Beleidsregels evenementen Gemeente Haaren

Beleidsregels evenementen Gemeente Haaren

• 1.

  INLEIDING

• 1.1.

  Inleiding

Vier dorpen met een eigen karakter. Biezenmortel, Esch, Haaren en Helvoirt zijn in hun verscheidenheid echt Brabants te noemen. Samen maken zij de gemeente Haaren tot een levendige, groene en zelfbewuste gemeente. Een levendige samenleving wordt gemaakt door mensen. Mensen die met elkaar wonen en werken. Mensen die elkaar in allerlei verbanden, zoals verenigingen, opzoeken, oog voor elkaar hebben en waar nodig voor elkaar zorgen. De dorpen van de gemeente Haaren en het buitengebied bieden een groene woonomgeving die door de eigen inwoners en mensen van buiten als zodanig herkend en gewaardeerd wordt. Bebouwing, bedrijvigheid en wonen in het buitengebied hebben een groen karakter. Groen staat hierbij voor de fysieke uitstraling (groen). De gemeente Haaren weet waar haar kwaliteiten liggen: in het groene karakter en de levendigheid van de dorpen.

Vooral in het kader van de levendigheid, en daardoor de leefbaarheid, spelen evenementen een belangrijke rol. De gemeente zet hier zelfs actief op in. In het Toeristisch Recreatief Ontwikkelingsplan (TROP), het Economisch Actieplan (EAP) en Toekomst Visie wordt ingezet op (kleinschalige) meer doelgroepgerichte evenementen vanuit het lokale verenigings- en / of bedrijfsleven die passen in het groene karakter van de gemeente en leiden tot een verbreding van het aanbod. Daarnaast wordt het bestaande aanbod aan evenementen gekoesterd. Jaarlijks betreft het circa 130 evenementen.

1.2.Aanleiding

De wijze waarop de gemeente evenementen benadert in de zojuist genoemde beleidsdocumenten vraagt om een herijking van de beleidsregels op het gebied van evenementen. De huidige regels stammen deels uit 1998 en zijn verouderd. Deze regels hebben vooral betrekking op grootschalige evenementen. In de laatste versie van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn wel reeds elementen voor de nieuwe beleidsregels voor kleinschalige evenementen opgenomen, maar deze zijn nog niet geïmplementeerd. Bovendien vragen deze elementen om een nadere reflectie.

1.3.Positionering en doel nota beleidsregels evenementen

Deze nota bevat beleidsregels voor evenementen in de gemeente Haaren. De bevoegdheid om een evenementenvergunning te verlenen ligt op grond van de Gemeentewet bij de burgemeester. Deze nota bevat door de burgemeester vastgestelde beleidsregels voor de toepassing van het bepaalde in artikel 2.25 van de APV voor de gemeente Haaren. Op basis van deze APV-bepaling wordt bepaald of een evenement kan worden gehouden, met inachtneming van bepaalde belangen op het gebied van openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu. In deze nota worden nadere regels vastgesteld voor het toetsen van aanvragen voor een evenementenvergunning, het houden van toezicht en de handhaving. Het streven van de gemeente is te komen tot een actuele set beleidsregels, waarbij de gemeente het volgende wil realiseren:

• een risico gestuurde benadering, waarbij de verhouding tussen het private en publieke domein wordt gemoderniseerd;

• een administratieve lastenverlichting bij niet risicovolle evenementen voor organisatoren en de eigen organisatie;

• een andere opzet van de legessystematiek.

1.4.Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt gestart met het afbakenen van het begrip evenement, zodat duidelijk is wanneer een activiteit wel en niet als evenement moet worden opgevat. Als dit eenmaal duidelijk is passeren in hoofdstuk 3 de belangrijkste partijen betrokken bij evenementen de revue. Hun rol en de daarbij behorende verwachtingen worden geschetst.

In hoofdstuk 4 worden de evenementen (opnieuw) ingedeeld in categorieën. Deze categorieën zijn gebaseerd op risico’s. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen meldingen en vergunningen. Bij de laatste categorie wordt onderscheid gemaakt in reguliere, aandachts- en risico-evenementen. Hoofdstuk 5 bespreekt in de vorm van een catalogus de aspecten die een rol bij evenementen kunnen spelen en hoe de gemeente hiermee omgaat. In de hoofdstukken 6 t/m 9 worden de verschillende categorieën evenementen zoals genoemd in hoofdstuk 4 uitgewerkt. In hoofdstuk 10 wordt ingegaan op de toepassing van de Wet samenhangende besluiten bij het organiseren van een vergunningplichtig evenement. Hoofdstuk 11 zet de “bijzondere” evenementen op een rij, terwijl hoofdstuk 12 ingaat op de nieuwe legessystematiek.

• 2.

  HET BEGRIP EVENEMENT

• 2.1.

  Inleiding

Dit hoofdstuk gaat in op het begrip evenement: “Wanneer is er sprake van een evenement?” De beleidsregels zijn namelijk alleen van toepassing op evenementen. Een ieder die een activiteit wil organiseren zal zich de vraag moeten stellen: “Moet mijn activiteit worden opgevat als een evenement?”. Als blijkt dat een activiteit valt onder het begrip evenement zijn de onderhavige beleidsregels van toepassing.

2.2.APV gemeente Haaren

Het vertrekpunt voor het begrip evenement is de APV van de gemeente. Daarbij is als vertrekpunt genomen de omschrijving van het begrip evenement in de model APV van de VNG. In artikel 2:24 van APV van de gemeente wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• a.

  bioscoopvoorstellingen;

• b.

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de modelverordening (snuffelmarkten);

• c.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• d.

  het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• e.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• f.

  activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 (straatartiesten) en 2:39 (speelgelegenheden) van de modelverordening.

Onder evenement wordt mede in de APV verstaan:

• a.

  een herdenkingsplechtigheid;

• b.

  een braderie;

• c.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van de modelverordening, op de weg;

• d.

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

• e.

  een straatfeest of buurtbarbecue op één dag.

In de APV wordt, met andere woorden gekozen, voor de zgn. negatieve benaderingsmethode ten aanzien van de definiëring van het begrip evenement. Uitgaande van de omschrijving “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak” wordt een aantal verrichtingen genoemd dat niet als zodanig onder een evenement wordt geschaard.

2.3.Nadere analyse

Nadere analyse, op basis van onder meer de toelichting behorende bij de (model)verordening, laat zien dat de begrippen “publiek”, “toegankelijk” en “verrichting” de sleutelwoorden zijn om na te gaan of daadwerkelijk sprake is van een evenement:

• 1.

  Verrichtingen bij bedrijven, bijvoorbeeld bij een horeca-inrichting of een ander type inrichting, zijn geen evenement voor zover zij vallen onder de normale bedrijfsvoering. Verrichtingen worden pas als evenement aangemerkt als zij niet behoren tot de normale bedrijfsvoering en daardoor een groter effect op de openbare orde en veiligheid kunnen hebben dan gebruikelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval als in een horeca-inrichting een concert van een band wordt georganiseerd of als in een partycentrum een beurs of boksgala wordt georganiseerd.

• 2.

  Besloten feesten worden niet als evenement opgevat, omdat deze activiteit niet een voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak is. Bijvoorbeeld bij het houden van een bedrijfsfeest waar aan de hand van uitnodigingslijsten publiek aanwezig is, is er geen sprake van een voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Maar wanneer een feest een “besloten” karakter heeft en er publiekelijk kaarten worden verkocht en/of reclame wordt gemaakt, is er sprake van een evenement. Dit geldt bijvoorbeeld ook als een besloten feest plaatsvindt in een gebouw waar dit normaal gesproken niet gebeurt of vanwege een groot aantal genodigden waardoor de parkeerdruk toeneemt.

• 3.

  Wanneer een feest al dan niet besloten “op of aan de weg” plaats vindt, is dit een evenement, omdat het plaats vindt op doorgaans voor publiek toegankelijk gebied. Het feit dat het feest besloten is, dus niet voor publiek toegankelijk, doet daar niets aan af.

• 4.

  Een besloten feest betekent nog niet een feest zonder vergunningen. Voor een besloten feest is wellicht geen evenementenvergunning nodig, maar kunnen wel andere vergunningen of ontheffingen relevant zijn. Een voorbeeld is een bruiloft op eigen terrein waarbij een tent wordt geplaatst waarin meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig kunnen zijn (gebruiksvergunning).

• 2.4.

  Conclusie

Met andere woorden, een evenement is elke verrichting van vermaak, die:

• a.

  impact heeft op de openbare orde en veiligheid;

• b.

  als sprake is van een inrichting - niet behoort tot de normale bedrijfsvoering van die inrichting en;

• c.

  niet wordt geregeld in andere wet- en regelgeving zoals de Wet openbare manifestaties, Wet op de kansspelen en Wegenverkeerswet of andere artikelen van de APV.

  • 3.

    PARTIJEN BIJ EVENEMENTEN

  • 3.1.

    Inleiding

Bij evenementen spelen diverse partijen een rol. De belangrijkste partijen zijn de organisator, de leverancier / verhuurder en de gemeente. De verantwoordelijkheid van partijen moet ten alle tijden duidelijk zijn.

3.2.Organisator

Onder organisator wordt in dit verband verstaan de natuurlijke of rechtspersoon die een evenementenvergunning aanvraagt of het evenement meldt. Evenementen worden als regel georganiseerd door maatschappelijke organisaties (eventueel in samenwerking met het bedrijfsleven). De organisatie van een evenement vraagt een professionele inzet van de organisatoren van het evenement. Veel evenementen draaien volledig op de inzet van vrijwilligers. Van de organisatoren wordt in ieder geval het volgende verwacht:

• Een gedegen voorbereiding van evenementen met voldoende aandacht voor veiligheidsrisico’s en

mogelijke vormen van overlast.

• Een tijdige en volledige aanvraag van de vergunning of melding.

• Goede communicatie met omwonenden en andere belanghebbenden.

• Een goede uitvoeringsorganisatie tijdens het evenement en een duidelijk aanspreekpunt voor de gemeente en de hulpdiensten.

De organisator is primair verantwoordelijk voor het gehele evenement. Om dit ook daadwerkelijk tot uitdrukking te laten komen in het beleid wordt er bij alle evenementen gewerkt met een standaard voorschrift:

De organisator is ten opzichte van zowel de bezoekers als de gemeente verantwoordelijk voor een goed en ordelijk verloop van het evenement. De veiligheid van het publiek mag op geen enkele wijze in gevaar worden gebracht.

3.3.Leverancier / verhuurder

De leverancier / verhuurder is verantwoordelijk voor het goed opleveren van materialen. Het is van belang dat organisatoren van leveranciers / verhuurders gebruik maken, die voldoen aan de regels én producten leveren die voldoen aan de regels , bijvoorbeeld op het gebied van tijdelijke constructies. Dit kan voor organisatoren veel gemak opleveren. De gemeente verwacht dat organisatoren en leveranciers / verhuurders nauw met elkaar samenwerken; niet alleen bij op- en afbouw van het evenement, maar ook tijdens het evenement als bijvoorbeeld omstandigheden wijzigen.

Van leveranciers / verhuurders wordt in ieder geval het volgende verwacht:

• Het leveren van producten die voldoen aan algemeen geldende veiligheidseisen.

• Het op een professionele wijze op- en afbouwen van tijdelijke constructies en andere voorzieningen.

• Het tijdig voorzien van de organisatoren van informatie om te komen tot een volledige aanvraag voor de vergunning of melding.

• Duidelijk aanspreekpunt voor de organisator.

• Het optreden als adviseur van de organisator tijdens zowel de voorbereiding- als uitvoeringsfase van het evenement.

3.4.Gemeente

De gemeente is allereerst verantwoordelijk voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. De Gemeentewinkel is de behandelaar van aanvragen en verzorgt de regie. Bij het vorm en inhoud geven van haar verantwoordelijkheid betrekt de gemeente namelijk andere instanties. De belangrijkste externe adviesinstanties zijn de Brandweer, de Politie en de GGD/GHOR. Belangrijke interne adviseurs zijn werkzaam op het gebied van Openbare werken, Verkeer en Openbare Orde & Veiligheid. De onderhavige beleidsregels hebben betrekking op de manier hoe de gemeente vorm en inhoud geeft aan vergunningverlening, toezicht en handhaving. Van de gemeente wordt in ieder geval het volgende verwacht:

• Het maken van zorgvuldige afwegingen tussen het belang van het evenement enerzijds en de risico’s

van overlast en (on)veiligheid anderzijds.

• Duidelijk aanspreekpunt voor organisatoren.

• Een transparant proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving.

• Duidelijke vereisten voor het indienen van een volledige aanvraag of melding.

• Een vlotte afhandeling van aanvragen en meldingen.

• Het betrekken van de juiste adviesinstanties afhankelijk van aard en omvang van het evenement (integrale advisering).

• Een integrale vergunning.

