ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE GRONINGEN 2014

1. De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

2. De concerndirecteuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris.

3. De vakdirecteuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan een concerndirecteur.

4. De vakdirecteuren zijn binnen hun taakgebied integraal manager die hiërarchisch leiding kunnen geven aan afdelingen en teams.

5. Concern-programmamanagers zijn voor hun programma functioneel manager, met de mogelijkheid om hiërarchische bevoegdheden voor bepaalde onderdelen opgedragen te krijgen. Zij zijn hiërarchisch ondergeschikt aan een concerndirecteur of aan de gemeentesecretaris.

1. De gemeentesecretaris is, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan het college.

4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

• c.

  de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• d.

  de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

• e.

  de juistheid en volledigheid van aan het college gegeven informatie, onder andere met het oog op de vastgestelde begrotingsdiscipline.

2. De gemeentesecretaris is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden (Wor).

3. Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de gemeentesecretaris en een beoordelingsgesprek.

1. De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

2. De concerndirecteuren en de concerncontroller worden op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

1. Het college voorziet in aanwijzing van een of meer loco-secretarissen. De loco-secretaris treedt tevens op als vervanger van de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid.

2. De loco-secretaris is tevens vervanger als Wor-bestuurder.

1. De gemeentesecretaris en de concerndirecteuren vormen gezamenlijk het Groninger Management Team (GMT).

2. De concerndirecteuren zijn als lid van het GMT verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie als geheel.

3. De gemeentesecretaris kan, gehoord het GMT, besluiten tot het instellen van bijzondere projecten en conceern-programma’s voor onderwerpen en thema’s met een afdelingsoverstijgende of concernbrede betekenis.

4. De gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor het resultaat en voor het middelenbeheer van de onderdelen waaraan zij hiërarchisch leiding geven.

5. De gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor het beheer en het resultaat van de begrotingsprogramma’s die aan hen zijn toegewezen.

6. De gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor de voorstellen binnen de raadsprogramma’s die bij het college worden ingediend.

1. Het college geeft de gemeentesecretaris en concerndirecteuren mandaat om de gemeentebegroting uit te voeren. Het college stelt hen de bijbehorende budgetten en investeringskredieten ter beschikking.

2. De gemeentesecretaris en concerndirecteuren kunnen de verantwoordelijkheid voor budgetten en investeringskredieten doormandateren aan functionarissen in de organisatie. Zij geven daarvoor indien nodig nadere kaders in de ondermandaatbesluiten. Dat onderdeel van de mandaatregeling is de regeling voor budgethouders.

1. Het college benoemt een concerncontroller. De concerncontroller is adviseur van het GMT en van het college.

2. De concerncontroller is in het bijzonder belast met het leveren van waarborgen voor:

• 1.

  juiste, tijdige, volledige en betrouwbare informatie voor management en bestuur;

• 2.

  de bevordering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in relatie tot de door het bestuur vastgestelde doelen;

• 3.

  een verantwoord beheer van de middelen, die de organisatie voor het bereiken van de vastgestelde doelen en prestaties zijn toegekend;

• 4.

  de naleving van de wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen ten aanzien van de (meerjaren)begroting en de verslaglegging;

• 5.

  het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

3. De concerncontroller toetst de voorstellen van de onderdelen op juistheid, volledigheid, tijdigheid en betrouwbaarheid en aan de gemeentelijke richtlijnen en (inter-)nationale wet- en regelgeving.

4. De concerncontroller ontwikkelt en bewaakt instrumenten voor optimale sturing en beheersing van de organisatie.

5. De concerncontroller analyseert afwijkingen van het gestelde beleid en is bevoegd om met de concerndirecteuren en/of de gemeentesecretaris in overleg te treden over te nemen maatregelen indien er naar zijn oordeel een doelmatiger beleid kan worden verkregen. Daarbij kan door de concerncontroller rechtstreeks een voorstel aan het college worden gedaan.

6. De concerncontroller heeft een zelfstandige verantwoordelijkheid jegens het college ten aanzien van de bevordering en de bewaking van de rechtmatigheid, verantwoording en de controle van het beheer en van de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en de werking van het systeem van planning en control en van de administratieve organisatie bij de onderdelen.

7. De concerncontroller is, in geval hij significante afwijkingen of onregelmatigheden waarneemt of vermoedt, verplicht dit te rapporteren aan het college. De betreffende concerndirecteur/de gemeentesecretaris wordt hierover vooraf geïnformeerd.

8. Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de concerndirecteur van het desbetreffende onderdeel. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris en uiteindelijk aan het college.

9. De concerncontroller heeft voor de uitvoering van zijn taak de beschikking over een team, dat bestaat uit meerdere controllers.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

2. Het ‘Organisatiebesluit 2005’ wordt ingetrokken.