Instructie griffier provincie Groningen 2015

1  De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Provinciale Staten, van de organen van Provinciale Staten en de leden van de Provinciale Staten als bedoeld in artikel 104a, eerste lid, van de Provinciewet.

2  De griffier doet het Presidium voorstellen voor de organisatie van de werkzaamheden en werkprocessen van Provinciale Staten, het Presidium, het Seniorenconvent, de werkgeverscommissie en de griffie.

3  De griffier adviseert Provinciale Staten met betrekking tot het tot stand komen van een (strategische) lange termijnagenda en bij de invulling van hun rol in de beleid- en beheerscyclus.

4  De griffier adviseert Provinciale Staten en haar organen bij de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol.

5  De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan Provinciale Staten, aan de Statenfracties en de individuele leden van Provinciale Staten en de door Provinciale Staten ingestelde commissies.

6  De griffier ondersteunt Provinciale Staten bij de communicatie met burgers en adviseert Provinciale Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van Provinciale Staten.

7  De griffier adviseert over en begeleidt onderzoeken in het kader van de kaderstellende en controlerende functie van Provinciale Staten

8  De griffier ondersteunt Provinciale Staten over de inhoud en toepassing van Stateninstrumenten.

1  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Provinciale Staten en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2  De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda en overige stukken aan de leden van Provinciale Staten en de Statencommissies.

3  De griffier dan wel een griffiemedewerker is aanwezig bij de vergaderingen van de Statencommissies en ziet erop toe dat een goede en tijdige verslaglegging van de vergadering plaatsvindt.

4  De ondersteuning betreft zowel commissies op grond van artikel 80, 81 en 82 als artikel 151a van de Provinciewet.

5  De griffier draagt er zorg voor dat de beslissingen van Provinciale Staten bekend worden bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en externen.

6  Indien een beslissing van Provinciale Staten gelet op haar aard niet door Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning zal worden uitgevoerd, heeft de griffier mandaat, volmacht dan wel machtiging tot die uitvoering.

1  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding, is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier ziet erop toe dat de leden van het Presidium zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen van het Presidium ontvangen.

2  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en is aanwezig bij de vergaderingen van het Seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier ziet erop toe dat de leden van het Seniorenconvent zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen van het Seniorenconvent ontvangen.

3  Indien gewenst draagt de griffier zorg voor aanvullende ondersteuning van het Presidium en het Seniorenconvent.

1  De griffier geeft leiding aan de griffie.

2  De medewerkers van de griffie ondersteunen de griffier bij de uitoefening van zijn taken.

3  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

4  De griffier draagt zorg voor zijn vervanging.

5  Bij afwezigheid van de griffier worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier.

6  In de vergaderingen van de Statencommissies fungeert een daartoe aangewezen medewerker van de griffie als commissiegriffier.

1  Provinciale Staten stellen jaarlijks de begroting van de griffie vast.

2  De griffier draagt zorg voor het beheer van de middelen.

1  De griffier, de secretaris en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.

2  De griffier neemt deel aan alle overleggen binnen de provinciale organisatie en daarbuiten, die dienstig zijn voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en haar organen. Zo nodig treedt de griffier op als vertegenwoordiger van Provinciale Staten.

3  De griffier zoekt en onderhoudt contacten met burgers, organisaties, bedrijven, media en andere overheden voor zover dat dienstig geoordeeld wordt voor het functioneren van de Provincie.

1  De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het Presidium dat functioneert als werkgeverscommissie namens Provinciale Staten.

2  De griffier legt ten aanzien van de uitoefening van zijn functie verantwoording af aan het Presidium en Provinciale Staten.

1  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het Presidium.

2  Het Presidium kan besluiten een geval waarin deze instructie niet voorziet voor te leggen aan Provinciale Staten.