Nota vergunningen evenementen 2021

2.1. Categorieën evenementen

Er zijn drie categorieën evenementen: klein, middelgroot en groot.

Klein evenement

Voor elke evenement dat onder de definitie van evenement valt geldt dat het verboden is om dit evenement te organiseren zonder vergunning van de burgemeester. Hierop is een uitzondering geformuleerd voor evenementen met een laag risicoprofiel waarbij niet meer dan 200 personen aanwezig zijn, mits ze aan een aantal voorwaarden voldoen. Voor deze zogenaamde ‘kleine evenementen’ volstaat een melding, als deze aan de volgende voorwaarden voldoet.

Voorwaarden om te volstaan met melden (art.2:19, eerste lid, APVG):

• •

  het aantal aanwezigen bedraagt op enig moment niet meer dan 200 personen;

• •

  het evenement wordt gehouden tussen 9.00 en 24.00 uur, of als de activiteiten op een zondag plaatsvinden tussen 13.00 uur en 24.00 uur;

• •

  het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormt anderszins een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten;

• •

  slechts enkele gecertificeerde objecten* worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 15 m² per object;

• •

  het evenement vindt niet plaats binnen de Diepenring en Westerhavengebied van de stad Groningen;

• •

  er is sprake van een aanwijsbare organisator, die de leeftijd van ten minste achttien jaren heeft bereikt;

• •

  er wordt geen muziek ten gehore gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur, of in dit tijdsbestek wordt het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C) op de meest belaste gevel van een geluidsgevoelige bestemming niet overschreden;

• •

  het evenement vindt plaats op één locatie (geen route) en niet op het water;

• •

  er wordt geen reclame gemaakt om belangstellenden buiten de directe doelgroep aan te trekken.

* Onder gecertificeerde objecten worden verstaan objecten zoals een springkussen, tenten, gasflessen, etc. Geschakelde objecten mogen gezamenlijk niet meer dan 15m2 betreffen. Tafels en stoelen en dergelijke vallen hier niet onder.

De organisator doet de melding ten minste drie weken voorafgaand aan het evenement.

Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden voor een melding, dan dient voor dit evenement een vergunning aangevraagd te worden.

Middelgroot evenement

Onder ‘middelgrote evenementen’ worden verstaan:

• •

  evenementen waar een bezoekers- of deelnemersaantal vanaf 201 tot 2000 personen wordt verwacht, waarbij geen of weinig fysieke maatregelen worden getroffen, en;

• •

  waarbij doorgaans het risico met betrekking tot openbare orde en veiligheid klein tot matig is (A-evenement).

Hieronder vallen ook evenementen die, ondanks dat deze mogelijk kleinschalig zijn, niet onder de voorwaarden voor het doen van een melding vallen.

Een vergunning voor een middelgroot evenement moet minimaal acht weken voorafgaand aan het evenement zijn aangevraagd.

Groot evenement

Onder ‘grote evenementen’ worden verstaan:

• •

  evenementen waar minimaal 2000 bezoekers of deelnemers worden verwacht, of;

• •

  evenementen met het risicoprofiel B-evenement (aandachtevenement) of C-evenement (risico-evenement).

Op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Groningen is de aanvraagtermijn voor grote evenementen minimaal veertien weken voorafgaand aan het evenement. Voor grootschalige evenementen is het raadzaam dat organisatoren vroegtijdig contact opnemen met Evenementen Management om ideeën over hun evenement te bespreken. Hierdoor kan een organisator reeds in de ontwerpfase van het evenement rekening houden met zaken die aan de orde kunnen komen bij de behandeling van de vergunningaanvraag. Grote evenementen kunnen worden aangemeld voor de Jaarplanning Grote Evenementen, zie hiervoor hoofdstuk 3.

3.1. Grote evenementen: Jaarplanning Grote Evenementen

Voor grote evenementen wordt jaarlijks de Jaarplanning Grote Evenementen vastgesteld en gepubliceerd. Met aanmelding voor een plek op de Jaarplanning Grote Evenementen wordt aan organisatoren de mogelijkheid geboden om met voorrang een locatie en datum te reserveren. Het is een instrument om evenementen de spreiden, zowel in plaats als in tijd. De druk op de gebieden en de capaciteit van de parate diensten zijn hier van belang.

Op de Jaarplanning Grote Evenementen worden ook de wedstrijden van FC Groningen, voor zover op dat moment bekend, en de vastgestelde collectieve festiviteitendagen weergegeven.

Aanmelden voor de Jaarplanning

Organisatoren van grote evenementen die een locatie en datum op de Jaarplanning Grote Evenementen willen reserveren melden hun evenement aan voor het volgende kalenderjaar. Deze aanmelding dient vóór 1 oktober van het jaar daarvoor te worden gedaan.

Meerdere aanmeldingen voor dezelfde locatie of datum

Het kan voorkomen dat meerdere grote evenementen voor (bijna/deels) dezelfde locatie of datum worden aangemeld voor de Jaarplanning Grote Evenementen. In dat geval is er sprake van samenloop, waardoor het meestal niet mogelijk is om beide evenementen doorgang te laten vinden. Waar mogelijk wordt samen met desbetreffende organisatoren een passende planning gemaakt.

Aanmelding Martinikerk voor de Jaarplanning

In de Martinikerk in de binnenstad van Groningen vinden geregeld concerten plaats. Als een concert samenvalt met een evenement in de openlucht in de binnenstad van Groningen kan dit een spanningsveld opleveren. Door concerten in deze kerk aan te melden voor de Jaarplanning Grote Evenementen kan in veel gevallen overlast worden voorkomen. Bij andere kerken in de gemeente speelt dit minder.

De Martinikerk kan voor de Jaarplanning Grote Evenementen zes dagen per kalenderjaar aanmelden, waarop in verband met concerten of andere activiteiten geen samenloop gewenst is met evenementen op de Grote Markt en/of Vismarkt. Deze aanmelding dient vóór 1 oktober van het jaar daarvoor te worden gedaan.

Na vaststelling van de Jaarplanning

Van de evenementen die een plek op de Jaarplanning Grote Evenementen toegewezen hebben gekregen wordt verwacht deze plaatsing waar te maken. Nadat de Jaarplanning Grote Evenementen is vastgesteld geldt:

• •

  Voor grote evenementen die worden aangevraagd na 1 oktober wordt niet meer met voorrang gekeken naar locatie en datum;

• •

  Aangemelde evenementen die een plek hebben gekregen op de Jaarplanning Grote Evenementen dienen in beginsel te worden georganiseerd;

• •

  Het oneigenlijk gebruik maken van een reservering op de Jaarplanning Grote Evenementen kan gevolgen hebben voor toekomstige aanmeldingen van dezelfde aanvrager.

3.2. Behandeling aanvraag

De aanvraag om een evenementenvergunning vindt in principe plaats middels een digitaal aanvraagformulier. Dit formulier dient volledig ingevuld te zijn. Daarnaast wordt er in ieder geval een duidelijke plattegrond en een programma gevraagd van het evenement. Afhankelijk van de grootte, risicoklasse en/of specifieke kenmerken van het evenement wordt informatie van een organisator gevraagd, die nodig is om een besluit te nemen. Dit betreft bijvoorbeeld een verkeersplan, geluidsplan, veiligheidsplan, draaiboek, (technische) tekeningen en op- en afbouwplannen. De ervaring leert dat het organisatoren de nodige tijd kost om een volledig uitgewerkte aanvraag in te kunnen dienen.

Om organisatoren te faciliteren bij het indienen van een volledig uitgewerkte aanvraag is het Handboek Grote Evenementen ontwikkeld. Dit handboek staat op de website van de gemeente Groningen. Ook wordt verwezen naar het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid (NHEV)1.

Indieningstermijnen

Aanvragen moeten voor een bepaalde termijn voorafgaand aan een evenement worden ingediend. Dit is vanwege:

• a.

  het borgen van een zorgvuldige belangenafweging van de bij de aanvraag betrokken partijen;

• b.

  de planning van (extra) inzet van politie, brandweer, ambulancedienst en/of gemeente;

• c.

  het kunnen opstellen van passende voorschriften en deze op te leggen.

Grote evenementen, zoals de viering van Koningsdag en -nacht, vragen - door de complexiteit van meerdere evenementen in de gemeente en meerdere organisatoren - veel afstemming. Dit maakt dat de voorbereidingstijd van dergelijke evenementen doorgaans veel meer tijd kost dan die van een ander groot evenement. De burgemeester kan daarom besluiten een afwijkende aanvraagtermijn te hanteren.

Wanneer de aanvraag tijdig en compleet is aangeleverd, wordt aan de hand van de risicoscan de risicoclassificatie van het evenement bepaald. Gemotiveerd kan de uitkomst zowel naar boven als naar beneden worden bijgesteld. De aanvraag en de uitkomst van de risicoscan worden ter advisering aan de politie, Veiligheidsregio Groningen en de GHOR toegezonden.

Risicoscan en risicoanalyse

Bij aandachtsevenementen (B-evenement) en risico-evenementen (C-evenement) is een advies op maat van de hulpdiensten noodzakelijk. Een advies op maat vraagt om het inventariseren en analyseren van risico’s en capaciteiten. Op basis hiervan worden de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen bepaald. Om de risico’s van een evenement te kunnen inventariseren en analyseren dient de organisator een draaiboek, inclusief een veiligheidsplan in. Dit veiligheidsplan is een onderdeel van de vergunningaanvraag en bij de toetsing van de aanvraag van wezenlijk belang. Voor de organisator geldt in alle gevallen dat in de aanvraag aandacht moet worden besteed aan veiligheid, bereikbaarheid, gezondheid en communicatie.

Evenementen Management toetst alle aanvragen voor evenementen op de thema’s veiligheid, brandveiligheid, verkeer en gezondheid. Zij winnen hiervoor advies in bij politie, brandweer, GHOR. Deze partijen stellen een risicoanalyse per evenementenaanvraag op. De risicoanalyse is gebaseerd op verschillende indicatoren die een organisator moet uitwerken in een draaiboek dat onderdeel vormt van de vergunningaanvraag. Hierbij wordt het bijgeleverde publieksprofiel, ruimteprofiel en activiteitenprofiel beoordeeld.

Afstemming horeca, warenmarkt en vaste standplaatshouders

Evenementen vinden plaats op locaties in de openbare ruimte waar vaak ook andere ondernemers activiteiten ontplooien. Dit kan in goede harmonie samengaan, maar ook tot tegenstrijdige belangen leiden. Bij het indienen van een aanvraag is de organisator van het evenement verantwoordelijk voor de afstemming met omliggende horeca, de warenmarkt, vaste standplaatshouders en winkeliers. De organisator maakt concrete afspraken met de betrokkenen over het gebruik van de openbare ruimte. In bijzondere situaties kan de gemeente de organisator hierbij ondersteunen.