Daarnaast vervult de gemeente een rol in promotioneel opzicht door onder meer de mogelijkheid te bieden evenementen aan te kondigen in de openbare ruimte en het actueel houden van de evenementenkalender. Evenementen, die plaatsvinden in de gemeente, kunnen via een e-formulier op website van de gemeente gratis worden aangemeld voor plaatsing op de evenementenkalender. Deze kalender is te raadplegen op de website van de gemeente. Ook op de website van de regionale VVV zijn de evenementen te raadplegen.

Een derde rol van de gemeente is die van facilitair ondersteuner. Deze rol wordt voornamelijk vervuld door de buitendienst. De gemeente stelt materialen als hekken en borden beschikbaar. Ook kunnen organisatoren gebruik maken van nutsvoorzieningen, zoals elektra- en watervoorzieningen, waarover de gemeente beschikt. Hiervoor moet meestal worden betaald.

• 4.

  HET SOORT EVENEMENTEN

• 4.1.

  Inleiding

Als blijkt dat sprake is van een evenement, zoals besproken in hoofdstuk 2, wordt een tweede vraag van belang, namelijk “Wat voor een soort evenement betreft het?” Er zijn evenementen in velerlei soorten en maten. Voor de beleidsregels wordt het van belang geacht om te komen tot een logische en praktische indeling van evenementen in vooraf gedefinieerde categorieën. Daarbij wordt het risico dat aan een evenement eventueel verbonden is als uitgangspunt gehanteerd. Per categorie worden vervolgens de beleidsregels uitgewerkt.

4.2.Melding- en vergunningplicht

Binnen de beleidsregels wordt een onderscheid gemaakt in:

• Kleine evenementen, die in verband met het beperkt houden van de administratieve lasten, meldingplichtig zijn en;

• Middelgrote en grote evenementen die vergunningplichtig zijn.

In verband met de relatie naar de openbare orde en veiligheid heeft de gemeente, in tegenstelling tot diverse andere gemeenten, niet gekozen om een categorie evenementen vrij te stellen van meldplicht. Dit zou betekenen dat de gemeente geen zicht meer heeft op deze evenementen met uitzondering van de aanmelding voor de evenementenkalender. Dat wordt geen goede zaak geacht. Meldingplichtige evenementen moeten volgens de gemeente ook voldoen aan bepaalde criteria. Analyse van de huidige evenementen laat zien dat de meeste evenementen onder de meldingplicht zullen vallen (circa 60 - 70%). De verwachting is dat van een dergelijk aandeel ook in de toekomst sprake zal zijn.

4.3.Risico-indeling Veiligheidsregio Brabant Noord

Voor de vergunningplichtige evenementen sluit de gemeente zich aan bij de risicoscan van de Veiligheidsregio Brabant Noord. Deze risicoscan leidt tot de categorisering van een evenement in:

• 1.

  Regulier evenement.

• 2.

  Aandachtsevenement.

• 3.

  Risico-evenement.

Deze risicoclassificatie gebeurt op basis van waardering van indicatoren, die zijn ingedeeld in drie profielen, te weten:

• Het publieksprofiel (bijvoorbeeld leeftijd, aantal en type bezoeker);

• Het ruimtelijkprofiel (bijvoorbeeld locatie evenement: gebouw, openlucht of tent, ondergrond locatie en overlast verkeerstromen), en

• Het activiteitenprofiel (bijvoorbeeld duur/tijdstip en soort evenement).

De duiding van de profielen geeft een goed inzicht in de aard en omstandigheden van het evenement en de daarbij behorende risico's. Ook wordt daarbij rekening gehouden met de eventuele ervaringen met het evenement uit het verleden. De indicatoren kunnen afhankelijk van het daarmee gepaard gaande risico een score van 0 tot 5 punten opleveren. Op basis van de totaal score van alle indicatoren vindt de categorisering plaats. Er is sprake van een regulier evenement bij 24 of minder punten, bij 25 tot 33 punten is sprake van een aandachtsevenement en bij een 34 punten of meer van een risico-evenement.

De meeste vergunningplichtige evenementen in de gemeente zijn reguliere evenementen. De gemeente kent tot op heden enkele aandachtsevenementen. Er hebben nog geen risico-evenementen plaatsgevonden.

4.4.Bijzondere “vormen van vermaak”

De gemeente onderscheidt een aantal bijzondere “vormen van vermaak”. Het betreft:

• Kleinschalige 4 mei herdenking;

• Kermissen;

• Jaarmarkten.

Deze “vormen van vermaak” worden als bijzonder aangemerkt, omdat er sprake is van een afwijkende werkwijze respectievelijk zij niet als evenement worden aangemerkt. De beleidsregels zijn overigens wel van toepassing op deze bijzondere “vormen van vermaak” voor zover sprake is van een evenement. In hoofdstuk 11 wordt hierop verder ingegaan.

• 5.

  ASPECTEN BIJ EVENEMENTEN

• 5.1.

  Inleiding

Bij het organiseren van een evenement kunnen veel factoren / situaties spelen. In dit hoofdstuk worden deze factoren / situaties beschreven en wordt de beleidslijn van de gemeente geformuleerd. De aspecten staan in alfabetische volgorde in de vorm van een catalogus.

5.2.Aspecten

Aansluiting op nutsvoorzieningen

De gemeente beschikt over een aantal elektra- en watervoorzieningen. De organisator kan hiervan gebruik maken. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Voor het eventueel gebruik wordt een maatwerkvoorschrift in de vergunning opgenomen. In een dergelijk voorschrift wordt ook bijvoorbeeld het aansluiten van een toiletwagen op het riool geregeld. In bijlage 1 is een omschrijving van de locaties met gemeentelijke nutsvoorzieningen terug te vinden.

Aansprakelijkheid

De organisator kan primair zelf aansprakelijk gesteld worden voor het “gevaar” dat hij tijdens het evenement in het leven roept en dat zich vervolgens voordoet. Een vergunning vrijwaart de organisator niet voor zijn aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad.

Afsteken van vuurwerk

Als de organisator van een evenement vuurwerk wil laten afsteken door een daartoe erkend bedrijf moet dit bedrijf hiervoor een aparte ontbrandingsvergunning aanvragen. De gemeente is voor deze vergunning niet het bevoegd gezag; dat is de provincie Noord Brabant. De vergunning moet bij de provincie worden aangevraagd. De ontbrandingsvergunning maakt geen onderdeel uit van de evenementenvergunning. Het is een aparte vergunning. De gemeente ontvangt een afschrift van de verleende vergunning en informeert belanghebbende instanties zoals politie en brandweer.

Afsluiten van openbare weg

Als in het kader van een evenement een doorgaande weg (zie bijlage 2) moet worden afgesloten is altijd sprake van een vergunningplichtig evenement. De wegafsluiting wordt op het aanvraagformulier aangegeven. Tevens wordt bij de aanvraag een situatieschets gevoegd met de wegen die moeten worden afgesloten. De gemeente zal nagaan of de wegafsluiting mogelijk is. Een wegafsluiting is niet mogelijk als:

• Op de desbetreffende locatie wegwerkzaamheden plaatsvinden.

• Locatie of bouwwerken onvoldoende bereikbaar zijn voor de hulpdiensten.

• In de functie van de weg niet op een alternatieve wijze kan worden voorzien.

Bij de overweging om een weg af te sluiten kunnen financiële belangen van derden worden meegewogen.

Voor de wegafsluiting neemt de gemeente een tijdelijke verkeersmaatregel. Deze tijdelijke verkeersmaatregel maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning. De gemeente draagt zorg voor de bebording van de omleidingsroutes, c.q. houdt toezicht hierop indien de organisatie zelf zorgt voor bebording op basis van een door de gemeente goedgekeurd verkeersplan, het afsluiten van de desbetreffende wegen en informeert de betrokken instanties, zoals hulpverleningsdiensten en openbaar vervoer maatschappijen. Tijdelijke verkeersmaatregelen worden door de gemeente gepubliceerd.

Afval en schoonmaak

Het terrein waarop en de omgeving waarbinnen het evenement plaatsvindt dient na het beëindigen van het evenement schoon en in de oorspronkelijke staat door de organisator te worden opgeleverd. Bij alle evenementen wordt gewerkt met het volgende standaard voorschrift:

Het terrein dient na afloop van het evenement onbeschadigd en in nette staat te worden opgeleverd. De kosten voor afvalverwerking zijn voor rekening van de organisator. Het is dus niet mogelijk het afval door of vanwege de gemeente te laten afvoeren en te storten.

Bij vergunningplichtige evenementen kan indien nodig gewerkt worden met extra maatwerkvoorschriften.

Begin- en eindtijden

Voor meldingplichtige evenementen gelden vaste begin- en eindtijdblokken. Voor vergunningplichtige evenementen worden de gewenste begin- en eindtijden op het aanvraagformulier vermeld. In de evenementenvergunning wordt via een maatwerkvoorschrift de begin- en eindtijden geregeld.

Bereikbaarheid organisatie

De organisator dient via het meldings- of aanvraagformulier zorg te dragen voor het verstrekken van het mobiele telefoonnummer van de persoon, die namens de organisator gedurende de activiteiten bereikbaar en beschikbaar is en namens de organisator gedurende de gehele periode verantwoordelijk is voor de volledige gang van zaken. Bij alle evenementen worden gewerkt met een standaard voorschrift:

De contactpersoon tijdens het evenement, zoals opgegeven op het formulier, is gedurende het gehele evenement telefonisch bereikbaar.

Bereikbaarheid hulpdiensten

Een vrije doorgang is erg belangrijk voor de hulpdiensten. Dit geldt zowel voor het terrein waarop het evenement plaatsvindt als voor situaties waarbij wegen ten behoeve van het evenement zijn afgesloten. Bij alle evenementen wordt gewerkt met het volgende standaard voorschrift:

De locatie waar het evenement gehouden wordt dient ten alle tijden bereikbaar te zijn voor voertuigen van de politie, brandweer en ambulancedienst. Voor de toegang van hulpverleningsdiensten moet een doorgaande verharde route met een minimale breedte van 3,5 meter en een minimale doorgangshoogte van 4,2 meter worden vrijgehouden. Eventuele brandkranen en bluswaterwinplaatsen moeten in een straal van 1,8 meter vrijgehouden worden en voor onmiddellijk gebruik bereikbaar zijn. Hekwerken en andere obstakels die de route blokkeren moeten snel en gemakkelijk te verwijderen zijn.

Beschadiging gemeentelijke eigendommen

De organisator moet de gemeentelijke eigendommen die hem ter beschikking zijn gesteld, zoals delen van de openbare weg en openbare ruimte, in dezelfde staat opleveren als voor het evenement. Als sprake is van schade aan gemeentelijke eigendommen moet de organisator deze schade aan de gemeente vergoeden. Bij alle evenementen worden gewerkt met een standaard voorschrift:

De organisator is ten opzichte van de gemeente aansprakelijk voor de schade aan gemeentelijke eigendommen ontstaan als gevolg van het evenement. Indien na oplevering van het terrein blijkt dat er door de activiteiten als gevolg van het evenement schade is ontstaan, wordt de organisator in de gelegenheid gesteld binnen een gestelde termijn deze te herstellen. Indien dit niet of niet tot tevredenheid van de gemeente wordt uitgevoerd, zal door de gemeente de schade hersteld worden op kosten van de organisator.

Er wordt geadviseerd aan de organisator om voor aanvang van het evenement met behulp van foto’s de bestaande situatie vast te leggen. Bij verlies of schade zal de vervangingswaarde van de beschadigde of verloren gegane zaken plus administratiekosten in rekening worden gebracht.

Bij vergunningplichtige evenementen kan indien nodig gewerkt worden met extra maatwerkvoorschriften, bijvoorbeeld dat de voor- en nacontrole door of in samenspraak met de gemeente plaatsvindt.

Bomen en beplanting

Aanwezige bomen en beplanting op het evenemententerrein moeten zoveel mogelijk tegen beschadiging worden beschermd. Bij alle evenementen wordt gewerkt met een standaard voorschrift:

De aanwezige bomen en beplanting worden ontzien en waar nodig beschermd.

Brandveiligheid

Er gelden eisen op het gebied van brandveiligheid in algemene zin. De organisator moet voldoende maatregelen nemen om ontstaan en uitbreiding van brand te voorkomen en te voorzien in voldoende vluchtwegen. Bij alle evenementen wordt gewerkt met een standaard voorschrift:

Alle maatregelen moeten worden getroffen om ontstaan en uitbreiding van brand en het ontstaan van ongevallen of onveilige situaties zo goed als redelijkerwijs mogelijk te voorkomen. Vluchtwegen moeten over de volle breedte vrijgehouden worden, zodat men niet wordt belemmerd om via het aansluitende terrein tot aan de openbare weg te kunnen vluchten.

Voor specifieke situaties zijn nadere richtlijnen door de brandweer opgesteld, bijvoorbeeld voor bakwagens, en braderieën. Deze richtlijnen kunnen worden gedownload van de website van de gemeente.

