Regeling vervallen per 01-01-2012

Financiële verordening Gulpen-Wittem

Geldend van 01-01-2010 t/m 31-12-2011

Intitulé

Financiële verordening Gulpen-Wittem

De raad van de gemeente Gulpen-Wittem;

 

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 december 2008 betreffende bovengenoemd onderwerp;

 

gelet op Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies, het Besluit accountantscontrole gemeenten en de Wet financiering decentrale overheden

besluit

vast te stellen de Financiële verordening Gulpen-Wittem.

Hoofdstuk I Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

  • b.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • c.

    accountant: een door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • d.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • -

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • -

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • -

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

    • -

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

      waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • e.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • f.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

  • g.

    doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

  • h.

    doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

Hoofdstuk II Uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente.

Paragraaf II.1 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1.

    De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2.

    Indien de raad geen programma-indeling vaststelt geldt de indeling zoals omschreven in bijlage 1b van de Regeling informatie voor derden waarbij de 10 hoofdfuncties als programma’s worden gezien en de functies als producten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3.

    Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 4.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

  • 2.

    De tussentijdse rapportages worden behandeld in de laatste raadsvergadering voor het zomerreces en in de laatste raadsvergadering van het jaar.

  • 3.

    De tussentijdse rapportages bevatten de meest actueel beschikbare gegevens, rekeninghoudend met de door de raad vastgestelde doorlooptijd voor het besluitvormingsproces.

  • 4.

    De tussenrapportage bevat in elke geval een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • -

      de baten en lasten per programma;

    • -

      de algemene dekkingsmiddelen;

    • -

      het resultaat voor bestemming;

    • -

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • -

      het resultaat na bestemming;

    • -

      en investeringskredieten.

  • 5.

    In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 5.000,= toegelicht.

Paragraaf II 2. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3.

    De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal:

    60 jaar: nieuwbouw onderwijsgebouwen voor 1 januari 2004;

    50 jaar: rioleringen;

    40 jaar: nieuwbouw onderwijs- en bedrijfsgebouwen, sporthal en overige gebouwen niet voor de publieke dienst bestemd;

    40 jaar: wateropvangbassins;

    40 jaar: aanleg gasnet;

    30 jaar: brandweerkazerne;

    25 jaar: verbouwing/uitbreiding/herstel onderwijs- en bedrijfsgebouwen, sporthal en overige gebouwen;

    25 jaar: renovatie/reconstructie markt- en kermis- terreinen;

    25 jaar: aanleg/reconstructie wegen binnen/buiten de bebouwde kom;

    25 jaar: aanleg parkeerstroken/-plaatsen;

    25 jaar: aanleg recreatieterreinen en sportvelden;

    25 jaar: bouw kleedaccommodaties sportterreinen;

    25 jaar: restauratie monumenten;

    25 jaar: aanleg picknickplaatsen;

    20 jaar: plaatsen verkeerslichten;

    20 jaar: pompgemalen riolering;

    15 jaar: brandweerauto’s;

    10 jaar: inrichting onderwijs- en bedrijfsgebouwen, sporthal en overige gebouwen;

    10 jaar: vervoermiddelen buitendienst;

    10 jaar: telefooninstallatie;

    10 jaar: woonwagen;

    5 jaar: communicatieapparatuur brandweer;

    4 jaar: automatisering en kantoormachines.

  • 4.

    Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

  • 5.

    Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd.

  • 6.

    Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden geactiveerd onder aftrek van bijdragen van derden.

Artikel 7. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1.

    Het college doet de raad jaarlijks bij de begroting voor het volgende jaar een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en afvalstoffenheffing.

  • 2.

    Het college biedt eens in de 4 jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons.

  • 3.

    Het college biedt eens in de 4 jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid.

Artikel 9. Financieringsfunctie

  • a.

    Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • -

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • -

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • -

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een prudent rendement op uitzettingen;

    • -

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • b.

    Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • -

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij Nederlandse bankinstellingen;

    • -

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet in producten waarbij tenminste de hoofdsom aan het eind van de looptijd in tact is;

    • -

      er worden geen derivaten gebruikt;

    • -

      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    • -

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • c.

    Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • d.

    Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder lid a, b en c en legt deze regels alsmede regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordelijkheidsrelatie en de bijbehorende informatievoorziening vast.