In het kader van veiligheidsoverwegingen kan besloten worden om af te wijken van de afspraken tussen organisator en ondernemers over het gezamenlijk gebruik van de openbare ruimte. Voor de warenmarkten in de binnenstad van Groningen - op de Vismarkt en de Grote Markt - hebben de Centrale Vereniging voor Ambulante Handel (CVAH) en het college afspraken gemaakt over het houden van evenementen op deze pleinen. De afspraken zijn opgenomen in het Draaiboek Markt en Evenementen. Voor de overige warenmarkten binnen de gemeente wordt gekeken naar de mogelijkheid om evenement en markt in goede harmonie met elkaar plaats te laten vinden. Een tijdige aanvraag van het evenement is daarbij van belang.

Integrale afweging aanvraag

Door waar mogelijk te werken met standaardvoorwaarden bij het beoordelen van een vergunningaanvraag, wordt de aanvraagprocedure en beoordeling vereenvoudigd. De vergunningsvoorwaarden zijn erop gericht om een evenement veilig te laten verlopen, overlast te voorkomen/beperken en de bij de aanvraag betrokken belangen te beschermen. Tegelijkertijd zal ieder evenement op zijn eigen specifieke onderdelen moeten worden beoordeeld en zal niet in alle gevallen gewerkt kunnen worden met standaardvoorwaarden.

Indien nodig wordt advies ingewonnen bij de directies Verkeer en Stadsbeheer en eventueel nog andere betrokken afdelingen. Deze adviseren over het verlenen of weigeren van de evenementenvergunning op het gebied van verkeer, stadsreiniging en groen (waaronder milieu, behoud van groen en ecologie). De burgemeester maakt gebaseerd op het totaal aan adviezen een integrale afweging bij het beoordelen van een aanvraag.

Weigeringsgronden

De aanvraag wordt getoetst aan de volgende weigeringsgronden die zijn opgenomen in artikel 1:10 van de APVG:

• •

  Het belang van de openbare orde

• •

  Het belang van de openbare veiligheid

• •

  Het belang van de volksgezondheid

• •

  Het belang van de bescherming van het milieu, waaronder mede de bescherming van natuur en ecologie

• •

  Het bevoegde bestuursorgaan of het bevoegd gezag kan, onverminderd het elders in deze verordening bepaalde, een vergunning of ontheffing weigeren, indien de aanvrager voorschriften, verbonden aan een eerdere vergunning of ontheffing voor een soortgelijke activiteit of beperkingen waaronder zo’n vergunning of ontheffing is verleend, niet heeft nageleefd en het vermoeden gerechtvaardigd is dat indien de gevraagde vergunning of ontheffing wordt verleend, hij ook daaraan verbonden voorschriften of beperkingen waaronder zij zou worden verleend, niet zal naleven.

Daarnaast kan een aanvraag geweigerd worden indien:

• •

  Aanvragen later dan de uiterste indieningstermijn zijn ingediend.

• •

  Dit wordt gedaan als een aanvraag niet meer behoorlijk behandeld kan worden. Een behandeling is behoorlijk als er een goede belangenafweging tussen de bij de aanvraag betrokken partijen mogelijk is, de planning van (extra) inzet van de parate diensten en gemeente gerealiseerd kan worden en er voorschriften kunnen worden opgesteld en opgelegd als gevolg van een doorlopen veiligheid kritisch proces.

• •

  De aard en het karakter van de locatie niet past bij het evenement.

• •

  In de locatieprofielen is uitgewerkt welke evenementen idealiter bij bepaalde locaties passen. De weigeringsgrond kan ook van toepassing zijn op locaties waarvoor geen locatieprofiel is opgesteld.

• •

  Door het toestaan van het evenement geen gevarieerd programma ontstaat.

• •

  Een aanvraag voor meerdere losse dagen van exact hetzelfde evenement (bijvoorbeeld een themamarkt of kooroptreden) wordt alleen toegestaan voor maximaal vijf dagen per kalenderjaar.

• •

  De organisator van een vechtsportwedstrijd of – gala van slecht levensgedrag is.

• •

  De organisator van een dergelijk evenement dient in het kader van BIBOB-onderzoek gegevens aan te leveren.

• •

  Overigens kan op indicatie ook van overige organisatoren gevraagd worden om gegevens in het kader van BIBOB-onderzoek aan te leveren. Op grond van het bepaalde in de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur kan een (aanvraag om) vergunning worden geweigerd of ingetrokken.

• •

  Indien er een aanvraag wordt gedaan voor een vergunning voor een locatie waar reeds een vergunning (of ontheffing) voor is verleend of reeds een volledige aanvraag is binnengekomen én het aangevraagde niet gecombineerd kan worden met de al vergunde/aangevraagde activiteiten is er sprake van samenloop.

De aanvraag zal in dat geval worden geweigerd.

3.3. Publicatie evenementen

Op de website van de gemeente Groningen wordt wekelijks een update gepubliceerd van de evenementenkalender. Hierin worden vergunningaanvragen voor evenementen gepubliceerd.

3.4. Besluit en bezwaar

De burgemeester is bevoegd om een aanvraag om een vergunning te verlenen of te weigeren. Als de aanvraag wordt toegekend dan wel geweigerd ontvangt de aanvrager een besluit op de aanvraag. Binnen zes weken nadat het besluit is afgegeven kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen door een brief te sturen naar het College van burgemeester en wethouders.