Constructieve veiligheid tijdelijke constructies

Voor constructieve veiligheid van tijdelijke constructies als tenten, podia, tribunes en attracties die korter dan 31dagen staan bestaan in Nederland geen wettelijke eisen. Het Bouwbesluit is niet van toepassing. Er zijn echter wel richtlijnen in de vorm van NEN’s en NPR’s, vaak opgezet vanuit de brancheorganisaties, zoals terug te vinden in de volgende tabel. De gemeente maakt bij tijdelijke constructies onderscheid tussen tijdelijke constructies met een laag en overig risico. Voor tijdelijke constructies met een laag risico hoeft geen specifieke bewijslast inzake constructieve veiligheid te worden ingediend. Bij tijdelijke constructies die niet vallen onder de criteria van laag risico worden door de gemeente de richtlijnen zoals genoemd in de tabel als uitgangspunt gehanteerd. De organisator moet bij de aanvraag de aangegeven bewijslast overleggen, dat de tijdelijke constructies voldoen aan de richtlijnen.

Als bij een aanvraag voor een evenementenvergunning blijkt dat sprake is van een tijdelijke constructie met een laag risico worden aan de vergunning enkele voorschriften toegevoegd. Voor organisatoren is bovendien een lijst met aandachtspunten beschikbaar. De voorschriften, die worden toegevoegd zijn:

• U of de verhuurder dient de tijdelijke constructie op- en af te bouwen conform de instructie/het certificaat/het attest behorende bij de tijdelijke constructie;

• U dient de tijdelijke constructie te gebruiken conform de instructie/het certificaat/het attest behorende de tijdelijke constructie;

• De instructie/het certificaat/het attest behorende bij de tijdelijke constructie moet, op verzoek van de toezichthouder, politie of brandweer ter plekke kunnen worden overgelegd;

• U dient bij (eventueel gewijzigde) lokale omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de veiligheid van de tijdelijke constructie, zoals bijvoorbeeld de ondergrond en/of weersomstandigheden, in overleg met de verhuurder passende maatregelen te treffen;

• Als door de toezichthouder, politie of brandweer gebreken worden geconstateerd in de veiligheid van de tijdelijke constructie wordt dit beschouwd als een spoedeisende zaak; als de gebreken niet direct worden verholpen mag de tijdelijke constructie niet in gebruik worden genomen dan wel niet verder gebruikt worden.

Bij tijdelijke constructies die niet vallen onder laag risico kunnen afhankelijk van de specificaties maatwerkvoorschriften worden toegevoegd aan de vergunning. Daarnaast zullen enkele algemene voorschriften worden gehanteerd:

• U of de verhuurder dient de tijdelijke constructie op- en af te bouwen conform zoals vastgesteld in de richtlijn …..;

• U dient de tijdelijke constructie te gebruiken conform zoals vastgelegd in de richtlijn ….;

• U dient bij (eventueel gewijzigde) lokale omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de veiligheid van de tijdelijke constructie, zoals bijvoorbeeld de ondergrond en/of weersomstandigheden, in overleg met de verhuurder passende maatregelen te treffen;

• Als door de toezichthouder, politie of brandweer gebreken worden geconstateerd in de veiligheid van de tijdelijke constructie wordt dit beschouwd als een spoedeisende zaak; als de gebreken niet direct worden verholpen mag de tijdelijke constructie niet in gebruik worden genomen dan wel niet verder gebruikt worden.

Brandveiligheid van tijdelijke constructies

Als sprake is van een vergunningplichtig evenement moet bij tenten met een oppervlakte van meer dan 25 m2 door de organisator altijd een tenttekening worden ingediend met daarop aangegeven de brandveiligheidsvoorzieningen zoals genoemd in de NEN 8020-41. Als tenten worden geplaatst waarin meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zullen zijn is ook een gebruiksvergunning nodig op basis van de Brandbeveiligingsverordening (toekomstige AMvB Brandveilig gebruik overige plaatsen). Bij de aanvraag voor de evenementenvergunning wordt vermeld of hiervan sprake is. De gemeente wint advies in bij de Brandweer van de Veiligheidsregio Brabant Noord. De gebruiksvergunning wordt niet opgenomen in de evenementenvergunning. Dit is een aparte vergunning. Voor kleine tijdelijke constructies heeft de Brandweer richtlijnen opgesteld. Deze zijn te downloaden van de website van de gemeente.

Brandveiligheid van gebouwen

Wordt een evenement in een gebouw gehouden waar meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zijn, dan is op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik of op grond van het Bouwbesluit een gebruiksmelding nodig of moet het pand in

het bezit zijn van een geldige gebruiksmelding of omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik. Op het aanvraagformulier wordt aangegeven of het evenement in een bestaand gebouw plaatsvindt en moet blijken of aanvullende brandveiligheidsvoorschriften nodig zijn. Als sprake is van een geldige melding of vergunning wordt, uitgaande van het feit dat geen aanvullende voorschriften nodig zijn, het volgende standaard voorschrift gehanteerd:

Als het evenement plaatsvindt in een gebouw, dan gelden voor dat gebouw brandveiligheidsvoorschriften. Deze gebruiksvoorschriften liggen vast in de op dat gebouw rustende gebruiksregels in het kader van Bouwbesluit en/of in de gebruiksvergunning c.q. omgevingsvergunning brandveilig gebruik. In alle gevallen moeten de brandveiligheidsvoorschriften worden gerespecteerd. Een evenement in een gebouw mag niet leiden tot afwijking van die voorschriften.

Calamiteitenplan

Een calamiteitenplan is in ieder geval verplicht bij risico-evenementen. Bij aandachtsevenementen kan het

noodzakelijk zijn een calamiteitenplan op te stellen, maar dit wordt per evenement beoordeeld. In een

calamiteitenplan, dat is gebaseerd op de risicoanalyse van o.a. de gemeente, politie, brandweer en/of

organisatie, staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. In het plan is in elk geval aandacht voor:

• identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, overbevolking van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen;

• maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening;

• publieksmanagement, publiekscontrole en beëindiging van het evenement;

• uitwijkalternatieven vanwege weersomstandigheden;

• evacuatie- en ontruimingsplan;

• structuur van leiding en coördinatie; aanbevolen wordt om in het calamiteitenplan per incidentscenario de omslagpunten (in omvang of bij escalatie) te identificeren, alsmede de procedure of regeling, waarbij de leiding en coördinatie overgaan van de organisatie naar een openbare hulpverleningsdienst of van de ene naar de andere hulpverleningsorganisatie. Ook de bestuurlijke coördinatie kan in het calamiteitenplan geregeld worden.

• afspraken tussen organisatie en hulpdiensten over o.a. calamiteitenroutes die zowel op het terrein zelf als de daarbuiten relevante gebieden moeten worden aangebracht. De routes moeten bekend zijn bij de medewerkers op het terrein en de daarbuiten aanwezige medewerkers.

Het calamiteitenplan voorziet ook in de maatregelen die de organisatie neemt bij het voorkomen en

afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten

noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van

de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het

gemeentelijk rampenplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert. Vandaar wordt aanbevolen om het calamiteitenplan af te stemmen op het gemeentelijke rampenplan. De gemeenten kent twee type calamiteitenplannen een verkorte en uitgebreide versie. Afhankelijk van de risico’s schrijft de gemeente het type voor. Voor ieder type is een handreiking beschikbaar te downloaden van de website van de gemeente.

Draaiboek

In een draaiboek worden gepaste maatregelen vermeld die de risico’s voorkomen of beperken. Een

draaiboek is in ieder geval verplicht bij risico-evenementen. Bij aandachtsevenementen kan het noodzakelijk zijn een draaiboek op te stellen. Dit wordt per evenement beoordeeld. Dit is onder andere afhankelijk

van de aard van het evenement. Het draaiboek moet onder verantwoordelijkheid van de organisatie gemaakt worden en voor externe partijen toegankelijk zijn. De inhoud van een draaiboek ziet er als volgt uit:

• algemene beschrijving van het evenement;

• risicoanalyse;

• veiligheidsplan (zie desbetreffend aspect)

• calamiteitenplan (zie desbetreffend aspect);

• mobiliteitsplan (zie desbetreffend aspect).

Drinkwatervoorzieningen

Bij sommige evenementen en bij bepaalde weersomstandigheden zijn drinkwaterpunten vereist om uitputting en uitdroging van deelnemers te voorkomen. Bij meldingen en reguliere evenementen maakt de gemeente gebruik van de standaard richtlijnen van de GHOR Brabant. Deze kan de organisator downloaden van de website van de gemeente. Bij aandachts- en risico-evenementen brengt de GHOR maatwerk advies uit. Als dit advies betrekking heeft op drinkwatervoorzieningen wordt op basis van het advies een maatwerkvoorschrift opgenomen in de evenementenvergunning.

Duurzaamheid

Ook bij evenementen wordt gestreefd naar duurzaamheid. Duurzaamheid wordt niet afgedwongen,

maar wordt gestimuleerd richting organisatoren. Enkele voorbeelden om evenementen te verduurzamen zijn:

• Maatschappelijk verantwoord ondernemen;

• Afvalpreventie: toepassing recyclebare/afbreekbare bekers, gescheiden afvalinzameling;

• Terugdringen waterverbruik bij bijvoorbeeld toiletvoorzieningen;

• Statiegeld bekers.

Entreegelden

De organisator bepaalt of, hoe en hoeveel entreegeld wordt geheven voor het vermaak dat wordt geboden.

EHBO

Voor dit aspect geldt hetzelfde als voor de drinkwatervoorzieningen.

Geluid

Op grond van de APV is het verboden buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer of het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer op een zodanige wijze toestellen te gebruiken of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder of gevaar wordt veroorzaakt. Er is sprake van een onduldbare hinder als de waarden in de volgende tabel worden overschreden:

Essentieel hierbij is de afstand tot gevoelige bebouwing en het bronvermogen. In de volgende tabel zijn enkele indicatieve praktijkgegevens weergegeven:

Aandachtspunten:

• 1.

  Omdat in veruit de meeste gevallen de basgeluiden de meeste overlast veroorzaken, wordt naast een dB(A) norm ook een dB(C) norm in de vergunning vastgelegd. De dB(C) norm is in de regel 15 dB hoger dan de dB(A) norm.

• 2.

  De genoemde normering betreft, voor zover het evenement al niet eerder is toegestaan (bestaande rechten), maximale normen. Bij een vergunningplichtig evenement dient afgewogen te worden of deze maximale norm noodzakelijk is.

• 3.

  Indien een evenement met versterkt (muziek)geluid meerdere dagen achtereen plaatsvindt, dient dit mee te worden gewogen bij het bepalen van de normering.

Helikopter- en hete luchtballonvluchten

Wanneer buiten een officieel luchtvaartterrein opgestegen of geland gaat worden door bijvoorbeeld

een helikopter of heteluchtballon en het terrein bevindt zich op het grondgebied van de gemeente, dan

is hiervoor een ontheffing nodig op grond van de Wet Luchtvaart. De ontheffing moet worden

aangevraagd bij de provincie Noord Brabant, die hiervoor het bevoegd gezag is. De provincie vraagt daarna een verklaring van geen bezwaar bij de burgemeester. De gemeente beoordeelt de aanvraag voor de verklaring van geen bezwaar. Deze verklaring van geen bezwaar wordt gevraagd in het kader van de openbare orde. De ontheffing maakt geen onderdeel uit van de evenementenvergunning. Het is een aparte ontheffing.

Huisregels

Voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement stelt de organisator huisregels op. Deelnemers / bezoekers moeten op de hoogte zijn van de huisregels. Bij zowel een melding als vergunning is sprake van een standaard voorschrift:

Bezoekers en deelnemers aan het evenement worden door de organisatie op de hoogte gebracht van de huisregels.

Kansspelen

Als sprake is van het organiseren van een kansspel, zoals een loterij, bingo of een prijsvraag tijdens een evenement is automatisch sprake van een vergunningplichtig evenement. Voor het organiseren van een kansspel is een vergunning nodig. Voor een prijzenpakket lager dan € 4.500,- moet deze door de organisator bij de gemeente worden aangevraagd. Wanneer het prijzenpakket hoger is dan € 4.500,-, moet de aanvraag door de organisator worden ingediend bij de minister van Veiligheid en Justitie. Op het aanvraagformulier voor het evenement moet worden aangegeven dat een kansspel wordt georganiseerd. Als de vergunning door de gemeente wordt afgegeven maakt deze geen onderdeel uit van de evenementenvergunning. Er is sprake van een aparte vergunning. Anders is sprake van een apart vergunningstraject buiten de gemeente om.

Kleine kansspelen

Geen kansspelvergunning is nodig als er sprake is van het organiseren van een klein kansspel.

Er moet dan ten minste veertien dagen voordat de bijeenkomst zal plaatsvinden aan burgemeester en wethouders mededeling worden gedaan waar (plaats) en wanneer (datum en tijdstip) de bijeenkomst wordt georganiseerd.

Voorwaarden om te vallen onder een Klein kansspel zijn:

• organisatie door een tenminste drie jaar bestaande Nederlandse vereniging;

• die vereniging heeft volgens zijn statuten een duidelijk omschreven doel en dat mag niet zijn de beoefening van een vorm van een kansspel;

• het kansspel wordt gehouden ten bate van een genoemd doel dat niet in strijd mag zijn met het algemeen belang;

• de prijzen of premies in geld of goederen, die door de deelnemers aan het spel kunnen worden gewonnen, mogen geen hogere waarde hebben dan € 400,00 per serie of set en de gezamenlijke waarde van prijzen of premies in geld of goederen mag niet meer bedragen dan € 1.550,00 per bijeenkomst.

