Regeling vervallen per 14-07-2022

Besluit van de Commissaris van de Koning van de provincie Groningen houdende regels omtrent bevoegdheden Commissaris van de Koning Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018

Geldend van 13-12-2018 t/m 13-07-2022

Intitulé

Besluit van de Commissaris van de Koning van de provincie Groningen houdende regels omtrent bevoegdheden Commissaris van de Koning Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018

Commissaris van de Koning in Groningen maakt bekend dat hij op 27 november 2018, nr. 2018-079434., afdeling BJC, dossiernummer K11882. het volgende besluit heeft genomen:

Commissaris van de Koning in de provincie Groningen

Overwegende:

  • -

    dat het uit een oogpunt van doelmatig bestuur en een efficiënte besluitvorming gewenst is om: voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de provincie volmacht te verlenen en voor het verrichten van handelingen, niet zijnde een publiekrechtelijk besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling, machtiging te verlenen;

  • -

    dat afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht over mandaat van overeenkomstige toepassing is indien een bestuursorgaan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een publiekrechtelijk besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • -

    dat het overigens ook gewenst is om het bestaande Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2004 te actualiseren;

Gelet op de Provinciewet, de Algemene wet bestuursrecht, het Burgerlijk Wetboek en het Organisatiebesluit provincie Groningen 2013;

Besluit:

Vast te stellen het Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018 dat luidt als volgt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    volmacht: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • b.

    machtiging: de toestemming die wordt verleend voor het verrichten van handelingen, niet zijnde een publiekrechtelijk besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling;

  • c.

    directeur: lid van de directie;

  • d.

    hoofd: hoofd van een afdeling of van een bureau van de provinciale organisatie.

Artikel 2 Volmacht en machtiging

  • 1. Aan directeuren en hoofden wordt volmacht en machtiging gegeven om de provincie te vertegenwoordigen bij:

    • a.

      het ondertekenen van overeenkomsten in die gevallen waarin zij mandaat hebben voor het nemen van het besluit tot het aangaan van de overeenkomst;

    • b.

      het passeren van notariële akten, waaronder begrepen akten tot levering van door de provincie aangekochte-, verkochte- of geruilde onroerende zaken of de vestiging van zakelijke rechten op onroerende zaken, voor zover de akte uitvoering geeft aan een eerder door de provincie Groningen gesloten overeenkomst of in die gevallen waarin zij mandaat hebben voor het nemen van het besluit tot het aangaan van de overeenkomst;

    • c.

      het doen van aangifte van een strafbaar feit.

  • 2. In afwijking van het eerste lid is het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken bevoegd tot het vertegenwoordigen van de provincie bij het ondertekenen van overeenkomsten inzake het verhuren van (gedeelten van) het provinciehuis (complex Martinikerkhof 12 en St. Jansstraat 4).

  • 3. In afwijking van het eerste lid zijn het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken en het hoofd van de afdeling Beheer en Onderhoud bevoegd tot het vertegenwoordigen van de provincie bij het ondertekenen van contracten voor het kopen of leasen van auto's.

  • 4. In afwijking van het eerste lid is het hoofd van de afdeling INFO bevoegd tot het vertegenwoordigen van de provincie bij het ondertekenen van overeenkomsten en andere documenten met betrekking tot eHerkenning.

Artikel 3 Ondervolmacht en ondermachtiging

  • 1. Directeuren en hoofden kunnen schriftelijk ondervolmacht of ondermachtiging verlenen na toestemming van de directie.

  • 2. Directeuren en hoofden kunnen schriftelijk ondervolmacht verlenen aan notarissen en medewerkers van notariskantoren om de provincie te vertegenwoordigen bij het passeren en ondertekenen van akten op het notariskantoor waar de gevolmachtigde werkzaam is, zonder dat daarvoor toestemming is vereist van de directie.