3.5. Leges

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning worden leges in rekening gebracht. De aanvrager is deze leges ook verschuldigd als de vergunning niet wordt verleend. Voor kleine evenementen waarvoor een melding voldoet worden geen leges in rekening gebracht.

Voor de actuele legestarieven wordt verwezen naar de legesverordening van de gemeente Groningen.

4.1. Openbare orde

De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van het evenement, waaronder de veiligheid van bezoekers. Met de stukken die worden aangeleverd laat de organisator zien deze verantwoordelijkheid aan te kunnen.

Indien de burgemeester het vanuit het oogpunt van de openbare orde nodig acht worden voorschriften aan de vergunning verbonden omtrent zaken als:

• •

  Een maximaal bezoekersaantal;

• •

  Toezicht op het (voorkomen van) gebruik en verkoop van drugs en alcohol;

• •

  Het type muziek dat wordt gespeeld/artiesten die optreden;

• •

  Crowdcontrol en crowdmanagement maatregelen;

• •

  Minimale leeftijdsgrens voor bezoekers;

• •

  Het minimale aantal in te zetten beveiligers.

Aan organisatoren worden eisen gesteld om te waarborgen dat deze de verantwoordelijkheden en taken die bij het evenement aan de orde komen kunnen waarmaken. Zo kan bij grote evenementen worden vereist dat een medewerker van de organisator die belast is met aan veiligheid gerelateerde zaken een minimale ervaring heeft met de aan hem/haar toegekende taken en verantwoordelijkheden.

De burgemeester stelt de (minimale) inzet van beveiligers in de vergunning vast. Indien beveiligers worden ingezet dienen deze te werken conform de Wet particuliere beveiligingsorganisatie en recherchebureaus (Wet PBOR). Kosten voor inzet van beveiliging zijn voor rekening van de organisator.

Afhankelijk van de aard, omvang en locatie van het evenement dient de organisator een veiligheidsplan bij de aanvraag te voegen. Voor B- en C-evenement wordt altijd een veiligheidsplan opgesteld. Voor het opstellen van een veiligheidsplan wordt verwezen naar het Handboek Grote Evenementen van de gemeente Groningen en het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid.

4.2. Openbare veiligheid

De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenement, waaronder de veiligheid van bezoekers. Veiligheid is een randvoorwaarde voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Ook goede toegankelijkheid (o.a. van minder validen) draagt bij aan de veiligheid op een evenement. Zaken die constructieve veiligheid betreffen worden getoetst door gemeentelijke constructeurs. Dit betreft tenten, podia, tribunes, steigerconstructies en overige constructies. Voor alle constructies geldt dat een berekening en tekening van de organisator kan worden gevraagd.

Zie bijlage 1 voor een nadere uitwerking van de veiligheidseisen.

4.3. Volksgezondheid

De voorzieningen die nodig zijn om medische veiligheid en gezondheid te garanderen vallen in principe onder de verantwoordelijkheid van de organisator. De GHOR is een belangrijke adviseur van de burgemeester op het thema volksgezondheid bij evenementen. Het advies wordt gemaakt op basis van de verwachte reguliere zorgvragen en een inschatting van de zorg gerelateerde veiligheidsaspecten, waarna gerichte maatregelen kunnen worden getroffen voor de geneeskundige zorg tijdens evenementen. Deze gerichte maatregelen vertalen zich bijvoorbeeld in vergunningvoorschriften over:

• •

  De inzet van het type en aantal EHBO’ers;

• •

  Het aantal toiletvoorzieningen;

• •

  Maatregelen in verband met specifieke doelgroepen, zoals minder validen;

• •

  Maatregelen in verband met drugs- en/of alcoholgebruik;

• •

  Maatregelen in verband met het voorkomen van infectie(ziekten);

• •

  Bereikbaarheid voor hulpverlening aan omwonenden.

Op basis van aanvullende advisering van de GHOR kan hiervan worden afgeweken.

4.4. Bescherming van het milieu

Onder de bescherming van het milieu vallen vele onderwerpen, zoals ecologie, duurzaamheid, natuur, geluid, afval, schoonmaak en overlast.

Ecologie

Bij evenementen kan de Wet natuurbescherming een rol spelen. Op grond van deze wet is het niet toegestaan om schade toe te brengen aan de natuur. De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor de naleving van de Wet op de natuurbescherming. De Provincie Groningen is bevoegd om handhavend op te treden.

Bij de ontwerpfase van het evenement dient rekening gehouden de worden met de locatie van het evenement en in welke periode het evenement gehouden wordt. Zo kan het organiseren van een evenement tijdens het broedseizoen leiden tot verstoring van vogels. Ook dient rekening gehouden te worden met lawaai en het dag- en nachtritme van dieren. Ten slotte kan ook sprake zijn van te grote uitstoot van stikstof, waardoor kwetsbare natuur schade lijdt. In het draaiboek geeft de organisator aan welke zaken er vanuit ecologisch oogpunt aan de orde zijn en hoe hier mee omgegaan wordt. Van organisatoren kan gevraagd worden om een beoordeling van een ecologisch deskundige aan te leveren, bijvoorbeeld een zogeheten Quick Scan. Hiermee wordt in kaart gebracht welke ecologische waarden er in de omgeving van de activiteit aanwezig zijn en of het evenement deze waarden (mogelijk) verstoort. De ecologisch deskundige adviseert ook over preventieve maatregelen om schade aan de natuur te voorkomen. Als het niet mogelijk is om met preventieve maatregelen schade/verstoring te voorkomen kan het evenement geweigerd worden.

