakelijk te worden gebruikt als (uitgaande van een getekende gebruiksovereenkomst):

  • -

    de apparatuur voorzien is van een standaard image, waarbij het niet mogelijk is om andere software op de apparatuur te installeren;

  • -

    de medewerker alleen een laptop heeft en geen desktop;

  • -

    de apparatuur op de werkplek achterblijft, als de medewerker naar huis gaat.

• °

  Aanwezigheid van de overeenkomsten wordt steekproefsgewijs gecontroleerd door de interne controle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Dienstverlening. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.

Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik:

§Bijtelling bij salaris van 30% van de aanschafwaarde (maximaal 3 jaar, daarna geen bijtelling meer, zolang hetzelfde apparaat gebruikt wordt).

5. Kleding en schoeisel

Beleid:

• °

  Alle bedrijfskleding (incl. schoeisel) wordt voorzien van het gemeentelogo van tenminste 70 cm2 op een zichtbare plaats.

• °

  Als in bepaalde gevallen het logo niet op de kleding wordt aangebracht, worden de kosten voor de kleding gebruteerd. In dat geval moeten ook eventuele kosten voor wassen/stomen worden gebruteerd.

• °

  Speciaal schoeisel (bijv. veiligheidsschoenen) en speciale kleding, voor zover het te maken heeft met de ARBO-omstandigheden, worden in het ARBO-plan van de desbetreffende dienst opgenomen.

6. Representatiekosten

Beleid:

• °

  Representatiekosten zijn zakelijke kosten die gemaakt worden in verband met externe relaties (bv. diner met een klant, fles wijn bij de ondertekening van een contract).

• °

  Indien er sprake is van een zakelijk karakter, worden externe representatiekosten niet belast, tenzij er sprake is van een cadeau in de vorm van een geldbedrag, boeken- of cadeaubon, IRIS-cheque, enz.

• °

  In geval van een cadeau in de vorm van een geldbedrag of bon worden externe representatiekosten altijd belast, ook al is sprake van een zakelijk karakter. Deze moeten worden meegenomen in de eindheffing.

• °

  Op declaratieformulier, factuur of bonnetje dient te worden vermeld vanwege welke gebeurtenis de kosten zijn gemaakt. Hieruit moet het zakelijke karakter duidelijk blijken.

• °

  De declaratie van representatiekosten loopt via de leidinggevende, die toetst op het zakelijk karakter van de gemaakte kosten.

• °

  Eenduidig boeken op “representatiekosten”.

Personeelsvoorzieningen

7. Maaltijden, werklunches, werkdiners

Beleid:

• °

  Maaltijden, werklunches en werkdiners worden alleen verstrekt of vergoed als ze een zakelijk karakter hebben.

• °

  Van een maaltijd met een zakelijk karakter kan bijvoorbeeld sprake zijn bij:

  • o

    overwerk;

  • o

    gebroken diensten, waarbij de medewerker niet in de gelegenheid is om thuis de maaltijd te nuttigen; dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker door zijn werk niet tussen 17.00 en 20.00 uur kan eten;

  • o

    werk op koopavonden;

  • o

    zakelijke besprekingen met externen;

  • o

    zakelijke besprekingen met internen, wanneer deze plaatsvinden op een tijdstip dat normaliter een maaltijd wordt genoten (bijvoorbeeld werklunches).

• °

  Maaltijden tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen, waarbij geen sprake is van overwerk, worden alleen verstrekt of vergoed als er bovendien een duidelijke noodzaak is, bv. omdat de medewerkers anders niet in staat zijn om op een normaal tijdstip te eten.

• °

  Op declaratieformulier, factuur of bonnetje dient te worden vermeld vanwege welke gebeurtenis de kosten zijn gemaakt. Hieruit moet het zakelijke karakter duidelijk blijken.

• °

  Bij dienstreizen worden soms ook maaltijden vergoed; dit gebeurt uitsluitend conform de Reisregeling 1996.

• °

  De declaratie van kosten voor maaltijden loopt via de leidinggevende, die toetst op het zakelijk karakter van de gemaakte kosten. Bij een declaratie van een maaltijd tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen toetst de leidinggevende bovendien op de noodzaak van de verstrekking of vergoeding.

