Reglement van orde gemeentelijke monumentencommissie 2005 (6.3)

1. De vergaderingen van de Monumentencommissie vinden in de regel plaats eens per 6 weken en worden gehouden in het gemeentehuis.

2. De Monumentencommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste 2 leden (waarvan maximaal 1 van de Historische Kring Haaksbergen) schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met een schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

1. Voordat de schriftelijke uitnodiging wordt verzonden, stellen de voorzitter en de secretaris de agenda van de vergadering voorlopig vast.

2. Bij aanvang van de vergadering wordt de agenda vastgesteld. Op voorstel van een lid of de voorzitter kunnen bij vaststelling van de agenda onderwerpen worden toegevoegd of van de agenda afgevoerd worden.

1. De vergadering wordt door aankondiging in een huis-aan-huisblad en zo mogelijk door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van spreekrecht als bedoeld in artikel 13;

1. Na opening van de vergadering en de vaststelling van de agenda kunnen aanvragers c.q. belanghebbenden gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.

2. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 15 minuten voor de aanvang van de vergadering aan de secretaris.

1. De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep.

2. Bij het begin van de vergadering worden, zo mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden en de voorzitter hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering van de notulen dient voor de vaststelling van de notulen bij de voorzitter te worden gedaan.

4. De notulen moeten inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover aanwezig, evenals van de overige personen die het woord gevoerd hebben. Afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een weergave van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

5. De notulen worden opgesteld door de secretaris.

1. De Monumentencommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de Monumentencommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde de leden gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij een meerderheid van de Monumentencommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de Monumentencommissie of:

• a.

  een voorstel voldoende voor de beraadslaging in het college is voorbereid;

• b.

  een advies aan het college wordt uitgebracht.

3. Indien de Monumentencommissie een advies aan het college uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4. In het advies worden de standpunten van alle deelnemende organisaties en personen in de Monumentencommissie opgenomen.