Ondermandaatbesluit vakdirectie stadsbeheer 2013

Register ondermandaten vakdirectie stadbeheer

Inhoudsopgave

Register ondermandaten vakdirectie stadsbeheer

Deel I Algemeen

1. Uitgangspunten en randvoorwaarden ondermandaat

Onder concerndirecteur Groningen wordt in dit ondermandaatbesluit verstaan de Concerndirecteur welke door het Groningen Managementteam is aangewezen om de Vakdirectie Stadsbeheer aan te sturen.

Op dit ondermandaatbesluit zijn de bepalingen uit het gemeentebreed geldende “Algemeen Mandaatbesluit 2013” nadrukkelijk van toepassing.

Belangrijk (het fingerspitzengefûhl voor politiek/bestuurlijke besluiten)

Bij gevoelige zaken (politiek, bestuurlijk, publicitair etc.) dient er alvorens te besluiten overleg met de Vakdirecteur of met de Concerndirecteur Groningen plaats te vinden. Deze kan dan besluiten of er in mandaat besloten kan worden of dat het een burgemeesters of collegebesluit dient te worden.

Nadrukkelijk is dat in artikel 2 en 3 van het Algemeen Mandaatbesluit 2013 uitgewerkt. Een verkorte inhoud staat hieronder:

Artikel 2 van het “Algemeen Mandaatbesluit 2013” geeft in lid 1 aan dat als het beleid van B&W bij een besluit is betrokken of een besluit op overige wijze beleidsmatige aspecten kent, zo’n besluit aan de burgemeester of het college van B&W voorgelegd dient te worden.

In lid 2 staat dat lid 1 in ieder geval van toepassing is:

• a.

  indien het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

• b.

  indien te verwachten valt dat de burgemeester of het college of een portefeuillehouder op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

• c.

  indien uit het besluit financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

• d.

  indien het college, de burgemeester, een verantwoordelijke portefeuillehouder of de gemeentesecretaris dit kenbaar heeft gemaakt ;

• e.

  indien het een brief of verzoek betreft met een persoonlijk karakter.

      Door de Concerndirecteur Groningen is daaraan toegevoegd:

• f.

  Indien het een brief betreft aan of van de Commissaris van de Koningin.

Dit artikel geeft de belangrijkste (politieke)randvoorwaarden voor mandaatverlening weer.

2. Vervangingsregelingen mandaat

De afspraak is dat bij afwezigheid van een afdelingshoofd een ander afdelingshoofd binnen de vakdirectie vervanger is; bij afwezigheid van alle afdelingshoofden binnen de vakdirectie is de vakdirecteur vervanger; bij afwezigheid van de vakdirecteur is de plv vakdirecteur vervanger; bij afwezigheid van de Concerndirecteur Groningen is zijn vervanger, vervanger. Als vervanger zijn zij gemachtigd om alle handelingen te verrichten die aan de functie van Vakdirecteur zijn verbonden.

Niet benoemde besluiten

Het nemen van niet benoemde besluiten welke wel binnen de normale bedrijfsvoering door de Vakdirectie Stadsbeheer worden genomen wordt geondermandateerd aan die afdelingshoofden welke door de aard van de andere aan hem of haar geondermandateerde bevoegdheden het meest aangewezen is om het betreffende besluit te nemen. Dit kunnen ook meerdere zijn.

Afwezigheid

De in dit ondermandaatbesluit gebezigde term afwezigheid behoeft niet eng geïnterpreteerd te worden. Het niet direct beschikbaar zijn van een geondermandateerde op enig moment is voldoende.

Kleine intern gerichte besluiten

Voor kleine met name intern gerichte besluiten zoals bijvoorbeeld aanvragen betreffende treinkaartjes en bestellingen/facturen voor relatief geringe bedragen (fingerspitzengefûhl) is vervanging van een afdelingshoofd door een ander afdelingshoofd toegestaan.

Aangifte strafbaar feit

Onder de uitvoering van een regeling wordt ook verstaan het doen van aangifte van een strafbaar feit ingeval overtreding van de betreffende regeling strafbaar is gesteld. Ook aangifte in verband met door de Vakdirectie ondervonden schade valt daaronder. De aangifte dient namens de burgemeester plaats te vinden (zie voor de ondertekening hieronder bij Privaatrecht).

Het voeren van verweer

Onder de in dit ondermandaatbesluit ge(onder)mandateerde bevoegdheden valt ook het voeren van verweer (zowel schriftelijk als mondeling) in bezwaarschriftenprocedures als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht. In dit ondermandaatbesluit is bovendien aan enkele overigens niet geondermandateerde medewerkers die bevoegdheid gegeven.

Wet dwangsom

Onder de in dit ondermandaatbesluit ge(onder)mandateerde bevoegdheden valt ook de uitvoering van de wet Dwangsom. Per 1 oktober 2009 is in de Awb de mogelijkheid van de dwangsom bij termijnoverschrijding opgenomen. Besluiten naar aanleiding van ingebrekestellingen vanwege termijnoverschrijding (dus de vaststelling van de hoogte van de dwangsom) kunnen door de betreffende afdeling worden genomen.

HANDHAVING

Alhoewel de bevoegdheid om handhavingsbesluiten te nemen onder de uitvoering van een regeling valt is vanwege de politieke en maatschappelijke gevoeligheid in het kader van deze ondermandaatregeling besloten slechts de Vakdirecteur daartoe ondermandaat te verlenen.

Met uitsluiting van alle andere geondermandateerden is daarom de vakdirecteur Stadsbeheer, naast de overig aan hen toegekende ondermandaten, geondermandateerd voor de uitvoering van alle, binnen de Vakdirectie Stadsbeheer uit te voeren, regelingen voorzover het betreft de bevoegdheid om handhavingsbesluiten te nemen.

