Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009

Ondertekening

Bijlage 1

Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden

Bijlage 2

Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden

Bijlage 3

Model Handboek bij digitale vervanging

Bijlage 4

Checklist Handboek bij digitale vervanging

Bijlage 5

Model Handboek bij vervanging door middel van verfilming

Bijlage 6

Checklist Handboek bij vervanging door middel van verfilming

Toelichting op de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009

Algemeen

De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7). Dergelijke reproducties zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (artikel 1, onderdeel c, onder 4°). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden door reproducties is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin blijvend te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt. De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993.

Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang:

• Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

• Reproductie betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigt, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.

• Zorgdragers dienen voor het beheer van voor blijvende bewaring in aanmerking komende digitale archiefbescheiden over adequate software in een daarop toegesneden beheeromgeving te beschikken (Archiefwet 1995, artikel 3 ; Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002). Hulpmiddelen hierbij zijn de eisen voor sofware uit NEN 2082:2008 en de richtlijnen voor informatie- en archiefmanagement uit NPR-ISO/TR 15489-2:2001.

• Op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In artikel 1, onderdeel d, is het begrip "zorgdrager" gedefinieerd als degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archiefbescheiden. Bij of krachtens de Archiefwet 1995 (en bij of krachtens de Politiewet 1993) zijn belast met de zorg voor de archiefbescheiden:

• 1.

  het college van burgemeester en wethouders van gemeenten (op grond van artikel 30, eerste lid Archiefwet 1995 belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en op grond van artikel 45, achtste lid Politiewet 1993 belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de regio, voor zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995); 

• 2.

  het dagelijks bestuur van waterschappen (op grond van artikel 35, eerste lid, Archiefwet 1995 belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het waterschap;

• 3.

  het dagelijks bestuur van openbare lichamen of gemeenschappelijke organen, op grond van artikel 40, eerste lid en artikel 41 van de Archiefwet 1995 belast met de zorg voor hun archiefbescheiden);

• 4.

  de korpsbeheerder van de politieregio (op grond van artikel 18 van het Besluit beheer regionale politiekorpsen belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de regio, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995).

Artikel 2 Toepassingsbereik

Het vervangen van archiefbescheiden kan weliswaar in verschillende fases van het beheerproces plaatsvinden, maar moet worden beperkt tot de periode waarin zaaksgewijze ordening van dossiers en een vorm van systematische codering van de archiefbestanddelen heeft plaatsgevonden. Daar zouden zich namelijk ook bescheiden tussen kunnen bevinden, die een rol spelen bij nog lopende dossiers : het naast elkaar bestaan van papieren en digitale documenten binnen één dossier moet zoveel mogelijk worden vermeden. Oudere ordeningsystemen dienen in hun eigen analoge samenhang te worden gerespecteerd vanwege de historische waarde daarvan voor de kennis van het handelen van de overheid.

Artikel 4 Zorgdrager

In het tweede lid wordt gerefereerd aan de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 1 maart 2002, nr. 43, alsmede aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 18 september 2001, nr. 180.

Artikel 7 Afwijzingsgronden

Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele of intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden.

Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven.

Voor het bepalen van de intrinsieke waarde van archiefbescheiden moeten de volgende vragen worden beantwoord:

• . is de uiterlijke vorm van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling?

• . heeft het esthetische of artistieke waarde? 

• . heeft het unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken? 

• . ontleent het zeldzaamheidswaarde aan de ouderdom ervan? .

• . heeft het aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? .

• . bestaat er twijfel aan de authenticiteit, waarbij alleen onderzoek van het te vervangen origineel uitsluitsel kan geven? .

• . is het van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? .

• . documenteert het de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? .

• . documenteert het geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie? .

Bij het conceptbesluit of in het Handboek zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Ten overvloede wordt erop gewezen ook het beheer van digitale archiefbescheiden goed moet zijn geregeld door de zorgdrager (zie deze toelichting, paragraaf Algemeen). Indien pas met de onderhavige vervanging van archiefbescheiden een dergelijke beheeromgeving ontstaat, moet men zich daarvan vooraf rekenschap geven. Immers, de in digitale vorm gebrachte archiefbescheiden moeten even goed beheerd kunnen worden als de daardoor vervangen archiefbescheiden al werden. Om die reden is ook de opname in het beheersysteem onderdeel van de in het Handboek vereiste beschrijvingen.

Artikel 9 Toetsing

De Provinciaal Archiefinspecteur voert aan de hand van de “Checklist Handboek bij digitale vervanging" dan wel de "Checklist Handboek bij vervanging door middel van verfilming” de inhoudelijke toetsing uit. De contactpersoon van de zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van in het Handboek aan te brengen verbeteringen. Binnen een door Gedeputeerde Staten vast te stellen reactietermijn dient door de zorgdrager een aangepaste versie van het Handboek en van het conceptbesluit tot vervanging aan Gedeputeerde Staten te worden gestuurd. Komt de inhoud van deze tweede versie van het Handboek overeen met de eisen van de provinciaal archiefinspecteur, dan wordt deze tweede versie door de zorgdrager formeel vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten. Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Hieraan wordt strikt de hand gehouden. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan wordt het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 10 Beslistermijn

Omdat noch in de Archiefwet 1995 zelf, noch in de Archiefverordening provincie Groningen 1996 een termijn is gegeven waarbinnen een beschikking moet worden genomen op een ingediende aanvraag om een machtiging, geldt de algemene regeling die in artikel 4:13 van de Algemene wet bestuursrecht worden gegeven voor het nemen van een beschikking op aanvraag. Op grond van deze algemene regeling bedraagt de beslistermijn, als er in een wettelijk voorschrift geen andere termijn is gegeven, acht weken. Hoewel het streven erop gericht is om ingediende aanvragen om een machtiging binnen deze termijn van acht weken af te handelen, is de verwachting dat deze termijn - vanwege de in artikel 9 beschreven manier waarop de aanvragen beoordeeld dienen te worden - in de praktijk niet altijd gehaald zal worden. Daarom is er voor gekozen om in deze beleidsregel gebruik te maken van de mogelijkheid die artikel 4:14 van de Awb biedt, dat het bestuursorgaan, als de 8-weken termijn niet gehaald kan worden, dit aan de aanvrager meedeelt en daarbij vermeldt de termijn waarbinnen het dan wel de beschikking zal verlenen.