Paragraaf II 3. Financieel beheer en interne controle

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • -

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • -

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • -

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • -

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • -

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • -

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf II 4. Financiële organisatie

Artikel 13. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

  • -

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • -

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • -

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • -

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • -

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Hoofdstuk III De controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente.

Artikel 14. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.

  • 2.

    Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • -

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • -

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • -

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • -

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • -

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

    • -

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • -

      de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 15. Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 16. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt zonodig overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financiën en de directeur interne dienstverlening.

Artikel 17. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 18. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 19. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directeur interne dienstverlening.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) de raad.

Hoofdstuk IV Periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 20. Onderzoeksfrequentie

Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen.

Artikel 21. Onderzoeksplan

  • 1.

    Het college zendt ieder jaar uiterlijk vóór 1 november een onderzoeksplan naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2.

    In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • -

      het object van onderzoek;

    • -

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • -

      de onderzoeksmethode;

    • -

      doorlooptijd van het onderzoek;

    • -

      de wijze van uitvoering.

  • 3.

    In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 22. Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 23. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1.

    De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2.

    Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 24. Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

  • 2.

    De stukken voor het begrotingsjaar 2010 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 25. Intrekking

  • 1.

    De “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem” vastgesteld bij raadsbesluit van 6 november 2003 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010 met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2009 en eerdere begrotingsjaren.

  • 2.

    De “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem” vastgesteld bij raadsbesluit van 6 november 2003 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010 met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2009 en eerdere begrotingsjaren.

  • 3.

    De “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Gulpen-Wittem” vastgesteld bij raadsbesluit van 15 april 2004 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010 met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de onderzoeken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2009 en eerdere begrotingsjaren.

  • 4.

    Het “Treasurystatuut” vastgesteld bij raadsbesluit van 3 mei 2001 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010.

  • 5.

    Het “Beleidskader waarderen & afschrijven activa 2007” vastgesteld bij raadsbesluit van 7 december 2006 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010.

Artikel 26. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Financiële verordening Gulpen-Wittem".

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem in zijn vergadering van 02-03-2009.

De griffier, De voorzitter,

Mw. F.G.J.M. van der Walle. Drs. A.R.B. van den Tillaar.

Toelichting Financiële verordening Gulpen-Wittem.

1.Algemeen

De financiële verordening van een gemeente is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Met de financiële verordening creëert de raad waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de gemeente. Ook geeft de verordening een nadere invulling aan de (financiële) verantwoording van het college aan de raad. Gezien deze belangrijke functie verdient de inhoud van de financiële verordening aandacht van de raad.

Vaak volstaat een verordening met minder toeters en bellen om de gemeente aan te sturen en de raad goed te informeren. Een te uitgebreide verordening kan zelfs verlammend op het gemeentelijk apparaat werken. De raad kan ondersneeuwen in aangeleverde informatie, het ambtelijk apparaat kan met te veel procedurele verplichtingen worden opgezadeld en het college kan te veel in een keurslijf worden geperst.

De verordening is beknopt en regelt de kaders waarbinnen het college verdere richtlijnen kan geven voor het financiële beheer. Hierbij zijn de modelverordeningen van de VNG als basis gebruikt. Geregeld is wat geregeld moet worden. De producten in de planning en controlcyclus komen tot stand in nauwe samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijk apparaat. Daarbij wordt voortdurend gestreefd naar verdere optimalisering van de producten en processen. Een grotere detaillering van de regelgeving leidt er toe dat bij elke verbetering de regeling opnieuw moet worden vastgesteld.

In de Financiële verordening zijn de huidige “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”, “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem” en “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Gulpen-Wittem” opgegaan.

Voorts is het Treasurystatuut uit 2001 ingetrokken. In het kader van het dualisme is de structuur van de financiële regelgeving aangepast. De kaders voor de treasury maken deel uit van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem” en gaan nu op in de nieuwe financiële verordening.

Ook het “Beleidskader waarderen & afschrijven activa 2007” wordt ingetrokken. Dit is eveneens geregeld in de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem” en gaat nu op in de nieuwe financiële verordening.

In deel 2 van deze toelichting geven we per artikel zonodig een nadere toelichting. Hierbij staan we ook stil bij wijziging ten opzichte van de bestaande regelgeving.

In deel 3 van deze toelichting motiveren we het vervallen van de regels die niet meer terug komen in de nieuwe verordening.

