Beoordeling

Geldend van 08-06-2016 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2016

Intitulé

Beoordeling

Beoordeling

Beoordeling van de ambtenaar

Inhoudsopgave

    • Artikel 1 Functioneringstijdvak

    • Artikel 2 Ontwikkelingsnoodzaak

    • Artikel 3 Ontwikkelingsbehoefte

    • Artikel 4 Functioneren

    • Artikel 5 Ondertekenen voor akkoord

    • Artikel 6 Ondertekenen voor gezien

  • Gesprekkencyclus GeHaSys

    • Artikel 7 Doel van de gesprekkencyclus

    • Artikel 8 Structuur en voorbereiding

    • Artikel 9 Gesprekken en rapportageformulieren

    • Artikel 10 Bezwaar & Beroep

  • Het Persoonlijk Doelstellingsgesprek (PDG)

    • Artikel 11 Doel van een Persoonlijk Doelstellingsgesprek

    • Artikel 12 Structuur en voorbereiding

    • Artikel 13 Gesprek en Rapportage formulier

  • Het Coachingsgesprek

    • Artikel 14 Doel van het coachingsgesprek

    • Artikel 15 Structuur en voorbereiding

    • Artikel 16 Gesprek en rapportageformulier

  • Het Beoordelingsgesprek

    • Artikel 17 Doel van het beoordelingsgesprek

    • Artikel 18 Structuur en voorbereiding

    • Artikel 19 Gesprek en rapportageformulier

    • Artikel 20 De beoordelingsscore

    • Artikel 21 Consequenties van beoordeling

    • Artikel 22 Evaluatie

De periodieke beoordeling van de ambtenaar over de wijze waarop hij zijn functie vervult en omtrent zijn gedragingen tijdens de uitoefening daarvan, vindt plaats met inachtneming van de volgende regeling:

Artikel 1 Functioneringstijdvak

De periode waarover het functioneren en daarmee de ontwikkeling van de ambtenaar geëvalueerd wordt (in beginsel één kalenderjaar). Het functioneringstijdvak vangt in beginsel aan in de maand januari van een kalenderjaar. Andere momenten zijn:

  • a

    binnen een maand na indiensttreding;

  • b

    binnen een maand na aanvaarding van een andere functie;

  • c

    na een ingrijpende verandering van de functie;

  • d

    bij aanvang van een groot project.

  • e

    wanneer de leidinggevende dit noodzakelijk acht.

Artikel 2 Ontwikkelingsnoodzaak

De periodieke beoordeling van de ambtenaar over de wijze waarop hij zijn functie vervult en omtrent zijn gedragingen tijdens de uitoefening daarvan, vindt plaats met inachtneming van de volgende regeling:

Artikel 3 Ontwikkelingsbehoefte

De behoeften, die ambtenaren hebben om hun kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen, dan wel een nieuw loopbaanpad in te slaan.

Artikel 4 Functioneren

Het geheel aan prestaties en gedragingen van de ambtenaar tijdens de uitoefening van zijn functie. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in:

  • a

    Functie-inhoud: het geheel aan werkzaamheden, waarmee de ambtenaar tijdens een functioneringstijdvak feitelijk is belast; uit te voeren taken en bereikte resultaten.

  • b

    Competenties: aspecten van het arbeidsgedrag die van belang zijn voor het oordeel over het functioneren en de ontwikkeling van de ambtenaar.

Artikel 5 Ondertekenen voor akkoord:

De ambtenaar verklaart met de ondertekening dat hij het beoordelingsformulier heeft gelezen en instemt met de inhoud.

Artikel 6 Ondertekenen voor gezien

De ambtenaar verklaart met de ondertekening dat hij het beoordelingsformulier heeft gelezen maar dat de ondertekening niet inhoud dat hij instemt met (een deel van) de inhoud.

