Controleprotocol controleverklaring subsidies gemeente Groningen

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol, zoals vastgesteld op 11 september 2019 door de directeur van DMO namens het college geeft uitvoering aan het bepaalde in artikel 16 lid 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Groningen 2019 (zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 26 juni 2019 gmb-2019-168117) en heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, belast met de controle van de door de subsidieontvanger bij de gemeente Groningen in te dienen aanvraag om subsidievaststelling.

1.2 Definities

Accountant: een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

Subsidieontvanger: een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie namens de gemeente Groningen een subsidie is verstrekt.

Controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid van een aanvraag tot subsidievaststelling.

Financiële rechtmatigheid: een financiële transactie is in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 1.3) opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

1.3 Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële rechtmatigheid volgens dit protocol is in de beschikking tot subsidieverlening genoemde wet- en regelgeving (inclusief eventuele wijzigingen hierin) van toepassing. Indien een afwijkend controleprotocol van toepassing is, is dit bepaald in het verleningsbesluit.

Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant vast dat:

• a.

  in de rekening en verantwoording omtrent de uitgaven en inkomsten:

  • 1.

    geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen op grond van de beschikking tot subsidieverlening;

  • 2.

    uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die daadwerkelijk voor rekening komen van de subsidieontvanger;

• b.

  de subsidieontvanger opgave doet van alle inkomsten, waaronder subsidies, waarmee de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft mede is gefinancierd;

• c.

  in geval de subsidie strekt tot uitvoering van een activiteiten, het project is uitgevoerd overeenkomstig het projectplan waarop de beschikking tot subsidieverlening betrekking heeft.

2.1 Eisen voor de controleaanpak

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken, zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van bijdragen vanuit de gemeente Groningen met name de volgende aandachtspunten van belang:

• 1.

  De accountant stelt een analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële afwijking bevat. Deze risicoanalyse wordt specifiek opgesteld voor deze controle; er mag niet volstaan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke controles gericht op de geïdentificeerde (significante) risico’s zullen worden uitgevoerd.

• 2.

  De accountant ontwikkelt op grond van de risicoanalyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het controleteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen teneinde het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.

• 3.

  In het controleplan wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar controletoleranties, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.

• 4.

  Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met inachtneming van de controletoleranties en goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2), juist, volledig en rechtmatig (zie definitie in paragraaf 1.2) zijn.

• 5.

  De accountant controleert:

  • –

    de juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen en derden verstrekte bijdragen in de kosten van de gesubsidieerde activiteiten;

  • –

    Indien van toepassing: het al dan niet terecht in de subsidie hebben gebracht van de BTW door de subsidieontvanger;

  • –

    Indien van toepassing: de naleving van (europese) aanbestedingsrichtlijnen door de subsidieontvanger.

  • –

    De gemeente Groningen hecht grote waarde aan de verklaring van de accountant dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt overeenkomstig de beschikking tot subsidieverlening zijn uitgevoerd dan wel overeenkomstig een ander document waarnaar in de beschikking wordt verwezen.

• 6.

  De accountant mag bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening van de subsidieontvanger. Een enkele verwijzing hiernaar in het controledossier met betrekking tot de incidentele subsidie is onvoldoende. In het controledossier voor de specifieke verklaring moeten deze werkzaamheden worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken daarin opgenomen moeten zijn.

• 7.

  De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden conform het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn en dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke accountant.

  Deze documentatie omvat naast het op de risicoanalyse gebaseerde controleplan in ieder geval stukken waaruit blijkt:

  • –

    dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan;

  • –

    dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie;

  • –

    dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten;

  • –

    wat de aard en de omvang zijn van verrichte systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden op in de verantwoording opgevoerde kosten.

2.2 Materialiteit: goedkeuringstoleranties en gewenste zekerheid

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, wordt een betrouwbaarheid van 95 procent gehanteerd.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid of financiële rechtmatigheid in de financiële verantwoording niet groter is dan één procent van het totaal financieel belang van die verantwoording.

De volgende goedkeuringstoleranties zijn van toepassing:

Genoemde percentages zijn in overeenstemming met de normen van het besluit accountantscontrole decentrale overheid (BADO)

Afwijkingen in de verantwoording

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving (zie ook paragraaf 1.2) of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat; saldering van afwijkingen is daarom niet toegestaan.

Het niet in staat zijn om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen (onzekerheden in controle)

Er is sprake van onzekerheden in de controle wanneer op basis van de beschikbare controle-informatie niet kan worden vastgesteld of een (gedeelte van een) post voldoet aan de eisen in de geldende wet- en regelgeving.

Omgaan met geconstateerde afwijkingen

Het uitgangspunt is dat subsidieontvanger de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Materiële afwijkingen (conform tabel paragraaf 2.2), die niet door de

subsidieontvanger worden gecorrigeerd, leiden tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel door de accountant.

Overig

Het staat de accountant vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.

3. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. Hiervoor wordt de meest recente versie van de actuele NBA voorbeeldtekst HRA 3 sectie II hoofdstuk 10.3: ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’ gehanteerd.

4. Reviewbeleid

Het College kan opdracht geven om een review uit te laten uitvoeren op de werkzaamheden van de accountant van de instelling. In alle gevallen zal uit het dossier van de accountant expliciet het naleven van deze richtlijnen moeten blijken.