Als klein kansspel worden aangemerkt het kienspel, vogelpiekspel, rad van avontuur en vergelijkbare, bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen vormen van kansspel.

Lenen gemeentelijke materialen

De gemeente biedt de organisator de gelegenheid om materialen, zoals hekken en borden, te lenen. Bij zowel melding- als vergunningplichtige evenementen kan de organisator dit op het formulier aangeven. Bij zowel een melding als vergunning is sprake van een standaard voorschrift:

Voor het lenen van materialen van de gemeente kunt u contact opnemen met Jan van Boxtel van ma t/m do tussen 9.00 en 16.30 uur en op vr. tussen 09.00 en 12.00 uur via telefoonnummer 0411-627282.

Bij een evenementenvergunning wordt daarnaast een maatwerkvoorschrift toegevoegd waarin wordt aangegeven welke materialen in welke hoeveelheid worden geleend, en wanneer de materialen kunnen worden opgehaald en wanneer zij moeten zijn teruggebracht. De materialen moeten door de organisatie van het evenement zelf worden afgehaald en teruggebracht bij de gemeentewerf. Men kan dit zelf uitvoeren, maar men kan ook een bedrijf inhuren om de materialen af te halen. De eventuele kosten voor inhuur van een bedrijf zijn voor rekening van de organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van de materialen. Men moet zich hierbij houden aan de situatietekening, die onderdeel uitmaakt van de vergunning.

Materiaal in bodem / grond

Bij mechanisch roeren in de grond, bijvoorbeeld bij het plaatsen van tijdelijke constructies als tent, podium, tribune of attractie, moet tijdig door de organisator of leverancier een KLIC melding worden gedaan. Deze melding is nodig in verband met een controle op aanwezigheid van ondergrondse kabels en leidingen. Als de organisator of leverancier/verhuurder met een spade/schop de grond gaat roeren is dit niet mechanisch, de organisator of leverancier/verhuurder hoeft hiervoor dus geen KLIC-melding aan te vragen.

Mobiliteitsplan

Bij zowel aandachts- als risico-evenementen kan de gemeente verlangen dat de organisatie een mobiliteitsplan opstelt. Dit wordt aan de hand van de aard van het betreffende evenement bepaald.

Dezelfde vereiste gegevens voor een draaiboek en een mobiliteitsplan hoeven maar eenmaal te worden vermeld c.q. aangeleverd. Uitgangspunt van het plan is dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft. In een mobiliteitsplan wordt aandacht besteed aan de:

• diverse vervoersstromen (openbaar vervoer, taxi’s, particulier vervoer, georganiseerd vervoer(pendelbussen, ontheffingen), fietsers en voetgangers);

• routes (incl. calamiteitenroutes, omleidingen, afsluitingen);

• parkeerfaciliteiten (ook fietsenrekken);

• bebording.

Het mobiliteitsplan wordt opgesteld door de organisatie van een evenement, eventueel in overleg met de gemeente, de politie en de brandweer. Het plan moet de volgende onderwerpen bevatten:

• Wegafsluitingen

• Welke weg(en) moet(en) worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw)?

• Aangegeven moet worden of de weg geheel autovrij (inclusief parkeren) moet zijn of dat er beperkt verkeer (met ontheffing) mogelijk is.

• Voor wie geldt de ontheffing (taxi, gehandicapten) en hoe ziet die eruit?

• Hoe is de bereikbaarheid van de hulpdiensten (brandweer, politie en ambulance) geregeld?

• Rijdt er openbaar vervoer over de afgesloten wegen en kan dat blijven rijden? Zo nee, gedurende welke tijden?

• Vervoerswijze

• Uit welke delen van het land komen de bezoekers/deelnemers van het evenement en

met welk vervoermiddel?

• Wordt het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd en op welke wijze?

• Parkeren

• Op welke weg(en) mogen gedurende welke tijden geen geparkeerde auto’s staan?

• Zijn er gereserveerde parkeerplaatsen nodig voor specifieke voertuigen

(materialenauto, tv-auto etc.)?

• Waar worden auto’s en bussen van bezoekers/deelnemers geparkeerd?

• Afzetmateriaal

• Wordt er afzetmateriaal gebruikt om plaatsen vrij van publiek/verkeer te houden? Zo ja,

welk materiaal en waar (aangeven op tekening)?

• Vrijwilligers

• Zijn er vrijwilligers (en zo ja, hoeveel?) die de politie als verkeersregelaars kunnen assisteren bij het afsluiten van wegen voor verkeer?

• Verkeersvoorlichting

• Hoe worden bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht over de afsluitingen en andere verkeersmaatregelen?

Omwonenden

Omwonenden, burgers en bedrijven, kunnen hinder en overlast ondervinden van een evenement. Zij dienen tijdig door de organisator hiervan op de hoogte te worden gesteld. Bij alle evenementen wordt gewerkt met een standaard voorschrift:

Omwonenden die overlast en hinder kunnen ondervinden zijn ten minste 5 dagen van te voren door de organisatie schriftelijk in kennis gesteld van het evenement en de daarmee gepaard gaande overlast en hinder.

In het geval van een nieuw evenement adviseert de gemeente de organisator om in een zo vroeg mogelijk stadium (eigenlijk nog voor de vergunningsaanvraag) de omwonenden te informeren. Ervaring leert dat eventuele bezwaren weggenomen kunnen worden door de organisator of dat de organisator afziet van het evenement op die locatie.

Overnachten

Tijdens evenementen wil men soms overnachten. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in een daarvoor

ingericht gebouw, maar ook in een gebouw wat niet is ingericht voor overnachten (niet logiesgebouw)

of in de vorm van tenten in de openlucht. Bij een niet-logiesgebouw moet gedacht worden aan

bijvoorbeeld een sporthal, kleedruimtes of een schoolgebouw. Een niet-logiesgebouw is niet ingericht

om daar brandveilig te overnachten. Voor het tijdelijk afwijkend gebruik van een gebouw voor een evenement is een omgevingsvergunning brandveilig gebruik noodzakelijk of moet een gebruiksmelding Bouwbesluit worden gedaan. Zie verder brandveiligheid van gebouwen.

Als met kampeermiddelen (zoals een tent, caravan etc.) op een terrein overnacht wil worden tijdens

een evenement, is een ontheffing nodig. Een dergelijke ontheffing is nodig, omdat kampeermiddelen

geplaatst worden op een terrein dat niet als kampeerterrein in het bestemmingsplan (mede) bestemd

is. Aan een dergelijke ontheffing worden voorschriften verbonden. Deze ontheffing maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning.

Parkeren

De organisator van een evenement moet zorgdragen voor voldoende en adequate parkeervoorzieningen voor deelnemers / bezoekers. Bij een meldingplichtig evenement wordt ervanuit gegaan dat het parkeren van voertuigen geschiedt alleen in de daarvoor bestemde parkeerplaatsen of op een andere geschikte en wettelijk toegestane wijze zonder overlast en hinder voor omwonenden, en zonder dat de veiligheid op de weg in gevaar wordt gebracht. Hierbij wordt gewerkt met het volgende standaard voorschrift:

Het parkeren van voertuigen mag geen overlast voor omwonenden opleveren en leiden tot onveilige situaties.

Bij vergunningplichtige evenementen zorgt de organisator als geen andere optie voor handen is voor tijdelijke parkeerterreinen. Op het aanvraagformulier wordt aangegeven hoe het parkeren wordt geregeld en hoe het toezicht op het in goede banen leiden van het parkeren wordt georganiseerd. Als voor het parkeren gronden van derden worden gebruikt, overlegt de organisator bij de aanvraag de toestemming van de eigenaar van de gronden. In de vergunning zal de gemeente maatwerkvoorschriften opnemen voor inrichting, toegang, gebruik en toezicht.

Promotie en reclame

Er zijn voor een organisator verschillende manieren om promotie / reclame te maken voor een evenement. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van driehoeksborden en posters. In de evenementenvergunning wordt via maatwerkvoorschriften aangegeven hoeveel borden mogen worden geplaatst, in welke periode e.d. De organisatie kan ook gratis gebruik maken van de online promotieactiviteiten via de regionale VVV.

Schenken van zwakalcohol houdende dranken en tappunten

Voor het schenken van zwakalcoholhoudende dranken i.c. het realiseren van een tappunt buiten een horeca-inrichting is een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en horecawet (DHW) nodig. Alleen zwakalcoholische dranken (dranken met 15 vol% of minder, inclusief port, sherry en vermout) mogen met de ontheffing worden geschonken. Ten behoeve van deze ontheffing heeft de gemeente een beleidsregel. Vanuit het oogpunt van het organiseren van een evenement moet vanuit deze beleidsregel worden rekening gehouden met de volgende aspecten:

• Bij een meldingplichtig evenement kunnen zwakalcohol houdende dranken zonder ontheffing worden geschonken.

• Bij vergunningplichtige evenementen is altijd een ontheffing nodig. Hierbij spelen de volgende aspecten in ieder geval een rol:

o Voor een evenement dat hoofdzakelijk of in belangrijke mate gericht is op jongeren onder de 18 jaar, wordt geen ontheffing op grond van artikel 35 DHW verleend.

o Voor een evenement dat hoofdzakelijk of in belangrijke mate gericht is op volwassenen, wordt als voldaan wordt aan de voorwaarden gesteld in de DHW een ontheffing op grond van artikel 35 DHW voor het schenken van alcohol verleend, waarbij het uitgangspunt is dat de alcoholverstrekking een primaire verantwoordelijkheid van de organisatie van een evenement is.

o Bij het schenken van alcohol wil de gemeente graag van de organisator weten op welke wijze aandacht wordt besteed aan bewustwording van het gevaar van alcohol, wordt voorzien in alcolholmatigende maatregelen en aandacht is voor preventie op alcohol onder de 18 jaar.

Sluitingstijd

Artikel 2:29 van de APV geeft aan dat openbare inrichtingen zijn gesloten op maandag tot en met zondag tussen 02.00 uur en 06.00 uur (sluitingstijd), met uitzondering van 1 januari van ieder jaar. Het is verboden een openbare inrichting voor bezoekers geopend te hebben, of bezoekers in de inrichting te laten verblijven na sluitingstijd. De burgemeester kan ontheffing verlenen van de sluitingstijd.

Stroomkabels

In verband met de veiligheid dienen voor stroomkabels adequate voorzieningen ter bescherming van deelnemers / bezoekers getroffen te worden. Bij alle evenementen worden gewerkt met een standaard voorschrift:

Kabels voor stroomvoorzieningen hangen op voldoende hoogte boven de grond. Kabels voor stroomvoorzieningen op de grond zijn voorzien van loopmatten.

Toegankelijkheid minder validen

Bij de organisatie van een evenement moet door de organisator aandacht worden geschonken aan de toegankelijkheid en parkeervoorzieningen voor minder validen. De gemeente kan dit niet afdwingen, maar wel stimuleren. Gedacht kan daarbij worden aan:

• Toegankelijkheid locatie

• Toegangs- en doorgangswegen die breed en hoog genoeg zijn: om voor rolstoelen goed toegankelijk te zijn moeten toegangswegen minimaal 150 centimeter breed zijn. Dit past binnen de eisen die de brandweer en hulpdiensten stellen met betrekking tot de bereikbaarheid. Bij obstakels op de toegangswegen is een vrije breedte van 90 centimeter noodzakelijk om rolstoelgebruikers en mensen met andere hulpmiddelen (rollator, scootmobiel) er zelfstandig te kunnen laten passeren.

• Meerdere in- en uitgangen: grote drukte bij de in- en uitloop van een evenement is voor rolstoelgebruikers, mensen andere hulpmiddelen en mensen die slecht ter been zijn vaak een groot probleem. Bij een afgesloten terrein is daarom een aparte in- en uitgang voor deze mensen wenselijk.

• Ondergrond: zorg voor een voldoende harde ondergrond, zodat het terrein toegankelijk is voor rolstoelgebruikers en mensen met andere hulpmiddelen. Vermijd hoogteverschillen van meer dan 2 centimeter, deze vormen een hindernis. Gebruik waar nodig op- en afrijplaten of een hellingbaan.

• Voorzieningen

• Kassa en stands: zorg dat een kassa of drank-, eet- en reclamestand bereikbaar en bruikbaar is voor rolstoelgebruikers. Dat betekent dat ze maximaal 100 centimeter hoog mogen zijn. Wanneer maar een deel van de stands hieraan voldoet, geef dit dan duidelijk aan en geef aan waar deze stands zich bevinden.

• Sanitair: zorg voor voldoende invalidentoiletten en geef op het terrein zelf duidelijk aan waar deze te vinden zijn.

• Hulp- en blindengeleidehonden: voor blinden en slechtzienden, maar soms ook voor mensen met een motorische handicap is het, om zelfstandig te kunnen functioneren, van belang dat hun hulp- of blindengeleidehonden op het terrein wordt toegelaten.

• Voldoende licht: voorzie met name aan- en afvoerwegen van voldoende licht.

• Zichtplekken podium: voor mensen met een lichamelijke beperking is de zichtbaarheid op het podium vaak een probleem. Dit is op te lossen door een ruimte voor het podium voor deze groep vrij te maken en te houden. Een andere mogelijke oplossing is gebruik te maken van een toegankelijke en veilige verhoging.

• Parkeervoorzieningen: zorg voor voldoende parkeerplaatsen voor mensen met een beperking dicht bij het evenement/evenemententerrein. Gewenst is een afstand van niet meer dan 25 meter, maar maximaal 100 meter. Duidt deze parkeerplaatsen ter plaatse aan. Maak het mogelijk om minder valide mensen zo dicht mogelijk bij de ingang af te laten zetten. Maar hierover duidelijke afspraken met de veiligheidsmensen.

Toezichthouders

Bij aandachts- en risico-evenementen moet de organisator voldoende toezichthouders regelen. Een deel van de toezichthouders moet in het bezit zijn van een vergunning op grond van de Wet particuliere beveiliging en recherchebureaus. Deze vergunning wordt afgegeven door de politie. Bij de aanvraag moet het aantal (gecertificeerde) toezichthouders worden gemeld.

Toiletvoorzieningen

Voor dit aspect geldt hetzelfde als voor de drinkwatervoorzieningen.

Verkeersregelaars

Verkeersregelaars zijn nodig wanneer het verkeer bij een evenement in goede banen geleid moet worden om de veiligheid van weggebruikers te waarborgen. Kortom wanneer stop- en oprijtekens gegeven moeten worden tijdens bijvoorbeeld optochten, wielerwedstrijden, (avond)vierdaagse of andere evenementen. Bij zowel melding- als vergunningplichtige evenementen moet op het formulier worden aangegeven of verkeersregelaars worden ingezet en welk type verkeersregelaars. De organisator zorgt via de Stichting Verkeersregelaars Nederland zelf voor de verdere procedure. Nadat de procedure bij de Stichting is doorlopen moet de gemeente de geïnstrueerde verkeersregelaars aanstellen. Dit gebeurt via een apart aanstellingsbesluit.

Verkoop van goederen

Het verkopen van goederen tijdens een evenement is mogelijk gedurende de tijden zoals vastgelegd in de Winkeltijdenwet. Wanneer de organisator van deze tijden wil afwijken kan via het formulier een ontheffing worden aangevraagd. Een eventuele ontheffing maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning.

Verkoop van voedsel

Particulieren en bedrijven die eet- en drinkwaren aanbieden tijdens evenementen moeten werken

volgens een voedselveiligheidsplan dat gebaseerd is op de hygiënecode HACCP. De aanbieder mag

het plan zelf schrijven, maar hij kan ook een goedgekeurd plan (een “Hygiënecode”) kopen bij een

brancheorganisatie. In een Hygiënecode staat beschreven waaraan de aanbieder moet voldoen om

producten goed en veilig op de markt te brengen, met de wettelijke regels (bijvoorbeeld op het gebied

van de inrichting van bereidplaatsen, hygiëne, temperatuurregistratie, etc.). De nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nVWA) kan adviseren over het verstrekken van eet- en drinkwaren. Deze instantie houdt ook toezicht tijdens evenementen. Het voedselveiligheidsplan maakt geen onderdeel uit van de evenementenvergunning.

Verzekering

Organisatoren lopen financiële risico’s bij het organiseren van een evenement. Zo kunnen kosten ontstaan door afgelasting, uitstellen, onderbreken of vroegtijdige beëindiging van het evenement. Ook tijdens het evenement zijn er voor de organisator risico’s die gevolgen kunnen hebben: ongevallen, extreme weeromstandigheden en diefstal. In relatie tot de financiële risico’s speelt de relatie met de leverancier / verhuurder een belangrijke rol. Op welke wijze zijn de materialen verzekerd tegen diefstal en beschadiging. Afhankelijk van aard en omvang zijn standaard verzekeringen beschikbaar dan wel is sprake van maatwerk.

Een aansprakelijkheidsverzekering bij vergunningplichtige evenementen stelt de gemeente verplicht. De gemeente adviseert organisatoren om na te gaan of het noodzakelijk / wenselijk is om aanvullende verzekeringen af te sluiten.

Wet bevordering integriteitsbepalingen door het openbaar bestuur

De burgemeester heeft de bevoegdheid om evenementen aan te wijzen die worden onderworpen aan de zogenaamde Bibob toets. Via deze toets laat de gemeente de integriteit van een aanvrager beoordelen door het landelijke bureau Bibob. Of een aanvraag onder een dergelijke toets valt is af te leiden uit een afzonderlijk besluit waarin de evenementen die worden onderworpen aan de Bibob toets zijn vermeld.

Zondagswet

Artikel 4 en 5 van de Zondagswet houden een verbod in om op zondag voor 13.00:

• vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. De burgemeester is bevoegd ontheffing te verlenen.

• optochten of bijeenkomsten op openbare plaatsen te houden, daartoe gelegenheid te geven, of daaraan deel te nemen met uitzondering van:

o samenkomsten tot het belijden van godsdienst of levensovertuiging;

o wandeltochten die niet door muziek worden begeleid.

• 6.

  MELDINGPLICHTIGE EVENEMENTEN

• 6.1.

  Criteria

Meldingplichtige evenementen zijn kleinschalige evenementen, die niet tot nauwelijks belastend zijn voor de leefomgeving en gezien de aard geen invloed hebben op de openbare orde en veiligheid. Het zijn meestal kleine, lokale initiatieven zoals een straatfeest, barbecue of rommelmarkt gericht op een beperkte doelgroep. Deze evenementen brengen hierdoor weinig risico’s met zich mee en kunnen daarom worden vrijgesteld van de vergunningsplicht. De eventuele risico’s die verbonden zijn aan deze evenementen worden ondervangen door het stellen van algemene voorschriften en richtlijnen. De basisvraag is “Wanneer is sprake van een kleinschalig evenement en kan met een melding worden volstaan?” Om deze vraag te beantwoorden zijn nadere criteria geformuleerd. Het betreft criteria ten aanzien van omvang, duur, tijdstip, locatie en samenloop. Het laatste criterium heeft betrekking op eventueel benodigde toestemmingen voor het evenement. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een gebruiksvergunning in het kader van de Brandbeveiligingsverordening of een vergunning voor het houden van een loterij. Meldingplichtige evenementen zijn evenementen die voldoen aan de onderstaande criteria.

Evenementen die voldoen aan de volgende criteria zijn meldingplichtig:

• 1.

  het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 250 personen;

• 2.

  het evenement vindt plaats op één dag (24 uur);

• 3.

  het evenement vindt plaats:

  • i.

    op maandag, dinsdag, woensdag of donderdag gevolgd door een werkdag van 10.00 tot 22.00 uur

  • ii.

    op vrijdag, zaterdag of feestdag niet gevolgd door een werkdag van 10.00 tot 02.00 uur

  • iii.

    op zon- en feestdagen gevolgd door een werkdag van 10.00 tot 22.00 uur

• 4.

  de live en/of versterkte muziek die ten gehore wordt gebracht:

  • i.

    op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag gevolgd door een werkdag niet langer duurt dan tot uiterlijk 22.00 uur

  • ii.

    op vrijdag, zaterdag of feestdag niet gevolgd door een werkdag niet langer duurt dan tot uiterlijk 01.00 uur

  • iii.

    op zon- en feestdagen gevolgd door een werkdag niet langer duurt dan tot uiterlijk 22.00 uur.

• 5.

  het evenement vormt geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten, omdat zij niet plaatsvindt op wegen buiten de bebouwde kom of in één van de straten in de bebouwde kom zoals opgenomen in bijlage 2;

• 6.

  het parkeren van voertuigen geschiedt alleen in de daarvoor bestemde parkeerplaatsen of op een andere geschikte en wettelijk toegestane wijze;

• 7.

  er worden tijdelijke objecten (tenten) geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object of waarin minder dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig zijn;

• 8.

  er wordt een gebouw gebruikt dat daarvoor geschikt is;

• 9.

  er worden geen kansspelen zoals loterijen gehouden met uitzondering van kleine kansspelen zoals genoemd in artikel 7c van de Wet op de kansspelen;

• 10.

  er vindt geen verkoop van goederen plaats buiten de reguliere tijden.

Tevens vallen onder een melding, voor zover er geen sprake is van andere benodigde toestemmingen, (criteria 7 t/m 10 zijn van toepassing):

• a.

  Bouwdorpen / kindervakantieweken;

• b.

  Scoutingactiviteiten;

• c.

  Intocht van Sint Nicolaas;

• d.

  Wandeltochten / avondvierdaagsen / trimloop / wandeldoortochten;

• e.

  Oranjeoptocht op Koningsdag;

• f.

  Fietsdoortochten, niet startend en eindigend in de gemeente Haaren;

• g.

  Gemotoriseerde doortochten.

Onder een melding vallen niet:

• Bijeenkomsten van extremistische aard;

• Activiteiten van erotische of pornografische aard;

• Tattoo- en/of piercingshows;

• Vechtevenementen zoals kooigevechten, free fight en kickboxen;

• Bestialiteiten en gevechten tussen dieren waarbij het welzijn van dieren in het geding is;

• Houseparty's en soortgelijke feesten;

• Automotorshows.

6.2.Organisator

De organisator meldt het evenement bij de gemeente aan de hand van een meldingsformulier. Dit dient uiterlijk 6 weken voor de datum van het evenement plaats te vinden. Tevens wordt bij het doen van de melding aangegeven dat men op de hoogte is van de algemene voorschriften en dat men hiermee instemt. Bij het doen van de melding gaat de organisator na of op de locatie van het evenement geen ander evenement gelijktijdig plaatsvindt dan wel werkzaamheden zijn gepland.

De organisator valt van rechtswege onder de bepalingen van de APV en de daarop gebaseerde beleidsregels. Het blijft verboden om zonder melding een dergelijk evenement te houden, zodat de gemeente kan optreden als zonder deze melding de activiteit wordt georganiseerd / plaatsvindt. De organisator is verantwoordelijk voor een goed verloop van het evenement. De organisator moet naar eigen oordeel de maatregelen nemen die leiden tot een vermindering van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu.

6.3.Gemeente

De gemeente beoordeelt de melding op basis van de volgende punten:

• a.

  Volledigheid en ondertekening formulier.

• b.

  Kwaliteit van situatie- of plattegrondtekening.

• c.

  Criteria voor de melding.

Op basis van de beoordeling wordt de melding geaccepteerd of als onjuist beschouwd, omdat sprake is van een vergunningplichtig evenement of een incomplete melding. Als tussenstap kunnen eventueel aanvullende gegevens telefonisch worden opgevraagd of kan nadere informatie telefonisch worden ingewonnen. De organisator ontvangt van de gemeente binnen 10 werkdagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging of een mededeling dat sprake is van een onjuiste melding. De geaccepteerde melding wordt gepubliceerd en zal ter informatie aan diverse instanties worden verstuurd, zoals de Politie. Er kan geen bezwaar en beroep worden aangetekend. Er vindt tijdens het evenement geen actief toezicht door de gemeente plaats. Gedurende het evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van klachten en het niet naleven van de algemene voorschriften.

6.4.Verkeersregelaars

Verkeersregelaars zijn nodig wanneer het verkeer bij een evenement in goede banen geleid moet worden om de veiligheid van weggebruikers te waarborgen. Kortom, wanneer stop- en oprijtekens gegeven moeten worden tijdens bijvoorbeeld optochten, wielerwedstrijden, (avond)vierdaagse of andere evenementen. Wanneer sprake is van een meldingplichtig evenement waarbij verkeersregelaars moeten worden aangewezen moet de melding door de organisator op dezelfde wijze als zojuist besproken uiterlijk 8 weken voor datum van het evenement worden gedaan. Nadat de procedure bij de Stichting Verkeersregelaars door de organisator is doorlopen moet de gemeente de geïnstrueerde verkeersregelaars aanstellen. Dit gebeurt via een apart aanstellingsbesluit. De gemeente wil uiterlijk 4 weken voor de datum van het evenement deze aanstelling geregeld hebben.

6.5.Lenen materialen gemeente

Organisatoren kunnen materiaal zoals hekken en borden van de gemeente lenen. Op het meldingsformulier kan dit worden aangegeven. Bij acceptatie van de melding zal een afschrift aan de buitendienst worden verstrekt. De organisator kan in contact treden met de buitendienst voor het maken van afspraken voor het ophalen en terugbrengen van de materialen.

6.6.Algemene voorschriften

Bij het indienen van de melding gaat de organisator akkoord met de algemene voorschriften waaraan hij zich te houden heeft. De algemene voorschriften zijn:

• 1.

  De organisator is ten opzichte van zowel de bezoekers als de gemeente verantwoordelijk voor een goed en ordelijk verloop van het evenement. De veiligheid van het publiek mag op geen enkele wijze in gevaar worden gebracht.

• 2.

  De organisatie van het evenement houdt zich aan de ingediende situatie- of plattegrondtekening.