2.Toelichting per artikel

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Hoofdstuk II vervangt de vroegere “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”. In de wandelgangen wordt dit de artikel 212 verordening genoemd omdat in de artikel 212 van de Gemeentewet deze regelgeving is voorgeschreven.

Artikel 2 geeft aan dat de raad de programma-indeling vaststelt. Hiertoe is de raad niet verplicht. Indien geen aparte programma-indeling wordt vastgesteld geldt de indeling die het rijk voorschrijft.

Indien de raad een programma-indeling vaststelt, dient die te gelden voor de gehele raadsperiode. Indien de indeling frequent wordt gewijzigd bemoeilijkt dit namelijk de meerjarige vergelijking.

Ongeacht de indeling die de raad vaststelt zal de boekhouding ingericht zijn volgens de indeling die het rijk voorschrijft. De gemeente dient periodiek aan verschillende overheidsinstellingen volgens die indeling te rapporteren. Als de raad een eigen indeling vaststelt zal langs automatische weg een vertaling plaats vinden vanuit de voorgeschreven indeling naar de door de raad gekozen indeling.

Artikel 3 regelt het niveau van detaillering waarin de informatie in de begroting en de jaarstukken aan de raad wordt aangeboden. De budgetten worden tot op het niveau van producten uitgesplitst en toegelicht. Dit komt overeen met de nu gebruikte wijze.

Nieuw is het voorschrift dat de investeringsplanning wordt opgenomen in de begroting en jaarstukken. Dit is reeds gebeurd bij de Begroting 2009 en zal ook gebeuren bij de Jaarstukken 2008.

Los van de detaillering van de informatie regelt artikel 4 op welk niveau de raad de budgetten autoriseert. Dat is het programmaniveau. Dat houdt in dat het college binnen een programma mag schuiven met budgetten mits de realisatie van alle activiteiten binnen dat programma maar gewaarborgd blijft. Indien het budget voor het programma als geheel wijziging behoeft dan is een begrotingswijziging nodig. Hier is geregeld wat reeds in de praktijk gebeurt.

Nieuw is de verplichting voor het college om bij een dreigende overschrijding van een investeringskrediet of programmabudget direct de raad te informeren.

Ongeacht de budgettaire ruimte moet elke investering nadrukkelijk aan de raad worden voorgelegd. Dit gebeurt of in de begroting of bij een tussentijdsbesluit. Deze regel volgt uit de wettelijke plicht dat de raad beslist over balansmutaties.

Dat er geen gelden mogen worden uitgegeven waarvoor in de begroting geen budget is opgenomen is reeds in de wet verankerd.

Wat betreft de tussenrapportages worden in artikel 5 de strikte termijnen uit de huidige verordening losgelaten. Geregeld wordt dat in de laatste raadsvergadering voor het zomerreces en de laatste raadsvergadering van het jaar de tussenrapportages aan de orde komen. Afhankelijk van de procedure die de raad voorschrijft worden de stukken aan de raad aangeboden. Door de nieuwe formulering wordt voorkomen dat de raad de gebruikelijke procedures moet aanpassen in verband met de behandeling van de tussenrapportages.

Wat betreft de inhoud staat aangegeven welke informatie minimaal in de tussenrapportages moet worden opgenomen. Met de raad wordt nog gesproken over de meest gewenste vorm en inhoud van de tussenrapportages. Het artikel laat de vrijheid om al werkende de rapportages te verbeteren. Daarom staan de namen van de rapportages ook niet vermeld.

In artikel 6 staan de termijnen waarop wordt afgeschreven. Dit was geregeld in de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”. Nu zijn de termijnen uit het “Beleidskader waarderen & afschrijven activa 2007” overgenomen.

Nieuw is de ondergrens. Investeringen van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd maar komen direct ten laste van de exploitatie. Dit om te voorkomen dat langjarig geringe kapitaallasten in de begroting moeten worden opgenomen.

De verordening moet in ieder geval de grondslagen bevatten voor de berekening van de door het gemeente in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 7 staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten. Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.

Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd. Artikel 8 bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt. Rechten en leges zijn eveneens gemeentelijke belastingen.

Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college.

Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Het tweede en derde lid bepalen dat de raad eens in de vier jaar deze kaders voor de prijzen voor gemeentelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed vaststelt.