  • 3. De directeur of het hoofd dat ondervolmacht of ondermachtiging verleent informeert het team juridische zaken onderdeel uitmakende van de afdeling Bestuur, Juridische zaken en Communicatie (BJC) van de provincie onverwijld over de verleende ondervolmacht of ondermachtiging. Van verleende ondervolmacht of ondermachtiging wordt door het genoemde team register bijgehouden.

Artikel 4 Instructies

  • 1. De uitoefening van volmacht of machtiging geschiedt met in achtneming van het volgende:

    De overeenkomsten worden als volgt ondertekend:

    • namens de commissaris van de Koning in de provincie Groningen,

    • …………….. (naam en functie).

  • 2. Een gevolmachtigde of gemachtigde stelt de commissaris van de Koning in kennis van zaken of van door hem verrichte handelingen, waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat deze informatie bevat waarvan kennisneming door de commissaris van de Koning van belang is.

Artikel 5 Ondertekening stukken Gedeputeerde Staten

De ondertekening van stukken die van Gedeputeerde Staten uitgaan wordt opgedragen aan de provinciesecretaris of de afdelingshoofden in gevallen waarin:

  • a.

    de commissaris van de Koning en zijn plaatsvervanger afwezig zijn; en

  • b.

    ondertekening van het stuk geen uitstel duldt.

Artikel 6 Intrekking Bevoegdhedenbesluit CdK 2004

Het Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Dit besluit wordt bekend gemaakt in het Provinciaal Blad en treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 8 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018.

 

Ondertekening

Groningen, 27 november 2018

Commissaris van de Koning voornoemd:

F.J. Paas

Toelichting bij het Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018

Algemeen

Artikel 176 Provinciewet bepaalt dat de commissaris van de Koning de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt. Het gaat daarbij om de vertegenwoordiging van de provincie als rechtspersoon en niet als bestuursorgaan. Deze bevoegdheid heeft betrekking op formele procesvertegenwoordiging ("in rechte") en op vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandeling ("buiten rechte") zoals het aangaan van overeenkomsten.

In het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018 is een algemeen mandaat verstrekt aan directeuren en afdelingshoofden. Daarbij gelden een aantal uitzonderingen en beperkingen. Met dit bevoegdhedenbesluit wordt de vertegenwoordiging van de provincie door directeuren en afdelingshoofden in lijn gebracht met mandaatbesluit provincie Groningen 2018 zodat zij de provincie namens de commissaris van de Koning mogen vertegenwoordigen in gevallen waarin zij ook mandaat hebben om het onderliggende besluit te nemen.

Volmacht en machtiging (artikel 2)

Privaatrechtelijke rechtshandelingen kunnen namens de commissaris van de Koning worden verricht op basis van een volmacht. De 'andere' handelingen kunnen worden verricht op basis van een machtiging. Volmacht en machtiging moet worden onderscheiden van mandaat, dat ziet op het nemen van publiekrechtelijke besluiten. De Awb legt wel een link tussen mandaat enerzijds en volmacht en machtiging anderzijds. In artikel 10:12 Awb is bepaald dat afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht over mandaat van overeenkomstige toepassing is indien een bestuursorgaan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een publiekrechtelijk besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Volmacht aan directeuren, afdelingshoofden en bureauhoofden

Bij dit bevoegdhedenbesluit wordt volmacht en machtiging verleend aan directeuren, afdelingshoofden en bureauhoofden. In enkele gevallen wordt de bevoegdheid specifiek aan een of meer afdelingshoofden gegeven.

Omvang van de volmacht en machtiging

Dit Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018 heeft, net als het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018 een maximale bevoegdheidsverlening aan de ambtelijke organisatie als uitgangspunt. In artikel 2 is de bevoegdheid gekoppeld aan het door Gedeputeerde Staten gegeven mandaat. Directeuren, afdelingshoofden en bureauhoofden zijn uitsluitend bevoegd de provincie te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van een overeenkomst als zij op basis van mandaat van Gedeputeerde Staten ook bevoegd zijn te beslissen tot het aangaan van de betreffende overeenkomst.

