Spelregels werk- en vergaderwijzen gemeenteraad Groningen

De gemeenteraad van Groningen hanteert in principe een cyclus van vier weken: drie weken meningsvormende vergaderingen met in de vierde week de besluitvormende raadsvergadering. Beeldvormende bijeenkomsten, alsmede vergaderingen van auditcommittee, rekenkamercommissie, agendacommissie, presidium, werkgroepen, klankbordgroepen en begeleidingscommissies vanuit de raad kunnen elke week worden belegd.

Naar meningsvormende bijeenkomsten kunnen raadsfracties slechts één lid afvaardigen, tenzij de agendacommissie anders beslist; dit kunnen zowel raadsleden als fractiewoordvoerders zijn.

Ook naar beeldvormende bijeenkomsten kunnen raadsfracties in principe slechts één lid afvaardigen (raadslid of fractiewoordvoerder); afhankelijk van werkvorm en soort bijeenkomst kan de agendacommissie hier echter anders beslissen.

Elke fractie kan maximaal twee niet-raadsleden voordragen ter beëdiging als fractiewoordvoerder. Fractiewoordvoerders dienen ingezetene te zijn van de gemeente en bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst te hebben gestaan van de politieke partij of partijen waaruit de fractie is voortgekomen.1

De vergoeding voor fractiewoordvoerders wordt vastgesteld door de raad op voorstel van het presidium. Hierin dient voorkomen te worden dat fractiewoordvoerders die tevens bezoldigd fractiemedewerker zijn voor hetzelfde werk dubbel worden betaald.

Alle bijeenkomsten van en voor de raad vinden plaats op woensdag (voortaan: Politieke Woensdag). Daarbij geldt dat meningsvormende en besluitvormende bijeenkomsten in de regel niet eerder beginnen dan 16.30 uur (m.n. rond de bespreking van voorjaarsbrief, begroting en gemeenterekening zullen hierop uitzonderingen worden toegestaan); beeldvormende bijeenkomsten kunnen de hele dag door geprogrammeerd worden, ook parallel aan meningsvormende bijeenkomsten.

Er worden vooralsnog maximaal twee bijeenkomsten parallel belegd; daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de portefeuilleverdeling binnen het college en binnen de fracties (voor zover bekend).

Voor de planning en organisatie van alle bijeenkomsten van de gemeenteraad van Groningen is de agendacommissie verantwoordelijk. Deze bestaat uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad en vier door het presidium op voordracht van de fracties aan te wijzen en door de raad te benoemen leden: twee uit coalitiefracties en twee uit oppositiefracties.2 3

De agendacommissie wordt bijgestaan en geadviseerd door de griffie. De gemeentesecretaris of een gemandateerde medewerker namens de gemeentesecretaris woont de vergaderingen van de agendacommissie bij.

Agendering van stukken (voorstellen/brieven) vanuit het college of anderszins (anders dan als ingekomen brief ter kennisname of conformstuk in de besluitvormende vergadering) vindt plaats op initiatief van de agendacommissie, dan wel naar aanleiding van een gemotiveerd verzoek vanuit het college, één of meerdere fracties, of één of meerdere burgers of organisaties.

Agenderingsverzoeken als hierboven bedoeld dienen – met gebruikmaking van daarvoor bedoelde formats – uiterlijk bij de griffie te worden aangeleverd op de dinsdagochtend (vóór 12.00 uur) twee weken voor de beoogde politieke woensdag.4

De agendacommissie bepaalt of en zo ja wanneer agenderingsverzoeken worden gehonoreerd. Aan tijdige aanlevering kan geen recht op directe agendering worden ontleend. Als er sprake is van fatale termijnen, dan dienen deze expliciet en duidelijk te worden aangegeven (met toelichting); aanlevering dient dan minimaal anderhalve maand voor de gewenste besluitvormende vergadering te geschieden.

Beeldvormende, meningsvormende en besluitvormende bijeenkomsten worden minimaal 12 dagen van te voren openbaar gemaakt met bijbehorende stukken. De agenda’s zijn op dat moment nog voorlopig: er kunnen altijd nog voortzettingen van bijeenkomsten op de politieke woensdag een week eerder worden toegevoegd (zie ad 21).

De agendacommissie laat in principe elke bijeenkomst vergezeld gaan van een memo waarin tenminste aanleiding, doel en vorm van de bijeenkomst worden aangegeven.

De agendacommissie wijst voor elke meningsvormende (en evt. beeldvormende) bijeenkomst een voorzitter aan die bij voorkeur zelf geen woordvoerder op het desbetreffende dossier is. Hierbij kan geput worden uit een pool van voorzitters die zich via de fractielijn hiervoor bij de agendacommissie hebben aangemeld. De voorzitters worden terzijde gestaan door de griffier of één van de raadsadviseurs van de griffie.

Tijdens elke Politieke Woensdag (uitgezonderd die waarop de besluitvormende vergadering staat geprogrammeerd) wordt er – na 16.30 uur – (als parallelsessie) een blok van een half uur gereserveerd voor vragen vanuit de raad aan het college of de burgemeester en voor mededelingen vanuit het college of de burgemeester aan de raad.

Tijdens elke Politieke Woensdag wordt er – vóór 16.30 uur – een raadsbreed blok van een uur gereserveerd voor een eventueel actualiteitendebat conform Reglement van Orde art. 40. Op woensdagen waarop de besluitvormende vergadering staat geprogrammeerd, wordt dit vervangen door de mogelijkheid van een interpellatiedebat tijdens de vergadering conform Reglement van Orde art. 37.

Tijdens elke Politieke Woensdag wordt er – vóór 16.30 uur – een raadsbreed blok van een uur gereserveerd voor eigen activiteiten van fracties en raadsleden.

Tijdens elke Politieke Woensdag (uitgezonderd die waarop de besluitvormende vergadering staat geprogrammeerd) wordt er – na 16.30 uur – (als parallelsessie) een blok van een uur gereserveerd voor ontmoeting met burgers.

De agendacommissie bepaalt per bijeenkomst of er spreektijden worden ingesteld; als er spreektijden worden ingesteld gaan interrupties af van de spreektijd van degene die interrumpeert.

Als een bespreking in de meningsvormende bijeenkomst naar het oordeel van de vergadering niet voldoende is afgerond, kan de voorzitter, gehoord de vergadering, besluiten dat een vervolgbespreking worden belegd in een volgende meningsvormende vergadering, zo mogelijk een week later. Over doorgeleiding naar de besluitvormende vergadering, en over de wijze waaróp (conform of discussie) doet de voorzitter, gehoord de vergadering, een voorstel aan de agendacommissie; deze besluit uiteindelijk over de concept-agenda die (via het presidium) aan de raad wordt voorgelegd.

Als er geen verdere discussie nodig wordt geacht, zal de meningsvormende vergadering in principe adviseren het stuk (in geval van een raadsvoorstel) als conformstuk in de besluitvormende vergadering te agenderen. Mocht een fractie nog een motie willen indienen, dan kan dat ook bij een conformstuk; dit dient dan wel een motie te zijn waarvan de feitelijk inhoud al in de meningsvormende vergadering aan de orde is geweest. Wil een fractie bij raadsvoorstel dat als conformstuk staat geagendeerd een motie indienen waarvan de feitelijke inhoud nog niet in de meningsvormende vergadering aan de orde is geweest, dan kan de fractie bij de agendacommissie een verzoek indienen om het raadsvoorstel alsnog als discussiestuk te agenderen voor de besluitvormende vergadering. Wil een fractie een motie indienen n.a.v. de bespreking van een niet-raadsvoorstel, dan kan dat als ‘motie vreemd aan de orde van de dag’.

Moties en amendementen worden in concept zoveel mogelijk de maandag voor de besluitvormende vergadering voor 16.00 uur (via de griffie) ter hand gesteld aan de overige fracties en het college, om vooroverleg te faciliteren en betere voorbereiding mogelijk te maken. Uiterlijk een uur voor de besluitvormende vergadering worden de definitieve moties en amendementen zoveel mogelijk bij de griffie aangeleverd. Het blijft uiteraard mogelijk om tijdens de vergadering niet-aangekondigde moties en amendementen in te dienen.

Als van bijeenkomsten op de politieke woensdag verslagen zijn gemaakt, worden deze vastgesteld via een schriftelijke procedure; wijzigingsverzoeken dienen binnen twee weken na verzending bij de griffie te worden ingediend, en worden zonder meer gehonoreerd als ze op basis van de geluidsbestanden terecht blijken; als er discussie over ontstaat of kan worden verwacht, treedt de griffie in overleg met aanwezigen.