• 3.

  De contactpersoon tijdens het evenement, zoals opgegeven bij de melding, is gedurende het gehele evenement telefonisch bereikbaar.

• 4.

  Bezoekers en deelnemers aan het evenement worden door de organisatie op de hoogte gebracht van de huisregels.

• 5.

  Voor het lenen van materialen van de gemeente kunt u contact opnemen met Jan van Boxtel van ma. t/m do. tussen 8.00 en 16.30 uur en op vr. tussen 08.00 en 12.00 uur via telefoonnummer 06- 22928837. Geadviseerd wordt om de te lenen materialen zo spoedig mogelijk te reserveren want op is op.

• 6.

  Het parkeren van voertuigen mag geen overlast voor omwonenden opleveren en leiden tot onveilige situaties. Het parkeren van voertuigen geschiedt alleen in de daarvoor bestemde parkeerplaatsen of op een andere geschikte en wettelijk toegestane wijze.

• 7.

  De locatie waar het evenement gehouden wordt dient te allen tijde bereikbaar te zijn voor voertuigen van de politie, brandweer en ambulancedienst. Voor de toegang van hulpverleningsdiensten moet een doorgaande verharde route met een minimale breedte van 3,5 meter en een minimale doorgangshoogte van 4,2 meter worden vrijhouden. Eventuele brandkranen en bluswaterwinplaatsen moeten in een straal van 1,8 meter vrijgehouden worden en voor onmiddellijk gebruik bereikbaar zijn. Hekwerken en andere obstakels die de route blokkeren moeten snel en gemakkelijk te verwijderen zijn.

• 8.

  Alle maatregelen moeten worden getroffen om ontstaan en uitbreiding van brand en het ontstaan van ongevallen of onveilige situaties zo goed als redelijkerwijs mogelijk te voorkomen. Vluchtwegen moeten over de volle breedte vrijgehouden worden, zodat men niet wordt belemmerd om via het aansluitende terrein tot aan de openbare weg te kunnen vluchten.

• 9.

  Als het evenement plaatsvindt in een gebouw, dan gelden voor dat gebouw brandveiligheidsvoorschriften. Deze gebruiksvoorschriften liggen vast in de op dat gebouw rustende gebruiksregels in het kader van Bouwbesluit en/of in de gebruiksvergunning. In alle gevallen moeten de brandveiligheidsvoorschriften worden gerespecteerd. Een evenement in een gebouw mag niet leiden tot afwijking van die voorschriften.

• 10.

  Kabels voor stroomvoorzieningen hangen op voldoende hoogte boven de grond. Kabels voor stroomvoorzieningen op de grond zijn voorzien van loopmatten.

• 11.

  De aanwezige bomen en beplanting worden ontzien en waar nodig beschermd.

• 12.

  Het is niet toegestaan gemeentelijke eigendommen (tijdelijk) te verwijderen; het is niet toegestaan pennen voor het verankeren van tenten door asfalt verharding aan te brengen en het is niet toegestaan grasveldjes met vrachtauto’s te berijden of als parkeerplaats te gebruiken.

• 13.

  Het terrein dient na afloop van het evenement onbeschadigd en in nette staat te worden opgeleverd.

De kosten voor afvalverwerking zijn voor rekening van de organisator. Het is dus niet mogelijk het afval door of vanwege de gemeente te laten afvoeren en te storten.

• 14.

  De organisator is ten opzichte van de gemeente aansprakelijk voor de schade aan gemeentelijke eigendommen ontstaan als gevolg van het evenement. Indien na oplevering van het terrein blijkt dat er door de activiteiten als gevolg van het evenement schade is ontstaan, wordt de organisator in de gelegenheid gesteld binnen een gestelde termijn deze te herstellen. Indien dit niet of niet tot tevredenheid van de gemeente wordt uitgevoerd, zal door de gemeente de schade hersteld worden op kosten van de organisator. Er wordt geadviseerd om voor aanvang van het evenement met behulp van foto’s de bestaande situatie vast te leggen. Bij verlies of schade zal de vervangingswaarde van de beschadigde of verloren gegane zaken plus administratiekosten in rekening worden gebracht.

• 15.

  Omwonenden die overlast en hinder kunnen ondervinden zijn ten minste 5 dagen van te voren door de organisatie schriftelijk in kennis gesteld van het evenement en de daarmee gepaard gaande overlast en hinder.

• 16.

  Alle aanwijzingen en bevelen van de met controle belaste ambtenaren moeten stipt en direct in acht worden genomen.

• 17.

  Overtreding van één of meerdere voorschriften kan leiden tot het onmiddellijk stopzetten van het evenement en het (laten) ontruimen van de locatie(s).

• 18.

  Omstandigheden kunnen zodanig veranderen, dat het evenement toch geen doorgang kan vinden. Dit kan gebeuren bij bijvoorbeeld een griepbesmetting, ingelaste nationale rouwperiodes e.d.

• 6.7.

  Algemene richtlijnen

Naast de algemene voorschriften werkt de gemeente met algemene richtlijnen. Uit het vorige hoofdstuk blijkt dat dit in ieder geval is op het gebied van brandveiligheid, tijdelijke constructies, geneeskundige hulpverlening en hygiënezorg. Deze richtlijnen zijn te vinden op de website van de gemeente.

• 7.

  REGULIERE EVENEMENTEN

• 7.1.

  Inleiding

Reguliere evenementen zijn evenementen, waarbij niet verwacht wordt dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Ook worden geen maatregelen of voorzieningen verwacht van het bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Deze evenementen zijn geclassificeerd als een laag risico evenement.

Of sprake is van een regulier evenement wordt afgeleid van de ingevulde risicoscan. De score van de risicoscan van de Veiligheidsregio Brabant Noord is maximaal 24. Veel van de huidige reguliere evenementen lijken op evenementen die vallen onder de melding. Uit de risicoscan blijkt dat de volgende factoren met name zorgen voor het feit dat ze niet als melding kunnen worden benaderd: (1) aanwezigheid van meer personen, (2) schenken van alcohol tegen vergoeding buiten een horeca-inrichting, (3) aanwezigheid van grotere tijdelijke objecten zoals tenten en (4) meer parkeerbehoefte. Op basis van de zojuist genoemde factoren zijn in het algemeen andere vergunningen, ontheffingen of toestemmingen voor het evenement nodig.

7.2.Organisator

De organisatie moet 12 weken van te voren een aanvraag voor een evenementenvergunning indienen bij de gemeente met de nodige bijlagen. De aanvraag om een evenementenvergunning moet gedaan worden via een integraal aanvraagformulier. Relevante bijlagen zijn:

• Situatietekening met daarop de afbakening van het evenemententerrein en de directe omgeving;

• Plattegrondtekening met de inrichting van het evenemententerrein, inclusief in-/uitgangen;

• Verzekeringsbewijs wettelijke aansprakelijkheid;

• Inrichtingstekening (bij tijdelijk bouwsel of gebruik bestaand gebouw);

• Tekening met brandveiligheidsvoorzieningen als vluchtroutes, vluchtrouteaanduidingen, noodverlichting, nooduitgangen, blusmiddelen e.d. (bij tijdelijk bouwsel);

• Constructietekening en –berekening of tentboek (bij tijdelijk bouwsel);

• Kopie identiteitsbewijs (bij alcoholische dranken);

• Kopie diploma sociale hygiëne (bij alcoholische dranken);

• Overzicht verkeersmaatregelen (indien verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn);

• Calamiteitenplan verkorte versie (op verzoek gemeente)

Voorafgaand aan het indienen van de aanvraag voor een nieuw evenement, dat wil zeggen een evenement dat voor het eerst keer plaatsvindt in de gemeente, vindt een intakegesprek i.c. vooroverleg plaats door de gemeente met de organisator. Als bij een evenement sprake is van een ontheffing artikel 35 drank- en horecawet dient bij nieuwe evenementen of een onbekende horeca-leidinggevende, conform het gestelde in de beleidsregel ontheffing artikel 35 drank- en horecawet, het origineel van het diploma sociale hygiëne te worden getoond. In alle andere situatie kan de organisator desgewenst ook vooroverleg met de gemeente plegen. Het vooroverleg is bij reguliere evenementen een optie, geen verplichting.

7.3.Gemeente

Ingediende vergunningsaanvragen worden gepubliceerd in lokale weekkrant. Belanghebbenden kunnen op basis van deze publicatie reacties bij de gemeente indienen. Allereerst wordt nagegaan of de aanvraag in behandeling kan worden genomen: er vindt een check plaats op de juistheid van de risicoklasse en op het feit of sprake is van een juiste aanvrager. Wanneer dit niet het geval is wordt telefonisch contact opgenomen met de aanvrager voor nader overleg. De vergunningsaanvraag wordt vervolgens conform de Algemene wet bestuursrecht op volledigheid getoetst. Indien aanvullende gegevens noodzakelijk zijn wordt dit via e-mail of brief aan de organisator meegedeeld en wordt de beslistermijn opgeschort. Er wordt een standaard termijn van aanvulling gehanteerd van 2 weken. Nadat sprake is van een volledige aanvraag vindt de inhoudelijke beoordeling plaats. De reguliere evenementen worden lokaal afgestemd, door de gemeente met de lokale adviseurs. De hulpdiensten kunnen naar behoefte om advies worden gevraagd. Zij hebben hierin elk hun eigen werkwijze die ze monodisciplinair hebben afgestemd met de gemeente. Op basis van de beoordeling en adviezen wordt de vergunning wel of niet verleend. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele ontvangen reacties. Tussentijds kunnen beoordeling en adviezen aanleiding zijn om aspecten van het evenement door de organisator te laten aanpassen. De verleende vergunning wordt digitaal (op de website) gepubliceerd en zal ter informatie aan diverse instanties worden verstuurd, zoals de Politie en de Brandweer. Tegen het besluit is bezwaar en beroep mogelijk.

Er vindt actief toezicht plaats. Het toezicht kan in principe op drie momenten plaatsvinden, namelijk:

• Tijdens de opbouw.

• Tijdens het evenement zelf.

• Tijdens de afbouw.

Dit toezicht vindt plaats op basis van steekproeven, waarbij de uitkomst van de risicoanalyse (het aantal punten) sturend is. De Brandweer inspecteert aan het einde van de opbouwfase de tijdelijke constructies op brandveiligheid. De Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) inspecteert aan het einde van de opbouwfase en na de afbouw op de bescherming van groen en andere gemeentelijke eigendommen. De BOA kan ook in andere fasen toezicht houden. Dit is afhankelijk van de risico’s bij het evenement. Tijdens het evenement kunnen door de gemeente eventueel geluidsmetingen plaatsvinden. Toezicht vindt plaats op basis van de algemene standaard voorschriften en maatwerkvoorschriften. Gedurende het evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van klachten en het niet naleven van de voorschriften. Wanneer aanwijzingen van de Brandweer of gemeente niet worden opgevolgd kan dit leiden tot sancties.

Bij een regulier evenement kan op verzoek of naar aanleiding van klachten een evaluatie plaatsvinden van het evenement. Hierbij worden de adviesinstanties en organisator betrokken. De gemeente is de regisseur van de evaluatie. Evaluatie vindt in het algemeen plaats bij reguliere evenementen met een hogere risicoscore.

7.4.Algemene en maatwerkvoorschriften

Aan een te verlenen evenementenvergunning worden voorschriften verbonden. Dit zijn zowel standaard voorschriften en, op specifieke onderdelen, maatwerkvoorschriften. De standaard voorschriften zijn gelijk als bij de melding. Maatwerkvoorschriften hebben, afhankelijk van de situatie, bij reguliere evenementen vooral betrekking op:

• Geluid;

• Promotie en reclame;

• Lenen van gemeentelijke materialen;

• Op- en afbouw van het evenement;

• Overige toestemmingen en ontheffingen;

• Geneeskundige hulpverlening;

• Tijdelijke constructies;

• Toezicht vanuit organisatie;

• Verkeersmaatregelen.

7.5.Algemene richtlijnen

In de vergunning wordt, voor zover relevant, verwezen naar algemene richtlijnen inzake geneeskundige hulpverlening en hygiënezorg, en brandveiligheid. Deze richtlijnen zijn te vinden op de website van de gemeente.

7.6.Meerjarige vergunning

Diverse evenementen met het risicoprofiel “regulier” keren jaarlijks terug. Dit biedt een handvat om eventueel een evenementenvergunning voor meerdere jaren af te geven.

Bij een consultatie van organisatoren van evenementen in de gemeente is naar voren gekomen dat zij voorstander zijn van een meerjarige evenementenvergunning. De belangrijkste overwegingen hiervoor zijn administratieve en financiële lastenverlichting: een aanvraag hoeft slechts voor meerdere jaren één keer te worden gedaan, waarbij de legeskosten worden uitgesmeerd over deze jaren.

Binnen de gemeentelijke organisatie worden echter vraagtekens gezet bij het introduceren van meerjarige evenementenvergunningen, en wel om de volgende redenen:

• 1.

