Verordening Auditcommissie 2015 Haaren

Geldend van 28-07-2015 t/m heden

De raad van de gemeente Haaren;

in zijn vergadering van 16 juli 2015;

gelezen het voorstel van het presidium d.d.2 juli 2015;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de Verordening Auditcommissie 2015 Haaren.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    commissie: de auditcommissie,

  • b.

    de raad: de gemeenteraad

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders

  • d.

    accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening

  • e.

    de voorzitter: het lid dat is benoemd als de voorzitter van de auditcommissie

  • f.

    de secretaris: de secretaris van de auditcommissie tevens de griffier of griffiemedewerker

  • g.

    het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Instelling

Er is een vaste commissie van de raad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

  • 1. De commissie bestaat uit zoveel raadsleden als er raadsfracties zijn, één raadslid per fractie, waarvan één lid tevens voorzitter is.

  • 2. De raad benoemt de leden van de commissie.

  • 3. De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

  • 4. In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie.

  • 5. De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën; de gemeentesecretaris; het afdelingshoofd financiën; de coördinator financiën.

  • 6. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Voorzitter

  • 1. De raad benoemt een lid als voorzitter.

  • 2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

  • 3. De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris.

  • 4. Bij afwezigheid van de voorzitter wijst de commissie uit haar midden een vervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretaris

  • 1. De griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie is de secretaris.

  • 2. De secretaris adviseert gevraagd en ongevraagd en kan deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 3. De secretaris ondersteunt de voorzitter in zijn taken en draagt zorg voor het tijdig informeren van de raad over de adviezen van de commissie en voor de verslaglegging.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden

  • 1.

    De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het raam van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

  • 2.

    Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen :

    • a.

      de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

    • b.

      een eerste aanspreekpunt te zijn voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

    • c.

      een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te laten besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

    • d.

      een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles;

    • e.

      het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

    • f.

      het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

    • g.

      een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

    • h.

      het adviseren van de gemeenteraad over genoemde taken.

  • 3.

    De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere

onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

  • 1. De commissie vergadert tenminste twee keer per jaar en zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

  • 2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 3. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

  • 4. Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 5. Vastgestelde verslagen van niet openbare vergaderingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht van het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

Artikel 8 Informeren raad

  • 1. De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

  • 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het raadsplein dan wel de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Auditcommissie 2015 Haaren”. Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Haaren,

gehouden op 16 juli 2015.

De raad van de gemeente Haaren,

Anja Tissen, griffier

Jeannette Zwijnenburg-van der Vliet, voorzitter

Toelichting Verordening Auditcommissie 2015 Haaren

Algemeen

De Auditcommissie is geen "politieke" commissie. De Auditcommissie voert zo objectief en neutraal mogelijk haar werkzaamheden uit, zonder dat politieke standpunten worden ingenomen. Het politieke debat over de adviezen en bevindingen van de Auditcommissie vindt plaats in de raad.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

Per fractie een vertegenwoordiger zorgt ervoor dat iedere fractie rechtstreeks contact heeft met de accountant en direct invloed heeft op de adviezen van de auditcommissie. De voorzitter is tevens lid, dit betekent dat er niet vanuit één fractie een lid en een voorzitter deelnemen in de commissie. Bij afwezigheid van de voorzitter kan de commissie een vervanger aanwijzen.

Uitsluitend raadsleden komen in aanmerking voor het lidmaatschap van de Auditcommissie. De taken van de Auditcommissie hebben ook een directe relatie met het raadswerk, de besluitvorming in de raad. Het lidmaatschap is gelijk aan de raadsperiode, dus bij de nieuwe raad worden de leden opnieuw benoemd, ook die leden die al lid waren.

Uit pragmatische overweging is ervoor gekozen om een lid te laten vervangen mocht deze niet aanwezig kunnen zijn, zodat toch elke fractie wel vertegenwoordigd is. De insteek is wel dat de leden ook bij de vergaderingen zijn en zich niet of in ieder geval zo min mogelijk laten vervangen. Daarom worden er ook geen plaatsvervangers benoemd.

De vaste adviseurs zijn diegenen die zich bezig houden met de P&C cyclus binnen de gemeentelijke organisatie en de wethouder die daar over gaat.

De commissie kan anderen uitnodigen, maar daar is geen apart budget voor geregeld, dus in principe alleen diegenen die daarvoor niet apart uren in rekening brengen. De overleggen met de accountant zijn inbegrepen bij de overeenkomst met de accountant.

Artikel 4 Voorzitter

Een lid is tevens voorzitter. Hij mag zich actief in de vergadering mengen, maar let daarbij op dat de vergadering goed verloopt. De secretaris voert in feite de voorbereidende taken van de voorzitter uit, maakt de agenda in overleg met de afdeling financiën en sluit deze met de voorzitter kort.

Artikel 5 Secretaris

De griffier of een medewerker van de griffie vervult de rol van secretaris. De secretaris is tevens de eerste adviseur van de commissie en mengt zich in de vergadering als hij dit nodig acht. Vooraf aan de vergadering zorgt de secretaris dat de commissie alle benodigde informatie ontvangt en dat de verslagen tijdig beschikbaar zijn voor de raad zo kort mogelijk na de vergadering. Tevens let de secretaris erop dat afspraken nagekomen worden en onderneemt hiervoor zonodig actie.

Artikel 6 Taken commissie

De belangrijkste onderdelen van het takenpakket van de commissie zijn het advies geven aan de raad over mogelijke extra aandachtspunten voor de accountant en het advies geven aan de accountant over zijn verslaglegging. Is die verslaglegging voldoende helder op geschreven en uitgelegd?

De commissie geeft ook advies over de P&C-cyclus, gevraagd of ongevraagd. Tevens let de commissie erop dat de informatie over de P&C cyclus en de inhoudelijke bijbehorende stukken zodanig zijn verwoord dat de raad kan begrijpen waarover de raad besluiten neemt. Daarbij kijkt de commissie ook naar het proces of dit voor verbetering vatbaar is en geeft daar dan zonodig adviezen over. De commissie gaat niet over inhoudelijke zaken, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsvoering of anderszins.

De commissie zorgt voor de afstemming van te houden onderzoeken en raadpleegt daarvoor het college en de rekenkamercommissie over welke onderzoeken zij willen gaan doen. Zonodig nodigt de commissie vertegenwoordigers van het college en de rekenkamercommissie uit om een goede afstemming te krijgen.

De commissie is niet bevoegd om besluiten te nemen, de commissie dient slechts ter advisering van de raad. Wel voert de commissie de selectie van de accountant uit, maar doet daarvan een voordracht aan de raad, de raad beslist uiteindelijk en benoemt de accountant.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging en Artikel 8 Informeren raad

De meeste simpele wijze en ook de meest complete is het aanreiken van het verslag van de commissievergadering waarin opgenomen de adviezen die de commissie wil meegeven. Zowel de raad als het college hebben toegang tot het verslag en deze is ook openbaar. Zowel de raad als het college zijn verder geen verantwoording schuldig aan de commissie.

De raad, maar ook het college kan de voorzitter van de commissie uitnodigen om een toelichting te komen geven over de adviezen of overige zaken uit het verslag.