Gesprekkencyclus GeHaSys

Artikel 7 Doel van de gesprekkencyclus

Het doel van de gesprekkencyclus GeHaSys is gericht op het realiseren van de doelen van de organisatie. Deze doelen worden in hoofdlijnen genoemd in de visie en de missie van de ambtelijke organisatie en meer in detail in de afdelingsplannen. Binnen GeHaSys maken ambtenaren en leidinggevende met elkaar heldere afspraken over:

  • -

    het verbeteren van de kwaliteiten van de ambtenaren;

  • -

    de wederzijdse verwachtingen t.a.v. ontwikkeling;

  • -

    uit te voeren taken en te behalen resultaten.

Artikel 8 Structuur en voorbereiding

Lid 1

In alle gesprekken die in het kader van de gesprekkencyclus GeHaSys worden gevoerd zullen de volgende twee criteria worden besproken:

  • -

    resultaten;

  • -

    competenties en gedrag.

Daarnaast worden in de gesprekkencyclus afspraken gemaakt over de ontwikkeling van de ambtenaar.

Lid 2

In de beoordeling heeft de totaalsom van de resultaten een wegingsfactor van 70% en de totaalsom van competenties en gedrag een wegingsfactor van 30%. Van deze verdeling kan, in overleg met de ondernemingsraad, worden afgeweken.

Lid 3

In alle gesprekken in het kader van GeHaSys vormen de volgende documenten de basis:

  • -

    het aan de ambtenaar toegedeelde functieprofiel;

  • -

    het bijbehorende competentieprofiel;

  • -

    het afdelingsplan.

Lid 4

Aan het begin van het algemene functioneringstijdvak bepaalt het MT in welke 3 periodes van 3 weken het PDG/POP, het coachingsgesprek en het beoordelingsgesprek met iedere ambtenaar dient plaats te vinden.

Artikel 9 Gesprekken en rapportageformulieren

Lid 1

In alle gesprekken die in het kader van de gesprekkencyclus GeHaSys worden gevoerd wordt gebruik gemaakt van standaard rapportageformulieren.

Lid 2

De formulieren worden digitaal opgeslagen door de afdelingshoofden. De afdeling P&O houdt een jaarregister bij waarin wordt bijgehouden met welke ambtenaren GeHaSys gesprekken zijn gevoerd. De originele getekende formulieren van de GeHaSys gesprekken worden, op jaar en op alfabet gesorteerd, bewaard in archiefdozen.

Lid 3

De formulieren, zoals genoemd in lid 1, worden bewaard zolang de ambtenaar in dienst is van de gemeente Haaren met een maximum van 10 jaar.

Artikel 10 Bezwaar & Beroep

Lid 1

Indien er geen overeenstemming bestaat over de inhoud van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek of een coachingsgesprek tussen de direct leidinggevende en de ambtenaar, dan kan de ambtenaar, dan wel, de direct leidinggevende om bemiddeling vragen van de naast hogere leidinggevende. De direct leidinggevende houdt de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.

Lid 2

De ambtenaar kan, wanneer hij het niet eens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek, als eerste stap (zolang de beoordeling niet ondertekend is) om bemiddeling vragen van de naast hogere leidinggevende. Eventueel kan hij als vervolgstap bezwaar maken tegen de beslissing van de direct leidinggevende op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht. Uitzondering hierop vormt de beslissing van de direct leidinggevende om opleidingen, die op basis van artikel 15:1:26 CAR-UWO voor een goede functievervulling noodzakelijk worden geacht, op te nemen in het PDG.

Het Persoonlijk Doelstellingsgesprek (PDG)

Artikel 11 Doel van een Persoonlijk Doelstellingsgesprek

Lid 1

Het doel van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek is tweeledig:

  • a

    Het maken van afspraken over de te behalen resultaten door de ambtenaar in het functioneringstijdvak. En het benoemen van maximaal drie competenties waarop de ambtenaar zich gaat ontwikkelen. Deze afspraken dienen aan te sluiten op afspraken die vastgelegd zijn in het afdelingsplan.

  • b

    Het maken van afspraken over de wijze waarop en de competenties waarin de ambtenaar zich gaat ontwikkelen;

Artikel 12 Structuur en voorbereiding

Lid 1

Eenmaal per functioneringstijdvak vindt een Persoonlijk Doelstellingsgesprek plaats tussen ambtenaar en direct leidinggevende.

Lid 2

Op verzoek van de ambtenaar en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn. De ambtenaar en de leidinggevende stemmen de gewenste aanwezigheid van een personeelsadviseur of een naast hogere leidinggevende, met elkaar af.

Artikel 13 Gesprek en Rapportage formulier

Lid 1

In het Persoonlijk Doelstellingsgesprek wordt gebruik gemaakt van het standaard rapportageformulier “Persoonlijk Doelstellingsgesprek gemeente Haaren”.

Lid 2

Het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende in overleg met de ambtenaar volledig ingevuld en door beiden getekend. Ook worden de mogelijke andere gespreksdeelnemers vermeld.

Lid 3

De afschriften van het formulier, genoemd in lid 1, worden door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende.

Lid 4

Kopieën van het formulier wordt na ondertekening door de naast hogere leidinggevende binnen 10 werkdagen door de direct leidinggevende aan de ambtenaar verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 9 van dit hoofdstuk opgeborgen.

Het Coachingsgesprek

Artikel 14 Doel van het coachingsgesprek

Lid 1

Het doel van het coachingsgesprek is vierledig:

  • a

    het bevorderen van het optimaal functioneren van de ambtenaar, dit betekent dat eventuele knelpunten opgespoord en opgelost moeten worden;

  • b

    het bespreken van de ontwikkeling van de ambtenaar, evalueren van de ingezette ontwikkelingsgerichte instrumenten, zoals vastgelegd in het rapportageformulier “Persoonlijk Doelstellingsgesprek gemeente Haaren”, en eventueel aanpassen van de ingezette instrumenten;

  • c

    het inspireren van de ambtenaar tot het nadenken over de verrichte prestaties en over de daaraan gekoppelde geschiktheid en groeimogelijkheden.

  • d

    Naar aanleiding van de bevindingen tijdens het coachingsgesprek kunnen, afspraken gemaakt in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek, worden aangepast. Deze aanpassingen kunnen onder andere noodzakelijk zijn als gevolg van veranderende wet en regelgeving, aanpassingen in het beleid of nieuwe taken die door de raad worden opgelegd.

Lid 2

In het coachingsgesprek wordt de ambtenaar niet beoordeeld op zijn functioneren, maar probeert de ambtenaar samen met zijn leidinggevende het functioneren op het gebied van de twee beoordelingscriteria, in de toekomst te verbeteren. In het coachingsgesprek geeft de leidinggevende aan op welke onderdelen van de beoordelingscriteria de ambtenaar zich moet verbeteren.

Artikel 15 Structuur en voorbereiding

Lid 1

Het initiatief voor het maken van een afspraak voor een coachingsgesprek kan zowel bij de direct leidinggevende als bij de ambtenaar liggen. Maar de leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat er minimaal een coachingsgesprek binnen een functioneringstijdvak plaats vindt.

Lid 2

Naast de in artikel 8, lid 3 genoemde documenten vormt het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek, input voor het coachingsgesprek:

Lid 3

Een coachingsgesprek kan verder op elk moment plaatsvinden, wanneer direct leidinggevende en/of ambtenaar dit noodzakelijk achten of hier behoefte aan hebben. De ambtenaar heeft hierbij nadrukkelijk een eigen verantwoordelijkheid.

Lid 4

Op verzoek van de ambtenaar en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn. De ambtenaar en de leidinggevende stemmen de gewenste aanwezigheid van een personeeladviseur of een naast hogere leidinggevende, met elkaar af.

