Instructie voor de raadsgriffier 2006

1. De raadsgriffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies.

2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt digitaal, mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

3. De raadsgriffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in de wet en in het Reglement van Orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

1. De raadsgriffier draagt zorg voor een goede logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

2. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

3. Hij draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies 2002 gestelde termijnen.

1. De raadsgriffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de gemeenteraad.

2. Hij staat de voorzitter van het presidium ter zijde bij zijn zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van het presidium.

3. Hij draagt zorg voor de ondersteuning van de voorzitters van de raadscommissies door de daartoe aangewezen raadscommissiegriffiers en fungeert als klankbord bij hun gemeenschappelijke zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen en activiteiten van de afzonderlijke raadscommissies.

1. De raadsgriffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium en doet behandelvoorstellen voor geagendeerde onderwerpen.

2. Hij draagt zorg voor het vastleggen van de door het presidium genomen besluiten in een besluitenlijst.

1. De raadsgriffier is belast met de ambtelijke aansturing van de griffiemedewerkers.

2. Hij heeft de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame medewerkers;

• b.

  de kwaliteit van de op basis van het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, de Verordening op de raadscommissies 2002, en deze instructie door de griffiemedewerkers te verrichten activiteiten;

• c.

  de begeleiding en ontwikkeling van de griffiemedewerkers en voert daartoe functionerings- en beoordelingsgesprekken;

• d.

  het beheer van de aan de griffie en de gemeenteraad op basis van de begroting toebedeelde budgetten.

3. Hij draagt zorg voor het opstellen van een jaarplan met betrekking tot de werkzaamheden van de griffie en legt deze ter vaststelling voor aan het fractievoorzittersoverleg.

1. De griffier voert regelmatig overleg met de gemeentesecretaris over:

• a.

  zaken die het verkeer tussen college en gemeenteraad en tussen organisatie en griffie betreffen en maakt daar afspraken over;

• b.

  het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke procesvoering;

• c.

  organisatorische aangelegenheden, waaronder de dienstverlening aan raad en griffie en het algemeen personeelsbeleid;

• d.

  de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en raadsfracties. Daarbij maken zij zo nodig afspraken over de vraag aan welke verzoeken om bijstand prioriteit wordt verleend.

2. De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester over aangelegenheden die de gemeenteraad, het presidium of de raadsgriffie betreffen.

3. De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris over ontwikkelingen t.a.v. de bestuurlijke organisatie, over de voortgang m.b.t. de lange termijnagenda van de raad en over knelpunten in het bestuurlijk verkeer tussen gemeenteraad en college.

1. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de raadsgriffier of een onder zijn verantwoordelijkheid functionerende griffiemedewerker deze commissie.

2. Indien een andere commissie van de raad wordt ingesteld als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, draagt de raadsgriffier zorg voor het regelen van de ambtelijke ondersteuning vanuit de raadsgriffie en/of de ambtelijke organisatie.

1. Indien de griffier meer dan vier werkweken verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.

2. De plaatsvervangend griffier treedt in alle bevoegdheden van de raadsgriffier bij diens vervanging.

1. Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na de dag van vaststelling.

2. Deze instructie wordt aangehaald als "Instructie voor de raadsgriffier 2006".