Op basis van het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018 hebben directeuren en hoofden geen mandaat voor besluiten die inhouden dat er financiële verplichtingen boven € 70.000 ontstaan. Voor subsidieverstrekking geldt een lagere grens van € 10.000. Bij aanbestedingen geldt geen financiële bovengrens, maar de algemene eis dat moet zijn voorzien in voldoende dekking.

Het vertegenwoordigen van de provincie bij het passeren van notariële akten is niet aan een financiële grens gebonden indien uitsluitend uitvoering gegeven wordt aan hetgeen eerder bij overeenkomst is afgesproken.

Vertegenwoordiging van de provincie is ook toegestaan bij het doen van aangifte van een strafbaar feit. Deze bevoegdheid is beperkt tot gevallen waarin de provincie als rechtspersoon aangifte doet. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om vernieling of diefstal van provinciale eigendommen. Het doen van aangifte in de rol van werkgever tegen ambtenaren is op basis van deze bepaling niet toegestaan. Deze bevoegdheid ligt niet bij de provincie als rechtspersoon maar bij Gedeputeerde Staten als bestuursorgaan.

Het tweede en derde lid van artikel 2 bevat een uitzondering voor het aangaan van huurovereenkomsten voor (delen van) het provinciehuis en voor het ondertekenen van contracten voor leaseauto's.

Dit Bevoegdhedenbesluit bevat geen algemene machtiging voor procesvertegenwoordiging.

Ondervolmacht en ondermachtiging (artikel 3)

Na toestemming van de directie kunnen directeuren en afdelings- en bureauhoofden ondervolmacht of ondermachtiging verlenen. Er kan geen ondervolmacht en ondermachtiging worden gegeven voor bevoegdheden waarvoor niet ook respectievelijk volmacht en machtiging is gegeven. In dat geval zou de gevolmachtigde of gemachtigde buiten zijn bevoegdheid treden. Voor het verlenen van ondervolmacht of ondermachtiging is toestemming van de directie vereist.

In de provinciale praktijk komt het voor dat een afdelingshoofd een notaris of een medewerker van een notariskantoor volmachtigt om namens de provincie een akte te ondertekenen. Het afdelingshoofd moet dan nog wel verschijnen op het notariskantoor om de volmacht aan de notaris of notarisklerk te tekenen, maar hoeft niet bij de daadwerkelijke overdracht aanwezig te zijn. Om die reden is de mogelijkheid van ondervolmacht aan een notaris(klerk) in deze bevoegdhedenregeling opgenomen.

Nadat ondervolmacht of ondermachtiging is verleend, gewijzigd of ingetrokken dient het team juridische zaken (BJC), dat hiervan een registratie bijhoudt te worden geïnformeerd.

Instructies (artikel 4)

Artikel 4 schrijft voor hoe de ondertekening van in mandaat ondertekende stukken moet plaatsvinden.

Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt dat dat ook geldt bij ondervolmacht en ondermachtiging.

Daarnaast is in dit artikel opgenomen dat de gemandateerde de commissaris van de Koning in kennis stelt van zaken of van door hem genomen beslissingen waarvan de gemandateerde redelijkerwijs moet aannemen dat deze informatie bevat waar de commissaris van de Koning kennis van zou moeten nemen.

Ondertekening stukken Gedeputeerde Staten (artikel 5)

Aan de provinciesecretaris en de afdelingshoofden wordt de bevoegdheid gegeven om bij afwezigheid van de commissaris in spoedeisende gevallen stukken die van Gedeputeerde Staten uitgaan te ondertekenen.

Artikel 59a Provinciewet bepaalt dat stukken die van Gedeputeerde Staten uitgaan door de commissaris en secretaris worden ondertekend. Eveneens is bepaald dat Gedeputeerde Staten de commissaris kunnen toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander collegelid, aan de secretaris of aan een of meer andere provinciale ambtenaren. De bedoelde toestemming is opgenomen in artikel 8 van het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018.