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat de Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 9 van de voorbeeldverordeningen wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen.

Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie. Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd.

Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten mogelijke zekerheden te bedingen.

Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Hoofdstuk III gaat daar verder op in. Artikel 11 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 12 bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.

Artikel 13 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Het college is bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt in dit artikel opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. Ook wordt het college opgedragen de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen.

Hoofdstuk III vervangt de vroegere “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”. In de wandelgangen wordt dit de artikel 213 verordening genoemd omdat in de artikel 213 van de Gemeentewet deze regelgeving is voorgeschreven.

Artikel 14 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. De hier vastgelegde regeling is reeds bestaande praktijk. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het onderdeel Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 14 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

Artikel 15 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt.

Het vierde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Artikel 16 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 17 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) soms nog een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 18 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 19 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 19 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 19 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.

Hoofdstuk IV vervangt de vroegere “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Gulpen-Wittem”. In de wandelgangen wordt dit de artikel 213a verordening genoemd omdat in de artikel 213a van de Gemeentewet deze regelgeving is voorgeschreven.

In artikel 20 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de 8 jaar worden onderzocht. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 21 regelt het onderzoeksplan. De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • c.

    Ook moet worden aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • d.

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 22 bepaalt dat de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken inzicht geeft in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in artikel 23 opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Hoofdstuk IV regelt tot slot nog wat algemene zaken.

Artikel 24 regelt de inwerkingtreding van de verordening en op welke begrotingsjaar welke regeling van toepassing is. In de tijd tussen de vaststelling van de verordening en de inwerkingtreding kan het college de verordening uitwerken in nadere instructies.

Artikel 25 regelt de intrekking van de huidige regelgeving. Het vervalen van bepalingen wordt verderop nader toegelicht.

In artikel 26 krijgt de verordening zijn naam “Financiële verordening Gulpen-Wittem”. Een korte en handzamere naam dan voorheen gebruikt werd.

3.Motieven voor het vervallen van bepalingen.

Er zijn meerdere redenen waarom bepalingen zijn geschrapt. Allereerst is weggelaten wat reeds in hogere wetgeving is opgenomen. Niet alleen was dat dubbel op maar kan het ook leiden tot tegenstrijdigheden wanneer regelgeving wordt aangepast. Ook regels die dubbel waren opgenomen komen hooguit eenmaal terug. Ook detailregels over de organisatie zijn weggelaten. Het is de taak van het college het dagelijks beheer in te richten. Op een beperkt aantal plaatsen zijn regels om beleidsmatige redenen vervallen of aangepast. Aan die wijzigingen besteedt dit deel van de toelichting de meeste aandacht.

“Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”

Artikel 1

De definities van financiële administratie, administratieve organisatie en financieel beheer zijn vervallen. Deze zijn overbodig omdat de verordening regelt aan welke eisen deze moeten voldoen. De overige definities zijn aangepast aan de nu geldende regelgeving.

Artikel 2.

Lid 1 komt terug in artikel 2, lid 1. Toegevoegd wordt dat programma-indelingen (als die worden vastgesteld) gelden voor een raadsperiode.

Lid 2 is vervallen omdat dat is geregeld in artikel 8 van het BBV.

Lid 3 en 4 zijn overbodig. De raad bepaalt de beoogde maatschappelijke effecten. Deze effecten zijn daarmee de indicator voor de realisatie van het beleid.

Lid 5 komt terug in artikel 10.

Artikel 3.

Lid 1 komt terug in artikel 3, lid 1.

Lid 2 is reeds geregeld in artikel 19 van het BBV. De raad stelt de programma-indeling vast Wijzigingen moeten worden toegelicht. Vanzelfsprekend wijzigt de raad de indeling uitsluitend als daar gegronde redenen voor zijn.

Artikel 4.

Het artikel is vervallen. Het huidige artikel 4 wordt niet toegepast. Met de raad is afgesproken dat de eerste tussenrapportage het karakter krijgt van voorjaarsnota / kadernota. Met de raad wordt afgesproken op welke wijze deze wordt ingedeeld. Door deze afspraken niet in de verordening vast te leggen behouden de raad en het college meer vrijheid om al werkende de tussenrapportages te verbeteren zonder telkens de verordening te moeten aanpassen.

Artikel 5.

Lid 1 komt in andere bewoording terug in artikel 10.