Slechts de specifiek in dit ondermandaatbesluit aangegeven aanschrijvingsbevoegdheden vallen daarbuiten en zijn en blijven geondermandateerd aan de daarbij genoemde functionarissen. Het gaat hierbij met name om aanschrijvingen op grond van de APVG.

Stadstoezicht wordt aangestuurd door een hoofd dat niet alleen verantwoordelijk is voor de resultaten van de afdeling en het personeel, maar dat ook is gemandateerd om bindende afspraken te maken met portefeuillehouders veiligheid, verkeer en milieu en externe partijen zoals de politie en het OM. Hij draagt zorg voor de integrale voorbereiding van het handhavingsprogramma en is bevoegd om afspraken te maken over andere relevante handhavingstaken die buiten dit programma vallen. Zijn teken- en onderhandelingsbevoegdheid is hiermee in overeenstemming. Vanuit deze mandatering is hij rechtstreeks aanspreekbaar door de portefeuillehouder veiligheid en de externe partners en kan hij hen ook direct benaderen.

Waarborgen van functie scheiding is een belangrijk onderdeel. Er is gekozen voor een splitsing van bevoegdheden tussen vergunningverlening en handhaving. De bevoegdheden tot verlenen van de vergunningen zal op afdelingshoofden niveau plaatsvinden. De bevoegdheden m.b.t. handhaving ligt op vakdirectieniveau. In het handhavingsbeleid van de vakdirectie Stadsbeheer wordt onderscheid gemaakt in een aantal handhavingsstappen: begeleiden, sturen en corrigeren. De fase van begeleiden kent nog geen formele juridische stappen en kan worden ondergemandateerd naar afdelingshoofden niveau. Bij de twee volgende stappen start het formeel juridische traject, hiervoor is de Vakdirecteur bevoegd.

Behalve ingeval van routinebesluiten dient de Concerndirecteur Groningen op de hoogte te worden gehouden van de betreffende zaken of, bij zwaardere zaken, bij de besluitvorming ingeschakeld te worden.

Op verschillende onderdelen zijn nog aanvullende controlemechanismes ingebouwd, bijvoorbeeld: jaarlijkse rapportage, voorafgaand overleg, voorafgaande paraaf.

Daarnaast wordt ook in het kader van control periodiek getoetst of overeenkomstig de mandateringsregels is gehandeld. Afspraken over rapporten zullen op afdelingsniveau worden gemaakt en worden gekoppeld aan kritische prestatieindicatoren (KPI’s). In het kader van risicomanagement dienen er voor de risico producten beheersmaatregelen te worden genomen. Voor de risico producten staat er onder bijzonderheden een opmerking zoals paraaf van, of via BSO hierdoor worden er beheersmaatregelen genomen

Naar aanleiding van een uitgevoerde audit geldt een ruimere ondermandatering voor wat betreft de inkoop van onderdelen en materieel. Het Afdelingshoofd Materieel heeft voor de aanschaf van materieel binnen het investeringsplan een inkoopbevoegdheid tot € 50.000,--. Daaraan is wel de voorwaarde verbonden dat voorafgaand tot de aanschaf is besloten in het afdelingshoofdenoverleg van de Vakdirectie Stadsbeheer, en dat het inkoopproces verloopt conform het ISO-handboek. Verder zijn inkoopbevoegdheden toegekend aan de teamleider werkplaats.

PRIVAATRECHT

zoals o.a. koop/verkoop, huur/verhuur, inhuur/uitlening/detachering, aanbesteding, opdrachtverlening / wijziging en meerwerk etc. (leasebesluiten zijn uitgezonderd van het mandaat en mogen dus alleen door het college zelf worden genomen.)

(Publiekrechtelijke) besluiten tot het aangaanvan privaatrechtelijke overeenkomsten:

Het gaat dan om publiekrechtelijke besluiten waarbij de ondergemandateerde besluit met een private partij een overeenkomst te willen sluiten. Deze publiekrechtelijke besluiten worden genomen door (of namens) het college van B&W. Het kan bijvoorbeeld gaan over het aangaan van een convenant. De ondertekening van een brief waarin dat wordt medegedeeld luidt dan: “namens burgemeester en wethouders, de Concerndirecteur Groningen, namens deze, de (onder)gemandateerde”

De privaatrechtelijke ondertekening

De ondertekening van de overeenkomst zelf en ook de ondertekening van andere privaatrechtelijke stukken dient als volgt te geschieden: “de gemeente Groningen, de burgemeester, namens hem, de concerndirecteur Groningen, namens deze, de (onder)gemandateerde”.

TEN BOER

De in dit ondermandaat genoemde ondermandatering van bevoegdheden is van overeenkomstige toepassing op de door de gemeente Ten Boer rechtstreeks aan de Concerndirecteur Groningen gemandateerde bevoegdheden.

Als uitzondering hierop geldt dat voor Ten Boer afwijkende bedragen gelden ten aanzien van het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Er ligt een grens van € 10.000 waarboven in ondermandaat geen privaatrechtelijke rechtshandelingen mogen worden verricht, tenzij het routine-uitgaven of investeringen betreft of de raad van Ten Boer bij eerdere besluitvorming hiervoor de bestemming en de aanwending heeft gegeven.

Verder geldt ook hier het “fingerspitzengefühl” en dan toegespitst op Ten Boer. Van belang hierbij is natuurlijk de schaalgrootte van Ten Boer. Voor Ten Boer zullen bepaalde zaken sneller ingrijpend zijn dan voor Groningen.

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit