Beleidsregel vergunningenbeleid evenementen Feesten in Balans II

Inleiding

Het vergunningenbeleid evenementen ´Feesten in Balans II´ is november 2010 behandeld in de raad. Per 1 januari 2011 is het herziene vergunningenbeleid in werking getreden.

Tijdens de behandeling in de raad is een motie ‘heldere criteria voor nieuwe initiatieven en bewezen successen’ aangenomen. In deze motie verzoekt de raad om heldere en transparante criteria in ‘Feesten in Balans II’ te formuleren over het verlenen van uitzonderingsposities aan bepaalde evenementen.

1. Criteria

Op 1 januari 2011 is het vergunningenbeleid ´Feesten in Balans II´ in werking getreden. Hiermee zijn de spelregels die gelden rond het organiseren van een evenement, zoals welke eindtijd en welke geluidsnorm geldt, geregeld.

Tijdens de behandeling van ´Feesten in Balans´ in de raad in november 2010 nogmaals benadrukt dat een aansprekend evenementenprogramma een belangrijke bijdrage levert aan een aantrekkelijke en bruisende stad. Na bespreking in de raad is de motie ´Heldere criteria voor nieuwe initiatieven en bewezen successen´ aangenomen. In deze motie verzoekt de raad om heldere en transparante criteria in ´Feesten in Balans II´ te formuleren over het verlenen van uitzonderingsposities aan bepaalde evenementen. Het kan om verschillende redenen wenselijk zijn om evenementen een uitzonderingspositie te verlenen, bijvoorbeeld voor waardevolle nieuwe initiatieven. In deze notitie doen wij een voorstel over de criteria voor uitzonderingen bij evenementen.

Met ´Feesten in Balans II´ maken we een aansprekend evenementenprogramma mogelijk. Omdat in bepaalde gevallen de situatie zich voor zou kunnen doen, dat het nieuwe beleid hierin niet kan voorzien of onbedoelde beperkingen met zich meebrengt, formuleren we criteria waaraan een uitzonderingspositie moet voldoen. In het evenementenbeleid worden al een aantal uitzonderingen benoemd. Die voegen we als bijlage bij.

Deze uitzonderingskriteria zijn tot stand gekomen na overleg met het Top Evenementen Overleg (waaronder Marketing Groningen) TEO en de parate diensten.

Hieronder volgt een uitwerking van de uitzonderingscriteria.

• 1.

  Bijdrage aan een kwalitatief hoogwaardig evenementenprogramma

  Het evenement levert een belangrijke bijdrage aan een kwalitatief hoogwaardig evenementenprogramma. Het is vooraf niet mogelijk om het criterium kwaliteit vergaand uit te werken. Het moet in ieder geval gaan om een evenement met een breed cultureel aanbod, gericht op diverse doelgroepen. Verder moet om het een evenement gaan met een unieke uitstraling, waarbij een bijdrage wordt geleverd aan de citymarketing van Groningen. Het advies van het TEO is daarbij belangrijk. Ook kunnen subsidieverlenende diensten zoals RO/EZ en OCSW adviseren ten aanzien van de vraag of aan dit criterium wordt voldaan.

• 2.

  Verzoek uitzonderingspositie vraagt om een goede motivatie

  Bij de vraag of voor een bepaald evenement een uitzonderingspositie kan gelden, moet zowel bij bestaande evenementen als nieuwe initiatieven duidelijk worden gemotiveerd dat de spelregels van ´Feesten in Balans II´ dusdanig een beperking opleveren dat zonder uitzonderingspositie het organiseren van het evenement onmogelijk is.

  Als voorbeeld kunnen we hierbij noemen dat in de motivering van het uitzonderingsverzoek voor een bepaalde locatie duidelijk moet blijken waarom bv. de stimuleringslocaties Westerhaven, Ebbingekwartier en Damsterdiepplein niet een passende locatie kunnen zijn voor het evenement.

• 3.

  Bestaande evenementen, een positieve evaluatie

  Een evenement dat in het jaar ervoor (of in de voorgaande editie) slecht beoordeeld is in de evaluatie, komt niet in aanmerking voor een uitzonderingspositie. Een eenmaal verleende uitzonderingspositie wordt per editie verleend en wordt dus meegenomen in de evaluatie. Uitzonderingsposities worden niet voor onbepaalde tijd verleend.

• 4.

  Redelijke verhouding tussen aantal bezoekers evenementen en maatregelen in de stad.

  Het verwachte aantal bezoekers moet dusdanig zijn dat het treffen van intensieve maatregelen in goede verhouding staan tot de uitstraling van het evenement.

  Als voorbeeld kunnen wij noemen dat als een evenement in aanmerking wil komen voor een uitzonderingspositie, bijvoorbeeld ten aanzien van de eindtijd op een bepaalde locatie, wat om intensieve maatregelen bijvoorbeeld voor het verkeer vraagt, dan is daarbij een afweging of de inspanning opweegt tegen het publieksbereik.

• 5.

  Professionele organisatie

  De organisator moet in staat worden geacht een evenement te organiseren. Hoe groter het evenement, hoe meer eisen er aan de professionaliteit van de organisator worden gesteld. Om die reden moet bij het verlenen van een uitzonderingspositie vaststaan dat de organisator over ruim voldoende kennis en ervaring beschikt om het evenement te kunnen organiseren.

1.2 Beoordeling uitzondering

Beoordeling verzoek om uitzonderingspositie.

Bij de vaststelling van de jaarkalender evenementen brengen het Top Evenementen Overleg (TEO, waarin Marketing Groningen) en de parate diensten advies uit aan het college. Voorgesteld wordt om het TEO en de parate diensten ook te laten adviseren over een verzoek om een uitzonderingspositie. Het moet daarbij gaan om echte bijzondere en voor de stad belangrijke evenementen, waarbij steeds eerst gekeken wordt of de vastgestelde spelregels van ‘Feesten in Balans II’ toereikend zijn. Het TEO kan in de advisering uitdrukkelijk ook meenemen dat er bij het toekennen van een uitzonderingspositie gekeken wordt naar spreiding en differentiatie om zo te beoordelen of met het verlenen van een uitzonderingspositie een bijdrage wordt geleverd aan een sterk evenementenprogramma.

De parate diensten beoordelen iedere vergunningsaanvraag en kunnen het uitzonderingsverzoek meenemen in hun beoordeling (met name ten aanzien van 3,4 en 5).