Lid 2 is vervallen omdat bij onze gemeente de productraming integraal onderdeel uitmaakt van de begroting.

Lid 3 is reeds geregeld in artikel 189 van de Gemeentewet.

Artikel 6.

Lid 1 komt terug in artikel 11.

Lid 2 komt in andere bewoording terug in artikel 12.

Lid 3 komt in andere bewoording terug in artikel 20, lid 1. Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de zoveel jaar worden onderzocht. Hier kan de raad de gewenste periode aangeven. In de landelijke richtlijnen wordt aanbevolen eenmaal in de twee raadsperioden.

Lid 4 komt terug in artikel 23, lid 2.

Lid 5 is geregeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

Overigens is er een dubbel tussen artikel 6 en de verordening ex artikel 213a. Deze herhaling is nu vervallen.

Artikel 7.

Artikel 7 komt terug in artikel 5. Wel worden meer algemene bewoordingen gebruikt waardoor er meer flexibiliteit ontstaat om aan de wensen van de raad tegemoet te komen. De strikte termijnen zijn vervangen door omschrijvingen die zorgen voor een aansluiting op de raadsagenda.

Lid 5 en 6 zijn vervallen.

Indien de aankoop van goederen en diensten of een investering niet bij de begroting is geautoriseerd en er dus geen budget of krediet voor beschikbaar is gesteld is de uitgave in strijd met de wet en dus onrechtmatig. Voor zover bedoeld is te voorkomen dat voor elke geringe budgettaire aanpassing een begrotingswijziging nodig zou zijn, biedt de autorisatie op programmaniveau voldoende ruimte om voor geringe bedragen ruimte te vinden in de bestaande budgetten.

De informatieplicht van het college is geregeld in artikel 169 van de Gemeentewet.

Door het vervallen van lid 5 en 6 vervalt ook de onduidelijkheid over de toepassing van artikel 189 en 169 van de Gemeentewet.

Artikel 8.

Lid 1 komt terug in artikel 15.

Lid 2 is geregeld in artikel 25 van het BBV.

Lid 3 is niet van toepassing op de Jaarstukken. In de jaarstukken wordt verantwoording over het verleden afgelegd. Bij de tussenrapportages en de begroting wordt het beleid bijgesteld. Uiteraard is dat de bevoegdheid van de raad. Lid 3 is daarom vervallen.

Artikel 9.

Lid 1 en 2 zijn geregeld in artikel 21 en 22 van het BBV.

Lid 3 komt teug in artikel 4.

Artikel 10.

Artikel 10 komt terug in artikel 6 dat is aangepast aan het “Beleidskader waarderen & afschrijven activa 2007”. Wat betreft de kosten van het afsluiten van geldleningen is aangesloten bij de meer gebruikelijke regeling dat die kosten direct ten laste van de exploitatie komen.

Artikel 11.

De regels omtrent de vorming van reserves voor dubieuze debiteuren zijn in de algemene voorschriften voor het opstellen van jaarrekeningen opgenomen. De regels in artikel 11 zijn te vaag om als handleiding te kunnen dienen. Artikel 11 is daarom vervallen.

Artikel 12.

De in artikel 12 gevraagde informatie wordt op grond van het BBV jaarlijks bij de begroting en jaarrekening verstrekt. Het artikel is daarom vervallen.

Artikel 13.

Artikel 13 komt terug als artikel 7.

Artikel 14.

Artikel 14 komt terug als artikel 9.

Artikel 15.

De inhoud van artikel 15 komt terug in artikel 10 en 11.

Titel 3.

De inhoud van de paragrafen staat omschreven in het BBV. Deze titel is overbodig en dus vervallen.

Artikel 24.

De inhoud van artikel 24 komt terug in artikel 10.

Artikel 25.

Dit artikel is overbodig en daarom vervallen.

Artikel 26.

De inhoud van artikel 26 komt terug in artikel 13.

Artikel 27.

Dit artikel is overbodig en daarom vervallen.

Artikel 28.

Dit onderdeel hoort in de subsidieverordening thuis.

“Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gulpen-Wittem”

Deze verordening komt nagenoeg ongewijzigd terug in hoofdstuk III. De definities staan in hoofdstuk I.

“Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Gulpen-Wittem”

Deze verordening komt nagenoeg ongewijzigd terug in hoofdstuk IV. De definities staan in hoofdstuk I.