Stikstof

Organisatoren kan gevraagd worden een stikstofdepositie berekening aan te leveren. Hierbij spelen (niet limitatief) indicatoren als het aantal bezoekers, de duur van het evenement, omvang van transport(bewegingen), plaatsing van aggregaten en vervoer(-smiddelen) van bezoekers een rol. Ook eventuele stikstofberekeningen van eerdere edities van hetzelfde evenement (mits nagenoeg ongewijzigd) kunnen hierbij als referentie worden gebruikt. Gezien de ontwikkeling van nieuw stikstofbeleid bij hogere overheden geldt dat bovenstaand onder geheel voorbehoud van nieuwe ontwikkelingen is.

In uitzonderlijke gevallen zal de Provincie Groningen een ontheffing van de Wet natuurbescherming verlenen. Doorgaans is het algemeen belang van het evenement hiervoor niet groot genoeg. Bovendien zijn er vaak alternatieven. Een evenement kan meestal ook op een moment buiten het broedseizoen of op een andere locatie gehouden worden.

Bescherming van groen

Schade aan groenvoorzieningen, bomen, vijvers, etc. moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Ter bescherming van het groen worden voorschriften aan de vergunning verbonden. In bepaalde gevallen kunnen activiteiten of zelfs het gehele evenement worden geweigerd. De voorschriften kunnen betrekking hebben op:

• -

  het nemen van preventieve maatregelen om bodemverontreiniging te voorkomen, zoals controle op lekkages, gebruik van lekbakken, vloeistofdichte vloeren, visuele controle van de bodem en bodem beschermende voorzieningen;

• -

  het gebruik van bodem beschermende maatregelen, zoals het toepassen van drukverdelers voor zware objecten, kort gemaaid gras, opgebonden/ gesnoeide struiken;

• -

  boombeschermende maatregelen.

In de locatieprofielen worden specifieke voorwaarden opgenomen voor het behoud van het groen.

Duurzaamheid

Oog voor duurzaamheid bij evenementen is sterk in belang toegenomen. Het beperken van gebruik van grondstoffen, energie en vervoersbewegingen zijn bij evenementen kansrijk om op een duurzame(re) wijze te organiseren. Veel organisatoren zijn al gestart met het verduurzamen van hun evenement. Duurzame(re) methoden die toegepast kunnen worden bij evenementen zijn volop in ontwikkeling.

• •

  Organisatoren dienen bij hun aanvraag informatie aan te leveren over de duurzaamheid van hun evenement. Daarbij dient een afvalplan, vervoersplan en energieplan te worden overgelegd. Er wordt gewerkt aan een Richtlijn duurzame evenementen, waarin gefaseerd criteria worden gesteld aan evenementen met meer dan 2000 bezoekers. Stapsgewijs wordt van organisatoren vereist toe te werken naar aanzienlijk duurzamere evenementen. Deze richtlijn wordt onderdeel van deze beleidsregel.

Verbod oplaten ballonnen, gebruik confetti en plastic wegwerpartikelen

Met ingang van 1 januari 2021 wordt het oplaten van ballonnen (via de APV) en het gebruik van confetti niet meer toegestaan. Daarmee wordt voorkomen dat kleine plastic stukjes in het milieu terecht komen en daarmee schade aanrichten aan bijvoorbeeld dieren. Daarbij zal vanaf 2021 een Europees verbod op plastic wegwerpartikelen zoals rietjes, bestek en borden gelden.

Schoonmaak

De organisator is verantwoordelijk voor de schone oplevering van het evenemententerrein en de directe omgeving hiervan. In de aanvraag werkt de organisator uit hoe hiervoor wordt gezorgd. In de vergunning worden hierover voorschriften opgenomen. Indien het evenemententerrein niet of onvoldoende schoon wordt achtergelaten worden de kosten van het opruimen op de vergunninghouder verhaald.

4.5. Verkeer

Evenementen kunnen belangrijke consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Bij een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan autoverkeer worden omgeleid. Veel bezoekers kunnen de verkeersdoorstroming stremmen. Ook kan veel extra autoverkeer tot hogere parkeerdruk leiden.

Verkeersplan

Van de organisatoren van grote, en veelal ook middelgrote evenementen wordt verwacht dat in het draaiboek een verkeersplan wordt opgenomen. In het verkeersplan wordende maatregelen uitgewerkt die de organisator neemt om de bereikbaarheid voor bezoekers (OV, auto en fiets) en voor de hulpdiensten te waarborgen. De organisator is verantwoordelijk voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars.

Aan de vergunning worden voorwaarden verbonden die betrekking hebben op afzetting van wegen, tijdelijke verkeersbesluiten, voorzien in en toezicht op parkeergelegenheid, bereikbaarheid van hulpdiensten, voorlichting over verkeersomleidingen, etc.

Zie bijlage 2 voor een nadere uitwerking van de eisen op het gebied van verkeer.

4.6. Locatieprofielen

Voor twaalf veel gebruikte evenementenlocaties gelden specifieke voorwaarden. Hiervoor ontwikkelde de gemeente locatieprofielen. De locatieprofielen worden beschouwd als onderdeel van deze beleidsregel en hebben een dynamisch karakter. In de locatieprofielen worden de mogelijkheden en richtlijnen voor gebruik van deze locaties geregeld. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het aantal dagen dat er muziekevenementen georganiseerd mogen worden. Door het vastleggen van spelregels in locatieprofielen kan de gemeente beter sturen op spreiding van evenementen. De profielen kunnen worden bijgesteld op grond van veranderde omstandigheden of op grond van opgedane ervaringen. Sommige locaties hebben een tijdelijk karakter.

4.7. Geluid

De gemeente Groningen kent een grote verscheidenheid aan evenementen. Groningen is een levendige stad met landelijk bekende evenementen. Zeker in de binnenstad en op de Drafbaan in het Stadspark vinden grote evenementen plaats. In dorpen is eveneens een gevarieerd aanbod aan evenementen, zoals dorpsfeesten, intochten van Sinterklaas en themamarkten, vaak op initiatief van vrijwilligers of de plaatselijke ondernemersvereniging.

Veel mensen ervaren plezier aan deze evenementen. Anderzijds kunnen deze evenementen ook hinder veroorzaken. Daarom worden geluidsnormen en eindtijden vastgesteld. Ook is er een klachtenlijn evenementen, zodat op een laagdrempelige wijze overlast gemeld kan worden (en naar aanleiding hiervan eventueel maatregelen te treffen). Op die wijze wordt een gezonde balans tussen leefbaarheid en levendigheid gewaarborgd.

Geluid is maatwerk

Het is mogelijk dat ondanks geluidsnormen, die gericht zijn op het beperken van overlast, toch overlast ontstaat door geluid van evenementen. In het verleden opgedane ervaringen, zoals met bepaalde locaties, muzieksoorten en windrichtingen, bij evenementen kunnen ertoe leiden dat afgeweken wordt van de gestelde normen en dat gemotiveerd andere normen of (aanvullende) voorschriften worden vastgesteld omtrent geluid. Onderdeel hiervan is dat de organisator verplicht wordt om een geluidsplan uit te werken met daarin gebruik van de beste beschikbare technieken en/of toepassing van best practises.

Zie bijlage 3 voor de regels omtrent eindtijden, geluidsnormen en nadere technische onderbouwing.

4.8. Communicatie met omwonenden

De organisator is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening naar omwonenden/ondernemers/overige belanghebbenden. Goede communicatie over het evenement draagt bij aan het draagvlak voor het houden van evenementen. Een duidelijke weergave van tot hoe laat een evenement duurt en uit welke activiteiten het evenement bestaat, is daarbij noodzakelijk.

In beginsel geldt dat organisatoren verplicht zijn minimaal twee weken voor opbouw van het evenement de omgeving van het evenement op de hoogte te stellen van:

• •

  de duur en eindtijd van het evenement;

• •

  de geplande activiteiten;

• •

  de verkeersmaatregelen die eventueel genomen worden;

• •

  mogelijke alternatieve parkeerplaatsen;

• •

  een direct telefoonnummer waarop de organisator tijdens het evenement bereikbaar is voor omwonenden voor vragen en/of opmerkingen.

5.1. Kermissen

Het houden van een kermis is vergunningplichtig. Er is sprake van een kermis als er gezamenlijk minimaal vijf attracties (zoals een reuzenrad of draaimolen) staan. Attractietoestellen dienen te beschikken over een geldig certificaat van goedkeuring (Register Attractie- en Speeltoestellen) om door de vergunninghouder tot het evenement te mogen worden toegelaten. Attractietoestellen die niet over een geldige goedkeuring beschikken worden door de vergunninghouder niet toegelaten tot het evenement.

Kermis in de binnenstad van Groningen

In de binnenstad van Groningen worden de Grote Markt en de Vismarkt gebruikt als locaties voor een kermis. Ook de Ossenmarkt kan als kermislocatie worden gebruikt. Gelet op de daarmee gepaard gaande extra belasting voor de omgeving en de overige belangen wordt maximaal twee keer per jaar een kermis in de binnenstad van Groningen gehouden, in mei en rondom 28 augustus. Deze twee kermissen duren normaal gesproken in totaal zeventien dagen. In geval van aansluiting op een weekend kan dit verruimd worden naar maximaal twintig dagen.

Kermis in wijken en dorpen

Gelet op de overlast die een kermis met zich mee kan brengen zijn per locatie (buiten de binnenstad van Groningen) maximaal zes dagen kermis per jaar toegestaan. Dit kan zowel één kermis van zes dagen zijn, maar ook twee kermissen met in totaal zes dagen. In locatieprofielen kan een ander aantal dagen worden vastgesteld.

Geluidsnorm

Voor kermissen geldt de volgende norm:

5.2. Circussen en andere evenementen met dieren

In de gemeente zijn er locaties die vaker door een circus worden gebruikt:

• •

  Drafbaan Stadspark te Groningen

  Naast de verleende vergunning wordt een huurovereenkomst met de exploitant van het circus voor het gebruik van gemeentegrond gesloten. De huurprijs wordt berekend aan de hand van de grootte van het circus. Ten slotte wordt een waarborgsom gevraagd om te waarborgen dat het circus het terrein in goede staat achterlaat. In alle gevallen wordt voor een circus een gebruiksvergunning verlangd (zie hiervoor ook het locatieprofiel).

• •

  weiland ter hoogte van Rijksstraatweg 11 te Haren

  Dit terrein is in particuliere eigendom. Organisatoren hebben op basis van burgerlijk recht toestemming nodig van de eigenaar om van dit terrein gebruik te mogen maken. Er mag maximaal twee keer per jaar een circus plaats vinden waarbij in totaal maximaal 12 dagen voorstellingen mogen worden gegeven.

  

• •

  Kardingerplas te Groningen (zie hiervoor het locatieprofiel).

• •

  Roodehaan te Groningen (zie hiervoor het locatieprofiel). Verwacht wordt dat deze locatie in de toekomst niet meer beschikbaar is, vanwege de verkoop van kavels voor een bedrijventerrein. Tot die tijd zijn er nog evenementen mogelijk.

Dieren bij evenementen

Op grond van artikel 4.14 van het Besluit houders van dieren is het in Nederland verboden om wilde zoogdieren te laten deelnemen aan circussen of andere optredens zoals op markten, carnaval en dergelijke. Dieren van andere dierklassen, zoals vogels en reptielen mogen wel optreden. Wel vindt de gemeente het belangrijk dat de gezondheid van dieren geen gevaar loopt en dat dieren op een respectvolle wijze worden behandeld.

Organisatoren wordt gevraagd of er dieren worden ingezet/aanwezig zijn tijdens hun evenement. Er kunnen aanvullende voorschriften worden opgelegd in verband met hygiëne bij contact met dieren. Toezichthouders op dierenwelzijn, Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en de Landelijke Inspectiedienst Dierenbescherming (LID) kunnen worden geïnformeerd over de aanwezigheid van dieren bij een evenement.

5.3. Schaatstochten op natuurijs

In perioden van vorst begint het bij meerdere schaatsverenigingen in de regio weer te kriebelen: kan er buiten op natuurijs geschaatst worden? Het organiseren van een schaatstocht is sterk weersafhankelijk en daardoor ook niet op een vaste datum ver van tevoren vast te leggen. Het komt voor dat op de avond (en soms zelfs in de vroege ochtend) voorafgaand aan de schaatstocht pas door de organisatie besloten wordt dat een tocht georganiseerd wordt. Het is duidelijk dat het hanteren van een indieningstermijn van 8 of 14 weken niet realistisch is voor dit type evenement. Hier wordt dan ook soepel mee omgegaan, onder voorwaarde dat het draaiboek vóór 1 oktober is toegezonden aan Evenementen Management.

5.4. Tijdelijk kamperen bij evenementen

In combinatie met een evenement zou er behoefte kunnen bestaan aan tijdelijk kamperen buiten een regulier kampeerterrein. Dit wordt alleen toegestaan als:

• •

  er in de omgeving geen geschikte alternatieven zijn;

• •

  het kamperen ten dienste staat van het evenement;

• •

  op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening een ontheffing voor het verbod op kamperen is afgegeven.

Een tijdelijke kampeerlocatie wordt toegestaan voor de duur van het evenement met daarbij maximaal één dag voorafgaand en één dag na het evenement. Voor een circus is tijdelijk kamperen buiten een regulier kampeerterrein op het evenemententerrein toegestaan. In bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken.

5.5. Evenementen op het water

Activiteiten die plaatsvinden op het water kunnen ook onder de vergunningplicht vallen. Het gaat dan om activiteiten die in het kader van een evenement plaatsvinden, zoals een cityswim, triatlon, modderraces en survivalraces. Reguliere trainingen en reguliere wedstrijden van bijvoorbeeld kano- of roeiverenigingen, zijn niet vergunningplichtig.

5.6. Evenementen in gebouwen

In een aantal situaties kunnen activiteiten in gebouwen ook onder de vergunningplicht voor evenementen vallen. Een evenementenvergunning kan vereist zijn als het gebouw regulier niet voor de beoogde activiteiten wordt gebruikt of wanneer een evenement zich deels binnen en deels buiten afspeelt. Ook door de burgemeester aangewezen categorieën vechtsportwedstrijden en - gala’s en erotische- of kinky feesten vallen onder de vergunningplicht.

Gebruiksmelding

Voor evenementen in gebouwen kan een melding voor brandveilig gebruik gebouwen nodig zijn. Bijvoorbeeld voor gebouwen waar meer dan 50 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn. Deze melding wordt bij de gemeente gedaan via Omgevingsloket Online.

5.7. Evenementen vergund door Meerschap Paterswolde

Voor een deel van de gemeente worden evenementenvergunningen afgehandeld door het Meerschap Paterswolde. Het gaat dan om evenementen die plaatsvinden in en om het Hoornsemeer en het Paterswoldsemeer. Zie hiervoor ook de kaart in Bijlage 5. Het Meerschap Paterswolde is een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente Groningen en de gemeente Tynaarlo. Aanvragen om een evenementenvergunning in dit gebied dienen dan ook bij het Meerschap Paterswolde te worden ingediend.

In de Nota Evenementenbeleid van het Meerschap Paterswolde is opgenomen dat aanvragen om vergunning voor belastende evenementen voor advies worden voorgelegd aan de gemeente waarbinnen het evenement plaats vindt. In het geval een evenement plaats vindt binnen de gemeente Groningen zal advies worden gevraagd via Evenementen Management. Dit advies zal met name betrekking hebben op de onderwerpen veiligheid, verkeer, parkeren, gezondheid, milieu en openbare orde en wordt gestuurd aan het Meerschap Paterswolde.

6.1. Organisator is verantwoordelijk

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de organisatie van een goed en veilig evenement. Ook is de organisator verantwoordelijk voor het ‘schoon, heel en veilig’ op het evenemententerrein. Ieder evenement moet voldoen aan de gestelde regels en normen op het gebied van openbare orde en veiligheid, fysieke en sociale veiligheid en overlast voor derden. Het maakt hierbij niet uit welk belang dit evenement voor het dorp of de stad waarin het plaats vindt heeft. Uit de vergunningaanvraag moet blijken op welke manier de organisator aan zijn verantwoordelijkheden invulling geeft. In de aanvraag staat de opzet van het evenement, de locatie, te plaatsen bouwwerken, het te verwachten aantal bezoekers, voorzieningen voor service en veiligheid (o.a. extra toiletten, hekwerken, EHBO, en inzet van beveiliging). Bij de vergunningverlening wordt op deze onderwerpen getoetst.

De politie richt zich bij evenementen met name op haar kerntaken: de handhaving van de openbare orde en de opsporing van strafbare feiten.

6.2. Onvoldoende vertrouwen in organisator

Wanneer een organisator telkens bepalingen uit de APV, regels uit het evenementenbeleid en/of de voorschriften uit evenementenvergunning overtreedt, kan de burgemeester ook oordelen dat hij zijn vertrouwen in de desbetreffende organisator kwijt is. De burgemeester meent dan dat de organisator met zijn evenement een gevaar vormt voor de openbare orde en veiligheid, verkeersveiligheid, gezondheid en/of het woon-en leefklimaat. Dit geldt vooral wanneer het evenement van de betreffende organisator al heeft geleid tot incidenten en/of tegen de organisator in de afgelopen drie jaar meerdere bestuurlijke waarschuwingen zijn opgemaakt en/of maatregelen zijn genomen (zie “erfelijke belasting”) en/of de evenementenlocatie niet voldoende schoon is achtergelaten.

Erfelijke belasting

Wanneer specifieke ervaringen uit het verleden hier aanleiding toe geven, kan het zijn dat een organisator wordt belast met een “erfenis” van eerder gehouden evenementen (deze kan zowel locatie- als persoonsgebonden zijn). Dit gebeurt bijvoorbeeld bij veel ervaren geluidsoverlast op een bepaalde locatie. Voor die locatie kunnen nadere eisen gesteld worden aan de geluidsproductie. Dit kan ook gelden voor verschillende evenementen op dezelfde locatie. Ook kan een maatregel gevolgen hebben voor meerdere evenementen van dezelfde organisator. Bijvoorbeeld wanneer een organisator meerdere evenementen per jaar organiseert en hij bij een van die evenementen ernstige overtredingen op de vergunning begaat.

De burgemeester kan dan besluiten dat extra voorschriften worden gesteld in de vergunning voor toekomstige evenementen die deze organisator organiseert. Deze extra voorschriften kunnen ook worden gesteld wanneer bijsturing of herstel bij het voorgaande evenement niet meer mogelijk was. Deze erfelijke belasting kan teruggaan tot maximaal vijf jaar. Dit houdt onder meer in dat bij zowel vergunningverlening als handhaving bestuurlijke waarschuwingen en de bestuurlijke maatregelen van de afgelopen vijf jaren worden meegenomen.

6.3. Klachten

Bij evenementen kan er hinder ontstaan, zelfs als een organisator zich houdt aan de met het oog op het beperken van hinder gestelde voorschriften. In eerste instantie is de organisator aanspreekpunt. Om eventuele klachten kenbaar te kunnen maken is de evenementen-klachten telefoon ingesteld. Het doel hiervan is klachten op een laagdrempelige wijze te kunnen doorgeven aan de gemeente. De gemeente bekijkt vervolgens of de klacht aanleiding is om maatregelen te nemen.

De evenementen-klachtentelefoon van de gemeente Groningen is bereikbaar via 050-367 11 33.

6.4. Gemeentelijk Toezicht en handhaving

De afdeling Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR) zorgt namens de gemeente voor het toezicht en de handhaving van de vergunningsvoorwaarden opgenomen in de evenementenvergunning. Zij doen dit in samenwerking met de politie, de brandweer en de GHOR. De handhavers van THOR controleren o.a. of evenementen zich aan de geluidsnormen en eindtijden houden en of de opstelling van objecten aan de veiligheidsvoorschriften voldoen. Waar nodig krijgen de handhavers specifieke instructies van Evenementen Management met betrekking tot de bijzondere voorwaarden opgenomen in de evenementenvergunning. Om de capaciteit voor toezicht en handhaving bij evenementen optimaal de verdelen, vindt toezicht en handhaving plaats op basis van risicoanalyse en eventuele klachten. In de praktijk betekent dit dat er hoofdzakelijk gemeentelijk toezicht is op de grote evenementen. Wanneer er bij kleinere evenementen klachten zijn, over bijvoorbeeld geluidsoverlast, onderzoekt afdeling THOR of er maatregelen genomen moeten worden. Evenement specifieke instructies voor handhavers, en programmatisch risico gestuurd toezicht en handhaving, wordt in samenwerking tussen evenementenmanagement en THOR verder ontwikkeld.

6.5. Toezicht op overige wet- en regelgeving

Op evenementen vinden activiteiten plaats waarop een grote verscheidenheid aan wet- en regelgeving van toepassing kan zijn. Vaak zijn er dan ook verschillende toezichthouders die bevoegdheden hebben met betrekking tot verschillende activiteiten op het evenement. Voorbeelden van deze wetgeving zijn Arbowetgeving, de Drank- en Horecawet, Wet natuurbescherming. Als er mechanisch gegraven wordt, bijvoorbeeld voor tentharingen of verankeringen, is het doen van KLIC-melding wettelijk verplicht. De melder krijgt informatie over aanwezige kabels en leidingen. Hiermee kunnen gevaarlijke situaties worden voorkomen. Dit toezicht is niet centraal aangestuurd en de verschillende toezichthouders zullen zelfstandig de afweging maken of het evenement gecontroleerd zal worden.