Verordening op de vertrouwenscommissie Haaksbergen (8.28a)

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

a. minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b. burgemeester: de burgemeester van Haaksbergen;

c. commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling inzake de benoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Instelling en taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak de aanbeveling inzake de benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de zeven raadsfracties.

• 2.

  De commissie benoemt een voorzitter uit haar midden.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangend leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie. Hij geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Hij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

Artikel 5 Adviseur

Eén wethouder, als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders, wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. De wethouder is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge artikel 61c Gemeentewetde verplichting tot geheimhouding, die zich uitstrekt tot iedereen die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge artikel 61c Gemeentewet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 4.

  Aan degenen die geen lid, adviseur, secretaris en plaatsvervangend secretaris zijn van de commissie wordt geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht en kan niet worden opgeheven.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vier leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en de adviseur.

• 3.

  De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 8 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, vierde lid, dat de commissie zich door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 10 Verslag van bevindingen

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de raad en de commissaris van de Koning. Dit geheime verslag bevat ten minste:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding van de commissie

De commissie wordt ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van de burgemeester is voorzien.

Artikel 13 Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, onder a, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

Artikel 14 Inwerkingtreding en intrekkingsdatum

Deze verordening treedt in werking op 9 november 2018 en wordt ingetrokken op de dag volgende op die waarop door de minister aan de raad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 31 oktober 2018

mr. G. Raaben

griffier

G.J. Kok MDR

burgemeester