Artikel 16 Gesprek en rapportageformulier

Lid 1

In het coachingsgesprek wordt gebruik gemaakt van het standaard rapportageformulier “coachingsgesprek” waarvan het model is vastgesteld.

Lid 2

Het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende in overleg met de ambtenaar volledig ingevuld en door beiden getekend. Ook worden de mogelijke andere gespreksdeelnemers vermeld.

Lid 3

De afschriften van het formulier, genoemd in lid 1, worden door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende.

Lid 4

Kopieën van het formulier wordt na ondertekening door de naast hogere leidinggevende binnen 10 werkdagen door de direct leidinggevende aan de ambtenaar verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 9 van dit hoofdstuk.

Het Beoordelingsgesprek

Artikel 17 Doel van het beoordelingsgesprek

In het beoordelingsgesprek geeft de direct leidinggevende een oordeel over het functioneren van de ambtenaar in het voorbije functioneringstijdvak. De ambtenaar wordt beoordeeld op alle voor de functie relevante beoordelingscriteria zoals vermeld staat in artikel 8, lid 1. De direct leidinggevende bespreekt de beoordeling met de ambtenaar.

Artikel 18 Structuur en voorbereiding

Lid 1

Bij de beoordeling van de ambtenaar treedt de direct leidinggevende op als eerste beoordelaar en de naast hogere leidinggevende als tweede beoordelaar.

Lid 2

Wanneer bij een leidinggevende naast de direct leidinggevende een naast hogere leidinggevende ontbreekt dan treedt de burgemeester op als tweede beoordelaar.

Lid 3

Bij de beoordeling van de gemeentesecretaris treedt de burgemeester op als eerste beoordelaar en de loco burgemeester als tweede beoordelaar.

Lid 4

Een tussentijds beoordelingsgesprek vindt in ieder geval plaats binnen een maand voor de afloop van een proefperiode of tijdelijk contract en in het kader van het toekennen van een bevordering of een extra beloning als bedoeld in hoofdstuk 3 CAR-UWO/Rechtspositieregeling gemeente Haaren.

Lid 5

De ambtenaar wordt beoordeeld op de realisatie van de afgesproken resultaten en op het volledige competentieprofiel behorend bij het functieprofiel van de ambtenaar.

Lid 6

Naast de in artikel 8, lid 3 genoemde documenten vormen de volgende documenten input voor het beoordelingsgesprek:

  • -

    het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek;

  • -

    de verslagen van de coachingsgesprekken die gedurende het functioneringstijdvak zijn gehouden.

Lid 7

Een beoordelingsgesprek kan verder op elk moment plaatsvinden, wanneer de direct leidinggevende dit noodzakelijk acht (zie artikel 1)

Lid 8

Op verzoek van de ambtenaar en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn. De ambtenaar en de leidinggevende stemmen de gewenste aanwezigheid van een personeelsadviseur of een naast hogere leidinggevende, met elkaar af.

Artikel 19 Gesprek en rapportageformulier

Lid 1

In het beoordelingsgesprek wordt gebruik gemaakt van het standaard beoordelingsformulier.

Lid 2

De beoordeelde wordt uiterlijk 5 werkdagen tevoren door de eerste beoordelaar in kennis gesteld van de datum en het tijdstip van het komende beoordelingsgesprek.

Lid 3

Tijdens het beoordelingsgesprek krijgt de beoordeelde de gelegenheid diens zienswijze te geven.

Lid 4

De tweede beoordelaar heeft tot taak:

  • -

    Het nagaan of gemaakte afspraken tussen eerste beoordelaar en beoordeelde niet in strijd zijn met geldend of voorgenomen beleid dan wel de bevoegdheid van de eerste beoordelaar niet overschrijden.

Lid 5

Het beoordelingsformulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek volledig ingevuld, wordt afgesloten met een samenvattend oordeel van de direct leidinggevende en door beiden, naar keuze, voor akkoord of voor gezien, ondertekend. Ook worden de mogelijke andere deelnemers vermeld.

Lid 6

De afschriften van het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende / tweede beoordelaar.

Lid 7

Kopieën van het formulier worden na ondertekening door de tweede beoordelaar binnen 10 werkdagen door de direct leidinggevende aan de ambtenaar verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 9 van dit hoofdstuk opgeborgen.

Artikel 20 De beoordelingsscore

Lid 1

De direct leidinggevende beoordeelt de ambtenaar aan de hand van de volgende scores:

  • -

    0 t/m 3,49 is slecht

  • -

    3,5 t/m 5,49 is onvoldoende

  • -

    5,5 t/m 6,99 is voldoende

  • -

    7 t/m 8,49 is goed

  • -

    8,5 t-m 10 is zeer goed

Lid 2

Onder de twee criteria, zoals genoemd in artikel 3 lid 1, staan een aantal items. Op de items kan de leidinggevende een score, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, vaststellen. Per beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 8, lid 1, worden scores opgeteld en gedeeld door het aantal items waarop is gescoord.

Lid 3

De totaalscore per beoordelingscriterium, zoals berekend volgens de methode beschreven in lid 2, wordt vermenigvuldigd met de waardering van het criterium, zoals genoemd in artikel 8 lid 2. De beoordelingsscore komt als volgt tot stand:

Competenties

C = (X:Y) * W

Resultaten

C = (X:Y) * W

Eindscore

E = C + R

In de formules is W de wegingsfactor en (X:Y) de gemiddelde waardering van de gewaardeerde items die betrekking hebben op de beoordelingscriteria (de som van de waarderingen gedeeld door het aantal items dat gewaardeerd is).

Artikel 21 Consequenties van beoordeling

Lid 1

Is de beoordeling over het functioneren van de ambtenaar over het functioneringstijdvak slecht dan volgt een traject op het zoeken naar een passende functie binnen of buiten de organisatie.

Lid 2

Indien een ambtenaar slecht of onvoldoende functioneert dan blijft een periodieke salarisverhoging achterwege.

Lid 3

Is de beoordeling over het functioneren van de ambtenaar tijdens het functioneringstijdvak onvoldoende dan wordt met de ambtenaar een proefperiode afgesproken. Binnen deze proefperiode moet de ambtenaar aan de gestelde eisen t.a.v. de beoordelingscriteria voldoen. De ambtenaar krijgt aan het eind van de proefperiode opnieuw een beoordelingsgesprek. Is het oordeel opnieuw onvoldoende dan volgt een traject dat is gericht op het zoeken naar een passende functie binnen of buiten de organisatie.

Lid 4

Is de beoordeling over het functioneren van de ambtenaar tijdens het functioneringstijdvak voldoende of goed dan ontvangt deze een periodieke verhoging op basis van hoofdstuk 3, artikel 3:4:1:2 van deze Rechtspositieregeling.

Lid 5

Is de beoordeling over het functioneren van de ambtenaar tijdens het functioneringstijdvak zeer goed dan ontvangt deze een extra periodieke verhoging op basis van hoofdstuk 3, artikel 3:4 van de CAR-UWO.

Lid 6

De ambtenaar die het maximum salaris van de voor hem geldende functieschaal heeft bereikt, kan, wanneer hij in twee achtereenvolgende jaren op grond van de regeling gesprekkencyclus GeHaSys een beoordelingsscore van 8,5 of hoger heeft gekregen, een functioneringstoelage worden toegekend op basis van hoofdstuk 3, artikel 3:8:1:1 van deze regeling.

Artikel 22 Evaluatie

Na afloop van elke ronde gesprekken houdt het managementteam een evaluatief gesprek met als doel om het verloop van de gesprekken in beeld te krijgen en waar nodig te komen met verbeteringsvoorstellen. De evaluatie van het management wordt met de ondernemingsraad besproken.