  Uit een analyse van de evenementen met een regulier risicoprofiel blijkt dat slechts bij een enkel evenement sprake is van ongewijzigde omstandigheden door de jaren heen. Met andere woorden, bij een enkel evenement zal een meerjarige vergunning uitkomst bieden voor zowel organisator als gemeente.

• 2.

  Het vorige punt betekent dat bij veel andere reguliere evenementen sprake is van jaarlijkse wijzigingen. Dit kunnen verschillende type wijzigingen zijn, bijvoorbeeld wijzigingen ten aanzien van de organisator, de contactpersoon, de inrichting van het terrein, het gebruik van tijdelijke objecten en het aantal deelnemers. Deze wijzigingen zullen moeten worden gemeld door de organisator en moeten door de gemeente worden verwerkt in de vergunning. Hiervoor zal een aparte procedure moeten worden opgezet, naast de procedure voor het behandelen van aanvragen. Met andere woorden, bij veel evenementen zal jaarlijks toch administratief het één en ander moeten worden verwerkt.

• 3.

  Voor het werken met de meerjarige evenementenvergunningen zullen naast de zojuist genoemde procedure om wijzigingen te melden nadere beleidsregels moeten worden vervaardigd. Deze beleidsregels hebben betrekking op onder meer criteria wanneer wijzigingen in de opzet van een evenement nog vallen binnen de afgegeven meerjarige vergunning en wanneer een nieuwe vergunning nodig is en wanneer een meerjarige vergunning tussentijds niet meer in stand kan worden gehouden. De verwachting is dat dergelijke beleidsregels leiden tot meer complexiteit in administratief juridische zin.

• 4.

  Bij reguliere evenementen is vaak sprake van samenloop met andere vergunningen. Deze andere vergunningen vallen niet onder het meerjarig karakter. Zij zullen met andere woorden nog steeds jaarlijks moeten worden aangevraagd.

Op basis van de resultaten van de interne analyse is de afweging gemaakt om niet over te gaan tot het introduceren van de meerjarige evenementenvergunning voor reguliere evenementen.

• 8.

  AANDACHTSEVENEMENTEN

• 8.1.

  Inleiding

Aandachtsevenementen zijn evenementen, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Een dergelijk evenement kan maatregelen en voorzieningen vragen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Deze evenementen zijn geclassificeerd als een beperkt risico evenement. Of sprake is van een aandachtsevenement wordt afgeleid van de ingevulde risicoscan. De score van de risicoscan ligt tussen 24 en 34.

8.2.Organisator

De organisatie moet 16 weken van te voren een aanvraag voor een evenementenvergunning indienen bij de gemeente met de nodige bijlagen. De aanvraag om een evenementenvergunning moet gedaan worden via een integraal aanvraagformulier. De bijlagen zijn minimaal gelijk aan die van de categorie regulier. Extra bijlagen kunnen, afhankelijk van de situatie, zijn: een uitgebreide versie van een calamiteitenplan, een beveiligingsplan, een mobiliteitsplan en / of compleet draaiboek. Voorafgaand aan het indienen van de aanvraag vindt vooroverleg plaats door de gemeente en de adviesinstanties met de organisator. De organisator dient hiervoor een concept aanvraag in bij de gemeente. Deze is de trigger voor het vooroverleg.

8.3.Gemeente

Voordat de formele aanvraag wordt ingediend vindt op basis van een concept aanvraag multidisciplinair vooroverleg plaats tussen organisator, gemeente, Brandweer en Politie. De ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid is deelnemer aan dit overleg. Bij aandachtsevenementen is dit vanuit de risicoclassificatie niet verplicht. De gemeente stelt dit overleg echter wel verplicht. Aandachtsevenementen komen namelijk beperkt voor en vormen de evenementen met een verhoogd risico. Op basis van het vooroverleg vindt een preadvies plaats richting de organisator. Na indiening van de formele aanvraag lijkt het proces zeer veel op dat van een regulier evenement.

Mocht een formele aanvraag voor een aandachtsevenement zonder vooroverleg worden ingediend dan zal de gemeente z.s.m. op basis van de aanvraag alsnog het multidisciplinair overleg organiseren. Op basis van dit overleg wordt advies in het kader van de ontvankelijkheidstoets aan de aanvrager uitgebracht om te komen tot een volledige en beoordeelbare aanvraag.

Bij deze categorie wordt alleen uitgegaan van een multidisciplinaire aanpak onder regie van de gemeente. De gemeente werkt hierbij samen met de GGD/ GHOR, Brandweer en Politie, en eventueel andere organisaties. Deze instanties geven op aanvraag van de gemeente advies aan de gemeente. De gemeente bundelt de adviezen. Bij specifieke knelpunten moeten er aanvullende adviezen worden gevraagd. De risicoanalyse kan reden zijn voor één van de partijen om de classificatie te verhogen en de behandelaanpak multidisciplinair op te pakken zoals beschreven onder risico evenement.

Ingediende aanvragen voor een aandachtsevenement worden ook gepubliceerd. Belanghebbenden kunnen op basis hiervan reageren bij de gemeente. Reacties worden door de gemeente betrokken bij de uiteindelijke afweging om wel of geen vergunning af te geven. Verleende vergunningen worden digitaal (op de website) gepubliceerd. Hiertegen is bezwaar en beroep mogelijk.

Er vindt actief toezicht plaats. Het toezicht kan in principe op drie momenten plaatsvinden, namelijk:

• Tijdens de opbouw.

• Tijdens het evenement zelf.

• Tijdens de afbouw.

Dit toezicht vindt altijd plaats. De Brandweer inspecteert aan het einde van de opbouwfase de tijdelijke constructies op brandveiligheid. De Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) inspecteert aan het einde van de opbouwfase en na de afbouw op de bescherming van groen en andere gemeentelijke eigendommen. De BOA houdt in alle drie de fasen toezicht. Tijdens het evenement kunnen door de gemeente eventueel geluidsmetingen plaatsvinden. Toezicht vindt plaats op basis van de algemene standaard voorschriften en maatwerkvoorschriften. Gedurende het evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van klachten en het niet naleven van de voorschriften. Wanneer aanwijzingen van de Brandweer of gemeente niet worden opgevolgd kan dit leiden tot sancties.

Bij aandachtsevenement vindt altijd een evaluatie plaats van het evenement. Hierbij worden de adviesinstanties en organisator betrokken. De gemeente is de regisseur van de evaluatie.

8.4.Algemene en maatwerkvoorschriften

Aan een te verlenen evenementenvergunning worden voorschriften verbonden. Dit zijn zowel standaard voorschriften en, op specifieke onderdelen, maatwerkvoorschriften. De standaard voorschriften zijn gelijk als bij de melding. Maatwerkvoorschriften kunnen, afhankelijk van de situatie, bij aandachtsevenementen op in principe alle aspecten (voor zover bij het beleid aangegeven) betrekking hebben.

8.5.Algemene richtlijnen

Er wordt bij aandachtsevenementen niet meer verwezen naar algemene richtlijnen. Voor zover zij van toepassing zijn vormen zij een onderdeel van de vergunning. 

9.RISICO-EVENEMENTEN

Risico-evenementen zijn evenementen, waarbij het te verwachten is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Het bevoegd gezag treft maatregelen of voorzieningen om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Deze evenementen zijn geclassificeerd als een hoog risico evenement.

Bij deze categorie is de behandelaanpak gelijk aan die van de aandachtsevenementen. Alleen is de gemeente hier verantwoordelijk voor het organiseren van een multidisciplinair veiligheidsoverleg. De risicoanalyse wordt multidisciplinair uitgevoerd in het veiligheidsoverleg. Indien door partijen gewenst kan de organisator deel uit maken van het veiligheidsoverleg. De gemeente is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitgebrachte adviezen en de verwerking van deze adviezen in de vergunning. Dit is zoals gezegd niet anders dan bij aandachtsevenementen.

In de in hoofdstuk 1 genoemde beleidsdocumenten staan (kleinschalige) meer doelgroepgerichte evenementen vanuit het lokale verenigings- en / of bedrijfsleven die passen in het groene karakter van de gemeente centraal. Mede tegen de achtergrond van de schaalgrootte van de gemeente stelt zij zich terughoudend op ten aanzien van risico-evenementen. Ieder aangevraagd risico-evenement wordt op basis van de methodiek zoals eerder toegelicht beoordeeld. Daarbij zal vooral het vraagstuk van de openbare orde en veiligheid een centrale rol spelen. De Politie moet namelijk over voldoende capaciteit beschikken om het evenement op een adequate wijze te begeleiden.

10.COÖRDINATIE EN FLEXIBILITEIT

10.1. Inleiding

De gemeente zal voor het organiseren van een vergunningplichtig evenement de Wet samenhangende besluiten, die op 1 juli 2008 in werking is getreden, toepassen. Deze wet vult de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aan met een coördinatieregeling voor situaties waarin voor een bepaalde activiteit, in dit geval het organiseren van een evenement, verschillende overheids¬toestemmingen zoals vergunningen en ontheffingen nodig zijn (afdeling 3.5 Awb). Ook is een informatiebepaling opgenomen op grond waarvan bestuursorganen verplicht zijn informatie te verstrekken aan de initiatiefnemer omtrent andere benodigde vergunningen, ontheffingen en dergelijke.

De wet vloeit voort uit het streven van de overheid om de kwaliteit van de dienstverlening door de overheid te verbeteren en het bestuursrecht slagvaardiger te maken. Met het oog daarop wordt het van belang geacht dat beslissingen op vergunningaanvragen in een transparant proces tot stand komen en zoveel mogelijk in één procedure. In die procedure moet de aanvrager centraal staan.

Vaak is voor het organiseren van een evenement meer dan één vergunning of ontheffing nodig. Naast de evenementenvergunning kunnen bijvoorbeeld nodig zijn (zonder volledig te willen zijn): een ontheffing artikel 35 drank- en horecawet, een (tijdelijke) vergunning brandveilig gebruik, een verkeersmaatregel, een ontheffing van de winkeltijdenverordening, een ontheffing geluid en een besluit aanwijzing verkeersregelaars. In de praktijk leidt dit nogal eens tot problemen voor degene die het evenement wil ondernemen. De initiatiefnemer ontdekt niet of te laat dat een vergunningvereiste over het hoofd is gezien. Er ontstaat daarnaast voor de initiatiefnemer niet op hetzelfde moment duidelijkheid over de besluiten op de ingediende aanvragen. De kern van deze problemen ligt vooral in de ongelijktijdigheid van procedures en besluiten. Efficiëntere procedures voor samenhangende besluiten zijn dus van belang voor zowel het bestuur als voor burgers, bedrijven en instellingen. Daarom wordt expliciet gekozen om voor het organiseren van een vergunningplichtig evenement gebruik te maken van deze coördinatieregeling.

De toestemmingen met een x in de onderstaande tabel worden meegenomen bij de coördinatie:

** Niet meenemen met Wet samenhangende besluiten omdat de verklaring vanuit justitie soms te veel tijd vraagt en omdat de aanvrager ontheffing DHW vaak afwijkt van de aanvrager van het evenement.

10.2.Coördinatiebesluit

Om de coördinatieregeling uit afdeling 3.5. Awb te kunnen toepassen is er een apart besluit nodig: het co-ördinatiebesluit. Burgemeester en college maken via dit besluit kenbaar dat zij de procedure van de samenhangende besluiten van toepassing verklaren op evenementen. In het besluit worden nadere regels gegeven over de voorbereiding en besluitvorming van de te coördineren besluiten. Ook worden de besluiten waarop de procedure van toepassing expliciet in het coördinatiebesluit genoemd.

10.3.Informatieplicht

Algemeen geldt dat het bestuursorgaan, in dit geval de gemeente, moet bevorderen dat een aanvrager in kennis wordt gesteld van andere op de aanvraag te nemen besluiten waarvan het bestuursorgaan redelijkerwijs kan aannemen dat deze nodig zijn voor de door de aanvrager te verrichten activi¬teit. De plicht tot informatieverstrekking is daarbij geformuleerd als een inspanningsverplichting, waarbij het belangrijkste doel van deze plicht is het voorkomen van onnodige vertragingen en mogelijke tegenstrijdige eisen. De gemeente zal op verschillende manieren vorm en inhoud geven aan deze plicht voor zover dit het organiseren van een vergunningplichtig evenement betreft. Dit wordt gedaan via:

• Informatievoorziening op de website;

• Een integraal aanvraagformulier;

• Vooroverleg.

10.4.Gecoördineerde procedure

De gang van zaken bij de gecoördineerde procedure is terug te vinden in afdeling 3.5 Awb. In deze notitie worden de belangrijkste aspecten samengevat:

• Er moet een coördinerend bestuursorgaan worden aangewezen. Omdat de burgemeester bij de meeste besluiten het bevoegde bestuursorgaan zal zijn ligt het in de rede de burgemeester aan te wijzen als coördinerend bestuursorgaan;

• De betrokken bestuursorganen moeten bij de beoordeling van de verschillende aanvragen rekening houden met de onderlinge samenhang daartussen en letten op de samenhang tussen de te nemen besluiten;

• De besluiten moeten zoveel mogelijk gelijktijdig worden aangevraagd met dien verstande dat de laatste aanvraag niet later wordt ingediend dan zes weken na ontvangst van de eerste aanvraag. Het coördinerend bestuursorgaan moet de aanvragen doorzenden naar de bevoegde bestuursorganen. Indien een aanvraag voor één van de besluiten ontbreekt, stelt het coördinerend bestuursorgaan de aanvrager in de gelegenheid de ontbrekende aanvraag binnen een door het coördinerend bestuursorgaan te stellen termijn in te dienen.

• De beslistermijn vangt aan met ingang van de dag waarop de laatste aanvraag is ontvangen.

• De besluiten moeten gelijktijdig bekendgemaakt worden door het coördinerend bestuursorgaan.  

10.5.Flexibiliteit

De termijnen voor het indienen van een aanvraag (12 of 16 weken, afhankelijk van het risicoprofiel van een vergunningplichtig evenement) kunnen voor organisatoren problemen opleveren in de zin dat alle gegevens over het evenement op dat moment nog niet bekend zijn. De ervaringen laten zien dat afhankelijk van bijvoorbeeld het resultaat van sponsorwerving of van het aantal aanmeldingen vlak voor het evenement nog zaken (anders) worden ingevuld. Dit verdraagt zich niet met de zorgvuldigheid die de gemeente wil realiseren richting organisatoren, adviseurs en derde belanghebbenden. De genoemde termijnen zijn zodanig gekozen dat er onder meer voldoende tijd is voor overleg, indienen van aanvullende gegevens door organisatoren als de aanvraag niet compleet is, advisering van interne en externe instanties en eventueel het aantekenen van bezwaar of starten van een kort geding door omwonenden. Voorkomen moet worden dat op het laatste moment relevante gegevens door organisatoren worden aangeleverd en dat de vergunning enkele dagen voor het evenement wordt afgegeven.

Bovendien wil de gemeente leren van de resultaten van onderzoeken naar calamiteiten bij evenementen. Uit onderzoek naar calamiteiten door het instorten van tijdelijke bouwwerken blijkt dat vooral gekeken moet worden naar verbeteringen ten aanzien van de volgende punten:

• Bij de intake / vooroverleg worden vaak onvoldoende alle veiligheidsrisico’s in beeld gebracht en besproken.

• Bij de volledigheidstoets van een aanvraag voor een evenementenvergunning zijn vaak niet alle veiligheidsaspecten betrokken.

• In de vergunning worden door voorschriften onvoldoende de relevante veiligheidsaspecten afgedekt.

• Het ontbreekt meestal aan een vooraf opgesteld plan voor toezicht en handhaving van de vergunningsvoorwaarden.

De gemeente neemt als uitgangspunt dat ten aanzien van de veiligheidsaspecten van het evenement 12 of 16 weken van te voren alles in detail bekend is en dat ten aanzien van de andere aspecten de ins en outs in ieder geval op hoofdlijnen bekend zijn. Vanuit dit uitgangspunt wil de gemeente op de volgende wijzen de organisatoren tegemoet komen in het kader van flexibiliteit:

• 1.

  De organisator dient een aanvraag evenementenvergunning in voor de maximale situatie en kan vervolgens besluiten om onderdelen van de verleende vergunning niet te realiseren.

• 2.

  De organisator geeft bij de aanvraag evenementenvergunning aan welke onderdelen op hoofdlijnen zijn ingediend, welke marges bij deze onderdelen aanwezig zijn en wanneer welke gegevens in meer detail beschikbaar komen. Dit geldt overigens niet voor de veiligheidsaspecten. Uitgangspunt is dat deze gegevens uiterlijk binnen 6 weken na indiening van de aanvraag worden aangeleverd.

• 10.6.

  Externe bewijslast

De organisator kan zelf een bijdrage leveren aan een vlot verloop van de behandeling van de aanvraag evenementenvergunning door zelf externe deskundigheid in te huren voor het aantonen dat aspecten van het evenement voldoen aan wet- en regelgeving. Daarbij wordt deze externe deskundigheid geregeld voor alle relevante fasen van het evenement. Het betreft hier dan de inzet van onafhankelijke private partijen, die zelf geen belang in het evenement hebben. Afhankelijk van het aspect of onderdeel daarvan wordt deze bewijslast ter beoordeling voorgelegd aan de gemeentelijke interne en externe adviseurs.

Het bovenstaande houdt in dat vanuit de verantwoordelijkheid en prioriteit van de gemeente externe bewijslast op het gebied van veiligheid en gezondheid altijd ter beoordeling wordt voorgelegd aan de intern en extern deskundigen van de gemeente. 

• 11.

  BIJZONDERE VORMEN VAN VERMAAK

• 11.1.

  Inleiding

De gemeente onderscheidt een aantal bijzondere vormen van vermaak. Het betreft:

• Kleinschalige 4 mei herdenking;

• Kermissen;

• Jaarmarkten.

Deze vormen van vermaak worden als bijzonder aangemerkt, omdat er sprake is van deels een afwijkende werkwijze ten opzichte van melding- en vergunningplichtige evenementen of dat zij toch niet als evenement worden aangemerkt. Als zij als evenement worden aangemerkt zijn de beleidsregels geformuleerd in deze notitie van toepassing, tenzij in dit hoofdstuk anders vermeld.

11.2.Kleinschalige 4 mei herdenking

Herdenkingen worden gezien als evenement zo blijkt uit de model APV van de VNG en de gemeentelijke APV. Strikt genomen vallen herdenkingen niet onder de definitie van een evenement. In de model APV van de VNG wordt dit in principe ook onderkend: er is immers geen relatie met het vermaak van mensen. Desondanks worden herdenkingen in één adem met andere evenementen genoemd.

De gemeente bestempelt de huidige jaarlijks terugkerende kleinschalige 4 mei herdenking als een bijzonder evenement. Hiervoor zijn enkele belangrijke redenen aanwezig:

• Deze herdenking vraagt gezien haar karakter om een persoonlijke benadering tussen organisator en gemeente. Het invullen van allerlei formulieren wordt hierbij niet als passend instrument beschouwd. Goed overleg en het op basis hiervan gezamenlijk maken van afspraken wordt als basisaanpak veel belangrijker geacht.

• Ten behoeve van deze herdenking hoeven in het algemeen slechts voor korte perioden voorzieningen te worden getroffen in verband met veiligheid, hinder en overlast. Daarbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het kortstondig afsluiten van een weg.

Wanneer sprake is van andersoortige herdenkingen is er geen sprake van een bijzondere vorm van vermaak en worden de eerder uiteengezette beleidsregels onverkort toegepast.

11.3.Kermissen

Kermissen worden eveneens beschouwd als een bijzonder evenement. De reden hiervoor is dat er gewerkt wordt op basis van een overeenkomst tussen de gemeente en de Stichting Kermis gemeente Haaren. In deze overeenkomst worden de kermisterreinen in Haaren, Helvoirt en Esch door de gemeente verpacht aan de stichting. De stichting is verder verantwoordelijk, binnen de afgesproken voorwaarden, voor het organiseren van de kermis. Naast de overeenkomst wordt voor de kermissen een evenementenvergunning door de gemeente afgegeven. De stichting doet de aanvraag voor de evenementenvergunning. Het betreft in het algemeen een regulier evenement onder algemene voorschriften. De eerder uiteengezette beleidsregels zijn onverkort van toepassing op kermissen.

11.4.Jaarmarkten

De jaarmarkt is om juridische redenen een bijzondere vorm van vermaak. Het voldoet wel aan de definitie van evenement, maar valt niet onder lid 2.24 van de APV. De jaarmarkt valt onder artikel 160, eerste lid, aanhef en onder h van de Gemeentewet. Bij een jaarmarkt moet gedacht worden aan een jaarlijks terugkerende traditie. Het college dient voor dit type markt een instellingsbesluit te nemen. Verder zal de raad voor een dergelijke markt ook een aparte regeling moeten vaststellen, die eventueel geïntegreerd kan worden in de APV of in de marktverordening. Voor de jaarmarkt in Haaren is in 1975 door de toenmalige gemeenteraad een besluit vastgelegd.

De jaarmarkt moet niet verwisseld worden met een braderie. Omdat een braderie van korte duur is en niet met een bepaalde regelmaat terugkeert, kan deze activiteit niet als jaarmarkt of gewone markt worden aangemerkt in de zin van artikel 160 Gemeentewet. Tevens valt deze activiteit niet aan te merken als een snuffelmarkt in de zin van artikel 5:22 van de (model-) APV. Omdat een braderie een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak is, is het een evenement.

Jaarmarkt = een, vaak uit de middeleeuwen daterende, jaarlijks (op zelfde datum) terugkerende markt; oorspronkelijk bedoeld voor de verhandeling van vee, grondstoffen en goederen. Een jaarmarkt is geen evenement.

Snuffelmarkt = een markt in een voor het publiek toegankelijk gebouw waar hoofdzakelijk tweedehands en incourante goederen worden verhandeld of diensten worden aangeboden vanaf een standplaats. Een snuffelmarkt is geen evenement.

Rommelmarkt = een markt voor het (ver)kopen van tweedehands goederen. Een rommelmarkt kan gelijk zijn aan een snuffelmarkt, maar dat hoeft niet bijvoorbeeld als de rommelmarkt in de buitenlucht plaatsvindt. In het laatste geval is sprake van een evenement.

Braderie = een feestelijke markt. Een braderie is een evenement.

• 12.

  LEGES

• 12.1.

  Inleiding

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementvergunning kan de gemeente leges in rekening brengen. De gemeente heeft hier een keuze in. Het afzien van leges of een deel daarvan wordt vaak gezien als subsidie en tegemoetkoming in de kosten van de organisatoren. De afgelopen periode heeft laten zien dat gemeenten die de leges voor evenementen hebben verhoogd (met name uit oogpunt van meer kostendekkendheid) forse kritiek hebben gekregen van organisatoren. Veel organisaties hebben deze gemeenten met klem verzocht de tarieven te verlagen omdat zij anders vrezen voor het einde van hun activiteiten. Het uitgangspunt van de gemeente Haaren is dat organisatoren een bijdrage leveren aan de kosten die de gemeente maakt voor het behandelen van een evenementenvergunning. In dit hoofdstuk wordt uitgewerkt welke uitgangspunten hieraan ten grondslag liggen.

12.2.Koppeling met type evenement

Het legestarief wordt allereerst gekoppeld aan de categorie waarin het evenement wordt ingedeeld. De categorie, waarin een evenement wordt ingedeeld (melding, regulier, aandacht, risico) bepaalt hoe de aanvraag voor het evenement wordt behandeld en daardoor de gemeentelijke inspanning. Des te groter, complexer of risicovoller het evenement is, des te meer voorbereidingen. Binnen de categorie reguliere evenementen is onderscheid gemaakt op grond van het verwachte bezoekersaantal. In deze categorie vallen namelijk vele verschillende evenementen van verschillende omvang. De grotere reguliere evenementen vergen meer voorbereidingen en daarom is een hoger tarief van toepassing. Er wordt bij de categorie reguliere evenementen een onderscheid in evenementen met minder dan 500 bezoekers en 500 en meer bezoekers.

12.3.Werken met niet kostendekkende tarieven

Meldingen zijn gratis. Voor vergunningplichtige evenementen wordt voor niet kostendekkende leges gekozen gezien het belang dat de gemeente hecht aan evenementen.

12.4.Meerdere vergunningen of toestemmingen

Voor het organiseren van een evenement kunnen meerdere vergunningen of toestemmingen mogelijk zijn. Dit betekent dat naast de kosten voor een evenementenvergunning door de organisator ook kosten moeten worden gemaakt voor bijvoorbeeld een ontheffing artikel 35 Drank en horecawet en een gebruiksvergunning. 

BIJLAGE 1: LOCATIES MET GEMEENTELIJKE NUTSVOORZIENINGEN

Haaren

Mgr. Bekkersplein: stroom en water (weekmarkt)

Pastoor Verreijtlaan (parkeerplaats): water (kermis overnachtingen)

Helvoirt

Vincent van Goghplein: stroom en water (weekmarkt)

Kastanjelaan: stroom en water

Esch

Haarenseweg: stroom en water (kermis overnachtingen)

Dorpsstraat: stroom (weekmarkt)

Kloosterstraat: water (kermis overnachtingen)

BIJLAGE 2: DOORGAANDE WEGEN BINNEN BEBOUWDE KOM

Biezenmortel

Biezenmortelsestraat

Capucijnenstraat

Esch

Haarenseweg

Marktplein

Dorpsstraat

Leunisdijk

Postelstraat

Runsdijk

Heikant

Haaren

Helvoirtseweg

Groenplein

Kerkstraat

Langeweg

Kerkeind

Oisterwijkseweg

Kantstraat

Holleneind

Heuvelstraat

Lindelaan

Reitselaan

Haarensteijnstraat

Driehoeven

Haarendijk

Eind

Driehoekweg

Belversestraat

Helvoirt

Torenstraat

Helvoirtsestraat

De Jonge van Zwijnsbergenstraat

Vincent van Goghstraat

Kerkstraat

Achterstraat

Kastanjelaan

Lindelaan

Udenhoutseweg

Biestakkerstraat

De Gijzel