• °

  Eenduidig boeken op “maaltijden”.

8. Stoelmassages

Beleid:

• °

  Indien een dienst stoelmassages aanbiedt, dan moet dit worden opgenomen in het ARBO-plan en beschreven als preventieve maatregel.

9. Fietsregeling

Beleid:

• °

  Geen nieuwe afspraken op concernniveau.

Toetsing:

• °

  Toetsing door leidinggevende.

Maatregel bij verkeerd gebruik:

• °

  Indien van toepassing, opleggen van disciplinaire maatregelen conform de ARG.

10. Cadeaus intern (werknemers, vast, tijdelijk, stagiaires enz.

Beleid:

• °

  Cadeaus aan internen die te beschouwen zijn als persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen dan de werkgever dergelijke attenties plegen te geven, zoals een bos bloemen of een fles wijn, mogen onbelast worden verstrekt, mits de waarde (incl. BTW) niet hoger is dan € 25.

• °

  Cadeaus aan internen in de vorm van een geldbedrag, boeken- of dinerbon, IRIS-cheques, VVV-bon, etc. zijn altijd belast.

• °

  Cadeaus met een ideële waarde (bv. pen met inscriptie) mogen onbelast worden verstrekt.

• °

  Per dienst worden cadeaubonnen (bv. IRIS-cheques, boeken-, diner-, theater-, VVV-bon etc.) uitsluitend centraal aangeschaft en uitgegeven. Bij uitgifte van dergelijke bonnen wordt op de centrale plaats in een overzicht de volgende gegevens bijgehouden: datum, aan wie de cadeaubon is verstrekt, voor welke gelegenheid en wat de waarde is. Deze overzichten worden na elk kwartaal naar de afdeling P&O gestuurd.

• °

  De afdeling P&O controleert per kwartaal op de hoogte van de bedragen, daarbij ook rekening houdend met het kerstpakket. Indien de hoogte van de bedragen daartoe aanleiding geeft, wordt de eindheffing toegepast.

• °

  Eenduidig boeken op “cadeaus intern”.

11. Cadeaus extern (niet-werknemers)

Beleid:

• °

  Aan externen worden geen cadeaus gegeven die geen zakelijk karakter hebben.

• °

  Cadeaus met een zakelijk karakter voor externen worden in het vervolg geboekt op representatiekosten.

12. Vergoedingen stembureauleden (die tevens ambtelijk medewerker zijn)

Beleid:

• °

  Voor zowel ambtelijke als niet ambtelijke leden van het stembureau worden IB47 formulieren aan de Belastingdienst toegezonden.

13. Creditkaarten

Beleid:

• °

  Geen nieuwe afspraken op concernniveau.

Toetsing:

• °

  Diensten checken de afschriften op privé gebruik. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.

Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik:

• °

  Bij constatering privé gebruik worden de afgeschreven bedragen doorbelast naar de betrokken medewerker.

• °

  Indien van toepassing, worden disciplinaire maatregelen opgelegd, conform de ARG.

14. Abonnementen, toegangskaarten

Beleid:

• °

  Het gebruik van de Skybox en de Voorwaarts Voorwaarts is uitsluitend zakelijk. Het gebruik wordt geacht zakelijk te zijn als:

  • -

    externe (zakelijke) relaties zijn uitgenodigd;

  • -

    interne teambuildingsdagen.

    (NB. Verloting van de plaatsen of beschikbaarstelling van plaatsen als beloning is geen zakelijke gebruik).

• °

  Bij ieder gebruik van de Skybox en van de Voorwaarts Voorwaarts dienen de zakelijke redenen te worden vastgelegd.

Inhuur

15. Inhuur ZZP'ers

Beleid:

• °

  Bij inhuur ZZP wordt de standaard (door het AMT vastgestelde) modelovereenkomst gebruikt.

• °

  Nota’s aan ZZP’ers worden pas betaald worden nadat kopie VAR (WUO of DGA) en kopie ID-bewijs aanwezig zijn.

Toetsing:

• °

  Aanwezigheid van kopie VAR en ID-bewijs wordt eenmaal per jaar steekproefsgewijs gecontroleerd door de interne controle van de dienst. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.