Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR91347
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR91347/1
Regeling vervallen per 21-02-2013
Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004
Geldend van 28-05-2004 t/m 20-02-2013
Intitulé
Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004De raad van de gemeente Gulpen-Wittem;
Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
Gezien het voorstel van de raadsleden Disse, van Empel, Franssen, Herberichs,
Sangers en verhoeven, kenmerk A/004
Besluit
vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004
Arikel 1 Begripsbepalingen
- 1.
Griffier: de ambtenaar die op grond van 107 van de gemeentewet door de raad is
benoemd ter ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies
een en ander als bedoeld in artikel 107a van de gemeentewet
- 2.
Commissiegriffier: degene die namens de griffier opereert bij vergaderingen van
door de raad ingestelde commissies. Deze functionaris wordt voor zover hij/zij
handelingen verricht als commissiegriffier geacht deel uit te maken van de griffie
en legt daarover verantwoording af aan de griffier.
Artikel 2 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van
de raad en de raadscommissies.
Artikel 3 Agendering
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda
van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 4 Bijstand (raads)voorzitter en commissievoorzitters
- 1.
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede
voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
- 2.
De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg
voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van
de raadscommissies.
Artikel 5 Vergaderingen van de raad, raadscommissies
- 1.
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een
goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
De (commissie)griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de
raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van
de vergaderingen.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen
en overige stukken aan raadsleden en commissieleden.
Artikel 6 Ondersteuning seniorenconvent
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt
zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de
griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen
en overige stukken aan de leden van seniorenconvent.
Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de
Gemeentewet, danwel een voorloper daarvan, instelt ondersteunt de griffier deze
commissie.
Artikel 8 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de
leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.
Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.
Artikel 9 Organisatie griffie
- 1.
De griffier geeft leiding aan de griffie.
- 2.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
- 3.
De commissiegriffier(s) handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 10 Verhindering en vervanging
Indien de griffier (meer dan 5 werkdagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet
hij daarvan tijdig mededeling aan de raad en zal vervanging plaatsvinden door de
waarnemend griffier, die door de raad wordt aangewezen.
Artikel 11 Slotbepaling
- 1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor
zover nodig overleg met de voorzitter van de raad danwel de plaatsvervangend
voorzitter van de raad. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossing
leidt wordt teruggekoppeld naar het seniorenconvent.
- 2.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem op 27 mei 2004.
De griffier, De voorzitter,
Mw. F.G.J.M. van der Walle Mr. W.J.G. Geraedts
Toelichting op de instructie voor de griffier
Artikel 1 en 2
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en van
de raadscommissies. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.
De griffier is in principe het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning
van de raad, de individuele raadsleden en commissieleden. Om deze ambtelijke
ondersteuning in goede banen te leiden wordt hiervoor een aparte verordening
vastgesteld.
Zie voor de toelichting op de commissiegriffier ook onder artikel 9
Artikel 3
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en voorbereid door het
seniorenconvent. De agenda’s van de raadscommissies en het seniorenconvent
worden door het convent vastgesteld en worden voorbereid door de
commissievoorzitter respectievelijk de conventvoorzitter en de griffier. De griffier
neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt
door de griffie verleend.
Indien de raad, de raadscommissies en het convent een jaaragenda vaststellen dan
biedt de griffier ook daarbij ondersteuning.
Artikelen 4 en 5
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de
griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig
bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de
secretaris. De griffier zit tijdens raadsvergaderingen naast de burgemeester, draagt
zorg voor de verslaglegging en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve)
ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en
commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
De commissiegriffier respectievelijk de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van
de raadscommissies en het seniorenconvent. Hij zit naast de voorzitter en ondersteunt
deze.
Artikel 6
Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor
de raad en de raadscommissies in het algemeen.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent
Het Seniorenconvent wordt ondersteund door de griffier. In overleg met de voorzitter
van het convent zorgt hij voor de agenda. Het seniorenconvent bestaat uit alle
fractievoorzitters, de voorzitter van de raad , de plaatsvervangend voorzitter van de
raad, de secretaris en de griffier.
In het convent worden de voorlopige agenda’s opgesteld van de raad, de
raadscommissies en het seniorenconvent en kunnen naast procedurele
aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen.
Artikel 7
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan
ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal
worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een
dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege
het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel
155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin
nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin
worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 8
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke
ondersteuning voor de raads- en raadscommissieleden. De regeling hiervoor is
uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoeken
om ondersteuning in principe in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een
belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de
bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de
werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de
voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek
onnodig lang blijft liggen.
Artikel 1 en 9
Er is voor gekozen dat de griffie(r) ook alle werkzaamheden ten behoeve van de
raadscommissies en het seniorenconvent uitvoert. Mocht (op termijn) gekozen worden
voor een of meerdere commissiegriffiers dan geldt dienaangaande het volgende.
De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur
dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken.
De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de
raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden
losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is
deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan
• zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als
commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten
handelen.
• Wordt het gelet op de scheiding die in de gemeentewet is aangebracht tussen de
griffier en de secretaris niet wenselijk geacht ambtenaren als commissiegriffier te
laten opereren die ook als locosecretaris functioneren.
E.e.a. laat onverlet dat ook het college in een situatie waarin de commissiegriffiers
hun taken niet naar behoren uitvoeren deze de commissiegriffiers daarop aanspreken.
Artikelen 10 en 11
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl